Xác Nhận Lại Các Chi Tiết Đặt Buồng Với Khách.

Hình thức thanh toán của khách: Khách thánh toán hay cơ quan thanh toán.

Các yêu cầu đặc biệt khác: xe đón tại sân bay, đặt tiệc, đặt buồng hội nghị, thuê thư ký... Thông báo với khách về thời gian và quy định huỷ đặt buồng của khách sạn.

Điền các chi tiết về yêu cầu đặt buồng vào biểu mẫu ( thực hành điền phiếu đặt buồng)

Sau khi đó thoả thuận với khách, nhân viên nhận đặt buồng tiến hành nhập các thông tin đặt buồng theo quy định của khách sạn.

* Phiếu đặt buồng (Reservation form)

Tại mỗi khách sạn, phiếu đặt buồng được thiết kế khác nhau, nhưng bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

* Thông tin về khách:

- Tên đầy đủ của khách lưu trú

- Địa chỉ liên hệ (số điện thoại, số fax, email,…), tên công ty.

- Tên người đặt buồng, địa chỉ liờn hệ.

* Yêu cầu của khách:

- Số buồng, loại buồng, số lượng khách

- Ngày, giờ đến và đi.

- Số hiệu chuyến bay và giờ đến

- Các yêu cầu đặc biệt

* Nếu khách đặt buồng đảm bảo:

- Trách nhiệm và hình thức đảm bảo cá nhân:

+ Tiền mặt

+ Séc du lịch

+ Thẻ tín dụng (loại thẻ, tên chủ thẻ, số thẻ, ngày hết hạn)

- Trách nhiệm và hình thức đảm bảo của đoàn:

+ Số tài khoản và tên ngân hàng của công ty

+ Các hình thức khác

Reservation form Phiếu đặt buồng

New Đặt mới 	Amendment Sửa đổi 	Cancellation Hủ 	Waitlist Đợi 
Name Tên khách:
Arrival Date Ngày đến:		Arrival Flight Sè chuyÕn bay:
Departure Date Ngày đi:		ETA Giờ dự định đến:
Room Type Loại buồng		No of PAX/Room Số lượng khách/Buồng	NO of Room Số lượng buồng	Rate Confirmed Giá thoả thuận
Suite Buồng hạng đặc biệt
Deluxe Buồng hạng sang trọng
Standard Buồng hạng tiêu chuẩn
Total Tỉng sè
EP/Suất giá kiểu châu Âu BP or CP/Suất giá kiểu Bermuda hoặc Lục địa

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 96 trang tài liệu này.

đổi

Contact Person Người đặt buồng:

Company Tên cơ quan, địa chỉ cơ quan:

Contact Tel/Fax NO Điện thoại, fax liên hệ:

Guaranteed Đảm bảo Non guaranteed

Không đảm bảo 

Deposit

Đặt cọc



Amount Sè tiÒn:

Ex/Date Thời hạn:

Credit Card

ThỴ tÝn dơng



CC NO Sè thỴ:

Ex/Date Thời hạn:

Company Account

Cơ quan đảm bảo 

Company Tên, địa chỉ, số

ĐT của cơ quan đảm bảo:

Charge To Trách nhiệm thanh toán:

Special Services Các dịch vụ đặc biệt khác

Remark Ghi chó:

Date Ngày lập:

Taken by Người lập:

Full Board/Suất giá kiểu Mỹ Half Board/Suất giá kiểu Mỹ sửa

Phiếu đặt buồng

5.1.4. Xác nhận lại các chi tiết đặt buồng với khách.

Sau khi đã tiếp nhận thoả thuận với khách về các chi tiết đặt phòng, nhân viên lễ tân xác nhận lại các chi tiết đặt phòng của khách để cùng khách kiểm tra lại một lần nữa các thông tin đã thoả thuận để tránh những sự nhầm lẫn sai sót sẽ tạo ra những hậu quả sau này.

Một số thông tin đặt buồng cần được xác nhận:

 Tên người đặt buồng và tên khách lưu trú

 Loại buồng, giá buồng.

 Số lượng buồng và số lượng khách.

