Tổ Chức Của Trung Tâm Ngoại Ngữ

Với hơn 14 năm kinh nghiệm hoạt động cùng với sự quy tụ của đội ngũ cán bộ có trình độ cao, dày dặn kinh nghiệm và rất tâm huyết với nghề nghiệp, những năm qua HUEITC đã tổ chức đào tạo và sát hạch cho hàng nghìn học viên có nhu cầu trên địa bàn thành phố Huế và các tỉnh Miền trung và Tây Nguyên

Với tôn chỉ “Khởi tạo ước mơ – Đồng hành thành công”, HUEITC cam kết cống hiến và phục vụ bằng tất cả tri thức, nhiệt tâm và tinh thần trách nhiệm cao nhất, đặt sự thành công của học viên lên hàng đầu và cam kết chất lượng đào tạo, dịch vụ uy tín nhất.

2.1.2. Ngành nghề kinh doanh của trung tâm

Đào tạo và tổ chức sát hạch các chứng chỉ quốc gia ngoại ngữ, tin học cho học sinh, sinh viên, các cơ quan quản lý nhà nước và doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Huế và các tỉnh lân cận.

2.1.3. Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ tổ chức

Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học HueITC có quy mô không được lớn nên đội ngũ nhân viên cũng tương đối ít so với nhiều trung tâm khác. Sau đây là so0w đồ tổ chức của trung tâm Ngoại ngữ - Tin học HueITC.

Sơ đồ 2.1. Tổ chức của trung tâm Ngoại ngữ - Tin học HueITC

( Nguồn: Ban Giám đốc)

Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban tại trung tâm

 Ban giám đốc:

- Giám đốc: Ông Nguyễn Thái Sơn Điện thoại: 09.6464.2025

Email: Nguyenthaison2202@gmail.comChức năng – nhiệm vụ:

 Là người điều hành các hoạt động hàng ngày của trung tâm, từ việc tổ chức

thi, lập quan hệ ngoại giao đến việc làm hồ sơ và tuyển sinh.

 Tổ chức các quyết định mà trung tâm đề ra.

 Tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển sinh và thi cử của trung tâm.

 Ban hành quy chế quản lý nội bộ trung tâm.

 Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức của trung tâm.

 Tuyển dụng nhân sự trung tâm.

 Thông báo các thông tin thi cử kịp thời cho các nhân viên cấp dưới.

 Đưa ra các chương trình đào tạo hợp lí cho trung tâm phù hợp với nguồn nhân lực.

- Phó giám đốc: Ông Nguyễn Phúc Hưng Điện thoại: 0983.535.826

Email: Phuchung83@gmail.comChức năng - nhiệm vụ:

 Hỗ trợ trong việc quản lý điều hành trung tâm dưới sự phân công của giám

đốc.

 Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu

trách nhiệm trươc giám đốc.

 Thực hiện công tác tuyển sinh cho trung tâm.

 Tham mưu thực hiện chức năng quản lý, quản trị nguồn nhân lực.

 Các phòng chuyên môn:

- Phòng đào tạo:

Trưởng phòng: Bà Nguyễn Thị Ngọc Hà

Điện thoại: 0905.868.798 Email: Sonca208@gmail.comChức năng – nhiệm vụ:

 Tham mưu cho giám đốc chương trình đào tạo cho trung tâm.

 Sắp xếp các lớp ôn tập cho các khóa thi

 Nắm tình hình học tập của từng học viên và đưa ra các phương án hỗ trợ.

- Phòng tư vấn tuyển sinh:

Trưởng phòng: Ông Thái Văn Lâm Điện thoại: 038.744.3954

Email: thanthailam@gmail.comChức năng – nhiệm vụ:

 Thực hiện và triển khai công việc tuyển sinh các khóa học cho trung tâm

 Tham mưu với Ban lãnh đạo về công tác tuyển sinh nhằm đảm bảo phương án

tuyển sinh đạt được hiệu quả

 Lập kế hoạch chi tiết về kế hoạch tuyển sinh và báo cáo công tác tuyển sinh cho Ban giám đốc.

