Khái Niệm Và Nội Dung Pháp Luật Về Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng

Hóa đơn điện tử: Là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

Hóa đơn đặt in: Là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

Thực tế còn tồn tại loại hình chứng từ được tạo, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Cũng có quan điểm cho rằng các chứng từ này không đáp ứng những tiêu chuẩn về hình thức và nội dung của hóa đơn. Song, không thể phủ nhận giá trị pháp lý của các chứng từ này trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Còn nhiều tiêu chí để phân loại hóa đơn như: dựa vào chủ thể tạo lập và phát hành hóa đơn; dựa vào phương pháp tính thuế… Dù phân loại hóa đơn theo tiêu chí nào thì mục đích cuối cùng đều nhằm phục vụ cho việc quản lý và sử dụng hóa đơn.

Các cách phân loại hóa đơn nêu trên được đánh giá khá toàn diện và liệt kê tương đối đầy đủ các loại hóa đơn cùng đặc điểm, tính chất vốn có đã và đang được sử dụng trong hoạt động lưu thông hàng hóa, dịch vụ của tổ chức, cá nhân trên thị trường trong nước hoặc quốc tế.

1.1.3. Vai trò của hóa đơn

Hoạt động kinh tế được phát sinh liên tục thông qua việc mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ. Nền kinh tế thị trường không thể thiếu đi vai trò của hóa đơn. Bởi vậy, nhìn từ góc độ ý nghĩa, vai trò – chức năng của hóa đơn không thể phủ nhận tầm quan trọng của chứng từ này. Hóa đơn có vai trò to lớn, toàn diện đối với Nhà nước và các thể nhân, pháp nhân trong xã hội.

Thứ nhất, đối với Nhà nước

Hóa đơn có đóng góp quan trọng trong việc góp phần ổn định trật tự trên các phương diện về pháp lý, kinh tế và chính trị xã hội.

Trên phương diện pháp lý và kinh tế, hóa đơn không chỉ là căn cứ cho việc xác định đúng nghĩa vụ thuế của các đơn vị sản xuất kinh doanh đối với Nhà nước mà còn nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh, kiểm tra được việc kê khai các chi phí hợp lý, hợp lệ khi xác định nghĩa vụ thuế của đơn vị. Hóa đơn là chứng từ ghi nhận hoạt động kinh doanh nên chúng cũng có nghĩa là tiền, thậm chí quan trọng hơn tiền vì nếu hóa đơn vượt ngoài tầm kiểm soát của Nhà nước thì tính chất, mức độ nguy hiểm hơn nhiều việc làm tiền giả. Việc quản lý hóa đơn tốt hay không tốt sẽ có tác động tích cực hoặc tiêu cực trong việc tạo nên môi trường pháp lý, kinh tế bình đẳng hoặc bất bình đẳng trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước giữa các chủ thể trong nước với nhau và với chủ thể nước ngoài. Các chính sách, quy định pháp luật về hóa đơn là công cụ để Nhà nước điều tiết các hoạt động sản xuất, kinh doanh của thể nhân, pháp nhân để những hoạt động này vừa vận hành theo đúng quy luật thị trường vừa đảm bảo lợi ích của Nhà nước. Ở khía cạnh nào đó, trật tự quản lý trong lĩnh vực pháp lý, kinh tế được thiết lập. Có thể khẳng định: hóa đơn là công cụ đắc lực góp phần vào sự ổn định của môi trường pháp lý và kinh tế.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 99 trang tài liệu này.

Trên phương diện chính trị xã hội, sự ổn định về chính trị xã hội là hệ quả tất yếu khi có sự ổn định nhất định của pháp lý và kinh tế. Đồng thời, sự ổn định về chính trị xã hội cũng tác động ngược lại tới pháp lý, kinh tế.

Vai trò của hóa đơn trên một số phương diện chủ yếu là lý do quan trọng để Nhà nước nhìn nhận về hóa đơn một cách nghiêm túc.

