Thực Hiện Hoạt Động Kiểm Soát Sản Phẩm Không Phù Hợp Và Cải Tiến Hệ

kiểm định chất lượng và ĐBCL, nó đề ra những hoạt động, công việc mà tổ chức hay cá nhân phải thực hiện nhằm đạt được chuẩn đã ban hành trong công đoạn của QTĐT nghề CNTT trình độ CĐ.

c) Nguyên tắc xây dựng khung tham chiếu

- Đảm bảo tính: khoa học, toàn diện, chính xác và tính khả thi

d) Quy trình xây dựng khung tham chiếu

- Gọi tên được đầy đủ các công việc cần làm và các bước thực hiện các công việc đó để đạt được chuẩn

- Xác định được sản phẩm cần có của từng công việc (đã xác định) và những yêu cầu cần có của từng sản phẩm.

- Xác định chủ thể quản lý của từng công việc đó.

1.5.2. Xây dựng các thủ tục quy trình quản lý QTĐT

a) Thủ tục quy trình quản lý quá trình đào tạo

Trên cơ sở các nội dung về quản lý quá trình đào tạo nghề CNTT trình độ CĐ và mô hình hệ thống ĐBCL được cụ thể hóa bằng các thủ tục quy trình, là các văn bản, tài liệu quy định các bước để tiến hành một nội dung công việc đã được xác định cụ thể trong khung tham chiếu.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 218 trang tài liệu này.

b) Mục đích và ý nghĩa

Là công cụ hỗ trợ việc quản lý, kiểm soát công việc để đạt hiệu quả cao trong hoạt động của mình; tạo dựng một phương pháp làm việc khoa học: xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai làm), và rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy trình nào, theo biểu mẫu nào...); rõ thời gian thực hiện từng công đoạn (bao nhiêu ngày làm việc) nhằm khắc phục nhược điểm phổ biến lâu nay của quản lý hành chính là làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện… và cũng để phòng chống sai sót ngay từ khâu đầu tiên, đảm bảo rằng không có sản phẩm bị lỗi sau quá trình đào tạo, hay giúp đỡ tổ chức làm đúng ngay từ đầu, làm đúng tại mọi thời điểm hoặc tìm ra các lỗi và khắc phục ngay.

c) Nguyên tắc xây dựng

- Xây dựng dựa trên nền tảng của khung tham chiếu

- Các TTQT bắt buộc đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn và phù hợp với quy định của pháp luật, phù hợp với thực tế quản lý trong QTĐT nghề CNTT

- Các TTQT phải có nội dung rõ ràng, khái quát hóa, hệ thống hóa được các bước, trình tự thực hiện công việc trong đào tạo nghề CNTT trình độ CĐ.

d) Quy trình xây dựng các bộ thủ tục quy trình

Bước 1: Chuẩn bị

- Nhà trường/Khoa thành lập Ban chỉ đạo triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

- Theo sự hướng dẫn của Ban chỉ đạo, Khoa thành lập tổ soạn thảo tài liệu, gồm các tất cả các thành viên, trưởng đơn vị là đại diện lãnh đạo về CL của Khoa

- Các cán bộ tham gia đào tạo nhận thức chung về bộ tiêu chuẩn chất lượng, tham gia lớp tập huấn xây dựng hệ thống văn bản quản lý chất lượng. Khoa cử các cán bộ có liên quan phối hợp hỗ trợ, cung cấp các tài liệu cho đơn vị tư vấn trong quá trình đi khảo sát thực trạng hệ thống quản lý chất lượng tại Khoa

Bước 2: Viết hệ thống văn bản

- Tham gia lớp ĐT phương pháp viết văn bản hệ thống QLCL

- Lập kế hoạch, phân công cán bộ, nhân viên tiến hành viết TTQT

- Kết hợp với bộ phận hướng dẫn hoặc chỉ đạo thực hiện chỉnh sửa và hoàn thiện các TTQT đảm bảo đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn và phù hợp với quy định của pháp luật, phù hợp với thực tế quản lý của Khoa cũng như của cá đơn vị liên quan

- Gửi bộ TTQT hoàn chỉnh cho ban thư ký QLCL tổng hợp.

Bước 3: Triển khai áp dụng

- Nhận hệ thống tài liệu, các TTQT được Ban chỉ đạo xây dựng hệ thống QLCL phê duyệt

- Tiến hành áp dụng, thực hiện nghiêm túc, chấp hành các quy trình làm việc theo đúng TTQT được phê duyệt

- Kịp thời đưa ra các thông tin chi tiết, cụ thể về sự bất hợp lý giữa TTQT đang áp dụng với công việc thực tế, báo cáo ban chỉ đạo về chất lượng biết và phối hợp xử lý.

