Nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng và kinh doanh vật tư C&T

Về thời gian mở L/C: Thông thường thì L/C được mở trước thời hạn giao hàng khoảng từ 20-25 ngày nếu như hợp đồng không quy định cụ thể. Nhưng để hợp đồng được chặt chẽ thì trong hợp đồng người ta thường quy định cụ thể ngày mở L/C.

Căn cứ để mở L/C: Là điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. Khi mở L/C công ty phải dựa vào căn cứ này đề điền vào phiếu in sẵn của ngân hàng mở L/C gọi là “ Giấy xin mở thư tín dụng nhập khẩu”.

Cách thức mở L/C tại Việt Nam: Để mở L/C doanh nghiệp XNK phải tiến hành các công việc sau:

 Nộp hồ sơ và lập đơn xin mở L/C.

 Ký quỹ để mở tài khoản thư tín dụng.(mức ký quỹ có thể từ 5-100% giá trị hợp đồng)

 Thanh toán phí mở L/C.

Khi được ngân hàng thông báo đã mở L/C, nhà nhập khẩu liên hệ với ngân hàng để kiểm tra các chi tiết của L/C có phù hợp với hợp đồng không, rồi nhờ ngân hàng chuyển đến cho nhà xuất khẩu. Nếu có điều gì chưa thích hợp cần tu chỉnh, nhà nhập khẩu làm đơn yêu cầu ngân hàng tu chỉnh L/C (theo sự thống nhất với nhà xuất khẩu), trong đó có ghi đầy đủ các chi tiết cần tu chỉnh. Sau đó thông báo kết quả đã tu chỉnh.

Bước 3: Người mua đôn đốc người bán giao hàng.

Để quá trình nhập khẩu đúng tiến độ như đã quy định trong hợp đồng, nhà nhập khẩu cần phải đôn đốc phía bán giao hàng theo đúng số lượng chất lượng, quy cách bao bì…và đúng hạn. Như vậy mới không làm chậm trễ tiến độ kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu.

Bước 4: Thuê phương tiện vận tải

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 81 trang tài liệu này.

Phần lớn hàng hoá giao dịch mua bán trên thị trường thế giới đều được thực hiện vận chuyển bằng đường biển (chiếm khoảng 80 % khối lượng hàng hoá trong buôn bán quốc tế) bởi những tính ưu việt của loại hình vận tải này. Vì thế nghiệp vụ thuê tàu vận chuyển hàng hoá bằng đường biển đã trở thành nghiệp vụ phổ biến, cơ bản và gần như không thể thiếu trong đa số các hoạt động XNK trên thế giới hiện nay.

Đối với nhà nhập khẩu, nghiệp vụ thuê tàu để vận chuyển hàng hoá chỉ phát sinh khi trong hợp đồng mua bán quy định nghĩa vụ này thuộc về phía người mua (theo điều kiện giao hàng nhóm F và EXW).

Nhà nhập khẩu sẽ tiến hành nghiệp vụ thuê tàu của mình dựa trên các căn cứ

 Những điều khoản của hợp đồng mua bán.

 Đặc điểm của hàng hoá mua bán.

 Điều kiện vận tải.

Hiện nay trên thế giới có hai phương thức thuê tàu cho nhà nhập khẩu lựa

chọn. Đó là:

Phương thức thuê tàu chợ: Thuê tàu chợ còn gọi là lưu cước tàu chợ (Booking Shipping Space) là người chủ hàng thông qua môi giới hoặc tự mình đứng ra yêu cầu chủ tàu giành cho thuê một phần chiếc tàu để chở hàng từ cảng này qua cảng khác.

Phương thức thuê tàu chuyến: Thuê tàu chuyến là chủ tàu (Shipowner) cho người thuê tàu (charter) thuê toàn bộ hay một phần chiếc tàu chạy rông để chuyên chở hàng hoá từ một hay vài cảng này đến một hay vài cảng khác. Mối quan hệ giữa người chủ tàu và người thuê tàu được điều chỉnh bằng một văn bản gọi là hợp đồng thuê tàu chuyến (C/P – Voyage Charter Party).

Nói chung nghiệp vụ thuê tàu, lưu cước đòi hỏi người đi thuê phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có đầy đủ thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tin thông các điều kiện thuê tàu. Vì thế trong thực tế đa số các doanh nghiệp kinh doanh XNK thường uỷ thác việc thuê tàu, lưu cước cho một công ty hàng hải như: Vietfracht, Vosa, Transimex... Nhà nhập khẩu căn cứ vào đặc điểm của hoạt động kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp cũng như đặc điểm vận chuyển của hàng hoá để lựa chọn loại hợp đồng uỷ thác thích hợp. Hiện có hai loại hợp đồng uỷ thác thuê tàu là: Hợp đồng uỷ thác thuê tàu cả năm và hợp đồng uỷ thác thuê tàu chuyến.