Thứ hai, đối với thể nhân và pháp nhân trong xã hội

Các thể nhân và pháp nhân trong xã hội có thể vừa đóng vai trò là người tiêu dùng vừa đóng vai trò là người sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ.

Dưới góc độ là người tiêu dùng, việc lưu giữ hóa đơn sẽ giúp họ chứng minh được quyền sử dụng, quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ; hưởng chế độ khuyến mãi, chế độ hậu mãi, xổ số hoặc được bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật; được dùng để hạch toán kế toán hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán; kê khai các loại thuế; đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và để kê khai thanh toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.

Dưới góc độ là người sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, để tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh, họ cần phải: quản lý tài chính chặt chẽ và hiệu quả; đánh giá chính xác nhất kết quả lãi lỗ; xác định đúng chi phí hợp lý, hợp lệ. Trong công tác hạch toán kế toán, hóa đơn là căn cứ quan trọng để các đơn vị hạch toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh. Thông qua hoá đơn, doanh nghiệp dễ dàng hạch toán được các luồng hàng hoá, dịch vụ cũng như sự vận động của các luồng tiền, vốn trong kinh doanh, xác định đúng kết quả kinh doanh, lãi, lỗ của doanh nghiệp. Do đó, nếu sử dụng hóa đơn không đúng quy định pháp luật, quản lý không tốt (cháy, mất, hỏng) đơn vị sản xuất kinh doanh không thể đánh giá đúng tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị mình cũng như không thể đưa ra phương hướng đầu tư đúng và gây khó khăn cho đơn vị trong việc lưu thông hàng hóa.

Thêm vào đó, hóa đơn cũng là chứng từ quan trọng và là cơ sở cho việc xác định nghĩa vụ thuế của các đơn vị đối với Nhà nước. Khi thực hiện luật thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp, nếu thực hiện tốt chế độ về hóa đơn chứng từ thì các đơn vị sẽ nhiều thuận lợi trong việc xét khấu trừ thuế, hoàn thuế hay xác định chi phí hợp lý, hợp lệ để tính thu nhập chịu thuế.

Ngoài ra, việc mua bán hàng hóa dịch vụ có hóa đơn chứng từ là biểu hiện của một xã hội văn minh, công khai và minh bạch.

1.2. Pháp luật về hóa đơn giá trị gia tăng

1.2.1. Khái niệm và nội dung pháp luật về hóa đơn giá trị gia tăng

Giống như thuế GTGT, sự lựa chọn ban hành các quy định có liên quan đến hóa đơn GTGT được cân nhắc nhiều trước khi áp dụng trên thực tế. Hiện nay, chưa có bất kỳ tài nào đưa ra định nghĩa về pháp luật hóa đơn GTGT. Tuy nhiên, có thể hiểu pháp luật về hóa đơn giá trị gia tăng là tổng hợp các quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành điều chỉnh các quan hệ phát sinh trong quá trình tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hóa đơn giá trị gia tăng.

Sự xuất hiện của hóa đơn GTGT là kết quả của những yếu tố khách quan và chủ quan nhằm đạt những mục đích nhất định. Do đó, những yếu tố cấu thành hình thức, nội dung hóa đơn GTGT phải thỏa mãn những điều kiện nhất định. Pháp luật về hóa đơn GTGT được hình thành, điều chỉnh và từng bước hoàn thiện để biến hóa đơn GTGT trở thành công cụ đắc lực của Nhà nước trong hoạt động quản lý thuế nói chung và thuế GTGT nói riêng. Trước “vấn nạn” về gian lận trong hoạt động khấu trừ thuế, hoàn thuế thông qua hóa đơn GTGT đã đặt các nhà làm luật, các nhà hoạch định chính sách thuế trước yêu cầu, đòi hỏi về hoàn thiện pháp luật hóa đơn GTGT. Để nội dung pháp luật về hóa đơn GTGT không đơn thuần là cách thức tạo, phát hành hóa đơn GTGT ra sao mà còn được sử dụng như thế nào cho phù hợp với quy định pháp luật? Và việc quản lý hóa đơn GTGT với các bước như thế nào có đạt kết quả cao nhất?

