Phương Pháp Lập Chứng Từ Kế Toán Và Các Thủ Tục Thanh Toán Cho Khách Thường

bỏ.

Bên mua, bên bán hàng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số hóa đơn hủy

* Xử lý các trường hợp mất hóa đơn

- Tổ chức cá nhân khi mất hoá đơn phải báo cáo cơ quan thuế. Cơ quan thuế phải

thông báo mất hoá đơn và xử lý vi phạm hành chính đối với đơn vị làm mất hoá đơn.

- Trường hợp tổ chức, cá nhân mua hàng làm mất hoá đơn mua hàng bản gốc (liên 2) do hoàn cảnh khách quan như:

Thiên tai, hoả hoạn, bị mất cắp; khi xẩy ra mất hoá đơn trong các trường hợp nêu trên, tổ chức, cá nhân phải khai báo, lập biên bản về số hoá đơn bị mất, lý do mất có xác nhận của cơ quan thuế đối với trường hợp thiên tai, hoả hoạn, xác nhận của cơ quan công an địa phương đối với trường hợp bị mất cắp.

Hồ sơ liên quan đến hành vi làm mất hoá đơn gồm:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 117 trang tài liệu này.

+ Công văn, đơn của tổ chức, cá nhân về việc làm mất hoá đơn.

+ Biên bản mất hoá đơn mua hàng.

+ Bản sao hoá đơn mua hàng (liên 1) có xác nhận ký tên, đóng dấu (nếu có) của bên bán hàng.

* Trường hợp lập lại hóa đơn

Trường hợp mua, bán hàng hoá, khi người bán hàng đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng nhưng do hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá, khi xuất hàng trả lại cho người bán, tổ chức, cá nhân mua hàng phải lập hoá đơn theo đúng quy định nhưng hoá đơn ghi rõ hàng hoá trả lại người bán, số tiền hàng, tiền thuế GTGT kèm theo Phiếu nhập kho, xuất kho (nếu có) làm căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh tiền hàng, số thuế GTGT khi kê khai thuế.

4.1.4.4 Các loại hóa đơn tài chính:

Các loại hoá đơn tài chính thường gặp trong thanh toán và kinh doanh du lịch gồm có:

- Hoá đơn Giá trị gia tăng (hay còn gọi là hoá đơn VAT – Value Added Tax)

- Hóa đơn bán hàng thông thường.

- Hoá đơn hàng hóa, dịch vụ đặc thù (như vé tàu, xe, con tem bưu điện, vé các điểm tham quan…)

- Hóa đơn bán lẻ:

Chỉ có thông tin bên bán không có thông tin bên mua. Loại hóa đơn này chỉ dành riêng cho các siêu thị, những đơn vị tính tiền bằng máy.

Lưu ý rằng đây là hóa đơn được Bộ Tài chính chấp nhận nhưng hoàn toàn không có giá trị hạch toán đối với người mua vì trên hoá đơn không thể hiện thông tin của người mua như tên, địa chỉ, mã số thuế. Để có giá trị hạch toán, người mua phải mang hoá đơn bán lẻ này đến nơi mua hàng để được viết hoá đơn GTGT

Ngoài ra còn có một số loại hoá đơn khác ít gặp trong thanh toán du lịch như Hóa đơn thu mua hàng hóa nông, lâm, thủy sản; Hoá đơn bán tài sản thanh lý (chỉ dành cho cơ quan hành chính sự nghiệp), Hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính, hoá đơn bảo hiểm.

4.1.5 Bảng kê tiền mặt

4.1.5.1 Mục đích:

Bảng kiểm kê quỹ nhằm xác nhận tiền bằng VNĐ tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.

4.1.5.2 Nội dung

Bảng kê tiền mặt có những nội dung cơ bản sau:

- Đơn vị kiểm kê quỹ

- Bộ phận kiểm kê quỹ

- Số thứ tự Bảng kê quỹ

- Địa điểm, Giờ, ngày, tháng, năm kiểm kê quỹ

- Đại diện kế toán

- Đại diện thủ quỹ.

