Trang chủ / Tài Liệu

Nội Dung Gồm 3 Phần: Phân Lưu Đồ Và Phần Mưu Tả Chi Tiết, Phần Các Biểu Mẫu

1. MỤC ĐÍCH


................................................................................................................................


2. PHẠM VI


..................................................................................................................................


3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN


................................................................................................................................


4. GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT


5. NỘI DUNG gồm 3 phần: phân lưu đồ và phần mưu tả chi tiết, phần các biểu mẫu

5.1. Lưu đồ


Trách nhiệm

Các bước thực hiện

Tài liệu liên quan







Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 136 trang tài liệu này.

5.2. Mô tả chi tiết


5.3. Các biểu mẫu


Để cho người đọc hiểu phần trình bày trên chúng tôi xin giải thích rõ các nội dung trong phần thông tin của quy trình:

(1) Tên cơ quan ban hành quy trình


(2) Tên quy trình


(3) Cá nhân, cơ quan, tổ chức được phân phối quy trình


(4) Sửa đổi: những thông tin sửa đổi khi cần thiết


(5) Người soạn thảo, sửa đổi: tên cá nhân soạn thảo và sửa đổi quy trình khi cần thiết

(6) Người xem xét: là người có trách nhiệm kiểm tra lại quy trình


(7) Người duyệt: người có thẩm quyền ban hành quy trình.


3.3.2. Viết dự thảo quy trình


Căn cứ vào cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai chúng tôi tiến hành các bước viết quy trình như sau:

Bước 1. Xác định phạm vi áp dụng của quy trình


Thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai có phạm vi tại tất cả các cơ quan, cá nhân thuộc nguồn nộp lưu và ngoài nguồn nộp lưu trên toàn tỉnh nhưng trong giới hạn thời gian chúng tôi nghiên cứu các nguồn thu thập tài liệu lưu trữ là các Sở, Ban, Ngành mà trong quá trình hoạt động của các cơ quan này thường xuyên sản sinh ra những tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị của tỉnh. (Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng).

Bước 2. Thu thập và tổng hợp các thông tin


Các thông tin liên quan đến việc xây dựng quy trình Thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật cần được chọn lọc và tổng hợp đầy đủ. Các thông tin cần thu thập ở đây chính là thông tin pháp lý, thông tin thực tiễn của cơ quan.

Bước 3. Viết dự thảo của quy trình


Quy trình xây dựng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ sử dụng và phù hợp với những quy định của Nhà nước và tình hình thực tế của cơ quan.

Quy trình muốn đạt hiệu quả khi áp dụng thực tế cần thiết phải được thử nghiệm, nhưng do điều kiện thời gian và hoàn cảnh cụ thể hiện nay của Lưu trữ lịch sử tỉnh Đổng Nai (kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Đồng Nai đang trong quá trình xây dựng, kho hiện tại đã hết diện tích để chứa tài liệu lưu trữ, nghiệp vụ thu thập tài liệu tạm thời dừng lại). Vì vậy, quy trình trong luận văn mà chúng tôi xây dựng hiện nay chỉ là nghiên cứu để lấy ý kiến của các nhà chuyên môn

nhằm hoàn thiện quy trình và khi có điều kiện quy trình sẽ được áp dụng thực tế giúp cho việc thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai đạt hiệu quả và tạo tiền đề cho các nghiệp vụ lưu trữ khác phát triển.

3.4. Xây dựng Quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

Bằng các phương pháp đã nêu ở trên, chúng tôi tiến hành xây dựng Quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai như sau:


CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH ĐỒNG NAI

QUY TRÌNH

Mã số:

THU THẬP TÀI LIỆU KHOA HỌC KỸ THUẬT

Lần ban hành:

Ngày ban hành:

Lần sửa đổi:

Số trang:

Các cá nhân, cơ quan, tổ chức nhận quy trình


TT

Nơi nhận

1

Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai

2

Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai

3

Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh

4

Phòng Nghiệp vụ thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai

5

Các Sở, ban, ngành có liên quan....

SỬA ĐỔI


Lần sửa đổi

Ngày sửa đổi

Nội dung và hạng mục sửa đổi

00

00






Người soạn thảo, sửa đổi

Người xem xét

Người phê duyệt

Công chức, viên chức phòng nghiệp vụ

Trưởng phòng nghiệp vụ

Chi cục trưởng Chi cục Văn thư Lưu trữ ĐN


CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH ĐỒNG NAI

QUY TRÌNH

Mã số:

THU THẬP TÀI LIỆU KHOA HỌC KỸ THUẬT

Lần ban hành:

Ngày ban hành:

Lần sửa đổi:

Số trang:

1. MỤC ĐÍCH


Thứ nhất, đưa ra trình tự, thủ tục để tiến hành thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.

Thứ hai, nêu rõ các cá nhân, đơn vị, tổ chức có liên quan nắm được các bước tiến hành nghiệp vụ, tử đó chủ động trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình.

Thứ ba, nâng cao hiệu quả việc thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

Thứ tư, giúp lãnh đạo cơ quan thuận lợi trong việc giám sát, kiểm tra.


