Các Loại Tài Liệu Khoa Học Kỹ Thuật

Từ góc độ hoạt động lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật còn có giá trị lịch sử và thực tiễn.

- Giá trị lịch sử của tài liệu khoa học kỹ thuật được thể hiện ở chỗ, đó là nguồn sử liệu ghi chép lại các qua luật vận động và phát triển của các lĩnh vực khoa học, của kho tàng trí thức nhân loại và của xã hội loài người.

- Giá trị thực tiễn của tài liệu khoa học kỹ thuật được thể hiện nó là căn cứ để tiến hành các nghiên cứu khoa học mới, tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Đặc biệt, tài liệu khoa học kỹ thuật còn đóng vai trò quan trọng trong việc tăng nhanh tốc độ phát triển kinh tế - xã hội trong giai đoạn mới, giai đoạn đất nước theo cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và nhất là trong thời kỳ hội nhập diễn ra mạnh mẽ như hiện nay.

1.1.2. Các loại tài liệu khoa học kỹ thuật

Tài liệu khoa học kỹ thuật rất phong phú và đa dạng, xuất phát từ công việc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân và tính chất công việc cũng như chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng đơn vị mà sản sinh ra nhiều loại hình tài liệu khác nhau. Trên cơ sở đó tài liệu khoa học kỹ thuật được chia thành các loại như sau: tài liệu bản vẽ, bảng tính toán, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi công trình xây dựng, báo cáo nghiên cứu khả thi, bản thuyết minh kỹ thuật, bản quy phạm kỹ thuật, tài liệu hạch toán, tài liệu tiêu chuẩn, tài liệu phim, ảnh, tài liệu bản đồ, tài liệu điện tử.

Trong các loại tài liệu khoa học kỹ thuật trên thì tài liệu bản vẽ chiếm khối lượng nhiều nhất trong tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật. Nó là công cụ chủ yếu dùng để diễn đạt ý đồ của người thiết kế, là tài liệu cơ bản dùng để chỉ đạo sản xuất, hướng dẫn thi công công trình, láp ráp sản phẩm. Vì vậy trong kỹ thuật thường gọi bản vẽ là tiếng nói của kỹ thuật. [21]

Căn cứ vào nội dung của bản vẽ người ta phân chia nó ra các loại như sau:

+ Bản vẽ tổng thể mặt bằng: Bản vẽ tổng thể mặt bằng là hình vẽ của một công trình theo đường viền của chúng và theo đúng khích thước quy định.

Bản vẽ tổng thể mặt bằng thệ hiện vật thể theo phương pháp chiếu thẳng góc từ trên xuống. Nội dung bản vẽ tổng thể mặt bằng thể hiện vị trí của toàn bộ công trình, từng hạng mục công trình, hệ thống giao thông, địa hình và các công trình kề cận. Bản vẽ tổng mặt bằng thường được vẽ trên tỷ lệ lớn (tỷ lệ 1/50 đến 1/500).

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 136 trang tài liệu này.

+ Bản vẽ toàn thể: Bản vẽ toàn thể là bản vẽ thể hiện toàn bộ hình dạng của một vật thể.

+ Bản vẽ bộ phận: Là bản vẽ thể hiện từng bộ phận của công trình xây dựng.

+ Bản vẽ lắp: Bản vẽ lắp là bản vẽ thể hiện từng bộ phận của một sản phẩm công nghiệp.

+ Bản vẽ chi tiết: Là bản vẽ thể hiện một chi tiết nào đó của một sản phẩm công nghiệp hay một công trình xây dựng.

+ Bản vẽ phác: Là bản vẽ có tính chất tạm thời được vẽ trên giấy bất kỳ, khi vẽ thường không sử dụng dụng cụ vẽ và không mang một tỷ lệ chính xác.

