Một Số Chứng Từ Sử Dụng Trong Nghiệp Vụ Thanh Toán

Khi phát hành voucher công ty du lịch thường phát hành thành 2 bản : một bản giao cho khách, một bản giao cho nhà cung cấp dịch vụ. Ví dụ trong trường hợp khách mua voucher cho các dịch vụ tại khách sạn trong chuyến du lịch của mình thì một bản của voucher sẽ được gửi đến khách sạn khi công ty du lịch tiến hành đặt buồng cho khách và một bản khác sẽ được giao cho khách để họ tự mang đến khách sạn.

* Ưu điểm thanh toán bằng voucher: Có thể thấy voucher là một phương tiện thanh toán rất tiện lợi đối với cả khách du lịch và cơ sở chấp nhận thánh toán bằng voucher (khách sạn...), vì:

- Đối với khách du lịch, khi sử dụng voucher trong chuyến du lịch, khách không phải lo lắng về việc thanh toán các dịch vụ mà mình sử dụng trong chuyến đi vì tất cả đã được ghi trên voucher vì các công ty du lịch, các hãng lữ hành.... phát hành ra voucher sẽ có trách nhiệm thanh toán cho cơ sở chấp nhận thanh toán ( khách sạn, nhà hàng....). Nếu khách muốn tiêu dùng thêm các dịch vụ khác, khách sẽ phải trả tiền.

- Đối các cơ sở chấp nhận thanh toán voucher, khi nhận thanh toán bằng voucher cho khách sẽ đảm bảo an toàn cho cơ sở thanh toán hơn là thanh toán bằng séc du lịch vì cơ sở chấp nhận thanh toán đã nhận được 1 bản của voucher do công ty du lịch gửi tới trước khi khách du lịch xuất trình voucher cho mình, vì vậy voucher này chắc chắn là có thật. Hơn thế nữa, khi trở thành một cơ sở chấp nhận thanh toán phiếu trả tiền trước, bắt buộc các khách sạn, nhà hàng... phải có những mối quan hệ liên kết với các công ty du lịch ở trong và ngoài nước, điều này giúp các khách sạn, nhà hàng....duy trì được nguồn khách du lịch và dần mở rộng được quy mô, thương hiệu của mình cả trong nước và trên thế giới.

* Nhược điểm của thanh toán bằng voucher:

Khi thanh toán bằng voucher (có thể mua tại các công ty du lịch, các hãng lữ hành..., có thể được biếu tặng, hay có thể do trúng thưởng) thì khách du lịch bắt buộc phải sử dụng các dịch vụ đã ghi trên voucher còn nếu không sử dụng cũng không được trả lại tiền.

Voucher không thể rút được tiền mặt.

Voucher chỉ có một thời hạn sử dụng và phạm vi sử dụng cố định.

CHƯƠNG 4: MỘT SỐ CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG NGHIỆP VỤ THANH TOÁN

Mục tiêu của chương: Sau khi học xong chương này người học có khả năng nắm được những nội dung cơ bản như sau:

Có thể bạn quan tâm!

• Nội Dung Và Quy Định Khi Sử Dụng Séc
• Quy Trình Thanh Toán Bằng Ủy Nhiệm Chi
• Việc Ứng Dụng Thẻ Thanh Toán Tại Việt Nam :
• Phương Pháp Lập Chứng Từ Kế Toán Và Các Thủ Tục Thanh Toán Cho Khách Thường Dùng Trong Du Lịch
• Khi Khách Thanh Toán Bằng Phiếu Trả Tiền Trước (Voucher)
• Mẫu Phiếu Trả Tiền Trước (Voucher)

Xem toàn bộ 117 trang tài liệu này.

+ Nội dung cơ bản một số chứng từ thanh toán.

+ Phương pháp lập chứng từ và thủ tục thanh toán cho khách.

+ Các thủ tục thanh toán cho khách thường dùng trong du lịch.

4.1. Nội dung cơ bản một số chứng từ thanh toán

4.1.1 Phiếu thu tiền:

4.1.1.1 Mục đích

Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ,…thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải có phiếu thu.

Đối với ngoại tệ trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với phiếu thu.

4.1.1.2 Nội dung phiếu thu tiền

Phiếu thu tiền có những nội dung cơ bản sau:

- Đơn vị phát hành phiếu thu.

- Bộ phận phát hành phiếu thu.

- Ngày, tháng, năm phát hành phiếu thu.

- Họ và tên người nộp tiền, Địa chỉ.

- Lý do nộp tiền.

- Số tiền nộp (bằng số và bằng chữ ).

- Giám đốc (ký, họ tên, đóng dấu).

- Kế toán trưởng (ký, họ tên).

