So Sánh Giữa Kế Hoạch Chiến Lược Và Kế Hoạch Tác Nghiệp

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Anh (chị) hãy trình bày khái niệm thông tin quản trị. Thông tin quản trị được thể hiện theo những phương diện nào? Hãy làm rò vai trò của thông tin trong quản trị theo từng phương diện.

2. Anh (chị) hãy trình bày các loại thông tin trong quản trị kinh doanh.

3. Anh (chị) hãy trình bày những nội dung của thông tin trong quản trị kinh doanh. Anh (chị) hãy nêu các yêu cầu đối với thông tin để việc ra quyết định quản trị mang lại hiệu quả.

4. Anh (chị) hãy trình bày khái niệm, đặc điểm, phân loại quyết định quản trị?

5. Để một quyết định trong quản trị thực sự đem lại hiệu quả, theo anh (chị) đòi hỏi phải đáp ứng được những yêu cầu gì? Hãy phân tích để làm rò.

6. Anh (chị) hãy trình bày tiến trình ra quyết định quản trị và phân tích rò từng bước thực hiện của tiến trình.

7. Theo anh (chị), có mấy nguyên tắc ra quyết định quản trị? Nội dung của các nguyên tắc đó là gì?

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

Tình huống 1: Hãng sản xuất giầy

Một hãng giầy nổi tiếng của một nước Bắc Âu sau khi xem xét và phân tích thị trường trong nước đã nhận thấy những dấu hiệu của sự bão hòa. Ban giám đốc của hãng quyết định cử các nhân viên của phòng Marketing tiến hành thăm dò khả năng thâm nhập thị trường ngoài nước. Hai nhân viên giàu kinh nghiệm được cử đến một nước thuộc Châu Phi.

Sau một thời gian quan sát và thu thập thông tin, cả hai chuyên gia đều phát hiện ra rằng, ở đất nước Châu Phi này không thấy ai đi giầy. Họ quyết định thông báo thông tin này về cho ban lãnh đạo hãng ở nhà cùng với ý kiến của họ. Chuyên gia thứ nhất cho rằng ở đây chưa có ai đi giầy và đất nước này là một thị trường đầy tiềm năng, hãng cần nhanh chóng chớp cơ hội. Chuyên gia thứ hai lại có quan điểm hầu như trái ngược: Ở đây người ta không đi giầy, vì vậy nếu mang giầy đến sẽ không có ai mua.

Yêu cầu:

a. Theo anh (chị), 2 chuyên gia Marketing của hãng giầy trên ai đúng, ai sai? Tại sao?

b. Nếu anh (chị) là giám đốc của hãng giầy trên, anh (chị) sẽ quyết định thế nào?

c. Hãy đánh giá vai trò của thông tin trong việc ra quyết định.

Tình huống 2: Công ty thực phẩm Mỹ

David là chủ một công ty gia công thực phẩm ở Mỹ. Một hôm, ông đọc báo và một bản tin ngắn với mấy chục chữ nói về bệnh dịch gia súc đang lan tràn ở Mêhico đã thu hút sự chú ý của ông. David lập tức nghĩ: nếu thực sự Mêhico đang có dịch bệnh thì nhất định dịch bệnh đó phải từ bang California và bang Texas vùng biên giới nước Mỹ tràn vào (bởi Mêhico chỉ nhập khẩu thịt gia súc từ hai bang này). Hai bang này cũng là nguồn cung cấp thịt chủ yếu cho toàn nước Mỹ. Nếu ở California và bang Texas thực sự xảy ra bệnh dịch, nhất định thị trường cung ứng thịt sẽ căng thẳng, giá thịt sẽ tăng vọt.

Để chắc chắn, David cho nhân viên tới Mêhico thăm dò tình hình. Người của ông mấy hôm sau báo về xác nhận đúng là ở đó bệnh dịch đang hoành hành. Sau đó, David lại tiếp tục cho nhân viên theo dòi các công ty chuyên nhập khẩu và chế biến thịt gia súc thì được biết hầu hết những công ty lớn đều hạn chế hoặc tạm dừng nhập khẩu và chế biến thịt gia súc. Khác với những doanh nghiệp né tránh “con đường xấu”, David lập tức thu gom tiền rồi tới bang California và bang Texas mua bò và lợn sống, mau chóng vận chuyển sang vùng Đông nước Mỹ để tích trữ.