Bước 5: Mua bảo hiểm.

Do đặc điểm của hợp đồng kinh doanh TMQT là hàng hoá thường phải vận chuyển trên một quãng đường dài từ nước này sang nước khác trong thời gian dài. Chính vì thế hàng hoá thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Để đảm bảo an toàn trong kinh doanh, các nhà XNK thường tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá của mình

thông qua một hợp đồng bảo hiểm. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao (Open policy) hoặc hợp đồng bảo hiểm chuyến (Voyage policy). Hiện nay bảo hiểm hàng hoá bằng đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong hoạt động ngoại thương.

Nhà nhập khẩu chỉ mua bảo hiểm cho hàng hoá trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện thương mại nhóm E, F và nhóm C (trừ CIF và CIP).

Khi đi mua bảo hiềm cho hàng hoá, nhà nhập khẩu cần thực hiện theo trình

tự sau:

 Chọn điều kiện thích hợp để mua bảo hiểm.

Nhà nhập khẩu cần căn cứ vào: đặc tính của hàng hoá, tính chất bao bì và phương thức xếp hàng, điều khoản hợp đồng, loại tàu chuyên chở... để chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp: đảm bảo an toàn cho hàng hoá và đạt hiệu quả kinh tế cao.

 Làm giấy yêu cầu bảo hiểm.

Nhà nhập khẩu căn cứ vào hợp đồng và L/C (nếu có) điền đầy đủ các nội dung trong giấy yêu cầu bảo hiểm.

Ngoài ra, nhà nhập khẩu còn phải báo cho người bảo hiểm những tình huống quan trọng khác mà họ biết để giúp người bảo hiểm phán đoán rủi ro.

 Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm.

Sau khi nộp giấy yêu cầu bảo hiểm cho người bảo hiểm, người bảo hiểm sẽ xác định số phí phải đóng, nhà nhập khẩu đóng phí bảo hiểm và nhận chứng thư bảo hiểm (đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm).

Bước 6: Làm thủ tục thanh toán.

Thanh toán là nghiệp vụ chủ yếu của người mua trong quá trình mua bán. Trong kinh doanh TMQT có rất nhiều hình thức thanh toán nhưng thông thường hay sử dụng là 3 phương thức:

 Nhờ thu.

 Chuyển tiền.

 Tín dụng chứng từ (L/C).

(Trong đó hình thức L/C được dùng phổ biến nhất)

Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng ngoại thương thì doanh nghiệp phải tiến hành kiểm tra

chứng từ, nếu thấy hợp lệ thì làm thủ tục trả tiền cho ngân hàng hoặc kí nhận sẽ thanh toán để nhận được bộ chứng từ nhận hàng.

Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức nhờ thu kèm chứng từ thì sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng ngoại thương, doanh nghiệp nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ thấy phù hợp với hợp đồng thì chấp nhận trả tiền hoặc trả tiền để lấy chứng từ nhận hàng. Trong trường hợp nhờ thu phiếu trơn thì sau khi nhận hối phiếu đòi tiền của ngân hàng, nhà nhập khẩu có thể trả tiền hoặc từ chối trả tiền cho người bán. Phương thức này hoàn toàn bất lợi cho bên bán vì chỉ phụ thuộc vào ý muốn của người mua.

Nếu thanh toán bằng phương thức chuyển tiền thì khi nhận được hàng do bên bán gửi và chứng từ ở ngân hàng chuyển về, đến thời hạn quy định thì doanh nghiệp nhập khẩu phải viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền trả bên xuất khẩu. Có hai hình thức, điện chuyển tiền (T/T) và thư chuyển tiền (M/T). Trong đó, Việt Nam hay sử dụng hình thức điện chuyển tiền, phương thức này nhanh hơn thư chuyển tiền nhưng chi phí cao hơn nhiều, vì vậy khi sử dụng cần cân nhắc kỹ.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan

Làm thủ tục hải quan là một công việc mà bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh XNK nào cũng đều phải thực hiện khi có hàng hoá đi ngang qua biên giới quốc gia. Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý hành vi buôn bán quốc tế theo pháp luật của nhà nước nhằm: ngăn chặn tình trạng XNK lậu qua biên giới, kiểm tra giấy tờ có sai sót, giả mạo khống, thống kê số liệu về hàng XNK.

Quá trình làm thủ tục hải quan bao gồm ba bước chủ yếu sau đây:

 Khai báo - nộp tờ khai hải quan.