- Số dư theo sổ quỹ

- Số kiểm kê thực tế

- Loại tiền

- Chênh lệch (thừa, thiếu)

- Lý do (thừa, thiếu)

- Kế toán trưởng (ký, họ tên).

- Thủ quỹ (ký, họ tên)

- Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ (ký, họ tên)

4.2 Phương pháp lập chứng từ kế toán và Các thủ tục thanh toán cho khách thường dùng trong du lịch

4.2.1 Phương pháp lập chứng từ kế toán

4.2.1.1 Khái niệm

Là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh của nghiệp vụ đó và các bản chứng từ phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý.

4.2.1.2 Ý nghĩa

- Thu nhận được thông tin kịp thời, nhanh chóng phục vụ cho việc quản lý, điều hành từng nghiệp vụ một cách có hiệu quả.

- Thông qua phương pháp lập chứng từ kế toán cung cấp số liệu để ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế.

- Thông qua phương pháp lập chứng từ kế toán thực hiện chức năng kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính.

4.2.1.3 Các phương pháp lập chứng từ kế toán.

* Đối với phiếu thu tiền:

- Góc bên trái của phiếu thu phải ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị

- Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong năm. Trong mỗi phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền.

- Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nộp tiền.

- Dòng “Lý do nộp” ghi rõ nội dung nộp tiền như: Thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa,…

- Dòng “số tiền”: Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN hay USD,…

- Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu.

Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dụng trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.

Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ số chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.

Chú ý:

+ Nếu là thu ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng để ghi sổ.

+ Liên phiếu thu gởi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu.

* Đối với phiếu chi tiền:

- Góc bên trái của phiếu chi phải ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị.

- Phiếu chi phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong năm. Trong mỗi phiếu chi phải ghi số quyển và số của từng Phiếu chi. Số phiếu chi phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng phiếu chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm chi tiền.

- Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nhận tiền.

- Dòng “Lý do chi” ghi rõ nội dung chi tiền.

- Dòng “số tiền”: Ghi bằng số và bằng chữ số tiền xuất quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN hay USD,…

- Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu chi.

Phiếu chi do kế toán lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên vào phiếu chi.

Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.

Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.

Liên 3 giao cho người nhận tiền.

Chú ý:

+ Nếu là chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng để ghi sổ.

+ Liên phiếu chi gởi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu.

* Đối với Bảng kê tiền mặt:

- Góc bên trái của bảng kê quỹ tiền mặt phải ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu), bộ phận.

- Việc kiểm kê quỹ được tiến hành định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc cần thiết có thể kiểm kê đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ. Khi tiến hành kiểm kê phải lập Ban kiểm kê, trong đó, thủ quỹ và kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán là các thành viên. Biên bản kiểm kê quỹ phải ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê (….giờ….ngày ….tháng …..năm ….). Trước khi kiểm kê quỹ đến thời điểm kiểm kê.

- Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê riêng từng loại tiền có trong quỹ.

- Dòng “số dư theo quỹ”: Căn cứ vào số tồn quỹ trên sổ quỹ tại ngày, giờ cộng sổ kiểm kê quỹ để ghi vào cột 2.

- Dòng “số kiểm kê thực tế”: Căn cứ vào số kiểm kê thực tế để ghi theo từng loại tiền vào cột 1 và tính ra tổng số tiền để ghi vào cột 2.

- Dòng chênh lệch: Ghi số chênh lệch thừa hoặc thiếu giữa số dư theo sổ quỹ với số kiểm kê thực tế.

Trên bảng kiểm kê quỹ cần phải xác định và ghi rõ nguyên nhân gây thừa hoặc thiếu quỹ, có ý kiến nhận xét và kiến nghị của Ban kiểm kê. Bảng kiểm kê quỹ phải có chữ ký của thủ quỹ, trưởng ban kiểm kê và kế toán trưởng. Mọi khoản chênh lệch quỹ đều phải báo cáo giám đốc doanh nghiệp xem xét giải quyết.

Bảng kiểm kê quỹ do ban kiểm kê quỹ lập thành 2 bản.

- 1 Bản lưu ở thủ quỹ.