Quả không ngoài sự tính toán, sau đó ít lâu bệnh dịch nhanh chóng tràn sang các bang lân cận ở phía Tây nước Mỹ. Chính phủ Mỹ hạ lệnh nghiêm cấm vận chuyển thực phẩm gia súc từ các bang này sang nơi khác, nhất là cấm vận chuyển sang vùng phía Đông nước Mỹ. Ngay lập tức mặt hàng thực phẩm thịt trên toàn nước Mỹ trở nên khan hiếm, giá thịt tăng cao chóng mặt. Tới lúc đó, David cho bán số thịt gia súc tích trữ và tung ra thị trường. Chỉ trong mấy tháng ngắn ngủi, ông đã kiếm cho mình một khoản tiền khổng lồ lên tới 9 triệu đô la.

Yêu cầu:

a. Anh (chị) rút ra được điều gì từ cách nắm bắt và xử lý thông tin của David?

b. Anh (chị) hãy đánh giá về giá trị của thông tin đối với việc ra quyết định?

CHƯƠNG 4. CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

4.1. TỔNG QUAN VỀ LẬP KẾ HOẠCH

4.1.1. Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch

4.1.1.1. Khái niệm

Có nhiều cách hiểu khác nhau về chức năng lập kế hoạch.

- Trên giác độ ra quyết định, lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lại cụ thể mà các nhà quản trị mong muốn cho tổ chức của họ.

- Lập kế hoạch là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong mội trường của mỗi tổ chức.

Tóm lại: Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó.

4.1.1.2. Vai trò

Lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và trọng yếu đối với nhà quản trị trong quá trình quản trị tổ chức. Đó chính là phương án mà tổ chức ứng phó với những biến động diễn ra trong môi trường. Do đó, lập kế hoạch có vai trò vô cùng quan trọng như:

- Giúp cho nhà quản trị biết tổ chức, khai thác con người và các nguồn lực khác của tổ chức một cách có hiệu quả.

- Giúp nhà quản trị và nhân viên của họ có rất nhiều cơ hội để đạt được mục tiêu của mình (khi nào đạt được? đạt được ở đâu? làm gì để đạt được nó?).

- Quyết định tương lai của toàn bộ tổ chức.

4.1.2. Phân loại kế hoạch

Các kế hoạch của một tổ chức có thể phân loại theo một số các tiêu thức khác nhau:

4.1.2.1. Theo cấp kế hoạch

Các tổ chức được quản trị bằng hai cấp kế hoạch tiêu biểu là kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp.

a. Kế hoạch chiến lược

- Do những nhà quản trị cao cấp của tổ chức quyết định nhằm xác định những mục tiêu tổng thể cho tổ chức.

- Các kế hoạch chiến lược liên quan đến mối quan hệ giữa con người của tổ chức với con người của những tổ chức khác.

b. Kế hoạch tác nghiệp

- Bao gồm những chi tiết cụ thể hóa của các kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần, thậm chí hàng ngày như là kế hoạch nhân công, kế hoạch tiến độ, kế hoạch nguyên vật liệu và tồn kho…

- Các kế hoạch tác nghiệp chỉ liên quan đến con người của chính tổ chức đó. Nó xác định rò trách nhiệm của mỗi người trong tổ chức và xác định cách thức tiến hành để đạt mục tiêu.

c. Điểm khác biệt cơ bản giữa kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp

Bảng 4.1. So sánh giữa Kế hoạch chiến lược và Kế hoạch tác nghiệp

Nội dung

Kế hoạch chiến lược	Kế hoạch tác nghiệp
Thời gian	Cho khoảng thời gian từ 2, 3 năm trở lên. Có thể lên tới 10 năm	Cho 1 năm trở xuống
Phạm vi hoạt động	Tác động tới các mảng hoạt động lớn, liên quan đến tương lai của toàn bộ tổ chức.	Tác động trong một phạm vi hạn hẹp ở trong một mảng hoạt động nào đó.
Mức độ cụ thể	Các mục tiêu chiến lược thường cô đọng và tổng thể (thiên về định tính).	Các mục tiêu thường cụ thể, chi tiết (thiên về định lượng).