Trong bước này, chủ hàng phải kê khai chi tiết về hàng hoá nhập khẩu theo mẫu tờ khai hải quan để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Việc kê khai phải được tiến hành một cách trung thực, chính xác. Sau khi kê khai đầy đủ các nội dung của tờ khai, doanh nghiệp nộp tờ khai đó cho cơ quan hải quan kèm với một số chứng từ khác, chủ yếu là: giấy phép nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói, bảng kê khai chi tiết, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá...

 Xuất trình hàng hoá.

Bước tiếp theo, doanh nghiệp phải tổ chức xuất trình hàng hoá nhập khẩu cho cơ quan hải quan kiểm tra. Hàng hoá nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát. Toàn bộ chi phí cũng như nhân công về việc đóng, mở các kiện hàng do chủ hàng chịu. Yêu cầu của việc xuất trình hàng hoá là sự trung thực của chủ hàng.

Đối với khối lượng hàng hoá ít thì chủ hàng tổ chức vận chuyển tới kho của hải quan để kiểm lượng, làm thủ tục hải quan và nộp thuế (nếu có) khi hàng nhập khẩu lên bờ.

Đối với những lô hàng nhập khẩu có khối lượng lớn, việc kiểm tra hàng hoá và giấy tờ của hải quan có thể diễn ra ở hai nơi:

 Tại cửa khẩu: nhân viên hải quan kiểm tra hàng hoá và các loại thủ tục giấy tờ ngay tại cửa khẩu nhập hàng hoá đó.

 Tại nơi giao nhận hàng hoá cuối cùng: nhân viên hải quan kiểm tra niêm phong kẹp chì và nội dung hàng hoá theo nghiệp vụ của mình tại kho của đơn vị nhập khẩu hoặc tại kho của chủ hàng.

Thực hiện các quyết định của hải quan:

Sau khi hoàn tất các công tác kiểm tra cần thiết theo quy định, cơ quan hải quan sẽ ra các quyết định như:

 Cho hàng qua biên giới (thông quan).

 Cho hàng hoá qua biên giới có điều kiện (ví dụ: phải sửa chữa khắc phục khuyết tật, phải bao bì lại).

 Cho hàng qua biên giới sau khi chủ hàng đã nộp thuế XNK.

 Không được phép XNK.Khi có các quyết định này thì nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó, nếu vi phạm sẽ thuộc vào tội hình sự.

Bước 8: Nhận hàng nhập khẩu.

Theo quy định của nhà nước (NĐ 200/CP ngày 31/12/1973) các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của đơn vị ngoại thương đã nhập lô hàng đó. Do đó, khi hàng cập cảng, hãng tàu sẽ trực tiếp đứng ra

giao nhận hàng với cảng, rồi đưa hàng về vị trí an toàn: kho hoặc bãi. Chủ hàng phải kí hợp đồng uỷ thác cho cảng làm việc này.

Trước khi tàu đến, đại lý tàu biển hoặc hãng tàu sẽ gửi “Giấy báo tàu đến” cho người nhận hàng, để họ biết và tới nhận “Lệnh giao hàng” (Delivery Order – D/O) tại đại lý tàu.

Khi đi nhận D/O cần mang theo:

 Vận đơn gốc (Original B/L).

 Giấy giới thiệu của đơn vị.

Có D/O nhà nhập khẩu cần nhanh chóng làm thủ tục để nhận lô hàng của

mình.

Thủ tục nhận hàng như sau:

Nhận hàng rời hoặc hàng container rút ruột tại cảng: chủ hàng cần làm những

công việc sau để nhận hàng:

 Đến cảng hoặc chủ tàu để đóng phí lưu kho và xếp dỡ, lấy biên lai.

 Sau đó, đem biên lai lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing list đến văn phòng đại lý hãng tàu tại cảng để ký xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu một D/O.

 Mang 2 D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ một D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng.

 Đem 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hoá để chờ hải quan kiểm tra, đến hải quan cảng mời hải quan kho bãi giám sát việc nhận hàng.

 Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” hàng được xuất kho, mang ra khỏi cảng để đưa về địa điểm quy định.

Nhận nguyên container, hải quan kiểm tra tại kho riêng: Sau khi đã cân nhắc kỹ hiệu quả kinh tế, chủ hàng muốn nhận nguyên container, kiểm tra tại kho riêng, trong trường hợp này cần làm những việc:

Làm đơn xin kiểm hàng tại kho riêng, nộp cùng bộ hồ sơ đăng kí thủ tục hải

quan.

Làm thủ tục mượn container tại hãng tàu, đóng tiền, ký quỹ, phí xếp dỡ, tiền

vận chuyển container từ cảng về kho riêng (nếu thuê xe của hãng tàu).