+ Bản vẽ gốc: Là bản vẽ được thành lập trên giấy theo tỷ lệ chính xác với thực tế. Bản vẽ gốc được vẽ bằng dụng cụ vẽ hoặc bằng máy tính, trên bản gốc có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan đến bản vẽ.

+ Bản vẽ chính: Là bản vẽ được thực hiện trên giấy tốt, có tỷ lệ chính xác với thực tế, có đầy đủ chữ ký chính thức của những người có trách nhiệm, có dấu của cơ quan hữu quan. Hiện nay bản vẽ chính của các công trình xây dựng, sản phẩm công nghiệp được in ra từ máy tính. Từ đó những người có trách nhiệm sẽ ký trực tiếp lên bản vẽ và vă thư đóng dấu

đỏ lên chữ ký của thủ trưởng cơ quan.

+ Bản vẽ in: Là bản vẽ được in ra từ bản chính trên giấy nhạy bắt ánh sang hoặc photocopy từ bản chính.

Các bảng tính toán là loại tài liệu khoa học kỹ thuật chiếm khối lượng khá lớn và có nội dung quan trọng. Bản tính toán có hai loại chính như sau:

- Loại thứ nhất là các bản tính toán về sức bền vật liệu, xác định các chỉ tiêu vật liệu để đảm bảo sự an toàn khi làm việc của sản phẩm công nghiệp hoặc sự an toàn trong xây dựng công trình, tránh sự nứt gãy, đỗ vỡ công trình. [21]

- Loại thứ hai là các bản tính về khối lượng vật liệu, công lao động để làm ra sản phẩm hoặc công trình xây dựng. [21]

Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi công trình xây dựng nêu rõ sự cần thiết phải đầu tư xây dựng công trình, tác dụng kinh tế, xã hội, dân sinh, văn hóa của công trình, xác định quy mô của công trình; lựa chọn địa điểm xây dựng công trình, nhu cầu diện tích sử dụng. Báo cáo nghiên cứu khả thi được cơ quan chủ đầu tư công trình thành lập để trình lên cơ quan quản lý nhà nước về đầu tư – xây dựng thẩm định phê duyệt dự án. Bản thuyết minh kỹ thuật là văn bản do cơ quan tư vấn thiết kế lập để giải trình, về đối tượng thiết kế, các yêu cầu kiến trúc, kỹ thuật xây dựng công trình. Bản quy phạm kỹ thuật do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành để quản lý kỹ thuật xây dựng công trình, chế tạo sản phẩm công nghiệp hoặc các nghành kỹ thuật. Mỗi ngành khoa học kỹ thuật đều ban hành các quy phạm kỹ thuật của ngành để đảm bảo sản phẩm làm ra đúng chất lượng, mẫu mã của nó. Tài liệu hạch toán là loại văn bản phản ánh giá thành xây dựng công trình hoặc giá thành chế tạo sản phẩm công nghiệp hoặc giá thành thực hiện một dự án khoa học công nghệ nào đó. Tài liệu tiêu chuẩn được sử dụng rộng rãi trong hoạt động sản xuất, kinh doanh để nâng cao

chất lượng sản phẩm đặc biệt là sản phẩm xuất khẩu thúc đẩy tiến bộ kỹ thuật góp phần hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực.