 Báo cáo định kỳ/ đột xuất cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan trong phạm vi

trách nhiệm công việc được giao

 Thực hiện đào tạo các nội dung và kỹ năng tuyển sinh, làm việc cơ bản cho

nhân viên cấp dưới như chuyên viên tư vấn, cộng tác viên

 Thực hiện xây dựng mối quan hệ với các đối tác bên ngoài, cộng tác viên để đảm bảo chỉ tiêu tuyển sinh đề ra.

- Phòng tài chính:

Trưởng phòng: Bà Đặng Thị Thanh Nhàn

Điện thoại: 0905.212.990

Email: mydarling5.3.11@gmail.comChức năng – nhiệm vụ:

 Quan sát, thu nhận và lưu trữ một cách có hệ thống các hoạt động kinh doanh hàng ngày, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác như giám sát, thực hiện các khoản thu chi, tính tiền lương nhân viên.

 Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loại khác nhau, ghi vào sổ kế toán để theo dòi một cách có hệ thống sự biến động tài sản có nguồn vốn kinh doanh trong doanh nghiệp.

 Thực hiện các công việc liên quan đến quyền và nghĩa vụ nộp thuế của trung

tâm.

 Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.

- Văn thư/ quản lý chứng chỉ: Trưởng phòng: Bà Lê Thị Hồng Điện thoại: 039.897.2345

Email: honggiaovu@gmail.comChức năng – nhiệm vụ:

 . Tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo trung tâm phối hợp các hoạt động chung

giữa các phòng chuyên môn trong trung tâm.

 Làm đầu mối quan hệ với các đơn vị khác theo phận sự phân công lãnh đạo của

trung tâm

 Thực hiện công tác tổng hợp, điều phối theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện công tác tổ chức, hành chính, quản trị đối với trung tâm đảm bảo tính thống nhất, liên tục và hiệu quả

 Quản lý công văn đến, công văn đi, hồ sơ, tài liệu, văn bẳng, chứng chỉ; quản lý

và sử dụng con dấu theo công dụng của công tác văn thư, lưu trữ.

2.2. Thực trạng năng lực cạnh tranh của trung tâm Ngoại ngữ - Tin học HueITC

2.2.1. Các tài sản cạnh tranh của trung tâm Ngoại ngữ - Tin học HueITC

2.2.1.1. Nguồn nhân lực của trung tâm

Trong hoạt động kinh doanh, nguồn nhân lực đóng vai trò hết sức quan trọng, là lực lượng ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn công ty và là nhân tố quyết định sự thành công của cả công ty. Hơn nữa, lực lượng lao động cũng là một đòn bầy mạnh mẽ để tăng khả năng cạnh tranh của trung tâm trên thị trường.

Bảng 2.1. Tình hình nhân sự của Trung tâm ngoại ngữ tin học HUEITC giai đoạn 2018 - 2020

Chỉ tiêu

Năm						So sánh
2018		2019		2020		2019/2018		2020/2019
SL	%	SL	%	SL	%	+/-	%	+/-	%
Tổng số CB - CNV		17	100	20	100	25	100	3	17.6	5	25
Phân theo giới tính	Nam	5	29.4	7	35	9	40.9	1	20	3	50
Phân theo giới tính	Nữ	12	70.6	13	65	16	59.1	2	16.7	3	23.07
Phân theo trình độ	ĐH và trên ĐH	14	82.3	16	80	19	81.8	2	14.3	3	18.75
Phân theo trình độ	Cao đẳng	3	17.7	4	20	6	18.2	1	33.3	2	50

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 97 trang tài liệu này.

(Nguồn: Ban giám đốc trung tâm Ngoại ngữ - Tin học HueITC)

Nhận xét:

Trong 3 năm qua tình hình nhân sự của trung tâm có nhiều thay đổi về số lượng và cơ cấu. Trong năm 2018 tổng số nhân viên tại trung tâm là 17 người. Đến năm 2019 số nhân viên của trung tâm tăng lên 3 người.