1.2.1.1. Quy định tạo, phát hành hóa đơn giá trị gia tăng Thứ nhất, về tạo hóa đơn GTGT

Tạo hóa đơn GTGT là hoạt động làm ra hóa đơn để sử dụng cho mục đích bán hàng hóa, dịch vụ của tổ chức kinh doanh khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, gồm: tự in từ các máy móc, thiết bị tại doanh nghiệp; đặt các doanh nghiệp đủ điều kiện in hóa đơn; khởi tạo hóa đơn

điện tử theo Luật Giao dịch điện tử. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn GTGT khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử).

- Đối với việc tạo hóa đơn GTGT tự in, đối tượng được tạo hóa đơn tự in kể từ khi được cấp mã số thuế gồm? Điều kiện về vốn điều lệ để các chủ thể được tự in hóa đơn GTGT là bao nhiêu? Tình huống đặt ra: nếu tổ chức có vốn điều lệ thấp hơn quy định thì tổ chức có được cơ quan thuế chấp nhận cho in hóa đơn GTGT hay không? Và điều kiện để các tổ chức được tự in hóa đơn GTGT cụ thể ra sao?...

Các đối tượng được tự in hóa đơn trước khi tạo hoá đơn phải ra quyết định áp dụng hoá đơn tự in gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp và chịu trách nhiệm về quyết định này. Đồng thời, khi sử dụng chương trình tự in hoá đơn từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác phải đảm bảo nguyên tắc: việc đánh số thứ tự trên hoá đơn được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số hoá đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy); phần mềm ứng dụng để in hoá đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.

- Đối với việc tạo hóa đơn GTGT đặt in, đối tượng được tạo hóa đơn đặt in gồm: tổ chức kinh doanh có mã số thuế đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế; Cục thuế các địa phương.

Đối tượng được tạo hóa đơn đặt in được quyền tự quyết định mẫu, số lượng hóa đơn đặt in, tự chọn doanh nghiệp in hợp pháp để đặt in hóa đơn. Việc in hóa đơn đặt in thực hiện theo hợp đồng giữa tổ chức kinh doanh hàng hóa, dịch vụ hoặc Cục Thuế với doanh nghiệp nhận in hóa đơn có đủ điều kiện theo quy định.

Hóa đơn GTGT tự in hoặc đặt in phải đảm bảo khi lập hoá đơn có đầy đủ nội dung bắt buộc về: Tên gọi? Ký hiệu mẫu số quy định ra sao? Ký hiệu như thế nào để người sử dụng dễ dàng phân biệt với hóa đơn thông thường khác? Số thứ tự hóa đơn GTGT nằm ở vị trí nào? Liên hóa đơn GTGT được quy định như thế nào về số lượng tối thiểu và tối đa của một số hóa đơn GTGT?... Có vô vàn các câu hỏi pháp lý về tạo hóa đơn GTGT được đặt ra và cần giải quyết trong nội dung pháp luật hóa đơn GTGT.

Ngoài ra, còn một số nội dung bắt buộc như: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền; cộng tiền hàng; thuế suất GTGT; tiền thuế GTGT; Tổng cộng tiền thanh toán bằng số và bằng chữ; người mua ký, ghi rõ họ, tên; người bán ký, đóng dấu (nếu có) và ghi rõ họ tên; ngày, tháng, năm lập hóa đơn; tên tổ chức nhận in hóa đơn.

Bên cạnh những nội dung bắt buộc, hình thức hóa đơn GTGT còn tồn tại một số nội dung không bắt buộc như lô-gô, hình ảnh trang trí…

Với những hóa đơn GTGT đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy bỏ trước khi thanh lý hợp đồng đặt in là nội dung bắt buộc đối với quá trình tạo, phát hành hóa đơn GTGT.

- Đối với việc tạo hóa đơn điện tử, hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế (khai, tính thuế theo phương pháp khấu trừ) khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hoá đơn điện tử được sử dụng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Thứ hai, về phát hành hóa đơn GTGT

Trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ (trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế) tổ chức kinh doanh phải lập tờ thông báo

phát hành hóa đơn với đầy đủ nội dung theo quy định và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi họ bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành. Đồng thời, niêm yết ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.