Đối tượng tiêu chuẩn hóa gồm các sản phẩm như máy móc, thiết bị, dụng cụ, nguyên vật liệu, cấu kiện nông, lâm, thủy hải sản, hàng tiêu dùng. Tài liệu phim, ảnh ghi lại những sự kiện quan trọng về hoạt động khoa học công nghệ như các bức ảnh, thước phim ghi lại các buổi lễ khởi công xây dựng các công trình, lễ cắt băng khánh thành ban giao các công trình, những buổi viếng thăm, kiểm tra của các nhà lãnh đạo Đảng, Nhà nước đối với các công trình hoặc sản phẩm công nghiệp. Tài liệu bản đồ được sử dụng rộng rãi và đóng vai trò quan trọng trong điều tra, khảo sát điều kiện tự nhiên, xã hội ở các vùng lãnh thổ khác nhau. Bản đồ ghi chép, phản ánh lại tình hình thực tế địa hình, địa mạo, tình trạng kinh tế xã hội ở thành phố cũng như nông thôn từng vùng lãnh thổ thuộc từng thời điểm khác nhau. Căn cứ vào tỷ lệ đo vẽ bản đồ thì các nhà bản đồ học chia bản đồ ra làm ba loại chính: bản đồ có tỷ lệ lớn, tỷ lệ 1/200 000 trở xuống. Loại này đo vẽ công phu, chính xác để phục vụ xây dựng các công trình như giao thông, thủy lợi, thủy điện. địa chất, quốc phòng. Loại tài liệu có tỷ lệ trung bình từ 1/300 000 đến 1/1000 000, loại này dùng đo vẽ xây dựng bản đồ chuyên đề. Loại bản đồ có tỷ lệ nhỏ 1/1000 000 trở lên để phục vụ lập bản đồ địa hình khái quát, bản đồ giáo khoa, lập atlat. Tài liệu điện tử là sản phẩm thông tin quan trọng trong thời đại hiện nay ở nước ta cũng như trên thế giới. Trong khoa học công nghệ tài liệu điện tử ghi lại các số liệu điều tra cơ bản tài nguyên thiên nhiên như khí hậu, thủy văn, địa chất, khoáng sản, dầu khí. [21]

Ngoài các loại tài liệu khoa học kỹ thuật kể trên, thì căn cứ vào nội dung đặc điểm của tài liệu người ta chia tài liệu khoa học kỹ thuật thành các nhóm như: nhóm tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản, nhóm tài liệu chế tạo sản phẩm công nghiệp, nhóm tài liệu nghiên cứu khoa học, nhóm tài

liệu khảo sát tài nguyên. Trong đó, nhóm tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản gồm có tài liệu thiết kế các công trình xây dựng dân dụng như nhà ở, bệnh viện, trường học, nơi nghỉ dưỡng…Tài liệu thiết kế các công trình giao thông vận tải như đường bộ, đường sắt, cầu, bến cảng, sân bay… Tài liệu thiết kế các công trình thủy lợi và thủy điện như nhà máy thủy điện, nhiệt điện các công trình thủy lợi…Tài liệu thiết kế các công trình công nghiệp như các nhà máy chế tạo sản phẩm công nghiệp nhẹ, tài liệu các công trình kỹ thuật…Nhóm tài liệu thiết kế các sản phẩm công nghiệp bao gồm tài liệu thiết kế các loại máy công cụ, các loại máy chuyên dụng, máy về giao thong vận tải, máy công nghiệp…Nhóm tài liệu này số lượng tương đối nhiều, tính chính xác cao phản ánh các thành tựu về cơ khí, điện tử, tự động hóa, có nhiều tài liệu được tiêu chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế và quốc gia. Tài liệu nghiên cứu về kỹ thuật công nghệ như các công trình nghiên cứu về công nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, hàng không, kỹ thuật quân sự, cơ khí chế tạo máy. Nhóm tài liệu nghiên cứu khoa học gồm: Tài liệu nghiên cứu về khoa học tự nhiên là kết quả nghiên cứu của các đề tài toàn học, vật lý học, hóa học, di truyền học, điện tử…Tài liệu nghiên cứu về khoa học xã hội và nhân văn là kết quả nghiên cứu của các đề tài về văn học, sử học, địa lý học, triết học, luật học. Nhóm tài liệu điều tra khảo sát tài nguyên chiếm vị trí quan trọng trong khoa học công nghệ cũng như trong cuộc sống liên quan đến các ngành kinh tế quốc dân và mọi ngành mọi nghề. Tài liệu nhóm này gồm có tài liệu khí tượng, thủy văn là những dữ liệu, mẫu vật được thu thập, khai thác từ công trình khí tượng thủy văn, từ hoạt động của ngành khí tượng thủy văn được xử lý lưu trữ dưới nhiều hình thức. [21,38]