 Ngày giờ đến và số đêm lưu trú.

 Các yêu cầu đặc biệt của khách.

5.1.5. Kết thúc

Kết thúc cuộc đặt phòng, nhân viên lễ tân chào khách, cảm ơn khách đã lựa chọn khách sạn mình và thực hiện những công việc sau khi nhận đặt buồng như:

 Khẳng định đặt buồng.

 Hoàn thiện và bảo quản các thông tin về đặt buồng.

 Xử lý các thông tin về đặt phòng để chuẩn bị đón khách khi khách đến.

 Thực hiện sửa đổi và huỷ đặt buồng (nếu có).

Các chi tiết đặt phòng được tiếp nhận sẽ được ghi nhận vào máy vi tính hoặc phiếu đặt buồng hoặc sổ đặt buồng.

5.2. Xử lý tình huống. Giải quyết tình huống khách sạn không đáp ứng được yêu cầu đặt buồng của khách.

Trong trường hợp khách sạn không đáp ứng đủ những yêu cầu của khách, nhân viên lễ tân thuyết phục khách sử dụng các giải pháp thay thế như:

- Thuyết phục khách thay đổi loại buồng.

- Thuyết phục khách thay đổi thời gian lưu trú

- Thuyết phục khách đăng ký vào danh sách khách đợi. Nếu khách đồng ý nhân viên lễ tân sẽ thực hiện những công việc sau:

+ Ghi lại tên khách, số điện thoại, số fax của khách

+ Nói cho khách biết khách sạn sẽ thông báo cho khách ngay khi khách sạn có buồng trống phù hợp với yêu cầu đặt buồng của khách.

+ Cập nhật tên khách và yêu cầu đặt buồng của khách trong danh sách khách dợi và lưu cùng với danh sách khách hủy đặt buồng.

+ Thông báo ngay cho khách trong danh sách khách dợi ngay khi có buồng phù hợp.

- Giới thiệu khách sang khách sạn khác.

Nếu khách không đồng ý ghi tên vào danh sách khách đợi, nhân viên đặt buồng gợi ý đặt buồng cho khách ở khách sạn khác. Nếu khách đồng ý ở khách sạn khác, nhân viên nhận đặt buồng giúp khách đặt buồng theo yêu cầu của khách.

Nếu khách không đồng ý ở khách sạn khác: Nhân viên nhận đặt buồng từ chối đặt buồng của khách, ghi lại họ tên khách, số điện thoại, địa chỉ liên lạc, loại buồng khách yêu cầu và nói với khách hy vọng lần sau được phục vụ khách.

5.3.Nhận đặt buồng cho các đối tượng khách (Xem phim)

*Nhận đặt buồng của khách lẻ

Các bước thực hiện như đã trình bày trong phần Quy trình chung.

*Nhận đặt buồng của khách đoàn, khách đi theo chương trình du lịch

Tên hàng (Name of Operator):

Lần 1 (1st call): Từ ngày (Fr): đến ngày (to):

số đêm (n):

Thời gian đến (Time in): / Thời gian đi (Time out):

Lần 2 (2st call): Từ ngày (Fr): đến ngày (to): số đêm (n):

Thời gian đến (Time in): / Thời gian đi (Time out):

Thời gian lu trú (Total stay): đêm (nights): Trởng

đoàn (T.Leader):

phiếu nhận đặt buồng khách đoàn group function sheet

2 giờng đơn (twin) : Buồng ba (Triple) :

Buồng (room) :	Ăn tra (Lunch):
Ăn sáng (Breakfast):	Ăn tối (Dinner):
Đơn vị thanh toán (Billing)
Tiền buồng (Room charge) :
Tiền ăn sáng (Breakfast) :
Tiền ăn tra (Lunch) :
Tiền ăn tối (Dinner) :
Chi phí khác (Other) :
Tỉng (Grand Total):
Ghi chú đặc biệt (Special Remark):
Hình thức thanh toán (Payment):

Số lợng buồng (number of rooms): Loại buồng (room type): Buồng đơn (single) : Buồng đôi (Double) :

Ngời nhận (Prepared by): Ngày nhận (Date):