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 216 trang tài liệu này.

Xác định sứ mệnh

Các kế hoạch chiến lược

Các kế hoạch tác nghiệp

Được định ra bởi: Người sáng lập, Hội đồng quản trị hay Hội đồng giám đốc.

Hội đồng quản trị hay Hội đồng giám đốc và những nhà quản trị cao cấp.

Những nhà quản trị cấp trung gian và cấp cơ sở

Hình 4.1. Các cấp độ kế hoạch

4.1.2.2. Theo hình thức thể hiện

a. Chiến lược

Là loại kế hoạch đặc biệt quan trọng đối với mỗi tổ chức (cụ thể ở phần sau).

b. Chính sách

Là kế hoạch theo nghĩa nó là những quy định chung để hướng dẫn hay khai thông cách suy nghĩ và hành động khi ra quyết định. Các chính sách giúp cho việc giải quyết các vấn đề trong các tình huống nhất định và giúp cho việc thống nhất các kế hoạch khác nhau của tổ chức. Các chính sách là tài liệu chỉ dẫn cho việc ra quyết định trong phạm vi co giãn nào đó. Chính sách khuyến khích tự do sáng tạo nhưng vẫn trong khuôn khổ một giới hạn nào đó, tùy thuộc vào các chức vụ và quyền hạn trong tổ chức.

c. Thủ tục

Là các kế hoạch thiết lập một phương pháp cần thiết cho việc điều hành các hoạt động trong tương lai. Đó là sự hướng dẫn hành động, là việc chỉ ra một cách chi tiết, biện pháp chính xác cho một hoạt động nào đó cần phải thực hiện. Đó là chuỗi các hoạt động cần thiết theo thứ tự thời gian, theo cấp bậc quản trị.

d. Quy tắc

Các quy tắc giải thích rò ràng những hành động nào có thể làm, những hành động nào không được làm. Đây là loại kế hoạch đơn giản nhất. Các quy tắc gắn với hướng dẫn hành động mà không ấn định trình tự thời gian, trong khi đó thủ tục cũng bao hàm sự hướng dẫn những quy định cả trình tự thời gian cho các hành động.

e. Chương trình

Các chương trình bao gồm một số mục đích, chính sách, thủ tục, quy tắc, các nhiệm vụ được giao, các bước phải tiến hành, các nguồn lực có thể huy động và các yếu tố khác. Chương trình được hỗ trợ bằng những ngân quỹ cần thiết. Một chương trình quan trọng thường ít khi đứng một mình, thường là một bộ phận của một hệ thống phức tạp các chương trình.

f. Ngân quỹ

Ngân quỹ là bản tường trình các kết quả mong muốn được biểu thị bằng các con số. Có thể coi đó là chương trình được “số hóa”. Ngân quỹ ở đây không đơn thuần là ngân quỹ bằng tiền mà còn có ngân quỹ thời gian, ngân quỹ nhân công, ngân quỹ máy móc, thiết bị, ngân quỹ nguyên vật liệu…

4.1.2.3. Theo thời gian thực hiện kế hoạch

- Kế hoạch dài hạn: là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên.

- Kế hoạch trung hạn: là kế hoạch cho thời gian từ 1 đến 5 năm.

- Kế hoạch ngắn hạn: là kế hoạch cho thời gian dưới một năm.