Trong quá trình hoạt động, sản xuất của các cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra các tài liệu khoa học kỹ thuật có liên quan đến một đối tượng cụ thể tạo thành bộ tài liệu khoa học kỹ thuật. Căn cứ vào đặc điểm, nội dung của nó người ta chia các bộ tài liệu ra các loại như: bộ thiết kế, bộ

tài liệu nghiên cứu khoa học, bộ tài liệu trác địa bản đồ, bộ tài liệu địa chất. Trong đó, bộ thiết kế là toàn bộ tài liệu kỹ thuật thuộc về một đối tượng thiết kế. Bộ thiết kế được chia làm hai loại; bộ thiết kế sản phẩm công nghiệp và bộ thiết kế công trình xây dựng cơ bản.

Bộ thiết kế sản phẩm công nghiệp: đó là toàn bộ các loại tài liệu liên quan đến một sản phẩm công nghiệp. Nội dung bộ thiết kế sản phẩm công nghiệp cho biết về hình dáng, cấu tạo, phương pháp chế tạo, sử dụng và sửa chữa sản phẩm. Thành phần tài liệu kỹ thuật trong một bộ thiết kế sản phẩm công nghiệp gồm có: Những tài liệu pháp lý ban đầu của sản phẩm, tài liệu thiết kế chiếm khối lượng nhiều nhất trong bộ thiết kế, tài liệu tổng kết những kinh nghiệm thiết kế và chế tạo, đánh giá chất lượng sản phẩm, quyết toán kinh phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm.

Bộ thiết kế công trình xây dựng cơ bản là toàn bộ tài liệu kỹ thuật liên quan đến một công trình xây dựng hay một khu công trình xây dựng. Thành phần và nội dung tài liệu của mỗi bộ thiết kế công trình xây dựng cơ bản của các ngành xây dựng có sự khác nhau. Thành phần và nội dung tài liệu của bộ thiết kế công trình xây dựng dân dụng khác với công trình xây dựng thủy lợi, thủy điện, hoặc công trình công nghiệp. Nhưng thành phần và nội dung tài liệu của tất cả các công trình xây dựng cơ bản đều có những đặc điểm chung. Thành phần thứ nhất của bộ tài liệu xây dựng cơ bản là các văn bản pháp lý phải có để tiến hành thiết kế, thi công công trình. Văn bản quy hoạch xây dựng công trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Văn bản dự án tiền khả thi được duyệt và dự án khả thi xây dựng công trình được duyệt. Thành phần thứ hai của bộ tài liệu xây dựng cơ bản là các văn bản thiết kế gồm các bản vẽ, các tài liệu tính toán. Tài liệu thiết kế do cơ quan tư vấn thiết kế đủ tư cách pháp nhân thắng thầu thực hiện. Thành phần thứ ba của bộ tài liệu xây dựng cơ bản là tài liệu hoàn công. Tài liệu này thể hiện kết quả thực tế thi công công trình xây dựng cơ bản. Về cơ bản

các bản vẽ thiết kế và bản vẽ hoàn công giống nhau.

Bộ tài liệu báo cáo khoa học gồm tất cả các loại tài liệu liên quan đến một chương trình hoặc một đề tài khoa học đã được nghiên cứu giải quyết. Các bộ tài liệu báo cáo khoa học có những loại tài liệu cơ bản sau: tài liệu pháp lý, tài liệu nghiên cứu đề tài khoa học, tài liệu nghiệm thu, đánh giá kết quả nghiên cứu đề tài.

