Qcvn 03: 2009/bxd Quy Chuẩn Kỹ Thuật Quốc Gia Về Phân Loại, Phân Cấp Công Trình

5.2. Mô tả chi tiết

Bước 1: Khảo sát các nguồn nộp lưu

Xác định nguồn thu là công việc quan trọng hàng đầu của nghiệp vụ thu thập tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật nói riêng. Chính vì vậy để tạo điều kiện thuận lợi cũng như hành lang pháp lý cho công việc này ngày 03 tháng 2 năm 2015 Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành quyết định số 294/QĐ-UBND về danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai. Gồm các cơ quan quản lý nhà nước trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức đôn vị nghề nghiệp...các công ty Nhà nước do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ký quyết định thành lập. Chúng tôi thống kê được 79 đơn vị nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Trong 79 cơ quan, tổ chức trên đều có tài liệu khoa học kỹ thuật nhưng tài liệu không nhiều chỉ có các cơ quan, tổ chức chủ yếu sau trong quá trình hoạt động sản sinh ra nhiều tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử như: Sở Xây dựng, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Giao thông Vận tải, Ban quản lý các khu công nghiệp.

Thông qua khảo sát chúng tôi được biết từ năm 1976 cho đến nay Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai mới chỉ thu thập được 24 phông lưu trữ từ 27 nguồn nộp lưu. Các cơ quan, tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu vì những lí do khách quan và chủ quan chưa giao nộp tài liệu vào lưu trữ tỉnh Đồng Nai.

Bước 2: Khảo sát số lượng, thành phần tài liệu nộp lưu

- Thông tư số 01/2014/TTLLT-BNV-BXD hướng dẫn về thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, Công văn số 389/SNV-VTLT ngày 15 tháng 3 năm 2013 của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai hướng dẫn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Căn cứ vào hướng dẫn của các văn bản trên chúng tôi thống kê được thành

phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai gồm:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 136 trang tài liệu này.

- Công trình dân dụng từ cấp I trở lên; công trình phục vụ tín ngưỡng; công trình trụ sở cơ quan cấp tỉnh; công trình kho lưu trữ chuyên dụng cấp quốc gia và cấp tỉnh;

- Công trình công nghiệp cấp đặc biệt; các công trình công nghiệp dầu khí, công trình năng lượng, công trình công nghiệp hóa chất và hóa dầu từ cấp I trở lên;

- Công trình hạ tầng kỹ thuật cấp đặc biệt; công trình cấp nước thoát nước từ cấp I trở lên;

- Công trình giao thông từ cấp I trở lên;

- Công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn từ cấp I trở lên.

- Tài liệu khoa học công nghệ;

- Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp tỉnh, cấp quốc gia đã được nghiên

thu;

- Tài liệu vế quy hoạch, kế hoạch đất, dự án các khu công nghiệp, cụm

khu công nghiệp trên địa bàn tỉnh Đồng Nai;

- Tài liệu về lĩnh vực đất đai như: Bản đồ phân dạng đất, đánh giá đất, thống kê, kiểm tra đất, quy hoạch đất, bản đồ địa chính...

- Tài liệu về tài nguyên Nước, tài nguyên Khoảng sản, tài nguyên Môi trường.

- Tài liệu về Khí tượng - Thuỷ văn, bản đồ chuyên đề, bản đồ vùng...

Theo khảo sát của chúng tôi còn nhiều tài liệu khoa học kỹ thuật ở các cớ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai vẫn bảo quản tại cơ quan chưa giao nộp vào lưu trữ lịch sử như: Tài liệu của Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Khoa học và Công nghệ, Ban quản lý các khu công nghiệp...với khối lượng tài liệu khá lớn. Vì vậy, công

tác thu thập tài liệu lưu trữ về lưu trữ lịch sử tình Đồng Nai là một yêu cầu cấp thiết.

