Quy Định Những Vấn Đề Cụ Thể Liên Quan Đến Vấn Đề Soạn Thảo Và Ban

văn bản. Việc soạn thảo và ban hành văn bản nhất là VBHC, giá trị pháp lý không cao đôi khi bị các trưởng đơn vị xem nhẹ, kiểm tra qua loa, hình thức mà không có sự kiểm duyệt cuối cùng của người đứng đầu cơ quan. Đó là một trong những nguyên nhân dẫn đến những bất cấp cập đã nêu ở trên phần thực trạng.

Vì vậy, cần có thể chế quy định trách nhiệm của Chủ tịch UBND huyện về những vấn đề liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Đó là những vấn đề cần được thể chế như:

- Trách nhiệm của Lãnh đạo, chỉ đạo trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, xây dựng chương trình kế hoạch soạn thảo và ban hành văn bản hành chính khi được phân công chủ trì và giao nhiệm vụ soạn thảo, ban hành để hướng dẫn văn bản của cấp trên;

- Trách nhiệm trong việc tổ chức tuyên truyền, phổ biến, tập huấn công tác soạn thảo và ban hành hảnh chính;

- Trách nhiệm trong việc kiểm tra, giám sát, rà soát, tập hợp hóa các văn bản Quy phạm pháp luật, các văn bản quy định, hướng dẫn liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản; các văn bản quy định, hướng dẫn liên quan đến lĩnh vực mà UBND huyện quản lý để đảm bảo tính thống nhất trong toàn huyện;

- Trách nhiệm trong việc xử lý các vi phạm sau hoạt động giám sát;

- Trách nhiệm trong việc phối hợp, hợp tác, phân công soạn thảo, duyệt ký văn bản;

- Trách nhiệm trong việc nâng cao trình độ của các chuyên viên soạn thảo, đầu tư thời gian, kinh phí cho việc soạn thảo;

- Trách nhiệm trong chế độ thông tin, báo cáo về việc thực hiện; [14;98].

3.1.3. Quy định những vấn đề cụ thể liên quan đến vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 82 trang tài liệu này.

Hiện nay, trong các quy định hiện hành về soạn thảo và ban hành văn bản mới chỉ quy định một cách khái quát các vấn đề liên quan liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Chính vì vậy dẫn đến các cơ quan tại UBND huyện Lương Sơn quy định và thực hiện không thống nhất. Điều này làm ảnh hưởng đến chất lượng nội dung, thiếu chặt chẽ, tính kịp thời

của văn bản,… Đây cũng là nguyên nhân dẫn đến tình trạng có nhiều tồn tại trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã trình bày ở trên.

Do đó, vấn đề cần được quy định cụ thể đầy đủ là có hệ thống và khoa học để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Lương Sơn.

Các vấn đề cần được quy định cụ thể tập trung vào các nội dung: Những yêu cầu đối với văn bản hành chính, lập chương trình, kế hoạch xây dựng và ban hành văn bản, quy trình, thủ tục soạn thảo và ban hành văn bản hành chính , tiêu chuẩn hóa văn bản, cơ chế huy động, phân công, phối hợp trong soạn thảo và ban hành văn bản.

Các quy định trên cần được nghiên cứu sửa đổi, bổ sung các văn bản pháp luật hiện hành (Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Nghị định của chính phủ hướng dẫn thi hành một số điều của VBQPPL) hoặc ban hành mới quy định riêng về vấn đề này có thể thể xây dựng thêm Luật ban hành văn bản hành chính trong đó có quy định những vấn đề vừa nêu trên. Nếu những vấn đề đó được quy định cụ thể thì việc thực hiện sẽ được thống nhất, quá trình kiểm tra, giám sát sẽ thuận lợi, người soạn thảo cũng dễ dàng được thực hiện, chất lượng văn bản sẽ được nâng lên, khắc phục được những hạn chế đang vướng mắc [14;99].

3.2. Xây dựng chương trình công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND.‌

Xây dựng chương trình công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND hàng năm là một thủ tục bắt buộc trong quy trình xây dựng và ban hành văn bản, vì nó sẽ giúp cơ quan chủ trì soạn thảo văn bản chủ động, nắm bắt trước được công việc và có kế hoạch để tổ chức soạn thảo văn bản.

Tuy nhiên, việc đề xuất văn bản đưa vào chương trình công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND còn nhiều cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến qui định này nên không đề xuất.

Trong đề xuất chương trình công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND còn nhiều cơ quan, đơn vị chưa dự báo được nhu cầu trong thời gian dài

mà chủ yếu là những yêu cầu đột xuất. Vì vậy, chưa có kế hoạch để chuẩn bị chu đáo cho công tác soạn thảo làm ảnh hưởng đến chất lượng của văn bản (thường là rất gấp rút về thời gian).