- 1 Bản lưu ở kế toán quỹ tiền mặt hoặc kế toán thanh toán.

* Cách lập hóa đơn:

Khi lập hóa đơn có thể viết tay hoặc đánh máy, nhưng nhất thiết phải lót giấy than để viết hoặc đánh máy 1 lần được in sang các liên có nội dung giống nhau.

Nội dung chỉ tiêu trên hóa đơn phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ, chính xác, không bị tẩy xóa sửa chữa. Hóa đơn phải còn nguyên vẹn, không rách hoặc nhàu nát, và phải ghi mã số thuế của người mua hàng.

Trường hợp người mua là người tiêu dùng không có mã số thuế thì phần mã số thuế của người mua được gạch bỏ.

Trường hợp mẫu hóa đơn có chỉ tiêu thủ trưởng đơn vị ký duyệt thì không nhất thiết thủ trưởng đơn vị ký duyệt mà có thể ủy quyền cho người có trách nhiệm trong doanh nghiệp (có thể là người bán hàng) ký, ghi rõ họ, tên, khi lập và giao hóa đơn cho khách hàng.

Việc ủy quyền người ký duyệt hóa đơn bán hàng phải có quyết định của thủ trưởng đơn vị (giám đốc) và hóa đơn này phải được đóng dấu của tổ chức, cá nhân vào góc trên, bên trái của liên 2 tờ hóa đơn.

4.2.2 Các thủ tục thanh toán cho khách thường dùng trong du lịch:

4.2.2.1 Khi khách thanh toán bằng tiền mặt

* Quy trình thanh toán bằng tiền mặt.

- Nhân viên thanh toán hỏi hình thức thanh toán.

- Thông báo cho khách số tiền phải thanh toán.

- Nhận tiền, đếm tiền trước sự chứng kiến của khách và nhắc lại số tiền khách đưa.

- Kiểm tra tiền qua máy kiểm tra tiền.

- Trả lại tiền thừa ( nếu có) và bảo quản tiền vào két an toàn.

* Khi nhận thanh toán bằng tiền mặt nhân viên nên lưu ý một số điểm sau đây:

- Cần xác định rõ loại tiền khách thanh toán và kiểm tra kỹ qua máy kiểm tra tiền để tránh nhận phải tiền gỉả.

- Phải đếm tiền trước sự chứng kiến của khách khi nhận tiền, nhắc lại tổng số tiền sau khi đếm xong và bảo quản tiền vào két an toàn.

- Chú ý kiểm tra tiền giả trong quá trình đếm tiền. Trong trường hợp phát hiện tiền giả phải khéo léo thông báo với khách và yêu cầu khách đổi tiền khác.

- Khi nhận thanh toán bằng ngoại tệ phải xác định được những ngoại tệ mà khách sạn chấp nhận thanh toán và xác định chính xác tỷ giá hối đoái áp dụng cũng như phương pháp quy đổi.

4.2.2.2 Khi khách thanh toán bằng thẻ tín dụng.

* Quy trình thanh toán thẻ tín dụng bằng máy cà thẻ

- Thông báo tổng số tiền khách thanh toán.

- Mượn thẻ tín dụng của khách, cà thẻ để xin chấp nhận thanh toán thẻ.

- Ghi tổng số tiền đồng khách phải thanh toán lên phiếu cà thẻ .

- Quy đổi số tiền đồng sang đô la Mỹ theo tỷ giá hối đoái hiện hành.

- Đề nghị khách kiểm tra phiếu cà thẻ, ký xác nhận lên phiếu cà thẻ và chuyển cho khách liên 02.

- Chuyển các liên còn lại cho kế toán khách sạn thực hiện việc thanh toán với ngân hàng.

* Quy trình thanh toán thẻ tín dụng bằng máy quét thẻ

- Bấm tổng số tiền khách phải thanh toán vào máy quét thẻ.

- Quét thẻ vào máy

- In phiếu thanh toán thẻ tín dụng.

- Xé phiếu thanh toán thẻ và chuyển cho khách kiểm tra và đề nghị khách ký.