Bước 3: Lập kế hoạch, trình kế hoạch

Lập kế hoạch thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai là một khâu cần thiết vì nó là cơ sở cho việc thu thập sau này diễn ra một cách có hiệu quả và nhanh chóng. Lập kế hoạch là vạch ra phương hướng, nhiệm vụ thu thập tài liệu. Bên cạnh đó, khi nghiệp vụ thu thập được lập kế hoạch một cách rõ ràng sẽ giúp cho cán bộ, viên chức của lưu trữ lịch sử tránh được những lãng phí không cần thiết về cơ sở vật chất, nhân lực và kinh phí khi tiến hành thu thập khối tài liệu này, kế hoạch cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát sau này. Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai (Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai) có nhiệm vụ xây dựng và duyệt kế hoạch thu thập tài liệu vào cơ quan mình. Kế hoạch thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật phải được xây dựng trên cơ sở nguồn kinh phí do tỉnh cấp, khối tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị lớn với sự phát triền kinh tế, văn hoá, giáo dục, lịch sử...của tỉnh sẽ được bảo quản và tổ chức sử dụng.

Kế hoạch thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai gồm những nội dung chủ yếu như sau:

Thứ nhất, trong bản kế hoạch xác định rõ thời gian thực hiện thu thập, căn cứ vào thời gian tài liệu khoa học kỹ thuật được giao nộp vào lưu trữ hiện hành theo quy định của nhà nước. Tài liệu thời gian đầu sẽ được lưu ở đây theo quy định, sau khi hết thời hạn tại Lưu trữ hiện hành, cơ quan có nhiệm vụ lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn theo quy định của nhà nước vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

- Tài liệu xây dựng cơ bản

- Tài liệu thiêt kế các sản phẩm công nghiệp

- Tài liệu trắc địa bản đồ

- Tài liệu khí tượng thuỷ văn

Tài liệu các công trình xây dựng cấp I,II, cấp Quốc gia [1] sau khi tiến hành hoàn công thì tài liệu cần được giao nộp vào Lưu trữ hiện hành, kế thúc thời gian bảo quản ở hiện hành, cơ quan, tổ chức tiến hành lực chọn tài liệu có thời giạn bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Nhà nước và địa phượng.

Theo giới hạn của đề tài chúng tôi chỉ thu thập tài liệu của các Sở, Ban, Ngành trực thuộc tỉnh Đồng Nai (Sở Xây dựng, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Khoa học và Công nghệ...) Trong quá trình hoạt động của mình những cơ quan, tổ chức trên sản sinh ra một khối lượng tài liệu tương đối lớn gồm có tài liệu khoa học kỹ thuật. Vì vậy, để thu thập đầy đủ khối tài liệu này là một việc không dễ dàng, đặc biệt là trong điều kiện hiện này khi Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai còn chưa chủ động được về phòng kho lưu trữ. Việc lập kế hoạch sẽ giúp cho việc tiến hành thu thập một cách tuần tự, chính xác và thuận lợi cho cơ quan mình.

Căn cứ vào quyết định số 813/QĐ-UBND ngày 06 tháng 4 năm 2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai, quy định về việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ của cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh. Quyết định này áp dụng đối với các cơ quan, tồ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh thực hiện tiếp nhận tài liệu lưu trữ có giá trị về bảo quản.

1. QCVN 03: 2009/BXD quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về phân loại, phân cấp công trình xây dựng dân dựng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật đô thị

Thứ hai, nội dung bản kế hoạch xác định rõ địa điểm thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, vì xác định địa điểm thu thập liên quan đến việc xác định nguồn kinh phí, cơ sở vật chất, nhân lực để phục vụ cho việc thu thập khối tài liệu này. Địa điểm thu thập tài liệu được xác định ở hai nơi, một là tài liệu được thu tại đơn vị giao nộp, hai là tài liệu sẽ được đơn vị có tài liệu giao nộp vẫn chuyển đến kho lưu trữ của Lưu trữ lịch sử để giao nộp. Nếu xác định rõ được địa điểm giao nộp thì cơ quan, cá nhân, tổ chức có thể chủ động để thực hiện nhiệm vụ của mình.

