Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam

(4) Mô-đun Quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relasionship Management): Thiết kế mô-đun Quản lý quan hệ khách hàng với mục đích giúp cho nhà quản trị xem xét đánh giá được tiềm năng hay hạn chế của khách hàng thông qua việc thống kê được những thông tin như khách hàng này thuộc khách hàng mới, cũ; tiềm năng hay không tiềm năng; quản lý hạn mức nợ; quản lý doanh thu; quản lý chính sách chiết khấu …;

(5) Mô-đun phân tích bán hàng (Sales Analysis): Mô-đun bổ sung cho nhóm mô-đun Bán hàng và cung cấp dịch vụ. Mô đun sẽ cung cấp những báo cáo phân tích liên quan đến việc bán hàng nhằm phục vụ cho các nhân viên bán hàng, giám đốc bán hàng để có được thông tin chính xác nhằm tận dụng những cơ hội cũng như kiểm soát được mục tiêu bán hàng đã đề ra;

(6) Mô-đun Bán lẻ (Point of Sale): Thiết kế riêng biệt cho những doanh nghiệp chuyên bán lẻ thu tiền mặt hoặc thu qua thẻ ATM cho những đơn vị có cửa hàng bán lẻ hay hệ thống siêu thị. Mô-đun này được dùng để bổ sung cho mô-đun bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp chỉ thuần túy bán lẻ thì cũng không cần đến mô-đun bán hàng và cung cấp dịch vụ;

(7) Mô-đun Thương mại điện tử (e-Commerce):

Xu thế tất yếu của việc mở rộng và phát triển thương mại điện tử trên thế giới đã đem lại những lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp, cho người tiêu dùng và cho Chính phủ. Việt Nam đã cam kết trong khuôn khổ ASEAN, APEC, ASEM phấn đấu thực hiện "thương mại phi giấy tờ" vào năm 2010. Ở Việt Nam về pháp lý, các hình thức thông tin điện tử đã đề cập ở Luật Thương mại (1997), Điều 49 quy định về điện báo, telex, fax. Nghị định 44/2002/NĐ-CP ngày 21-3- 2002 của Chính phủ thừa nhận các yếu tố chứng từ của điện tử và thanh toán điện tử trong công tác kế toán cũng chỉ là một phần mới của một yếu tố thương mại điện tử. Trong Luật Kế toán (2003) cũng đã quy định nguyên tắc về lập, ký

chứng từ điện tử. Đặc biệt ngày 19-11-2005, Quốc hội đã thông qua Luật giao dịch điện tử (có hiệu lực từ 1/3/2006). Luật gồm 8 chương, 54 điều quy định về thông điệp điện tử; chữ ký điện tử và chứng thực chữ ký điện tử; giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử; giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước; an ninh, an toàn, bảo vệ, bảo mật trong giao dịch điện tử; giải quyết tranh chấp và xử lý vi phạm trong giao dịch điện tử...

Đây cũng là vấn đề còn rất mới ở Việt Nam, việc triển khai ứng dụng đang vừa là nghiên cứu, vừa là thử nghiệm. Như vậy giao dịch điện tử hiện nay đã có cơ sở pháp lý để mọi cơ quan, các thành phần kinh tế thực hiện.

Nếu doanh nghiệp muốn kinh doanh qua mạng Internet thì phải tuân thủ các quy định pháp lý như đã nêu trên. Khi doanh nghiệp sử dụng mô-đun này sẽ đóng vai trò thay thế cho mô-đun bán hàng và cung cấp dịch vụ. Chính vì vậy mô-đun Thương mại điện tử khá mới so với các doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên với xu thế hội nhập như hiện nay, các doanh nghiệp phải nắm bắt ngay phương thức bán hàng và thanh toán tiền trên internet, thông qua internet doanh nghiệp quảng cáo, tìm nguồn hàng, tìm nhà cung cấp, nhận đơn đặt hàng từ internet, bán hàng thu tiền qua internet và các chức năng linh động hữu ích khác mà internet mang lại.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 246 trang tài liệu này.

Tóm lược quy trình bán hàng theo hình thức thương mại điện tử được minh họa qua Sơ đồ 3.2 tại Phụ lục 7.

Tóm tắt:Các mô-đun về bán hàng:

- Mục tiêu:

+ Bán hàng và cung cấp dịch vu;ï

+ Nhận đơn đặt hàng;

+ Giao hàng;

+ Theo dõi thanh toán;

phải thu.

+ Dự báo doanh thu bán hàng và dự báo các khoản thu bằng tiền hoặc

- Thông tin đầu vào:

+ Đơn đặt hàng;

+ Hóa đơn bán hàng;

+ Giao hàng;

+ Các thỏa thuận nợ, hạn mức nợ;

+ Lệnh chuyển tiền/Giấy báo có;

- Thông tin đầu ra:

+ Thông tin về bán hàng và cung cấp dịch vụ trên Báo cáo tài chính;

+ Báo cáo tình hình đặt hàng;

+ Báo cáo Bán hàng;

+ Báo cáo Công nợ phải thu;

+ Báo cáo tuổi nợ;

+ Báo cáo các khoản nợ phải thu khó đòi;

+ Báo cáo phân tích tình hình bán hàng (theo mặt hàng/nhóm mặt

hàng, theo khu vực, theo từng nhân viên/bộ phận bán hàng, theo số dư đảm phí,…);

+ Sổ chi tiết bán hàng;

+ Nhật ký bán hàng (theo hình thức nhật ký chung);

+ Sổ kế toán chi tiết (doanh thu, các khoản giảm doanh thu);

+ Sổ theo dõi thuế GTGT;

+ Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại ;

+ Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm;

+ Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về doanh thu và thu nhập khác.