- Người nộp tiền (ký, họ tên)

- Người lập phiếu (ký, họ tên)

- Thủ quỹ (ký, họ tên)

4.1.2 Phiếu chi tiền

4.1.2.1 Mục đích

Nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ kế toán.

4.1.2.2 Nội dung phiếu chi tiền

Phiếu chi tiền có những nội dung cơ bản sau:

- Đơn vị phát hành phiếu chi.

- Bộ phận phát hành phiếu chi.

- Ngày, tháng, năm phát hành phiếu chi.

- Họ và tên người nhận tiền, địa chỉ.

- Lý do chi tiền.

- Số tiền chi (bằng số và bằng chữ ).

- Giám đốc (ký, họ tên, đóng dấu).

- Kế toán trưởng (ký, họ tên).

- Người nhận tiền (ký, họ tên)

- Người lập phiếu (ký, họ tên), Thủ quỹ (ký, họ tên)

4.1.3 Phiếu quy đổi ngoại tệ:

4.1.3.1. Mục đích:

Nhằm chuyển đổi từ đồng tiền này (ngoại tệ) sang đồng tiền khác (nội tệ) và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ kế toán.

4.1.3.2 Nội dung phiếu chi tiền.

Phiếu quy đổi ngoại tệ có những nội dung cơ bản sau:

- Tên doanh nghiệp đổi tiền (thường là tên khách sạn)

- Số thứ tự phiếu đổi tiền

- Tên khách

- Số phòng

- Ngày đổi tiền

- Loại tiền cần đổi

- Tỷ giá hối đoái

- Số tiền ghi bằng chữ.

- Số tiền ghi bằng số.

- Chữ ký, họ tên nhân viên đổi

- Chữ ký, họ tên khách

4.1.4 Hoá đơn bán hàng:

Dù khách hàng chọn phương tiện thanh toán là tiền mặt (cash), séc (cheque), thẻ tín dụng (credit card), chuyển khoản (Account transfer) thì việc viết hoá đơn đều phải được thực hiện. Mọi sơ suất dù vô tình hay cố ý khi sử dụng các loại hóa đơn đều dẫn đến những hậu quả đáng tiếc.

4.1.4.1 Quy định chung về sử dụng hóa đơn

* Đối tượng và phạm vi áp dụng

- Tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm khi bán, trao đổi hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải lập hóa đơn và giao hóa đơn hợp pháp cho khách hàng.

- Tổ chức, cá nhân mua, trao đổi hàng hóa, dịch vụ có quyền và trách nhiệm yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn

- Tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh áp dụng tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng Hoá đơn Giá trị gia tăng.

- Tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh áp dụng tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng Hóa đơn bán hàng thông thường.

- Các hộ sản xuất, kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, ấn định ổn định 6 tháng, cả năm, các hoạt động kinh doanh không thường xuyên được sử dụng hoá đơn lẻ do cơ quan thuế lập.

* Trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn

+ Trường hợp bán lẻ hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho người tiêu dùng có giá trị thấp dưới 100.000 đồng cho mỗi lần thu tiền nếu người mua không yêu cầu lập và giao hóa đơn.

Cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ vào báo cáo bán hàng phân loại hàng hóa, dịch vụ bán lẻ theo từng nhóm hàng hóa, dịch vụ có cùng thuế suất, lập bảng kê HH, DV bán lẻ làm căn cứ tính và kê khai thuế GTGT hàng tháng.

Nếu người mua hàng yêu cầu giao hóa đơn thì người bán hàng vẫn phải lập và giao hóa đơn theo đúng quy định cho người mua.

Đối với tổ chức, cá nhân SXKD kê khai nộp thuế, các đơn vị thụ hưởng tiền từ Ngân sách Nhà nước, các đơn vị thực hiện dự án và các khoản chi khác, cần phải hạch toán kế toán thì khi mua hàng hóa có giá trị dưới mức quy định không bắt buộc phải lập hóa

đơn vẫn phải yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn theo đúng quy định để làm cơ sở kê khai tính thuế, thanh toán tiền theo đúng quy định.

+ Đồ dùng của cá nhân do người sử dụng trực tiếp bán ra, không dùng đem bán thì không phải lập hóa đơn. Nếu doanh nghiệp mua lại để bán hoặc nhận hàng ký gửi bán phải lập bảng kê mua hàng, nhận hàng ký gửi bán.

+ Sản phẩm làm bằng mây, tre, cọ..., sản phẩm thủ công mỹ nghệ, đất đá, sỏi của người dân tự khai thác bán ra của cá nhân không kinh doanh, không có hoá đơn.