1.2.1.2. Quy định về sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng

Quy định về sử dụng hóa đơn GTGT là nội dung quan trọng của pháp luật hóa đơn GTGT. Việc sử dụng hóa đơn GTGT là những yêu cầu của nhà làm luật đặt ra đối với không chỉ người bán mà còn với người mua hàng hóa, dịch vụ.

Đối với người bán hàng hóa, dịch vụ pháp luật hóa đơn GTGT đặt ra nhiều vấn đề pháp lý trong sử dụng hóa đơn GTGT về: Cách thức lập hóa đơn đúng quy định; Ủy nhiệm lập hóa đơn; Trường hợp nào người bán hàng hóa, dịch vụ không phải viết hóa đơn GTGT; Phải làm gì khi không tiếp tục sử dụng hoặc hóa đơn GTGT bị mất, cháy, hỏng; Sử dụng hóa đơn GTGT bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn GTGT; Hủy hóa đơn khi nào và phải làm gì... nhằm định hướng, hướng dẫn người bán hàng hóa, dịch vụ khi tham gia quan hệ pháp luật hóa đơn GTGT.

Đối với người mua hàng hóa, dịch vụ, quy định về việc sử dụng hóa đơn GTGT trong một số trường hợp nhất định: để chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ; hưởng chế độ khuyến mãi, chế độ hậu mãi, xổ số hoặc được bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật; để hạch toán kế toán hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán; kê khai các loại thuế; đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và để kê khai thanh toán vốn ngân sách nhà nước theo các quy định của pháp luật. Hóa

đơn GTGT còn là căn cứ để cơ quan quản lý thuế theo dõi số thuế đầu vào của tổ chức kinh doanh có khai, đăng ký tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ có hợp lý, hợp lệ hay không? Hoàn và giảm thuế phải nộp…

Quy định về sử dụng hóa đơn GTGT một mặt ghi nhận quyền và nghĩa vụ mặt khác khuyến khích họ tham gia công tác quản lý hóa đơn GTGT thông qua hiện thực hóa các quy định về sử dụng hóa đơn GTGT trên thực tế.

1.2.1.3. Quy định về quản lý hóa đơn giá trị gia tăng

Quy định về quản lý hóa đơn GTGT chủ yếu đặt ra với cơ quan có chức năng quản lý hóa đơn GTGT. Bằng việc hiện thực hóa các quy định pháp luật về hóa đơn GTGT, cơ quan thuế nắm bắt một cách đầy đủ về mọi hoạt động có liên quan tới hóa đơn GTGT thông qua các số liệu trong báo cáo tình hình của đối tượng đủ điều kiện được tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn GTGT và qua một số hoạt động nghiệp vụ cơ bản về thanh tra, kiểm tra, xử lý các vi phạm về hóa đơn GTGT. Quản lý hóa đơn GTGT là nội dung quan trọng. Bởi vậy, chúng ta cần hiểu những nét cơ bản về khái niệm và các hoạt động của quản lý hóa đơn GTGT.

Quản lý hóa đơn GTGT được hiểu là sự tác động, kiểm soát có tổ chức của cơ quan thuế đối với tổ chức tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn GTGT nhằm đảm bảo hóa đơn GTGT được sử dụng đúng mục đích, chức năng và phát huy được vai trò trong hoạt động quản lý thuế thông qua việc nắm bắt các số liệu về tình hình tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn của đối tượng cũng như hoạt động thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm về hóa đơn GTGT.

Quy định về quản lý hóa đơn GTGT chứa đựng trong đó nhiều quy định trong các hoạt động khác nhau giúp cơ quan thuế thực hiện hiệu quả trách nhiệm quản lý của mình. Cụ thể: Quy định trong hoạt động tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn GTGT; Quy định trong hoạt động thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm hành chính về hóa đơn GTGT.