Nghiên cứu xây dựng qui trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử địa phương nghiên cứu trường hợp tỉnh Đồng Nai

học kỹ thuật, không ngừng nâng cao chất lượng và năng suất lao động, đưa các ngành khoa học kỹ thuật tiến lên đạt những thành tựu mới. Tài liệu khoa học kỹ thuật chính là công cụ để quản lý, khai thác, sử dụng đúng công suất của máy móc, thiết bị các công trình xây dựng cơ bản, tránh lãng phí trong sử dụng máy móc. Đối với các cơ quan tư vấn thiết kế công trình sử dụng tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật của nó để đề xuất các phương án thiết kế cải tạo công trình, có tác dụng giúp chủ đầu tư tiết kiệm kinh phí để điều tra, khảo sát công trình; rút ngắn thời gian thiết kế, công trình, tiết kiệm kinh phí. Trong quá trình sử dụng công trình hoặc sản phẩm công nghiệp nếu xẩy ra sự cố hư hỏng trước tuổi thọ quy định thì tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật được sử dụng làm bằng chứng tin cậy để quy định trách nhiệm cho những cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan. Trong trường hợp này, tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật giúp cơ quan điều tra sự việc có cơ sở để khẳng định trách nhiệm thuộc về bên nào : bên thiết kế, bên thi công hay bên điều tra thăm dò khảo sát... Trên cơ sở có đủ bằng chứng tòa án mới xét xử vụ việc một cách chính xác. Tài liệu lưu trữ về nghiên cứu khoa học có tác dụng hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân triển khai ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học vào thực tiễn cuộc sống. Các kết quả nghiên cứu khoa học thường đưa đến những sản phẩm mới, những công nghệ mới hoàn hảo hơn, phục vụ con người tốt hơn. Chính tài liệu lưu trữ về nghiên cứu khoa học đưa lại cho con người những tri thức mới, sản xuất ra nhiều của cải vật chất cho xã hội cho nên nó được sử dụng rộng rãi. Tài liệu lưu trữ về địa chất giúp các cơ quan Nhà nước, tổ chức, các cá nhân nắm được các nguồn tài nguyên, khoáng sản hữu ích hiện có để hoạch định kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên đó phục vụ xã hội, để liên doanh liên kết các cơ quan trong và ngoài nước để triển khai thăm dò khai thác khoáng sản, xây dựng những ngành công nghiệp mới như dầu khí, sắt thép.. .Đối với tài liệu lưu trữ khí tượng thuỷ văn được sử dụng rộng rãi cho tất cả các ngành hoạt động kinh tế – quốc dân để dự báo thời tiết, dự

báo thủy văn trên các con sông, biển; phục vụ cho xây dựng lịch gieo trồng các loại cây trên từng vùng lãnh thổ phù hợp với khí hậu từng năm. Trong lĩnh vực xây dựng cơ bản tài liệu lưu trữ khí tượng – thủy văn được khai thác sử dụng làm cơ sở cho lập luận chứng kinh tế – kỹ thuật của công trình, lập dự án tiền khả thi, dự án khả thi xây dựng công trình. Đặc biệt, tài liệu lưu trữ khí tượng thuỷ văn được làm căn cứ để tư vấn thiết kế công trình phục vụ việc chống lún, chống rung, chống động đất, chống lũ lụt... bảo đảm an toàn cho công trình xây dựng. Tài liệu lưu trữ về trắc địa – bản đồ được sử dụng để các ngành xác định chính xác vị trí xây lắp các công trình xây dựng đúng với yêu cầu kinh tế – kỹ thuật của nó. Đồng thời, tài liệu này được sử dụng rộng rãi để xây dựng quy hoạch phát triển kinh tế – xã hội từng vùng lãnh thổ (Đồng bằng sông Cửu Long, Tây Nguyên, Tây Bắc... ), xây dựng quy hoạch kinh tế – xã hội của từng địa phương. Đối với ngành địa chính, tài liệu lưu trữ trắc địa – bản đồ được sử dụng để quản lý nhà nước về nhà - đất, về quản lý địa giới hành chính của từng địa phương (xã, huyện, tỉnh). Tài liệu lưu trữ trắc địa – bản đồ còn được sử dụng để xác định và bảo vệ các mốc tọa độ quốc gia, bảo vệ biên giới trên đất liền và ngoài biển của Tổ quốc. [21]

Theo Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, tại điều 6 của Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/04/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thư-Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, Chi cục Văn thư- Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật. Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Tiếp đó, tại khoản c mục 3 Điều 20 của Luật Lưu trữ

năm 2011 quy định, Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế. Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu lưu trữ của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận. Tại các Điều 19,20 của Luật lưu trữ cũng quy định: Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện.