Xét về cơ cấu nhân sự, thì nhân viên không có sự chênh lệch nhiều về giới tính. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của Trung tâm ngoại ngữ tin học HUEITC phần lớn là đại học và sau đại học. Năm 2018 tổng số cán bộ nhân viên tại trung tâm có trình độ đại học và sau đại học là 14 người. Tăng lên trong năm 2019 là 2 người (14.3%) và

đến năm 2020 số cán bộ nhân viên có trình độ đại học và sau đại học là 19 người tăng 3 người (18.75%) so với năm 2019. Nhìn chung cơ cấu nhân sự của trung tâm trong 3 năm qua không ngừng gia tăng về số lượng và chất lượng. Trình độ cán bộ nhân viên có chuyên môn cao liên tục tăng lên qua đó có thể thấy trung tâm luôn đảm bảo một đội ngũ cán bộ nhân viên có năng lực đảm bảo cho việc hoạt động của trung tâm.

2.2.1.2. Tình hình hoạt động kinh doanh của trung tâm Ngoại ngữ - Tin học HueITC từ năm 2018-Qúy 3 năm 2020

Bảng 2.2 Số lượng học viên theo từng khóa học từ 2018 - quý III 2020

(Đơn vị: Học viên)

2018	2019	Quý I, II, III 2020
Công nghệ thông tin cơ bản	1496	1597	778
TOEFL A2	257	301	165
B1 tiếng Anh	168	136	95
B2 tiếng Anh	23	19	17
B1 tiếng Pháp	5	4	3

(Nguồn: Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học HueITC)

Dựa vào bảng 2.3 về tình hình kinh doanh của trung tâm Ngoại ngữ - Tin học HueITC ta rút ra được các lưu ý sau: Trong 3 năm qua số lượng học viên tăng lên dần từ năm 2018 đến năm 2019, cụ thể tổng số lượng học viên của các khóa thi tăng từ 1949 người lên đến 2057 người, năm 2019 số lượng học viên tăng 108 người tương ứng với tăng 5.54% cho thấy nhu cầu về các chứng chỉ ngày càng tăng. Tuy nhiên, từ năm 2019 cho đến hết quý 3 năm 2020 thì số lượng học viên của các khóa thi có sự giảm sút đáng kể, cụ thể số lượng học viên giảm từ 2057 người xuống còn 1058 người, tương ứng với giảm 48,57% so với năm 2019, do các tháng 2, tháng 3, tháng 4 đầu năm 2020 vừa qua tình hình dịch bệnh Covid-19 xảy ra tràn lan trên thế giới, khiến cho xã hội bị cách ly hoàn toàn, mọi hoạt động và kinh doanh của cá nhân và tổ chức đều bị trì hoãn và có một số tổ chức ngưng hoạt động, do đó, để bảo vệ bản thân, gia đình và xã hội, các học viên đã tạm thời hoãn các khóa thi cho đếm khi tình hình dịch bệnh giảm sút mới tiến hành đăng ký thi.

2.2.2. Các chính sách cạnh tranh của trung tâm Ngoại ngữ - Tin học HueITC

2.2.2.1. Chính sách giá

Giá là một trong các yếu tố quan trọng trong năng lực cạnh tranh và có thể thấy rằng không có biến số nào thay đổi nhanh và linh hoạt như giá.

Đối với khách hàng, giá là cơ sở để chọn mua sản phẩm của đơn vị này hay đơn vị khác. Đối với doanh nghiệp, giá chính là vũ khí cạnh tranh trên thị trường, quyết định đến doanh số và lợi nhuận.