- Giao cho khách liên 2 của hoá đơn và các liên còn lưu để làm chứng từ thanh toán với ngân hàng.

* Những điều cần lưu ý khi nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng

- Kiểm tra tính hợp lệ của thẻ: Thẻ thật hay thẻ giả, thẻ còn có giá trị thanh toán hay không.

- Xác định số tiền khách thanh toán phải ít hơn giới hạn sàn của công ty phát hành thẻ cho phép.

- Nhân viên lễ tân phải quy đổi số tiền mà khách thanh toán ra Đô la Mỹ.

- So chữ ký của khách với chữ ký trên thẻ.

- Trong một số trường hợp xảy ra như: Phát hiện thẻ không hợp lệ, thẻ quá thời hạn, số tiền thanh toán lớn hơn giới hạn sàn cho phép v.v... nhân viên lễ tân phải báo cho khách biết và có biện pháp giải quyết thích hợp. Nhân viên lễ tân cần tách khách ra khỏi các khách khác, nhẹ nhàng, khéo léo hỏi xem khách còn thẻ khác không hoặc có hình thức thanh toán khác không. Trường hợp thẻ hết hạn nhưng sau khi khách liên lạc với công ty phát hành thẻ và xin gia hạn sử dụng, thẻ đó vẫn có thể thanh toán được. Trong trường hợp không thể giải quyết được cần phải yêu cầu sự giúp đỡ của người phụ trách.

4.2.2.3 Khi khách thanh toán bằng séc du lịch

* Quy trình thanh toán bằng séc du lịch

- Thông báo tổng số tiền khách phải thanh toán.

- Đề nghị khách ký chữ ký thứ hai vào tờ séc thanh toán trước sự chứng kiến của mình.

- Nhận séc và kiểm tra tính hợp lệ của séc: Kiểm tra thẻ thật hay giả, đối chiếu hai chữ ký của khách trên tờ séc có giống nhau hay không.

- Đề nghị khách cho xem hộ chiếu và thẻ của ngân hàng nơi khách mua séc và đối chiếu chữ ký trên hộ chiếu/ thẻ ngân hàng với chữ ký trên séc.

* Những điều cần lưu ý khi thanh toán séc du lịch

- Quan sát cẩn thận và cảnh giác khi khách ký lên séc đề phòng trường hợp gian

lận.

- Đề nghị khách ký bằng bút không phai màu (bút bi).

- Kiểm tra kỹ lưỡng hai chữ ký của khách.

- Lưu ý mệnh giá và loại tiền tệ in trên séc để tránh nhầm lẫn.

- Trường hợp khách thanh toán bằng séc còn tiền thừa thì trả lại cho khách bằng

tiền nội tệ chứ không trả bằng tiền ngoại tệ.

- Thu lệ phí giao dịch từ séc theo quy định của khách sạn (1% hoặc 2% của tổng số tiền khách phải thanh toán)

- Trường hợp hai chữ ký của khách trên tấm séc không giống nhau thì không nhận hoặc đề nghị khách ký thêm 05 chữ ký lên một tờ giấy và kiểm tra đối chiếu kỹ. ở một số khách sạn, nhân viên lễ tân có thể đề nghị khách ký chữ ký thứ 3 lên mặt sau của tấm séc và chuyển cho người phụ trách giải quyết.

4.2.2.4 Khi khách thanh toán bằng chuyển khoản

Chuyển khoản là hình thức thanh toán sử dụng trong những trường hợp các công ty chịu trách nhiệm thanh toán cho khách của mình và thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. Đối tượng khách thanh toán theo phương thức này thường là khách của các các công ty. Trong hình thức thanh toán này các chi phí của khách thường do công ty của khách thanh toán cho khách sạn bằng cách chuyển số tiền thanh toán từ tài khoản của công ty đến tài khoản của khách sạn thông qua các ngân hàng mà hai bên có tài khoản.

Các công ty được thanh toán bằng chuyển khoản phải có phiếu đồng ý cho nợ do khách sạn cấp. Thông thường các công ty chỉ được nợ khoảng từ $5000 đến $10.000 và