Thứ ba, trong bản kế hoạch còn xác định rõ số lượng tài liệu cần thu thập là bao nhiêu (mặc dù chỉ mang tính chất tương đối), sau đó sẽ phân công công việc cụ thể đối với từng đối tượng trong suốt thời gian tiến hành thu thập tài liệu. Kế hoạch thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai sẽ do cán bộ phòng nghiệp vụ thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai xây dựng trình lãnh đạo kiểm tra và phê duyệt.

Bước 4: Thông báo kế hoạch thu thập

Khi bản kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật vào lưu trữ tỉnh Đồng Nai đã được xây dựng xong, bước kế tiếp là thống bao kế hoạch thu thập tài liệu đến các cơ quan, tố chức, cá nhân có liên quan. Đây là công việc quan trọng , là cơ sở đề các cơ quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu và các điều kiện cần thiết để giáo nộp tài liệu đúng thời hạn.

Kế hoạch được thông báo sẽ giúp các cơ quan nắm được thời gian, địa điểm giao nộp tài liệu và những yêu cầu của việc giao nộp tài liệu đối với những cơ quan đã chỉnh lý tài liệu, với những cơ quan chưa chỉnh lý tài liệu có kế hoạch xin kinh phí chỉnh lý tài liệu để giao nộp tài liệu đúng thời hạn quy định.

Căn cứ vào kế hoạch đã được thông báo Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai tiến hành kiểm tra và tổ chức thu thập tài liệu được thuận lợi.

Bước 5: Kiểm tra tài liệu

Lưu trữ lịch sử tỉnh khi tiếp nhận tài liệu khoa học kỹ thuật cần phải tiến hành kiểm tra đối chiếu với biên bản giao nộp tài liệu của các cơ quan, tổ chức có tài liệu giao nộp về số lượng của tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu, kích thước của tài liệu... Vì tài liệu khoa học kỹ thuật không đơn thuần như tài liệu hành chính, kích thước của các tài liệu này khác nhau. Kiểm tra hình thức, thể thức của khối tài liệu này, đặc biệt khi kiểm tra cần lưu ý đến thông tin có trong tài liệu có đầy đủ không, cần đối chiều, so sánh rõ ràng.

Kiểm tra thông tin chính xác và có hợp lệ hay không khi giao nộp, theo kết quả đã được nghiệm thu, phê duyệt, công nhận đã thông qua.

Sau khi kết thúc quá trình kiểm tra, lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai cần tiến hành lập biên bản kiểm tra. Nội dụng của biên bản thể hiện kết quả kiểm tra một cách minh bạch.

Bước 6: Tổ chức thu thập tài liệu

Thu tài liệu là một khâu quan trọng trong quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Tại đây các cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ có trách nhiệm vận chuyển tài liệu đến địa điểm giao nộp (kinh phí tự túc), vì lí do nào đó mà không vận chuyển tài liệu đến địa điểm giao nộp thi cơ quan có tài liệu giao nộp sẽ phải chi trả cho cơ quan tiếp nhận kinh phí vận chuyển tài liệu. Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai có trách nhiệm làm thủ tục thu nhận tài liệu từ các cơ quan, tổ chức đến giao nộp và nhanh chóng tiến hành các bước kiểm tra lại tài liệu để làm giấy biên nhận tài liệu.

Sau khi tiến hành thu nhận và kiểm tra toàn bộ khối lượng tài liệu hai bên sẽ tiến hành lập biên bản giao nhận tài liệu giữa lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai và cơ quan, tổ chức đến giao nộp. Giấy tiếp nhận sẽ được lập thành hai bản mỗi bên giữ một bản.

Bước 7: Tổng kết thu thập và lưu hồ sơ thu thập

- Thứ nhất là xác nhận giao nộp, căn cứ vào biên bản kiểm tra và đối chiếu với tài liệu giao nộp hai bên làm biên bản xác nhận việc giao nộp ghi rõ thời gian, địa điểm, số lượng, thành phần tài liệu được giao nộp.