Chứng chỉ tin học cơ bản:

Bảng 2.3 Lệ phí thi ứng dụng Công nghệ thông tin cơ bản

Cấp độ	Lệ phí
1	Ứng dụng Công nghệ thông tin cơ bản (cấp tốc)	800.000đ/khóa
2	Ứng dụng Công nghệ thông tin cơ bản	500.000đ/khoá

(Nguồn: Trung tâm ngoại ngữ - tin học HueITC)

Học phí luôn là mối quan tâm hàng đầu tác động đến việc đăng ký các khóa thi của học viên. Cơ sở để trung tâm đưa ra mức học phí cho từng khóa thi phụ thuộc vào nhiều yếu tố và luôn đáp ứng với nhu cầu của học viên, học viên có thể chọn thi một trong hai khóa Tin học cơ bản cấp tốc và Tin học cơ bản lấy chứng chỉ sau 3-4 tuần tùy theo nhu cầu. Lệ phí còn phụ thuộc vào thời gian nhận chứng chỉ, khóa thi Tin học cơ bản cấp tốc nhận chứng chỉ chỉ sau 3-4 ngày sẽ có lệ phí cao hơn.

 Các chương trình luyện thi ngoại ngữ

Bảng 2.4 Lệ phí các khóa thi ngoại ngữ tổng quát

Các khóa thi	Thời lượng ôn tập	Lệ phí
1	Tiếng anh A2	1 buồi	4.500.000đ/khóa
2	Tiếng anh chứng nhận B1 tự do	4-6 buổi	7.500.000đ/khóa
3	Tiếng Pháp chứng nhận B1	4-6 buổi	8.500.000đ/khóa
4	Tiếng Anh chứng nhận B2	3 ngày	15.000.000đ/khóa

(Nguồn: Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học HueITC)

Đối với các chương trình thi các cấp độ theo khung chuẩn châu Âu thì mức lệ phí ôn tập là lệ phí thi khá cao. Mức lệ phí của mỗi cấp độ trên 4.000.000đ, đối với chứng chỉ B2 tiếng Anh mức lệ phí lên đến 15.000.000đ. Đây là mức giá ngang bằng so với các trung tâm đối thủ. Vì mức lệ phí cao, nên số người đăng ký ôn tập và thi chủ yếu là những sinh viên cần chứng chỉ gấp để đủ điều kiện ra trường, những người đi làm, những người cần chứng chỉ để thi công chức-viên chức.

Nhìn chung, mức giá hiện nay mà trung tâm áp dụng cho các khóa luyện thi đã được thị trường chấp nhận, thậm chí mức lệ phí này còn thấp hơn so với một số trung tâm khác trên địa bàn tỉnh.

2.2.2.2. Chính sách phân phối

Trong nền kinh tế thị trường, các công ty đều có xu hướng cung cấp sản phẩm của mình qua những trung gian nhằm tiết kiệm chi phí và tạo được hiệu quả cao nhất trong việc đảm bảo phân phối hàng hóa được rộng khắp, đưa hàng hóa đến các thị trường tiềm năng và thị trường mục tiêu để đáp ứng kịp nhu cầu của khách hàng. Đồng thời thông qua một chính sách phân phối phù hợp, công ty sẽ đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học HueITC sử dụng chính sách phân phối rất hiệu quả, không cứng nhắc. Chính sách này không phải do ban giám đốc đặt ra mà dưới mỗi chuyên viên tư vấn thường có một bộ phận cộng tác viên tư vấn cho riêng mình, bộ phận này do chính chuyên viên tư vấn tuyển dụng vào, những người trong bộ phận chuyên viên tư chủ yếu là sinh viên năm cuối, họ có nhiệm vụ giúp trung tâm truyền đi thông tin tuyển sinh, kéo khách hàng đến với trung tâm và khai thác thông tin về các thị trường, ngược lại bộ phận CVTV có nhiệm vụ chia sẻ bớt quyền lợi của mình nhưng thu lợi cũng rất lớn. Đây là chiến lược mà trung tâm nên tập trung hơn để đem lại lợi nhuận cho trung tâm một cách tối đa nhất.

Ngoài ra, những học viên đã đăng ký hồ sơ thi lấy chứng chỉ cấp tốc chính là nguồn mà trung tâm cần khai thác và tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng nhất, vì vậy, trung tâm có thể mời họ làm cộng tác viên cho mình.