Giải Pháp Về Tổ Chức Thiết Kế Phần Mềm Kế Toán Dành Cho Doanh Nghiệp Có Qui

Như vậy khi thiết kế cho mô-đun hàng tồn kho lập trình viên phải thiết kế đầy đủ để người sử dụng có thể lựa chọn được một trong các phương pháp tính giá nhập kho, xuất kho theo quy định của chế độ kế toán đã ban hành.

Tóm tắt:Mô-đun Kế toán hàng tồn kho (Inventory)

- Mục tiêu: Quản lý và hạch toán vật tư – hàng hóa, thành phẩm, hàng mua đang đi đường, hàng gởi bán.

- Thông tin đầu vào:

+ Các hóa đơn chứng từ mua vật tư, hàng hóa;

+ Phiếu nhập kho/ Xuất kho;

+ Các Bảng phân bổ;

- Thông tin đầu ra:

+ Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hóa;

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 246 trang tài liệu này.

+ Thẻ kho (Sổ kho);

+ Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hóa;

+ Nhật ký mua hàng (đối với hình thức nhật ký chung);

+ Các sổ kế toán chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đối với hàng tồn kho;

(5) Mô-đun Kế toán bán hàng (Sales):

Mô-đun này có chức năng nhập liệu thông tin bán hàng như bán hàng cho đối tượng nào, chủng loại mặt hàng và lập hóa đơn bán hàng. Thông tin đầu ra của mô-đun này là các Sổ chi tiết doanh thu, Sổ Nhật ký bán hàng, Bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra (dùng cho khai thuế giá trị gia tăng - GTGT). Đồng thời thông tin từ mô-đun này cũng là cơ sở cho việc lập sổ cái của các tài khoản doanh thu, khoản giảm trừ doanh thu và thuế GTGT đầu ra, sổ chi tiết thanh toán người bán, và các báo cáo quản trị khác phục vụ cho công tác kế toán quản

trị như báo cáo doanh thu theo khu vực, theo khách hàng, báo cáo phân tích doanh thu theo sản phẩm, nhóm sản phẩm,…

Nhìn chung các phần mềm kế toán của Việt Nam trên thị trường hiện nay khá tốt, tuy nhiên cần lưu ý thêm một số vấn đề khi thiết kế mô-đun này cần hỗ trợ thêm một số chức năng như sau:

Thứ nhất, tự động tìm trong danh mục hàng đưa ra giá bán khi người sử dụng chọn đến mặt hàng, các chính sách bán hàng nếu người sử dụng muốn sử dụng thì sẽ xuất hiện ngay trên màn hình nhập liệu, chẳng hạn như chính sách chiết khấu, khuyến mãi, giảm giá, hàng tặng kèm, giới hạn số tiền nợ.

Thứ hai, trên Bảng cân đối kế toán đối với các khoản nợ phải thu hay nợ phải trả đều yêu cầu tách ra nợ ngắn hạn, nợ dài hạn. Như vậy để quản lý được hai loại nợ này thì tiêu thức để phân biệt là phải có thêm thông tin về “thời hạn thanh toán”, căn cứ vào thời hạn thanh toán so với thời điểm lập báo cáo tài chính chúng ta sẽ phân biệt được các khoản phải thu ngắn hạn hoặc dài hạn. Mặt khác đây cũng là yếu tố cơ bản để lập các báo cáo về tuổi nợ, nợ đến hạn, nợ quá hạn,… phục vụ cho yêu cầu của kế toán quản trị.

Thứ ba, vấn đề hỗ trợ để lập Bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra, nhằm mục đích cho việc lập Tờ khai thuế GTGT hàng tháng [5], [20], đề tài kiến nghị giải pháp:

Khi nhập liệu hóa đơn bán hàng, phần mềm phải cho phép nhập đủ các thông tin để lập Bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra theo mẫu quy định. Sau khi lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu phục vụ cho công việc kế toán thì phải tách ra thêm một mẫu tin để đưa vào cơ sở dữ liệu để lập Bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra. Trong phân hệ này lập trình viên phải thiết kế thêm các chức năng như:

(1) “Tạo lập Bảng kê thuế GTGT đầu ra” hay kết chuyển thuế GTGT sang các

phần mềm chuyên lập tờ khai khác, ví dụ như ở Tp.HCM thì có phần mềm P2D chuyên lập Tờ khai thuế GTGT do Cục Thuế Tp.HCM phát hành miễn phí cho các doanh nghiệp. (2) In các sổ sách có tính chất đặc thù của thuế GTGT như: Sổ theo dõi thuế GTGT, Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại, Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm, …

Thứ tư, các báo cáo quản trị bán hàng: Mặc dù đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa nhưng việc có thông tin về quản lý bán hàng là khá quan trọng đối với nhà quản lý, vì vậy trong mô-đun này phải thiết kế tối thiểu để có các báo cáo kế toán quản trị như báo cáo doanh thu theo khu vực, doanh thu theo khách hàng, báo cáo phân tích doanh thu theo sản phẩm, nhóm sản phẩm, đồ thị doanh thu, … Để có những báo cáo này, lập trình viên phải thiết kế sao cho người nhập liệu khi có nhu cầu sử dụng đến những chức năng nào thì đưa thông tin vào và có thề in ra được các báo cáo cơ bản trên.

