Nghiên cứu xây dựng qui trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử địa phương nghiên cứu trường hợp tỉnh Đồng Nai

tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử tình Đồng Nai). (phụ lục 3)

Thống kê thành phần tài liệu nộp về lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

STT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU	THBQ
1. Tài liệu thổng hợp
1	...................................................................................	Vĩnh viễn
2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê
11	.....................................................................................	Vĩnh viễn
	a. Tài liệu quy hoạch
11	Hồ sơ xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan được phê duyệt	Vĩnh viễn
12	Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
13	Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
14	....................................................................................	Vĩnh viễn
3. Tài liệu tổ chức cán bộ
25	.........................................................................................	Vĩnh viễn
4. Tài liệu lao động, tiền lương
36	.......................................................................................	Vĩnh viễn
5. Tài liệu tài chính, kế toán
43	........................................................................................	Vĩnh viễn

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 136 trang tài liệu này.

51	Hồ sơ xây dựng văn bản, chế độ/ quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
52	Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản dài hạn, hàng năm	Vĩnh viễn
53	Hồ sơ xây dựng công trình nhóm A, công trình áo dụng giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hoá	Vĩnh viễn
7. Tài liệu khoa học công nghệ
54	Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
55	Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức	Vĩnh viễn
56	Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ dài hạn, hàng năm	Vĩnh viễn
57	Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
58	Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước và cấp bộ, ngành	Vĩnh viễn
59	Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giáp pháp hữu ích được công nhận cấp nhà nước, cấp bộ, ngành	Vĩnh viễn

6. Tài liệu xây dựng cơ bản

Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn ngành	Vĩnh viễn
61	Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
62	Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
8. Tài liệu hợp tác quốc tế
63	.........................................................................................	Vĩnh viễn
9. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo
73	..........................................................................................	Vĩnh viễn

Theo đó, tài liệu về xây dựng cơ bản; kế hoạch, báo cáo công tác đâu tư xây dựng cơ bản 6 tháng, 9 tháng, qúy, năm; hồ sơ xây dựng cơ bản nhóm B, C và sửa chữa lớn; hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình; công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản; văn bản về hoạt động khoa học công nghệ; kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ 6 tháng, 9 tháng, quý, năm; hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở; hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận cấp cơ sở; báo cáo khoa học chuyên đề do cơ quan thực hiễn để tham gia các hội thảo khoa học; các công văn trao đổi về công tác khoa học, công nghệ.

Các dự án, công trình xây dựng thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai gồm: Dự án, công trình quan trọng quốc gia theo Nghị quyết của Quốc hội; Công trình được xếp hạng di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh (gọi chung là di tích) từ cấp II trở lên; các công trình theo quy định của pháp luật về phân loại, phân cấp công trình xây dựng, cụ thể: Văn miếu Trấn biên, vườn quốc gia Cát tiên...

Bên cạnh đó Chúng tôi cũng xác định các tài liệu phải nộp vào lưu trữ lịch sử như: tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (kể cả các dự án thành phần) gồm các hồ sơ hình thành trong quá trình đầu tư xây dựng từ việc xác định chủ trương đầu tư, lập dự án, quyết định đầu tư; nghiên cứu, khảo sát, lập thiết kế, dự toán; lựa chọn nhà thầu; thi công xây dựng đến khi nghiệm thu, bàn giao và đưa công trình vào sử dụng. Loại hình tài liệu phải nộp lưu là tài liệu giấy; tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử và các loại hình tài liệu khác. Tài liệu xin đâu tư của chủ công trình gửi cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xem xét, quyết định gồm có: Báo cáo đầu tư (Báo cáo tiền khả thi); văn bản của cơ quan thẩm định (nếu có); văn bản về chủ trương đầu tư dự án, công trình xây dựng và các tài liệu khác có liên quan. Hồ sơ lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình (Báo cáo nghiên cứu khả thi) hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình gồm có: Tờ trình xây dựng dự án; Thuyết minh và Thiết kế cơ sở (đối với dự án); Thuyết minh và Thiết kế bản vẽ thi công (Đối với những công trình phải lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật); Hồ sơ, tài liệu điều chỉnh dự án (nếu có); văn bản thẩm định dự án; Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình của người có thẩm quyền; Giấy phép xây dựng (nếu có); Tài liệu thi tuyển, tuyển chọn thiết kế kiến trúc công trình đối với những công trình bắt buộc thi tuyển thiết kế kiến trúc; những tài liệu khác có liên quan. Tài liệu khảo sát địa hình, khảo sát địa chất, khảo sát địa chất thủy văn, khảo sát hiện trạng công trình và tài liệu khảo sát khác phục vụ cho hoạt động xây dựng....