UBND huyện Lương Sơn cũng chưa quan tâm thường xuyên tới việc ban hành và chỉ đạo thực hiện chương trình xây dựng văn bản hàng năm. Bên cạnh đó, Văn phòng HĐND và UBND cũng chưa tham mưu có hiệu quả cho UBND huyện trong việc chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện chương trình lập quy.

Việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn nhiều khi không tuân thủ theo đúng quy trình thủ tục, nhiều văn bản không được kiểm tra, thẩm định kỹ nên dẫn đến nhiều văn bản hành chính sai về thể thức, nội dung và thẩm quyền vẫn được ký ban hành. Điều đó ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng cũng như hiệu lực pháp lý của văn bản, nhiều khi gây khó khăn trong việc quản lý và giải quyết văn bản. Do đó, cần xây dựng chương trình công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cụ thể. Trong đó, cần tiến hành tập trung xây dựng các yêu cầu đối với VBHC, lập chương trình, kế hoạch xây dựng và ban hành đối với một số VBHC quan trọng như Quyết định (Cá biệt), Chỉ thị (cá biệt),…; xây dựng các quy trình, thủ tục soạn thảo và ban hành VBHC, tiêu chuẩn hóa văn bản, cơ chế huy động, phân công, phối hợp trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản.

3.3. Tiến hành tiêu chuẩn hóa văn bản‌

Soạn thảo và ban hành VBHC là hoạt động vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước. Cho nên, VBHC nhà nước là một trong những công cụ quan trọng và thiết yếu để kiến tạo thể chế của nền hành chính nhà nước. Vì vậy, văn bản ban hành cần được đảm bảo chất lượng về hình thức cũng như nội dung. Có thể dễ dàng nhận thấy, thực hiện tốt tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước là một trong những công việc cần thiết, tác động tích cực đến hiệu quả soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan nhà nước. Ngoài ra, trong giai đoạn hiện nay, nó còn là động lực quan trọng thúc đẩy nhanh tiến trình cải cách hành chính nhà nước, đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính và thể chế của nền

hành chính nhà nước.

Tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước là khái niệm dùng để chỉ việc xây dựng và áp dụng thể thức văn bản vào thực tế soạn thảo và ban hành của các cơ quan, tổ chức.

Tiêu chuẩn hóa văn bản đem lại những lợi ích thiết thực cho việc soạn thảo và ban hành văn bản trong cơ quan nhà nước, đó là:

- Tạo nên sự thống nhất về hình thức và trên một mức độ nhất định cả về nội dung đối với loại văn bản đựơc ban hành, góp phần tạo lập kỷ cương, nề nếp trong hoạt động ban hành văn bản của các cơ quan.

- Tạo điều kiện cho việc soạn thảo văn bản được thống nhất, nhanh chóng, chính xác, giảm bớt thông tin trùng lặp hoặc thiếu thông tin; hạn chế tối đa sai sót về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản; nâng cao hiệu suất soạn thảo và chất lượng văn bản ban hành.

- Tạo thuận lợi cho người nhận văn bản nắm bắt nhanh thông tin chủyếu của văn bản để giải quyết; cho công tác kiểm tra văn bản một cách nhanh chóng, chính xác.

Có hai mức độ tiêu chuẩn hóa: tiêu chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, tiêu chuẩn hóa kết cấu nội dung.

Về tiêu chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày VBHC đã được hướng dẫn bởi Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày VBHC, chủ yếu mẫu hóa về hình thức trình bày chung cho các loại VBHC.

Nếu được áp dụng thống nhất trong tất cả các cơ quan nhà nước thì có tác dụng lớn đối việc việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản. Tiêu chuẩn hóa thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản là bước đầu để tiến tới tới tiêu chẩn hóa văn bản ở mức độ cao hơn tiêu chuẩn hóa kết cấu nội dung.

Về tiêu chuẩn hóa kết cấu nội dung: tiêu chuẩn hóa kết cấu nội dung văn bản là tiêu chuẩn hóa các phần, các vấn đề, các ý dự định đưa vào văn bản và trật tự sắp xếp của các vấn đề, các ý trong văn bản. Văn bản được tiêu chuẩn hóa càng chi tiết, cụ thể, thì càng thuận lợi cho công tác soạn thảo văn bản, quản lý

và tra tìm văn bản càng đạt hiệu quả cao.

Hiện nay, qua khảo sát thực tế, tôi nhận thấy các cơ quan, đơn vị đã có ý thức việc nâng cao chất lượng ban hành văn bản, các loại văn bản quản lý nhà nước đều được chú ý biểu mẫu hóa vềthể thức, hình thức và thành phần nội dung để tiện cho các đơn vị, cá nhân cần sử dụng soạn thảo văn bản cụ thể.