1.5.3. Xây dựng bộ công cụ đánh giá hoạt động ĐBCL

a) Công cụ đánh giá hệ thống ĐBCL

Là bộ tài liệu đặc tả các nội dung cơ bản của hệ thống ĐBCL thông qua các vấn đề ĐBCL trong đào tạo nghề CNTT trình độ CĐ. Thông qua bộ công cụ này sẽ đánh giá sơ bộ được điểm mạnh điểm yếu và chỉ ra các lỗi qua đó làm cơ sở cho việc cải thiện chất lượng.

b) Mục đích và ý nghĩa

Bộ công cụ đưa ra nhằm đánh giá nghề CNTT đang đào tạo có hay không một hệ thống ĐBCL, nếu có hệ thống ĐBCL rồi thì hệ thống này có hoạt động không, các nội dung hoạt động của hệ thống có hiệu quả không, có phù hợp không, nếu chưa phù hợp thì có khắc phục hoặc chỉnh sửa để cho phù hợp và hiệu quả.

c) Nguyên tắc xây dựng

Tiếp cận theo quá trình hoạt động của hệ thống, trong đó các nội dung được lựa chọn có tác động và ảnh hưởng bởi hoạt động QL chất lượng. Gắn kết với hệ thống tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm định chất lượng chương trình giáo dục nghề nghiệp.

Các tiêu chí đánh giá hệ thống phải phù hợp với thực tiễn hoạt động đào tạo nghề CNTT trình độ CĐ để đảm bảo tính khả thi và tiếp cận với xu hướng quản lý chất lượng hiện đại của thế giới.

d) Quy trình xây dựng

- Thực hiện các công tác chuẩn bị, bao gồm việc lập kế hoạch, hoàn thiện tổ chức và nhân sự ĐBCL và các điều kiện có liên quan khác.

- Xác định và lựa chọn các vấn đề quản lý chất lượng cần thiết trong hệ thống ĐBCL của Khoa

- Trên cơ sở các quy trình ĐBCL cho mỗi vấn đề quản lý chất lượng đã lựa chọn và tiến hành xây dựng các tiêu chí đánh giá.

- Thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin thông qua các câu hỏi về hệ thống ĐBCL.

- Ban hành và đưa vào áp dụng bộ công cụ này.

1.5.4. Thực hiện các hoạt động đánh giá

Đảm bảo hoạch định và triển khai các quá trình theo dõi, đo lường, phân tích và cải tiến cần thiết để:

- Chứng tỏ các công việc luôn phù hợp với yêu cầu quy định;

- Đảm bảo rằng hệ thống đảm bảo chất lượng luôn phù hợp; Thường xuyên nâng cao tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng đang áp dụng vào QTĐT nghề CNTT trình độ CĐ.

a) Đánh giá nội bộ

Yêu cầu quản lý

Đầy đủ các văn bản, các hướng dẫn đánh giá nội bộ

Định kỳ, tổ chức đánh giá chất lượng nội bộ theo kế hoạch để đảm bảo hệ thống đảm bảo chất lượng

Hình thức và cách đánh giá nội bộ phù hợp với ĐT nghề CNTT trình độ CĐ, chú trọng các khâu: quản lý đầu vào, quản lý quá trình đào tạo, quản lý đầu ra.

Hệ thống được áp dụng có hiệu lực và được duy trì Xây dựng Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ

Đội ngũ nhà giáo có tham gia đánh giá hoạt động quản lý

Hoạt động thanh tra, kiểm tra thường kỳ của nhà trường cũng được coi như một phần của đánh giá nội bộ

b) Thanh tra, kiểm tra hoạt động đào tạo cấp trường

Yêu cầu quản lý

Có các văn bản hướng dẫn về hoạt động thanh tra đào tạo, tập trung vào hoạt động dạy - học cũng như các điều kiện để đảm bảo quá trình này.

Xây dựng, thực hiện và duy trì hoạt động thanh tra kiểm tra đào tạo.

Thường xuyên thanh tra, kiểm tra hoạt động đào tạo và đánh giá việc tuân thủ các quy định, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác đào tạo, phòng ngừa, khắc phục các sai sót, rút kinh nghiệm.

Đảm bảo thực hiện hoạt động thanh tra, kiểm tra theo đúng các quy định đã ban hành.