Hiện Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai đã thu về kho lưu trữ 24 Phông chủ yếu là tài liệu hành chính gồm các loại tài liệu như: Tài liệu tổng hợp, tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê, tài liệu tổ chức, cán bộ, tài liệu lao động, tiền lương, tài liệu tài chính, kế toán, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu khoa học kỹ thuật, khoa học công nghệ, tài liệu hợp tác quốc tế, tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, tài liệu thi đua, khen thưởng, tài

liệu pháp chế, tài liệu hành chính, quản trị công sở, tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ, tài liệu của tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan. Trong giới hạn luận văn chúng tôi không thể tìm hiểu hết tất cả các cơ quan tổ chức có tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai mà chỉ đi sâu vào tìm hiểu những sở, ban, ngành trong quá trình hoạt động sản sinh ra nhiều loại hình tài liệu khoa học kỹ thuật như: Sở Xây dựng, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Khoa học và Công nghệ, Ban Quản lý các khu công nghiệp. Trong các sở, ban, ngành chúng tôi tiến hành khảo sát thì chỉ có Sở Xây dựng đã nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, những sở, ban, ngành khác tài liệu vẫn được lưu trữ tại cơ quan.

Tài liệu Phông lưu trữ Sở Xây dựng (1976-2000) giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai gồm 2005 hộp và 3356 hồ sơ nhưng tất cả các hộ hồ sơ, hồ sơ tài liệu đều được tổ chức quản lý theo tài liệu hành chính không có cặp, hộp riêng biệt bảo quản tài liệu khoa học kỹ thuật riêng. Tài liệu khoa học kỹ thuật được cuộn tròn hoặc gấp lại cho vừa với hộp bảo quản tài liệu giấy và được bảo quản chung với tài liệu giấy. [ Phu lục 9]

BẢN THỐNG KÊ CÁC PHÔNG ĐƯỢC BẢO QUẢN TRONG KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI

STT

Tên phông

Thời gian

Số

lượng hộp

Số

lượng hồ sơ

Ghi chú

UBND tỉnh HĐND tỉnh

1975-2006

1989- 2004

4363

20148

Chỉ có những năm sau là có biên bản: 1998; 2000;

2002-2006. Riêng

Phông HĐND kh có

				biên bản.
2	Thanh tra tỉnh	1976-1998	173	758	Không có biên bản
3	Ngân hàng Nhà nước tỉnh	1986-2000	1224	4350	Có biên bản
4	Cục Hải quan	1994-2000	175	471	Không có biên bản
5	- Ủy Ban BV&CSTE - Ủy ban DS -KHHGĐ	2001-2005 -1992-2001	370	1585	Không có biên bản
6	Sở Văn hóa	1976-1993	74	735	Không có biên bản
7	Sở Y tế	1976-1998	332	1694	Không có biên bản
8	Sở GTVT	1975-1997	142	750	Không có biên bản
9	Sở Công nghiệp	1984-2002	476	2518	Không có biên bản
10	Sở Nông nghiệp	1975-1988	30	169	Không có biên bản
11	Sở Lâm nghiệp	1975-1988	39	163	Không có biên bản
12	Sở Thủy lợi	1976-1996	33	208	Không có biên bản
13	Sở Nông lâm	1988-1996	80	367	Không có biên bản
14	Sở Lương thực	1977-1988	6	56	Không có biên bản
15	Sở KHĐT	1977-2007	5318	7954	Không có biên bản
16	Sở TM -DL	1989-2003	274	1242	Không có biên bản
17	Sở Tài chính	1975-1997	545	1882	Không có biên bản