4.1.4.2 Hóa đơn hợp pháp và không hợp pháp

* Hoá đơn hợp pháp: Là hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc hoá đơn tự in của các tổ chức, cá nhân được cơ quan thuế chấp nhận bằng văn bản, in và đăng ký sử dụng với cơ quan thuế theo đúng quy định, có đầy đủ các nội dung như:

- Hóa đơn do người bán HHDV thu tiền, kể cả trao đổi sản phẩm lập giao cho người mua hàng phải là bản gốc liên 2 (liên giao cho khách hàng).

- Hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung in sẵn trên hóa đơn và phải nguyên vẹn không rách hoặc nhàu nát.

- Số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên hóa đơn phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ, chính xác, không bị tẩy xóa, sửa chữa.

*Hoá đơn không hợp pháp: là là hoá đơn không phải do Bộ Tài chính phát hành hoặc hoá đơn tự in chưa được cơ quan thuế chấp nhận bằng văn bản, hoá đơn lập không đúng, không ghi đủ các chỉ tiêu quy định trên mẫu hóa đơn. Những trường hợp được xem là hoá đơn không hợp lệ khác là:

- Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hoá dịch vụ.

- Dùng hoá đơn mua hàng về tẩy, xoá, ghi giá trị hàng hoá, số thuế cao hơn thực tế hàng mua vào.

- Khi bán hàng thông đồng hoặc tự ý khi lập hóa đơn ghi liên 1 và liên 2 (là liên giao cho khách hàng) khác nhau.

- Mua hóa đơn khống chỉ về lập hóa đơn mua hàng.

- Lập hóa đơn khống (trên thực tế không có việc mua bán HH DV.

- Sử dụng hoá đơn đã báo mất để bán hàng hoá dịch vụ

- Sử dụng hóa đơn giả để thanh toán, quyết toán tài chính, để kê khai khấu trừ thuế, hoàn thuế.

- Các trường hợp viết sai cũng có thể biến hoá đơn thành không hợp pháp.

4.1.4.3 Sử dụng hóa đơn

* Thời điểm lập hoá đơn:

Hoá đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hoá, dịch vụ và các khoản thu tiền phát sinh theo quy định. Khi lập hoá đơn, bên bán phải phản ảnh đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hoá đơn, gạch chéo phần bỏ trống (nếu có) từ trái qua phải và phải có chữ ký của người bán và người mua hàng.

* Cách lập hoá đơn:

Hoá đơn phải sử dụng theo thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn, không được dùng cách số. Khi lập hóa đơn có thể viết tay hoặc đánh máy, nhưng nhất thiết phải lót giấy than để viết hoặc đánh máy 1 lần được in sang các liên có nội dung giống nhau.

Nội dung chỉ tiêu trên hóa đơn phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ, chính xác, không bị tẩy xóa sửa chữa. Hóa đơn phải còn nguyên vẹn, không rách hoặc nhàu nát, và phải ghi mã số thuế của người mua hàng.

Trường hợp người mua là người tiêu dùng không có mã số thuế thì phần mã số thuế của người mua được gạch bỏ.

Trường hợp mẫu hóa đơn có chỉ tiêu thủ trưởng đơn vị ký duyệt thì không nhất thiết thủ trưởng đơn vị ký duyệt mà có thể ủy quyền cho người có trách nhiệm trong DN (có thể là người bán hàng) ký, ghi rõ họ, tên, khi lập và giao hóa đơn cho khách hàng.

Việc ủy quyền người ký duyệt hóa đơn bán hàng phải có quyết định của thủ trưởng đơn vị (giám đốc) và hóa đơn này phải được đóng dấu của tổ chức, cá nhân vào góc trên, bên trái của liên 2 tờ hóa đơn.

* Xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn

- Trường hợp hóa đơn viết sai cần hủy bỏ thì phải gạch chéo các liên của tờ hóa đơn, và ghi chữ hủy bỏ vào các liên của hóa đơn.

Tuyệt đối không được xé rời khỏi quyển hóa đơn mà phải lưu giữ đầy đủ các liên để thanh toán số hủy bỏ với cơ quan thuế (tờ hóa đơn này được thể hiện trên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tháng ở cột số tổn thất khác).

- Trường hợp hóa đơn đã xé rời khỏi quyển và giao cho người mua rồi sau đó mới phát hiện viết sai như: sai tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua hoăc ghi sai số lượng, đơn giá, giá thanh toán, thuế suất… thì 2 bên mua và bán phải lập biên bản ghi rõ nội dung sai, số ký hiệu, sêri, ngày… tháng… năm… của hóa đơn ghi sai đó, thu hồi đủ các liên của tờ hóa đơn sau đó gạch chéo ghi chữ hủy bỏ và lưu trên quyển hóa đơn, đồng thời bên bán phải lập hóa đơn mới giao cho khách hàng và ghi ngay trên tờ hóa đơn mới "thay thế tờ hóa đơn số ký hiệu, sêri, ngày… tháng… năm… " của tờ hóa đơn hủy bỏ.