Bộ tài liệu địa chất là toàn bộ những tài liệu có nội dung liên quan đến một báo cáo địa chất. Nội dung báo cáo địa chất có nhiều loại: báo cáo về tìm kiếm và thăm dò địa chất một khu vực, báo cáo về địa chất thủy văn một khu vực, báo cáo về địa chất công trình một khu vực, báo cáo về địa mạo từng vùng. Thành phần tài liệu của một bộ báo cáo địa chất gồm có: các văn bản pháp lý gồm chủ trương, kế hoạch tiến hành lập báo cáo địa chất của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, tài liệu báo cáo địa chất bao gồm báo cáo chính kết quả điều tra, khảo sát, thăm dò địa chất kèm theo các tài liệu thuyết minh làm rõ những nội dung chính trong báo cáo địa chất. Các loại tài liệu thuyết minh rất đa dạng như: biểu đồ, bình đồ bố trí các lỗ khoan thăm dò, thiết đồ các lỗ khoan thăm dò, tài liệu phản ánh kết quả thăm dò địa chất bằng nhiều phương pháp khác nhau tại địa điểm đó. Tài liệu về nghiệm thu kết quả báo cáo địa chất gồm Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu kết quả báo cáo địa chất, các văn bản nhận xét, đánh giá kết quả của báo cáo. Các văn bản về quyết toán báo cáo địa chất.

Các bộ tài liệu trắc địa, bản đồ là toàn bộ tài liệu liên quan đến việc đo đạc ở một địa điểm nào đó hoặc liên quan đến việc đo vẽ bản đồ tại một địa điểm, một vùng lãnh thổ được thực hiện trong một thời điểm nhất định. Nội dung các bộ tài liệu đo đạc rất phong phú bao gồm những vấn đề như sau: bộ tài liệu đo đường chuyền, tức đo tọa độ các điểm trên mặt đất, bộ tài liệu đo thủy chuẩn, tức đo độ cao các điểm so với mặt nước biển trên mặt đất, bộ tài liệu đo trọng lực, tức đo sức hút của quả đất tại các địa điểm

khác nhau trên quả đất. Thành phần tài liệu trong một bộ tài liệu thực địa – bản đồ gồm có: tài liệu pháp lý, tài liệu nghiệm thu, đánh giá kết quả dự án đo đạc hoặc lập bản đồ, tài liệu quyết toán dự án. [21,38]

1.1.3. Đặc điểm của tài liệu khoa học kỹ thuật

Tài liệu khoa học kỹ thuật sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, nhà nước, tư nhân có ý nghĩa Quốc gia được gọi là tài liệu lưu trữ Quốc gia. Tài liệu lưu trữ Quốc gia do nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản trong các kho lưu trữ quốc gia có những đặc điểm như sau:

- Thứ nhất về nội dung tài liệu khoa học kỹ thuật phản ánh kết quả thăm dò địa chất, khí tượng, thủy văn, thiết kế thi công các công trình xây dựng. Phản ánh kết quả công tác thiết kế, chế tạo, lắp ráp các sản phẩm công nghiệp, ngoài ra tài liệu khoa học kỹ thuật còn là kết quả của quá trình điều tra thăm dò tài nguyên, khoáng sản thiên nhiên...

- Thứ hai tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật do nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản trong các kho lưu trữ quốc gia. Đây là tài sản của Quốc gia, di sản văn hoá của dân tộc.

- Thứ ba tài liệu khoa học kỹ thuật có tư liệu được mua bán, trao đổi để phục vụ nghiên cứu tham khảo cho các cán bộ khoa học kỹ thuật. (Tư liệu khoa học kỹ thuật khác với tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật ở chỗ thông thường nó không phải do chính cơ quan, tổ chức cá nhân đó làm ra, không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, cơ quan đó. Tư liệu khoa học kỹ thuật thông thường là những ấn phẩm được in, sao, và phát hành rộng rãi trong các hiệu sách hoặc trên các mạng thông tin diện rộng. Vì thế tư liệu khoa học kỹ thuật chỉ được bảo quản trong các thư viện, hoặc các phòng tư liệu của cơ quan)

- Thứ tư tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật và tài liệu lưu trữ hành chính