Giúp hoạt động đào tạo hoàn thiện, hiệu quả hơn và đáp ứng nhu cầu về CL.

c) Tự kiểm định (tự đánh giá) chương trình đào tạo

Kiểm định là hoạt động đánh giá toàn bộ các mục tiêu, kế hoạch và hoạt động toàn diện của đơn vị, bao gồm ĐT, NCKH, quản lý điều hành, đội ngũ giảng viên, học viên, dịch vụ các nguồn lực về tài chính, CSVC của đơn vị để đảm bảo sinh viên tốt nghiệp, kết quả nghiên cứu, tư vấn và dịch vụ của đơn vị đáp ứng các chuẩn mực và yêu cầu của người sử dụng [8].

Kiểm định chương trình đào tạo: Kiểm định chương trình đào tạo là hoạt động khảo sát, xem xét các lĩnh vực liên quan đến việc triển khai đào tạo một ngành học để đánh giá thành quả học tập (kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp) và rèn luyện (đạo đức và hành vi) của người học đồng thời đánh giá mức độ đáp ứng các yêu cầu của nhà tuyển dụng và các hiệp hội chuyên môn trong lĩnh vực người học được đào tạo. Hoạt động kiểm định này có mối liên hệ chặt chẽ với mục tiêu và nhiệm vụ đã tuyên bố của đơn vị đào tạo [8].

Kiểm định chương trình còn được xem là hoạt động đánh giá chương trình ĐT. Đó là một quá trình xem xé một chương trình một cách toàn diện để có thể ra quyết định là SV theo học chương trình đó có xứng đáng được cấp bằng hay không.

Tự kiểm định chương trình đào tạo (nhà trường tự tổ chức kiểm định): Tự kiểm định là một khâu quan trọng trong hoạt động kiểm định chất lượng chương trình đào tạo của trường cao đẳng nghề. Đó là quá trình do nhà trường căn cứ vào hệ thống tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm định chất lượng dạy nghề do Bộ LĐTB&XH ban hành để chỉ ra các mặt mạnh, mặt yếu để từ đó xây dựng kế hoạch và các biện pháp cải tiến nhằm đáp ứng mục tiêu dạy nghề đã đề ra [78].

a) Mục đích ý nghĩa

Nâng cao hơn nữa chất lượng CTĐT của nhà trường, tạo đầu ra tốt cho sinh viên, nâng cao uy tín cho nhà trường trong lĩnh vực dạy nghề. Tìm những điểm chưa phù hợp để kịp thời điều chỉnh. Qua công tác tự kiểm định để có thể đảm bảo đủ những minh chứng để cung cấp cho đoàn kiểm định bên ngoài, kịp thời phát hiện ra những tiêu chí nào phù hợp, tiêu chí nào chưa phù hợp để từ đó có thể kiến nghị với lãnh đạo Tổng cục dạy nghề, Bộ LĐTBXH để kịp có những điều chỉnh phù hợp với sự phát triển của nhà trường.

Quá trình tự kiểm định cũng mang lại cho các Nhà trường/Khóa CNTT cơ hội tự phân tích đánh giá để có những cải tiến về chất lượng chương trình đào tạo.

b) Nguyên tắc

Tự kiểm định chương trình đào tạo là tư tưởng chỉ đạo toàn bộ hoạt động kiểm định chất lượng dạy nghề. Để hoạt động kiểm định chất lượng chương trình đào tạo có chất lượng tốt và đạt mục tiêu đề ra thì phải đảm bảo nguyên tắc:

+ Độc lập, khách quan, đúng pháp luật

+ Trung thực, công khai và minh bạch

c) Quy trình thực hi n:

Quy trình thực hiện tự kiểm định chất lượng được quy định tại Thông tư số 42/2011/TT-BLĐTBXH ngày 29 tháng 12 năm 2011 của Bộ LĐTBXH, cụ thể [13]:

+ Thực hiện công tác chuẩn bị tự kiểm định chương trình đào tạo

+ Thực hiện tự kiểm định chất lượng chương trình đào tạo của Phòng đào tạo và các phòng chuyên môn, nghiệp vụ; khoa và bộ môn.

+ Thực hiện tự kiểm định chương trình đào tạo của Hội đồng kiểm định chất lượng dạy nghề (hội đồng của nhà trường)

+ Công bố báo cáo kết quả tự kiểm định chất lượng CTĐT trong Trường và gửi báo cáo kết quả tự kiểm định chất lượng CTĐT về TCDN.

1.5.5. Thực hiện hoạt động kiểm soát sản phẩm không phù hợp và cải tiến hệ thống

a) Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

Yêu cầu quản lý

Đầy đủ văn bản quy định về việc kiểm soát sản phẩm không phù hợp. Từ các khâu: xây dựng, chỉnh sửa quy trình kiểm soát sự không phù hợp.