Trên cơ sở các văn bản hướng dẫn chỉ đạo của các cơ quan cấp trên quản lý về công tác lưu trữ, Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ra Quyết định 41/2011/QĐ-UBND ngày 22/06/2011 quy định Lưu trữ lịch sử tỉnh có nhiệm vụ thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Quyết định số 813/QĐ-UBND ngày 06/4/2015 ban hành quy định việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Nai. Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật trên có thể khảng định tài liệu khoa học kỹ thuật sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các công ty Nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai thuộc nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Vì vậy Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai có trách nhiệm tiến hành thu thập khối tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị này về để tổ chức chỉnh lý và bảo quản nhằm phục vụ cho công tác sử dụng sau này.

Thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật là một khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ, nhờ có công tác thu thập mới quản lý tốt được tài liệu, tạo điều kiện để khai thác toàn diện giá trị của tài liệu, nhờ có thu thập và bổ sung tài liệu mới đảm bảo bí mật khoa học kỹ thuật, chống lại những âm mưu chống phá về kinh tế, quốc phòng, an ninh của tổ quốc. Công tác thu thập tài liệu về lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, hàng năm đến thời hạn các cơ quan thuộc nguồn nộp

lưu tài liệu về lưu trữ lịch sử tỉnh đã giao nộp tài liệu đúng quy định. Tuy nhiên đó chỉ là khối tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật hầu như chưa thu thập và bổ sung vào lưu trữ lịch sử tỉnh, nếu có thì cũng rất ít, chủ yếu là các tài liệu kèm theo tài liệu hành chính. Do chưa có văn bản cụ thể quy định về việc giao nộp tài liệu khoa học kỹ thuật, vì thế việc thu thập và bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai gặp rất nhiều khó khăn. Những tài liệu khoa học kỹ thuật vẫn nằm rải rác ở các đơn vị thi công, thiết kế, các công ty, các cơ quan quản lý nhà nước thuộc các lĩnh vực có liên quan. Làm thế nào để thu thập và bổ sung khối tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị vào lưu trữ lịch sử tỉnh để bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả đem lại lợi ích cho tỉnh là công việc đòi hỏi sự quan tâm của các cấp lãnh đạo Ủy ban nói chung và các sở, ban, ngành các công ty nhà nước nói riêng. Xuất phát từ những tìm hiểu, khảo sát của chúng tôi, trên cơ sở nhận thức được thực trạng của công tác thu thập tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu khoa học kỹ thuật nói riêng chúng tôi lựa chọn đề tài: “Nghiên cứu xây dựng qui trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử địa phương (nghiên cứu trường hợp tỉnh Đồng Nai), làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình. Thông qua đề tài này chúng tôi mong muốn nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo, công chức viên chức về vai trò của tài liệu khoa học kỹ thuật và công tác thu thập bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai nói riêng và trên cả nước nói chung.

2. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

a. Phạm vi nghiên cứu

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 136 trang tài liệu này.

Theo quy định của Nhà nước, những tài liệu có giá trị sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức các công ty nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai là nguồn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Trong đó bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học

kỹ thuật. Phạm vi nghiên cứu của luận văn giới hạn là công tác thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.

b. Đối tượng nghiên cứu

Do điều kiện nghiên cứu có hạn chúng tôi không thể đi sâu nghiên cứu tất cả các quy trình lưu trữ đối với tài liệu khoa học kỹ thuật hình thành trên địa bàn tỉnh Đồng Nai mà chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu thực trạng công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu khoa học kỹ thuật nói riêng tại đây. Từ đó nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.

3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

a. Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn giải quyết ba mục tiêu cơ bản sau:

Thứ nhất, tìm hiểu thực trạng về công tác thu thập và bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu về Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.

Thứ hai, trên cơ sở thực trạng của công tác thu thập và bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập và bổ sung tài liệu cụ thể nhằm nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác thu thập tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ.

b. Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện những mục tiêu trên, trong phạm vi một luận văn khoa học chúng tôi xác định nhiệm vụ chính mà đề tài hướng tới là:

Một là, tìm hiểu lý luận chung về tài liệu khoa học kỹ thuật và công tác lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật.

Hai là, nghiên cứu nguồn tài liệu khoa học kỹ thuật nộp vào Lưu trữ

lịch sử tỉnh Đồng Nai

Ba là, khảo sát thực trạng về công tác thu thập và bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật từ các cơ quan, tổ chức, các công ty nhà nước vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.

Bốn là, nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.

Trên cơ sở đó đưa ra những kiến nghị khắc phục khó khăn trong việc thu thập bồ sung khối tài liệu này về Lưu trữ lịch sử tỉnh.