2. PHẠM VI


Quy trình này chỉ áp dụng cho việc thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Các cá nhân, cơ quan, tổ chức áp dụng quy trình này là Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai, Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh, Phòng nghiệp vụ thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh, các sở, ban, ngành trực thuộc tỉnh có tài liệu cần thu thập.

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN


- Luật Lưu trữ năm 2011


- Nghị định số 102/2008/NĐ-CP ngày 15 tháng 9 năm 2008 của Chính phủ về việc thu thập, quản lý, khai thác sử dụng dữ liệu về tài nguyên môi trường.

- Thông tư số 12/2013/TT-BTNMT ngày 05 tháng 6 năm 2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về việc giao nộp, thu thận, lưu giữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu địa chất, khoáng sản.

- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ ban hành hường dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp.

- Thông tư liên tịch số 01/2014.TTLT-BNV-BXD ngày 21 tháng 8 năm 2014 của Bộ Nội vụ và Bộ xây dựng về việc hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp vào lưu trữ lịch sử.

- Công văn số 389/SNV-VTLT ngày 15 tháng 3 năm 2013 của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai hướng dẫn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.

- Quyết định số 294/QĐ-UBND ngày 03 tháng 2 năm 2015 của Uỷ ban

nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai.

4. GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ


Quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai cần phải giải thích một số định nghĩa và thuật ngữ sau:

+ Thu thập tài liệu là việc tập hợp các tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu theo danh mục của cơ quan, đơn vị đã được phê duyệt để chuyển vào bảo quản ở các kho lưu trữ.

+ Tài liệu khoa học kỹ thuật là những tài liệu bản vẽ, bản thiết kế, bản đồ, tài liệu về thăm do khoảng sản, tài nguyên thiên nhiên, trắc địa bản đồ, tài liệu về thi công, thiết kế xây dựng các công trình, tài liệu về khí tượng thuỷ văn của tỉnh Đồng Nai.

Thu thập tài liệu là một trong những nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ, nghiệp vụ này nhằm mục đích tập trung bảo quản thống nhất tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị vào lưu trữ. Thực hiện nghiệp vụ này sẽ là cơ sở cho việc thực hiện các nghiệp vụ tiếp theo của công tác lưu trữ.

+ Thành phần tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai là những tài liệu:

- Tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;


- Hồ sơ lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình;


- Hồ sơ khảo sát xây dựng công trình;


- Tài liệu thi công – nghiệm thu công trình;


- Các biên bản nghiệm thu chất lượng thi công xây dựng, kết quả thí nghiệm, hiệu chỉnh, chạy thử trong quá trình thi công và hoàn thành công trình;

- Tài liệu đo đạc, quan trắc lún và biến dạng các hạng mục công trình, toàn bộ công trình và các công trình lân cận trong phạm vi lún ảnh hưởng trong quá trình xây dựng (nếu có);

- Kết quả công tác nghiệm thu đưa công trình vào sử dụng của cơ quan chuyên môn về xây dựng;

- Kết quả kiểm định chất lượng sản phẩm của các tổ chức kiểm định chất lượng công trình xây dựng hoặc thông báo kết quả kiểm tra chất lượng; báo cáo của tổ chức kiểm định chất lượng công trình đối với những bộ phận, hạng mục công trình hoặc công trình có dấu hiệu không đảm bảo chất lượng trước khi chủ đầu tư nghiệm thu;

- Thông báo ý kiến đánh giá của Hội đồng nghiệm thu Nhà nước về công tác quản lý chất lượng công trình xây dựng (đối với công trình thuộc danh mục kiểm tra); biên bản nghiệm thu xác nhận chất lượng công trình xây dựng (đối với công trình thuộc danh mục nghiệm thu);

5. NỘI DUNG gồm 3 phần: Lưu đồ và phần mô tả chi tiết và các biểu mẫu.

5 1 Lưu đồ Người thực hiện Các bước thực hiện Kết quả Công chức viên 1

5.1. Lưu đồ


Người thực hiện

Các bước thực hiện

Kết quả

Công chức, viên chức của phòng nghiệp vụ


1. Khảo sát các nguồn nộp lưu

Danh sách


các cơ quan nộp lưu

Công chức, viên chức phòng nghiệp vụ


2. Khảo sát số lượng, thành phần tài liệu

nộp lưu


Danh sách hồ sơ cần nộp lưu

Công chức, viên chức phòng nghiệp vụ


3. Lập kế hoạch, trình kế hoạch


Bản kế hoạch

Công chức, viên chức của phòng nghiệp vụ


4. Thông báo kế hoạch thu thập

Bản thông báo

Công chức, viên chức phòng nghiệp vụ và đại diện cơ quan có tài liệu giao nộp


5. Kiểm tra tài liệu

Biên bản kiểm tra

Công chức, viên chức phòng nghiệp vụ


6. Tổ chức thu thập TL

Biên bản thu thập

Công chức, viên chức phòng nghiệp vụ


7. Tổng kết thu thập và lưu HS Thu thập

Hồ sơ thu thập tài liệu

..... Xem trang tiếp theo?
⇦ Trang trước - Trang tiếp theo ⇨

Ngày đăng: 20/04/2023