Có thể thấy rõ ràng ưu điểm của việc tiêu chuẩn hóa văn bản trong thực hiện chức năng của UBND huyên Lương Sơn: Tiêu chuẩn hóa văn bản không những tham mưu giúp UBND huyện Lương sơn trong việc nâng cao năng suất giải quyết công việc, soạn thảo mà còn giúp Cơ quan dễ dàng kiểm tra, phân loại văn bản từ những văn bản mang tính khuôn mẫu cao.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy, dù đã có sự hướng dẫn khá tỉ mỉ về thể thức tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và thuật trình bày VBHC, đồng thời tất cả các cơ quan đều đã mẫu hóa các loại văn bản, nhưng những bất cập về thể thức và nội dung văn bản vẫn tồn tại:

UBND huyện Lương Sơn đã phát hành những tập tin văn bản mẫu chưa đúng, chuẩn về thể thức và kỹ thuật trình bày theo hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV;

Hệ thống văn bản chưa thống nhất, phức tạp và còn tùy tiện khi trình bày các yếu tố thông tin trong thể thức văn bản; Trình độ tin học văn phòng của cán bộ, công chức còn hạn chế. Đặc biệt đa số cán bộ, công chức, kể các cán bộ lãnh đạo vẫn còn xem nhẹ tầm quan trọng của thể thức và kỹ thuật trình bày, mà chỉ chú trọng vào nội dung văn bản, trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản.

Ở các cơ quan hiện nay, hầu hết văn phòng UBBND huyện đã triển khai áp dụng các giải pháp cơ bản như: nâng cao trình độ tin học của cán bộ, công chức; nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của thể thức và kỹ thuật trình bày; phổ biến, tập huấn áp dụng Thông tư số 01/2011/TT-BNV; tăng cường kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nhưng cho đến nay, những bất cập nêu trên vẫn chưa được khắc phục.

Vấn đề là cần phải xác định nguyên nhân cơ bản nhất, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp phù hợp. Nguyên nhân cơ bản của những sai sót về thể thức và kỹ

thuật trình bày văn bản không phải do hạn chế về nhận thức hay trình độ tin học của các bộ, công chức mà ở đây do các nguyên nhân có liên quan trực tiếp tới những tập tin văn bản mẫu do Văn phòng các UBND huyện phát hành mà trong đó khó khăn chủ yếu do lỗi sử dụng kỹ thuật tin học phức tạp, tùy tiện. Qua nghiên cứu và tổng kết thực tiễn, tôi xin đề xuất quy trình áp dụng tiêu chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý nhà nước dưới đây:

Thứ nhất, văn phòng phải hiểu thấu đáo và nghiên cứu áp dụng các quy định trong Thông tư số 01/2011/TT-BNV để thiết kế các văn bản mẫu đảm bảo chuẩn mực về thể thức và kỹ thuật trình bày cùng với tính thẩm mỹ mà Nhà nước quy định. Song song đó, các kỹ thuật tin học được sử dụng để trình bày các thông tin của thể thức văn bản phải hết sức đơn giản, tiện dụng, phải thống nhất và dễ phổ biến trong cơ quan, sao cho cán bộ, công chức trong cơ quan, khi sử dụng chúng, chỉ cần nhập nội dung văn bản và cập nhật các thông tin cụ thể một cách dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện mà không phải gặp rắc rối vì kỹ thuật tin học phức tạp, tùy tiện. Nói cách khác, công chức sử dụng các tập tin văn bản mẫu để soạn thảo những văn bản cụ thể trên máy tính phải dễ dàng, thuận tiện như việc công chức dùng bút điền vào chỗ trống trên những văn bản mẫu thống nhất đã được in sẵn trên giấy. Đây là công đoạn mang tính quyết định nhất để khắc phục những hạn chế nêu trên, bởi vì nó giải quyết được vấn đề: Làm sao giúp cho cán bộ, công chức chỉ tập trung công sức, thời gian chủyếu vào soạn thảo thành phần nội dung mà vẫn đảm bảo chuẩn mực, thống nhất về thể thức và kỹ thuật tin học.

Thứ hai, thủ trưởng cơ quan ra quyết định bằng văn bản phát hành các văn bản mẫu.

Thứ ba, văn phòng tổ chức cài đặt các văn bản mẫu lên phần mềm quản lý văn bản, Website hoặc lên các máy tính; tổ chức phổ biến, tập huấn Thông tư 01/2011/TT-BNV nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức.

Thứ tư, tổ chức cho cán bộ, công chức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; hướng dẫn sử dụng các tập tin văn bản mẫu để soạn thảo văn bản cụ thể.

Thứ năm, văn bản phải được Văn phòng kiểm tra chặt chẽ thể thức, kỹ

thuật trình bày, kỹ thuật tin học của tập tin khi chuyển giao lên mạng, trước khi người có thẩm quyền ký chính thức và trước khi hoàn chỉnh thể thức, làm thủ tục phát hành và chuyển phát cho các cơ quan, tổ chức bên ngoài hoặc cá nhân, đơn vị trong cơ quan.