4.1.3. Những nhân tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch

4.1.3.1. Yếu tố con người

a. Lãnh đạo

Trong lập kế hoạch, vai trò của người lãnh đạo là hết sức quan trọng; do đó cần có những yêu cầu đối với họ trong công tác lập kế hoạch, gồm:

- Làm việc có khoa học, có nguyên tắc và có kế hoạch;

- Quyết đoán;

- Dám chịu trách nhiệm;

- Có khả năng nhìn xa trông rộng;

- Có năng lực;

- Đoàn kết, động viên và khơi dậy được trí tuệ, nhiệt tình, trách nhiệm của đội ngũ nhân viên;

- Biết lắng nghe ý kiến của người khác;

- Có bản lĩnh, kiến thức vững vàng, chuyên môn và nghiệp vụ lập kế hoạch.

b. Cán bộ tham mưu

Không có một nhà lãnh đạo nào am hiểu hết mọi vấn đề trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay. Mọi quyết định về lập kế hoạch thật sự có cơ sở khoa học khi nó khách quan, toàn diện. Như vậy, có nghĩa là công tác lập kế hoạch càng quan trọng thì vai trò tham mưu giúp việc của những cá nhân và bộ phận tham mưu giúp việc càng trở thành cấp thiết.

4.1.3.2. Tiến bộ khoa học kỹ thuật

Cách mạng khoa học kỹ thuật là một yếu tố thúc đẩy phát triển xã hội rất mạnh trong thời đại hiện nay. Thật hiếm có một lĩnh vực nào trong xã hội loài người lại không chịu sự tác động của yếu tố này. Trong lập kế hoạch cũng diễn ra tương tự, tiến bộ của khoa học kỹ thuật có ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ tiến trình tổ chức lập kế hoạch ở mọi tổ chức. Với sự tiến bộ vượt bậc của điện tử, tin học và truyền thông, có thể nói càng lúc lập kế hoạch càng chịu ảnh hưởng của những yếu tố phát triển như vũ bão này. Không chỉ có vậy, tiến bộ khoa học kỹ thuật còn làm thay đổi tận gốc rễ các quá trình tổ chức và thực hiện công tác lập kế hoạch. Nghiên cứu và tìm ra phương pháp ứng dụng khoa học kỹ thuật để hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện và kiểm soát lập, triển khai kế hoạch là một trong những nhiệm vụ quan trọng ở mọi tổ chức trong giai đoạn hiện nay.

4.1.3.3. Yếu tố cơ sở vật chất

Trong công tác lập kế hoạch, thiếu những trang thiết bị về cơ sở vật chất người ta không thể tổ chức, soạn thảo, thực hiện và kiểm soát kế hoạch có hiệu quả. Một

trong những con đường hoàn thiện và nâng cao chất lượng của công tác lập kế hoạch đó là hoàn thiện cơ sở vật chất - kỹ thuật của nó.

4.1.3.4. Yếu tố tổ chức quản lý

Chất lượng và hiệu quả của công tác lập kế hoạch phụ thuộc rất nhiều vào trình độ tổ chức và quản lý của chính các công tác về soạn thảo, tổ chức và thực hiện các kế hoạch đã được đề ra. Để hoàn thiện những công tác này, thì cần thiết là trong mỗi tổ chức phải xây dựng được cho mình một bộ máy tổ chức lập kế hoạch mạnh và một đội ngũ nhân viên có đủ năng lực, trình độ nghiệp vụ chuyên môn cần thiết.

4.1.3.5. Yếu tố môi trường

Nếu coi lập kế hoạch là một hệ thống thì những yếu tố nằm ngoài hệ thống này là các yếu tố môi trường (tài chính, marketing, kế toán, nhân sự, xã hội, văn hóa, pháp luật, thiên nhiên v.v...) Tuy các yếu tố này không nằm trong hệ thống lập kế hoạch (theo một nghĩa tương đối) nhưng chúng có những ảnh hưởng sâu sắc tới quá trình tổ chức, thực hiện và kiểm soát của công tác lập kế hoạch. Chính vì vậy cần phải phân tích những ảnh hưởng của các yếu tố môi trường và đề ra những biện pháp thích hợp để cải tạo và thích nghi với chúng sao cho có hiệu quả nhất trong các công tác về lập hoạch hoạch.

4.1.3.6. Mô hình tổ chức lập kế hoạch

Có 5 mô hình tố chức hoạch định như sau:

- Không có tổ chức chính thức;

- Bộ phận hoạch định nằm trong một bộ phận tác nghiệp chủ yếu;

- Bộ phận hoạch định nằm trong các bộ phận tác nghiệp;

- Bộ phận hoạch định ở cấp lãnh đạo chung;

- Bộ phận hoạch định ở cấp lãnh đạo chung và ở các bộ phận tác nghiệp.