UB vật giá	1976-1992	3	28	Không có biên bản
19	Ban kinh tài MĐ Nam bộ	1968-1975	5	16	Không có biên bản
20	Ty Thuế vụ	Trước 1975	6	70	Không có biên bản
21	Ban TCCQ	1976-1996	750	1820	Không có biên bản
22	Sở Tư pháp	1980-1997	40	183	Không có biên bản
23	Sở Xây dựng	1976-2000	2005	5536	Không có biên bản
24	Ban cải tạo	1976-1987	32	258	Không có biên bản
TỔNG CỘNG			16. 495	52. 961

Trong đó tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu khoa học kỹ thuật Phông lưu trữ Sở Xây dựng gồm 40 tập hồ sơ được cuộn tròn gác trên kệ để hộp hồ sơ, và khoảng 2000 hồ sơ xây dựng các công trình công cộng như: hồ sơ xây dựng trụ sở các cơ quan nhà nước, xây dựng cầu đường, trường học, xây dựng văn miếu Trấn Biên. Trong các tài liệu hành chính của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai cũng kèm theo tài liệu quy hoạch kế hoạch xây dựng các công trình, dự án trong tỉnh khoảng 300 hồ sơ trong 200 hộp hồ sơ. (phụ lục 4,9)

- Tài liệu quản lý quy hoạch chung của tỉnh, huyện, thành phố Biên Hoà như: Bản đồ tỉnh Đồng Nai và các vùng lân cận ký hiệu 6330, 6331, 6429, 6432, 6530, 6531, Bản đồ tỉnh Đồng Nai và các vùng lân cận ký hiệu 6330, 6331, 6429, 6432, 6530, 6531 tỷ lệ 1/50.000 năm 1976 - 1978 tỷ lệ

1/25.000 năm 1976 - 1978, Hồ sơ xây dựng lễ đài hội trường tỉnh Đồng Nai năm 1976 - 1977, Hồ sơ xây dựng trường cao đẳng sư phạm Đồng Nai năm 1980 - 1981, Dự án quy hoạch đầu tư cấp nước các đô thị khu công nghiệp tỉnh Đồng Nai (giai đoạn năm 1993 - 2000) năm 1993, Hồ sơ quy hoạch chi

tiết tỷ lệ 1/500 khu nhà ở đài phát thanh Đồng Nai năm 1994, Hồ sơ v/v thuyết minh tóm tắt quy hoạch chi tiết KCN Sông Mây năm 1996 - 1997, Hồ sơ quy hoạch, xây dựng, phát triển các khu dân cư đến năm 2010 (giai đoạn 1996 - 2010) của tỉnh Đồng Nai năm 1997...

Ngoài những tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai như đã trình bày ở trên thì Sở Xây dựng giữ lại 346 hồ sơ trong tổng số 137 hộp theo chỉ đạo của Giám Đốc sở để phục vụ cho hoạt động quản lý tại sở và được sự đồng ý của lãnh đạo Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh. (kèm theo danh mục hồ sơ tài liệu lưu trữ để lại Sở Xây dựng không bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh. (phụ lục 5)

Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Đồng Nai được thành lập ngày 17/6/2003 trên cơ sở hợp nhất tổ chức của Sở Địa chính và các tổ chức thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về tài nguyên khoàng sản, tài nguyên nước và môi trường. Là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường gồm: đất đai; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản, địa chất; môi trường; khí tượng thuỷ văn; biến đổi khí hậu; đo đạc và bản đồ; quản lý và tổ chức thực hiện các dịch vụ công về các lĩnh vực thuộc phạm vi chức năng của Sở. Trong quá hoạt động đã sản sinh ra rất nhiều loại hình tài liệu khoa học kỹ thuật thuộc các lĩnh vực như đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, đại chất, môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc bản đồ nhưng chưa giao nộp lần nào vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

Tài liệu lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Đồng Nai được lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Công nghệ thông tin và đã được chỉnh lý khoa học. Qua khảo sát chúng tôi liệt kê các thành phần tài liệu khoa học kỹ thuật hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Đồng Nai có thời hạn bảo quản vĩnh viễn cần nộp vào lưu trữ