4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác thu thập và bổ sung hay công tác quản lý tài liệu khoa học kỹ thuật nói chung trong thời gian gần đây nhận được nhiều quan tâm của cán bộ, công chức, các nhà nghiên cứu khoa học lưu trữ, học viên cao học ngành lưu trữ học, ngoài ra còn có các báo cáo khoa học và khóa luận tốt nghiệp của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội). Trong đó có nhiều công trình nghiên cứu lớn có những đóng góp quan trọng về thực tiễn. Các đề tài nghiên cứu trước đó như:

Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiên cứu giải quyết từng khía cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu thập bổ sung tài liệu. Các đề tài đó là: "Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam"- Vương Đình Quyền - Chủ nhiệm; "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý nhà nước) vào kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh" - Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm;

TS. Nguyễn Cảnh Đương “Xác định thành phần tài liệu, thiết kế xây dựng cơ bản cần nộp để bảo quản tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia”2002, Hà Nội. Đề tài đã khảo sát thành phần các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng cơ bản của các công trình ở Việt Nam và

đặc trưng của chúng, đề tài cũng đã xây dựng được phương pháp lựa chọn tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản của các công trình, lập danh mục các công trình, danh mục thành phần thiết kế xây dựng cần nộp vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia. Tuy nhiên đề tài mới chỉ nghiên cứu về nguồn và thành phần tài liệu khoa học công nghệ cần nộp vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia mà chưa chỉ ra kế hoạch thu thập khối tài liệu đó về như thế nào;

PGS.TS. Nguyễn Minh Phương “Nghiên cứu cơ sở xác định nguồn và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia”,1995, Hà Nội. Nội dung nghiên cứu chủ yếu của đề tài này là khảo sát tình hình hình thành tài liệu bản đồ ở Việt Nam, tác giả đã nghiên cứu và đề xuất cơ sở khoa học xác định nguồn và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia, xây dựng danh sách các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn thu thập tài liệu bản đồ vào lưu trữ quốc gia, bên cạnh đó đưa ra dự thảo hướng dẫn các nguồn thu thập và thành phần tài liệu bản đồ vào Lưu trữ Quốc gia.

Luận văn thạc sĩ của các học viên cao học ngành lưu trữ học tại phòng tư liệu Khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) Luận văn thạc sĩ của Trần Quang Hồng với đề tài: "Bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh - Thực trạng và giải pháp"; luận văn thạc sỹ của Nguyễn Kim Dung với đề tài: "Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ bộ Giao thông vận tải - Thực trạng và giải pháp"; luận văn thạc sĩ của Trương Thị Huyền Ngọc với đề tài "Xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất”.

Các vấn đề nghiên cứu liên quan đến tài liệu khoa học kỹ thuật. Trước hết là các đề tài nghiên cứu đã đề cập đến các vấn đề của tài liệu khoa học kỹ thuật như: “Tổ chức lưu trữ tài liệu chuyên môn hình thành từ hoạt động của Bộ Tài nguyên và Môi trường”. Đề tài nghiên cứu khoa học

cấp trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn của Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương năm 2005; “Nghiên cứu xây dựng các phương án phân loại tài liệu khoa học công nghệ". Đề tài cấp Đại học Quốc gia của Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương năm 2013.

Các bài nghiên cứu trên tạp chí chuyên ngành và các sách báo khác như: Kỷ yếu Hội thảo "Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn", H. 2009, trang 85 – 89; “Vấn đề quản lý tài liệu kỹ thuật hình thành từ hoạt động của Bộ Tài nguyên và Môi trường” – Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam năm 2008; “Vấn đề cấp bách trong phân loại và tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ ở Việt Nam”- Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 4, năm 2010; PGS.TS. Nguyễn Minh Phương,“ Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật”, Hà Nội, 2010; PGS.TS. Nguyễn Minh Phương “ Nghiên cứu cơ sở xác định nguồn và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào trung tâm lưu trữ Quốc gia”,1995, Hà Nội.

Tuy nhiên các công trình nghiên cứu chỉ tập trung vào việc xác định nguồn và thành phần tài liệu khoa học kỹ thuật cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, tình hình công tác lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật ở các cơ quan Trung ương chưa đề tài có đề tài nào nghiên cứu về công tác thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử nói chung và lưu trữ lịch sử tỉnh nói riêng. Kế thừa thành quả của những nghiên cứu trước đó kết hợp với sự tìm hiểu và khảo sát tại địa phương chúng tôi tiến hành nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử địa phương (trường hợp tỉnh Đồng Nai).

5. Phương pháp nghiên cứu

Đề thực hiện đề tài này chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể sau:

- Phương pháp luận chủ nghĩa Mác Lênin