4.1.3.7. Phân quyền lập kế hoạch

Nghệ thuật quản trị là nghệ thuật huy động tài vật lực để hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu, kế hoạch v.v... đã được xác định. Trong công tác lập kế hoạch cũng vậy, cần phải huy động sức mạnh tối đa của mọi bộ phận trong tổ chức cũng là điều dễ hiểu. Điều này không có nghĩa là mọi hoạt động quản trị trong lĩnh vực lập kế hoạch cần phải chia đều cho mọi người hay bộ phận tham gia. Như vậy, phân quyền lập kế hoạch khoa học là một đòi hỏi tất yếu khách quan. Muốn làm việc này chúng ta cần xem xét các câu hỏi sau:

- Kiến thức về các công tác nghiệp vụ có nằm ở các cấp các đơn vị tác nghiệp không?

- Ai có thể phân tích và tổng hợp nhanh chóng các công tác nghiệp vụ?

- Trong tổ chức có ai ngoài các đơn vị tác nghiệp có thể có thì giờ để đảm nhận thêm các nhiệm vụ lập kế hoạch?

- Kế hoạch có tầm quan trọng như thế nào đối với tổ chức?

- Sự tham gia ngày càng nhiều vào tiến trình lập kế hoạch có ảnh hưởng gì đến sự hài lòng của nhân viên?

- Hoạt động của các đơn vị tác nghiệp có khác nhau nhiều không?

- Phân quyền cho cấp dưới có huy động được tối đa tính chủ động sáng tạo của cấp dưới không?

- Tính độc lập tương đối của các đơn vị trong lập kế hoạch có thể phá vỡ tính thống nhất của lập kế hoạch không?

Trả lời cho các câu hỏi trên cũng là lúc chúng ta cần cân nhắc mặt tích cực và mặt hạn chế của từng phương án phân quyền. Phương án phân quyền trong lập kế hoạch phải là một phương án khai thác được tối đa những mặt mạnh của tổ chức và tránh được những hạn chế của nó.

4.1.4. Mục tiêu trong lập kế hoạch

4.1.4.1. Khái niệm và phân loại mục tiêu

Mục tiêu là kết quả mà những nhà quản trị muốn đạt được trong tương lai cho tổ chức của họ. Không có mục tiêu hoặc mục tiêu không rò ràng thì kế hoạch sẽ mất phương hướng. Các tổ chức thông thường không phải chỉ hướng tới một mục tiêu, mà thường là một hệ thống các mục tiêu phụ thuộc và ràng buộc lẫn nhau.

Mục tiêu của công tác hoạch định và mục tiêu của các kế hoạch là hết sức phong phú, chúng có thể được phân thành những loại sau: (1) Mục tiêu thật và mục tiêu tuyên bố; (2) Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn; và (3) Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng.

Mục tiêu thật và mục tiêu tuyên bố: Các mục tiêu tuyên bố tùy theo đối tượng của tổ chức là ai mà những mục tiêu này sẽ được diễn đạt khác nhau. Ví dụ như mục tiêu tuyên bố với cổ đông, với khách hàng, với những thành viên trong tổ chức, hoặc với cả các đối thủ cạnh tranh... thường không giống nhau. Mục tiêu tuyên bố có thể khác với mục tiêu thật nhưng chúng đều chứa đựng sự thật. Nếu không như vậy tất nhiên mục tiêu đó khó có thể thuyết phục.

Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn: Mục tiêu ngắn hạn là những mục tiêu mà tổ chức cần đạt được trong ngắn hạn (thời hạn dưới một năm), mục tiêu trung hạn đòi hỏi thời gian từ một đến năm năm, và mục tiêu dài hạn có tính chất chiến lược trong dài hạn (thời gian dài hơn năm năm).

Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng: Mục tiêu định tính thì không thể đo lường được hoặc rất khó đo lường. Mục tiêu định lượng chỉ ra rò ràng những kết quả có thể đo lường được. Những nhà quản trị ngày nay cho rằng mục tiêu định tính vẫn có