Tóm tắt:Mô-đun Kế toán bán hàng (Sales)

- Mục tiêu: Quản lý, hạch toán doanh thu và thu nhập khác.

- Thông tin đầu vào:

+ Đơn đặt hàng;

+ Các chính sách bán hàng (chiết khấu thương mại, hạn mức nợ, thời gian nợ, …);

+ Hóa đơn bán hàng;

- Thông tin đầu ra:

+ Sổ chi tiết bán hàng;

+ Nhật ký bán hàng (theo hình thức nhật ký chung);

+ Sổ kế toán chi tiết (doanh thu, các khoản giảm doanh thu);

+ Sổ theo dõi thuế GTGT;

+ Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại ;

+ Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm;

+ Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về doanh thu và thu nhập khác.

(6) Mô-đun Kế toán công nợ (Accounts Payable & Receivable):

Đối với loại phần mềm thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần kế toán công nợ nên gộp chung cho cả công nợ phải trả và phải thu. Lý do đây là mô-đun tổng hợp và thừa kế dữ liệu từ các mô-đun khác, chẳng hạn Công nợ phải thu thì thu thập thông tin từ mô-đun kế toán bán hàng và mô-đun kế toán tiền mặt, mô-đun kế toán ngân hàng; Công nợ phải trả thì thu thập thông tin từ mô-đun kế toán hàng tồn kho và mô-đun kế toán tiền mặt, mô-đun kế toán ngân hàng. Trong mô-đun này cần lưu ý một số điểm như sau:

Hệ thống kế toán Việt Nam có một số điểm khác với quốc tế đó là các tài khoản phải thu, phải trả có số dư lưỡng tính (nghĩa là các tài khoản công nợ vừa có số dư nợ vừa có số dư có) vì vậy kiểm soát vấn đề này cần phải có các bước xử lý riêng. Mặt khác mô-đun này còn phải theo dõi các khoản khác như cấn trừ công nợ, theo dõi tuổi nợ, phân tích công nợ, … phục vụ cho kế toán quản trị.

Từ những điểm lưu ý trên, để mô-đun này hoạt động tốt, đề tài kiến nghị thiết kế bổ sung các chức năng như sau vào phần mềm kế toán:

- Được phép cấn trừ công nợ phải thu phải trả;

- Theo dõi chi tiết các khoản khách hàng ứng trước tiền mua hàng, nếu trong kỳ chưa giao hàng thì khách hàng này sẽ được treo số dư Có của Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”. Tương tự, để theo dõi chi tiết các khoản doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán, nếu trong kỳ chưa nhận hàng thì sẽ được treo trên số dư Nợ của Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán”.

Tuyệt đối không được bù trừ giữa hai số dư kể trên. Có như vậy thì khi lên Báo cáo tài chính thông tin sẽ chính xác và phù hợp với Chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ Tài chính Việt Nam ban hành [45];

- Có chức năng in các báo cáo về quản lý công nợ như: quản lý tuổi nợ, nợ đến hạn, nợ quá hạn, hạn mức nợ;

- Có chức năng thanh toán tiền tạm ứng. Như đã nhận xét một số phần mềm trong Chương 2, hầu hết phần mềm khi tạm ứng đều hạch toán:

a/. Nợ TK 141 – Tạm ứng

Có TK 111 – Tiền mặt Khi thanh toán tạm ứng:

b/. Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 141 – Tạm ứng

Sau đó, tùy thuộc vào mục đích tạm ứng, kế toán ghi: c/. Nợ các TK 152,153,156,621,627,641,642,133…

Có TK 111 – Tiền mặt

Bút toán b/. thực tế là một bút toán “khống” vì kế toán không hề thu lại khoản tiền này. Vì vậy giải pháp là phải thực hiện theo đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cho nên tại phân hệ này phải thiết kế thêm màn hình nhập liệu để thực hiện bút toán thanh toán tạm ứng, thay thế cho bút toán b/. và c/. nêu trên như sau:

b/. Nợ các TK 152,153,156,621,627,641,642,133…

Có TK 141 – Tạm ứng.

Tóm tắt: Kế toán công nợ (Accounts Payable/ Receivable)

- Mục tiêu: Quản lý, hạch toán và theo dõi công nợ.

- Thông tin đầu vào:

+ Tổng hợp thông tin từ các mô-đun: Bán hàng, Hàng tồn kho, tiền mặt, tiền gởi ngân hàng...;

+ Các biên bản cấn trừ công nợ, giảm giá hàng bán, …

- Thông tin đầu ra:

+ Bảng tổng hợp công nợ phải thu/phải trả;

+ Bảng tổng hợp công nợ tạm ứng;

+ Sổ chi tiết thanh toán (người mua/người bán) ;

+ Sổ kế toán chi tiết các tài khoản về công nợ;

+ Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về công

nợ.