Đem bộ chứng từ bao gồm: D/O (3 bản) có chữ ký của nhân viên hải quan khâu đăng ký thủ tục, đóng dấu “đã tiếp nhận tờ khai”, biên lai thu phí xếp dỡ và phí vận chuyển của hãng tàu, biên lai thu tiền phí lưu giữ container, đơn xin mượn container đã được chấp thuận đến văn phòng đại lý hãng tàu để làm giấy phép xuất container khỏi bãi. Tại đây giữ một D/O. Cùng nhân viên phụ trách bãi tìm container, kiểm tra tính nguyên vẹn của container và Seal (kẹp chì). Nhận hai bản “Lệnh vận chuyển” của nhân viên kho bãi. Mang toàn bộ hồ sơ đến hải quan kho bãi để nhân viên hải quan kiểm tra, ký xác nhận số container và số seal, tờ khai và lệnh vận chuyển. Xuất container ra khỏi bãi, nộp một lệnh vận chuyển cho hải quan cổng cảng, một cho bảo vệ cảng, đưa container về kho riêng. Đến phòng giám quản, hải quan thành phố để đón hải quan đi kiểm tra. Kiểm hoá xong, nếu không có vấn đề gì sẽ được xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan”.

Nhận nguyên tàu hoặc nhận hàng với số lượng lớn: Sau khi nhận D/O, nộp hồ sơ cho hải quan, nhận NOR (Notice of readines) thông báo sẵn sàng bốc hàng, nhân viên giao nhận tiến hành nhận hàng hoá. Trước khi mở hầm tàu cần có đại diện các cơ quan:

 Đơn vị nhập hàng.

 Đại diện người bán (nếu có văn phòng đại diện tại Việt Nam).

 Cơ quan kiểm định hàng hoá.

 Đại diện tàu, đại lý tàu.

 Hải quan giám sát. hải quan kiểm hoá.

 Đại diện cảng.

 Bảo hiểm (nếu nghi ngờ hàng có bảo hiểm bị hư hỏng).

 Trong quá trình nhận hàng, nhân viên giao nhận phải thường xuyên bám sát hiện trường, cập nhật số liệu từng giờ, từng ca, từng ngày. Kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp xử lý thích hợp.

Bước 9: Kiểm tra hàng hoá nhập khẩu.

Theo quy định của Nhà nước hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ càng. Mục đích của quá trình kiểm tra này là để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người mua, ngăn chặn kịp thời những hậu quả xấu, phân định trách nhiệm của các bên, đảm bảo uy tín cho các đơn vị kinh doanh và là cơ sở để khiếu nại sau này (nếu có).

Mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó. Đơn vị kinh doanh nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn thì phải lập thư dự kháng (letter of reservation), nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng bị tổn thất, thiếu hụt, không đồng bộ, không phù hợp với hợp đồng thì yêu cầu cơ quan có thẩm quyền lập biên bản giám định (survey report).

Bước 10: Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có).

Khiếu nại là một trong hai cách giải quyết các tranh chấp phát sinh trong ngoại thương. Bằng cách khiếu nại, các bên đương sự thương lượng với nhau để giải quyết các tranh chấp.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng nhập khẩu phát hiện thấy hàng bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt hay mất mát thì phải lập hồ sơ khiếu nại trong thời hạn quy định. Bởi vì qua thời hạn đó đơn khiếu nại không có giá trị. Hồ sơ khiếu nại bao gồm: đơn khiếu nại và các chứng từ kèm theo làm bằng chứng khiếu nại như hợp đồng mua bán, vận đơn, các biên bản giám định của cơ quan có thẩm quyền... Bộ hồ sơ hoàn tất phải được gửi ngay cho đối tượng mà người nhập khẩu khiếu nại. Tuỳ theo tính chất của tổn thất mà đối tượng khiếu nại có thể là bên bán, người vận tải hay công ty bảo hiểm. Cụ thể:

Đối tượng khiếu nại là người bán nếu người bán vi phạm hợp đồng như: không giao hàng, giao hàng chậm, giao hàng xấu hoặc giao hàng thiếu, bao bì không phù hợp...

Đối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình vận chuyển hoặc sự tổn thất đó do người vận tải gây nên (B/L sạch nhưng hàng lại bị hư hỏng...).

Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hoá - đối tượng của bảo hiểm - bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do người thứ ba gây nên mà những rủi ro này đã được mua bảo hiểm.

Nếu tổn thất không rõ ràng người bị thiệt có quyền khiếu nại với một trong ba bên trên và bảo lưu với các bên còn lại. Khi khiếu nại sao hồ sơ khiếu nại và gửi cho các bên còn lại.Trường hợp nhà nhập khẩu bị khiếu nại về việc chậm nhận hàng, chậm thanh toán...thì người nhập khẩu phải có trách nhiệm giải quyết các khiếu nại đó. Trong trường hợp này, người nhập khẩu có quyền chứng minh rằng mình không có lỗi hoặc lỗi đó do một bên thức ba gây ra. Nếu không chứng minh