Thực hiện hoạt động kiểm soát sản phẩm không phù hợp theo các văn bản và quy trình đã ban hành.

Đảm bảo các tài liệu/hồ sơ không phù hợp, không hợp lệ trong các khâu từ đầu vào, quá trình đến đầu ra (không đầy đủ về số lượng, chủng loại, nội dung không đảm bảo đúng quy định) được nhận biết và kiểm soát việc khắc phục như điều chỉnh, bổ sung, ... đáp ứng được các yêu cầu quy định.

Trường hợp vấn đề không phù hợp (chất lượng sinh viên không đáp ứng yêu cầu) chỉ được phát hiện sau khi đã chuyển giao cho người SDLĐ thì phải có hành động thích hợp để tránh gây ra tác động hậu quả tiềm ẩn của sự không phù hợp được phát hiện bằng cách đào tạo bổ sung (những nội dung chưa đáp ứng) để khắc phục các lỗi do quá trình dạy - học.

b) Cải tiến hệ thống

Yêu cầu quản lý

Đủ các văn bản và quy trình cải tiến hệ thống ĐBCL trong ĐT nghề CNTT trình độ CĐ.

Quản lý thực hiện theo đúng văn bản và quy trình đã được ban hành.

Liên tục tiến hành cải tiến nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng trong cả 03 nội dung: Đầu vào, quá trình, đầu ra.

Thường xuyên cập nhật nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc sử dụng, kết quả đánh giá, kết quả kiểm tra, các hành động khắc phục và phòng ngừa và kết quả cuộc họp xem xét của Lãnh đạo khoa CNTT.

c) Hoạt động khắc phục

Yêu cầu quản lý

Đầy đủ các văn bản hướng dẫn về hành động khắc phục; xây dựng quy trình thực hiện hành động khắc phục.

Thực hiện khắc phục theo đúng quy trình đã ban hành.

Đảm bảo thực hiện hành động khắc phục nhằm loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp để ngăn ngừa sự tái diễn lặp lại trong toàn bộ quá trình đào tạo, từ: đầu vào, quá trình, đầu ra

Lưu giữ các minh chứng về hành động khắc phục

d) Hoạt động phòng ngừa

Yêu cầu quản lý

Có các văn bản về hoạt động phòng ngừa trong việc đào tạo; xây dựng quy trình thực hiện hành động phòng ngừa.

Thực hiện phòng ngừa theo đúng các văn bản và quy trình đã ban hành

Loại bỏ được nguyên nhân tiềm ẩn, ngăn chặn sự xuất hiện của các lỗi trong quá trình đào tạo nghề CNTT từ đầu vào, quá trình, đầu ra.

Đảm bảo thực hiện hành động nhằm loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn để ngăn chặn sự xuất hiện trở lại.

1.5.6. Kiểm định chương trình đào tạo (đánh giá ngoài)

Kiểm định chương trình đào tạo là một hoạt động kiểm định dựa trên hệ thống tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm định chất lượng dạy nghề do Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành để xem xét một chương trình đào tạo của cơ sở dạy nghề một cách toàn diện để có thể ra quyết định xem chương trình đào tạo đó có được phù hợp hay không, có nên công nhận và cấp bằng hay không.

a) Mục đích ý nghĩa

Mục đích ý nghĩa của kiểm định chương trình dạy nghề của TCDN đối với các cơ sở dạy nghề là thông qua hoạt động của đoàn kiểm định bên ngoài có thể giúp nhà trường đánh giá lại một cách toàn diện các hoạt động, đầy đủ thông qua việc xem xét và xây dựng báo cáo tự đánh giá, nâng cao năng lực hoạt động của mình để tiến tới xây dựng một cơ sở dạy nghề đạt chất lượng cao, chất lượng của của chương trình đào tạo đáp ứng nhu cầu của người học, đáp ứng nhu cầu của đào tạo nghề thông qua đáp ứng nhu cầu của thị trường lao động.

b) Nguyên tắc

+ Độc lập khách quan, đúng pháp luật

+ Trung thực công khai, minh bạch.

c) Quy trình thực hiện

Đánh giá báo cáo kết quả tự kiểm định chất lượng dạy nghề của cơ sở dạy nghề gồm 04 bước sau [13]:

+ Đánh giá báo cáo kết quả tự kiểm định chất lượng DN của CSDN

+ Thành lập đoàn kiểm định chất lượng dạy nghề

+ Thực hiện khảo sát thực tế tại cơ sở dạy nghề

+ Lập hồ sơ kiểm định chất lượng dạy nghề.