Thứ sáu, thường xuyên theo dõi, tình hình sử dụng các tập tin mẫu nhằm điều chỉnh kịp thời các hạn chế của chúng, tạo điều kiện thuận lợi nhất nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản trong cơ quan.

Khi cán bộ công chức đã sử dụng thành thạo các tập tin văn bản mẫu chuẩn hóa về thể thức và kỹ thuật trình bày để soạn thảo văn bản, thì văn phòng tiếp tục tham mưu cho thủ trưởng áp dụng tiêu chuẩn hóa thành phần nội dung của các loại văn bản thường xuyên được cơ quan ban hành.

Để công tác soạn thảo và ban hành VBHC đảm bảo về chất lượng tôi xin mạnh dạn đề xuất mẫu hóa một số loại văn bản thường xuyên được cơ quan ban hành (Xem phụ lục 05).

3.4. Kiểm tra rà soát văn bản‌

Hiện nay, một trong những bất cập trong việc soạn thảo và ban hành VBHC tại UBND huyện Lương Sơn là việc buông lỏng công tác kiểm tra rà soát văn bản. Trong thời gian qua công tác kiểm tra rà soát văn bản tại UBND huyện Lương Sơn mặc dù đã chú trọng hơn tuy nhiên công tác này mới chỉ thực sự được tiến hành với VBQPPL còn VBHC hầu như chỉ được thủ trưởng cơ quan đơn vị xem xét một chiều rồi thông qua. Vì vậy, dẫn đến những sai sót trong việc soạn thảo và ban hành VBHC nói trên.

Kiểm tra, rà soát văn bản là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng nhằm xem xét đánh giá tính hợp pháp hợp lý của văn bản từ đó phát hiện ra những khiếm khuyết, sai trái với quy định của pháp luật, uy tín của cơ quan cũng như lợi ích của cá nhân, đơn vị và công dân để từ đó kịp thời đưa ra những giải pháp sửa chữa kịp thời sớm khắc phục hậu quả nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan.

Phòng Tư pháp huyện kết hợp với Phòng Nội vụ tăng cường kiểm tra, rà soát văn bản trong đó có VBHC, coi đó là một trong những nhiệm vụ chủ yếu

trong thực hiện công tác hàng năm, kịp thời kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý những văn bản ban hành trái pháp luật, mâu thuẫn, chồng chéo, những văn bản không phù hợp với thực tế, không đảm bảo về thể thức và nội dung nhằm tăng tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất, đồng bộ của hệ thống pháp luật và phù hợp với tình hình phát triển kinh tế xã hội của địa phương.

3.5. Công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức‌

Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản thì cán bộ công chức người trực tiếp thực hiện. Vì vậy, vai trò của cán bộ công chức có ý nghĩa hết sức quan trọng. Để xây dựng được những văn bản đảm bảo chất lượng thì yêu cầu đầu tiên và tất yếu là phải có trình độ chuyên môn sâu, có trí tuệ, phẩm chất và năng lực thực tiễn, đặc biệt là phải có trách nhiệm cao trong công việc. Bởi vì, chất lượng của văn bản tốt hay không tốt phụ thuộc vào năng lực cũng như ý thức trách nhiệm được giao của mỗi cán bộ công chức nên đào tạo bồi dưỡng cán bộ là nhiệm vụ quan trọng, là yêu cầu khách quan trong xây dựng và nâng cao chất lượng văn bản.

Từ những thực trạng nêu trên cho thấy đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện Lương Sơn còn nhiều bất cập vừa thiếu vừa yếu. Vì vậy, vấn đề đặt ra đối với các cấp lãnh đạo cơ quan là phải tăng cường Xây dựng và củng cố đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác soạn thảo văn bản, đặc biệt là đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp; phát triển mạng lưới đội ngũ cộng tác viên thực hiện công tác văn bản.

- Hàng năm có kế hoạch bồi dưỡng chuyên sâu về kỹ năng soạn thảo văn bản, tổ chức sơ tổng kết, trao đổi kinh nghiệm về công tác ban hành văn bản;

- UBND huyện Lương Sơn, cần phải tăng cường tổ chưc các buổi tập huấn, tuyên truyền, phổ biến cho các cán bộ, nhân viên trong cơ quan về các văn bản pháp luật của nhà nước về soạn thảo văn bản; Đào tạo, hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chứcvề cách thưc soạn thảo văn bản,các quy trình soạn thảo văn bản theo đúng quy định hiện hành của cơ quan và Nhà nước;

- Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đối với cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn bản. Có chính sách hỗ trợ kịp thời và thỏa đáng về kinh