(7) Mô-đun Kế toán tổng hợp (General Ledger):

Mô-đun này có chức năng sau đây: Nhập liệu thông tin đầu vào còn lại của hệ thống thông tin kế toán ngoài các thông tin đã nhập liệu từ các mô- đun kể trên; Tổng hợp tất cả thông tin từ các phân hệ, khử bút toán trùng; Kết chuyển tự động hoặc nhập liệu thông tin các bút toán kết chuyển khóa sổ cuối kỳ kế toán; In các sổ cái, sổ kế toán chi tiết, in báo cáo kế toán (Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quản trị).

Tóm tắt:Mô-đun Kế toán tổng hợp (General Ledger):

- Mục tiêu: Tổng hợp, in báo cáo kế toán (gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị).

- Thông tin đầu vào:

+ Nhập liệu tất cả các thông tin còn lại ngoại trừ các thông tin đã nhập liệu tại các mô-đun trên;

+ Các thông tin về xử lý chênh lệch tỷ giá cuối kỳ, đánh giá lại tài sản, các khoản dự phòng.

- Thông tin đầu ra:

+ In tất cả các sổ cái kế toán, các báo cáo kế toán quản trị;

+ Bảng cân đối số phát sinh (dạng tổng hợp và dạng bàn cờ hoặc sơ đồ chữ T của các tài khoản);

+ Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính);

+ Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

3.3.2 Giải pháp về tổ chức thiết kế phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp có qui mô lớn

Phần mềm dành cho các doanh nghiệp có qui mô lớn nên thiết kế theo hướng độc lập từng mô-đun (tức từng mô-đun độc lập). Cấu trúc mô-đun là một tập hợp gồm nhiều mô-đun riêng leû, có thể gọi là các phần mềm kế toán riêng lẻ (Modular Accounting Software), mỗi mô-đun có một chức năng riêng. Các mô-đun hoạt động độc lập, khách hàng có thể mua riêng từng mô-đun, vài mô-đun hoặc mua toàn bộ mô-đun để phục vụ cho công việc cơ giới hóa công tác kế toán và theo khả năng tài chính của họ. Tuy nhiên mô-đun này có thể kết nối với mô-đun khác nhằm tự động chia sẻ thông tin với nhau tạo thành một hệ thống thông tin toàn diện. Chẳng hạn mô-đun kế toán bán hàng có thể kết nối với mô-đun quản lý bán hàng hoặc mô-đun kế toán tiền lương có thể liên kết với mô-đun quản lý nhân sự, mô-đun quản lý tiền,…

Các giải pháp phân tích và thiết kế trong các mô-đun sau đây, đề tài sẽ không lặp lại những giải pháp và kiến nghị đã trình bày tại mục “3.3.1” mà chỉ đưa ra thêm một số giải pháp mở rộng và có tính đặc thù của việc thiết kế cho loại phần mềm dành cho các doanh nghiệp có qui mô lớn.

Loại phần mềm này là nền tảng của một hệ thống quản lý nguồn lực của doanh nghiệp ERM (Enterprise Resource Management), đề tài kiến nghị

các mô-đun sau đây cần được thiết kế dành cho loại hình doanh nghiệp có qui mô lớn, được phân thành năm (5) nhóm:

NHÓM THỨ NHẤT, CÁC MÔ-ĐUN VỀ BÁN HÀNG:

Đây là nhóm mô-đun khá quan trọng trong một doanh nghiệp lớn, muốn bán được hàng để có được doanh thu và lợi nhuận như kế hoạch đã đặt ra thì phải có một hệ thống bán hàng chặt chẽ, thiết kế các mô-đun sau đây sẽ giúp cho việc bán hàng của doanh nghiệp từ việc nhận đơn đặt hàng, bán hàng và cung cấp dịch vụ, ngoài ra các doanh nghiệp có hệ thống bán lẻ thì nên thiết kế để sử dụng riêng một mô-đun bán lẻ có cả mã vạch (bar code), … Có thể hệ thống hóa quy trình bán hàng qua Sơ đồ 3.1 tại Phụ lục 6.

Một số mô-đun trong nhóm này như sau:

(1) Mô-đun Nhận đơn đặt hàng (Sales Order): Quản lý đơn đặt hàng từ khách hàng; phối hợp với mô-đun hàng tồn kho để kiểm soát vấn đề dự trữ hàng tồn kho, quản lý giá bán, chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại cho người mua;

(2) Mô-đun bán hàng hóa và dịch vụ (Goods Sales & Time - Billing): đây là mô-đun thiết kế ra nhằm mục đích bán hàng. Mô-đun này có thể thực hiện độc lập hoặc kết nối với mô-đun nhận đơn đặt hàng để xuất hóa đơn bán hàng hay hóa đơn giá trị gia tăng, là cơ sở dữ liệu cho các mô-đun khác như mô- đun công nợ phải thu, mô-đun phân tích bán hàng, mô-đun tổng hợp,… thu thập thông tin;

(3) Mô-đun Công nợ phải thu (Accounts Receivable): Mô-đun này cũng tương tự Mô-đun Công nợ phải trả nhưng theo dõi các khoản phải thu của khách hàng, theo dõi tuổi nợ và các khoản nợ quá hạn;