- Thứ hai là tổng kết đợt thu thập tài liệu, ghi rõ những việc làm được và những việc làm còn thiếu xót để khắc phục trong những đợt thu thập sau.

- Thứ ba quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật khác với quy trình thu thập tài liệu hành chính vì thời gian tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của các loại tài liệu này khác nhau. Sau khi tiến hành thu thập lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai lập hồ sơ về quá trình thu thập và lưu tại cơ quan đơn vị mình để tiện cho việc kiểm tra, giám sát.

3.5. Các điều kiện đảm bảo quy trình được thực hiện

Quy trình thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai sau khi được cấp có thẩm quyền duyệt sẽ được trực tiếp áp dụng trong công việc của Phòng nghiệp vụ thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai. Để việc áp dụng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai có hiệu quả thì phải có thời gian thử nghiệm, trong thời gian áp dụng sẽ phát hiện ra những vấn đề chưa hợp lý của quy trình và tiến hành sửa đổi sao cho phù hợp với điều kiện thực tiễn của cơ quan. Qua quá trình thực hiện thử nghiệm quy trình thu thập tài liệu thì các cấp lãnh đạo và cán bộ của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai đặc biệt là công chức, viên chức phòng nghiệp vụ sẽ thấy được tác dụng, và lợi ích, hiệu quả thực sự thực sự mà quy trình mang lại cho công tác thư thập tài liệu khoa học kỹ thuật của lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.

Để quy trình thực sự phát huy được lợi ích của mình thì Lưu trữ trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai cần chuẩn bị tốt những điều kiện như sau:

3.5.1. Thống nhất về chỉ đạo của lãnh đạo Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai

Quy trình thu thập tài liệu vào Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh Đồng Nai được áp dụng trong thực tế công tác thu thập tài liệu khao học kỹ thuật vào cơ quan mình, yêu cầu đặt ra đối với các cấp lãnh đạo của Chi cục như sau:

Thứ nhất, đồng ý, nhất trí với việc áp dụng quy trình vào nghiệp vụ thu thập tài liệu của lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Điều này tạo ra được sự nhất quán và là yêu cầu mấu chốt đảm bảo cho quy trình có thể được triển khai áp dụng.

Thứ hai, các cấp lãnh đạo phải là những người nắm chắc nội dung cơ bản của quy trình và thực sự quyết tâm chỉ đạo quá trình áp dụng quy trình này vào trong công việc thu thập tài liệu của lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Lãnh đạo cơ quan phải nắm rõ nội dung, hiểu được những lợi ích của quy trình mới có thể đưa ra những chỉ đạo chặt chẽ nhất, sát sao nhất đối với việc triển khai áp dụng quy trình thu thập tài liệu. Có được sự thống nhất về mặt chủ trương và chỉ đạo của lãnh đạo Chi cục sẽ là cơ sở vững chắc nhất cho việc áp dụng quy trình thu thập tài liệu.

Thứ ba, trong quy trình đã phân chia thành các bước thực hiện đầy đủ với trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận, muốn cho quy trình được triển khai thực sự có hiệu quả đòi hỏi bản thân các cấp lãnh đạo phải thực hiện đúng những quy định liên quan đến trách nhiệm của mình đã được đặt ra trong quy trình. Chỉ khi các cấp lãnh đạo làm được điều này thì các cán bộ, nhân viên trong cơ quan mới nghiêm túc, tự giác thực hiện.

Thứ tư, đảm bảo việc cung cấp đầy đủ các yêu cầu về cơ sở vật chất, nguồn nhân lực và kinh phí cho việc triển khai áp dụng quy trình thu thập tài liệu vào Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai. Việc triển khai thực hiện quy trình thu thập tài liệu vào Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai cần có một số điều kiện nhất định về cơ sở vật chất, do vậy, muốn áp dụng được quy trình và