NHÓM THỨ HAI, NHÓM MÔ-ĐUN MUA HÀNG:

Nhóm mô-đun mua hàng quản lý bắt đầu từ việc đặt mua hàng và kết thúc với việc thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Trong phân hệ này, đối với doanh nghiệp có qui mô lớn phải có những chức năng quản lý như: quản lý đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng, quản lý danh mục hàng hóa dịch vụ mua vào theo yêu cầu từ các nguồn khác nhau (bộ phận sản xuất, bộ phận bán hàng). Mục tiêu của mô-đun phải đáp ứng các hoạt động như theo dõi hoạt động mua hàng dựa trên các nghiệp vụ, thiết lập đơn đặt hàng; Thiết lập điều khoản giao nhận hàng hóa, nguyên vật liệu theo chi tiết hàng hóa, số lượng, thời gian, địa điểm. Lịch giao nhận hàng sẽ được tạo ra dựa trên các điều khoản giao nhận hàng; Theo dõi quá trình nhận hàng: theo dõi về số lượng hàng nhận, ghi các khoản phải chi. Một đơn hàng có thể thực hiện nhận hàng nhiều lần; Phát sinh các khoản phải thanh toán theo điều khoản thanh toán và ghi công nợ; Theo dõi hoạt động nhập khẩu: hạn ngạch nhập khẩu, các biên bản liên quan; Tính toán và phân bổ các chi phí liên quan đến việc hoạt động bán hàng; Ghi nhận và phản ánh với nhà cung cấp về hàng hóa không phù hợp. Quy trình mua hàng được hệ thống hóa qua Sơ đồ 3.3, tại Phụ lục 8.

Một số mô-đun trong nhóm này như sau:

(1) Mô-đun đặt mua hàng (Purchasing Order):

Các doanh nghiệp lớn thường có kế hoạch mua hàng rất cụ thể nhằm không bị động trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy mô-đun này sẽ giúp cho doanh nghiệp căn cứ vào tiến độ của kế hoạch sản xuất, kinh doanh để lập đơn đặt hàng. Mặt khác sẽ giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được giá mua của hàng hóa và dịch vụ.

Trong phần này đề tài trình bày mở rộng thêm quy trình mua hàng trong môi trường thương mại điện tử. Tóm lược quy trình mua hàng theo hình thức thương mại điện tử được minh họa qua Sơ đồ 3.4, tại Phụ lục 9.

(2) Mô-đun Kiểm soát hàng tồn kho (Inventory Control):

Hàng tồn kho là một vấn đề khá quan trọng trong những doanh nghiệp lớn. Vì vậy để kiểm soát được hàng tồn kho cần phải thiết kế đạt được các yêu cầu như phân loại hàng tồn kho, mô tả đặc điểm hàng tồn kho, quản lý kho hàng ở nhiều địa điểm, sử dụng được nhiều phương pháp tính giá, quản lý hàng sắp hết hạn, hư bể, mất phẩm chất, dự trữ mức thấp nhất, cao nhất, dự trữ theo mùa vụ…

(3) Mô-đun Công nợ phải trả (Accounts Payable):

Là mô-đun xử lý tự động số liệu từ mô-đun mua hàng hàng hóa dịch vụ, mô-đun quản lý tiền. Chức năng của mô-đun này giúp cho doanh nghiệp lập lịch trình thanh toán nợ cho nhà cung cấp và theo dõi công nợ phải trả.

Tóm tắt:Các mô-đun về mua hàng:

- Mục tiêu:

+ Tạo lập đơn đặt mua hàng;

+ Mua hàng, quản lý hàng tồn kho;

+ Theo dõi thanh toán;

+ Dự báo nhu cầu mua hàng và dự báo các nguồn tiền để trả bằng tiền mặt hoặc thiếu nợ.

- Thông tin đầu vào:

+ Phiếu yêu cầu mua hàng;

+ Đơn đặt mua hàng;

+ Danh sách nhà cung cấp ;

+ Hóa đơn mua hàng, vận đơn mua hàng;

+ Các thỏa thuận nợ, hạn mức nợ;

+ Lệnh chuyển tiền/Giấy báo Nơ.ï

- Thông tin đầu ra:

+ Thông tin về mua hàng/ hàng tồn kho trên Báo cáo tài chính;

+ Báo cáo tình hình đặt mua hàng;

+ Báo cáo Mua hàng;

+ Báo cáo Công nợ phải trả;

+ Báo cáo phân tích tình hình mua hàng (theo mặt hàng/nhóm mặt hàng, theo khu vực …);

+ Sổ chi tiết mua hàng ;

+ Nhật ký mua hàng (theo hình thức nhật ký chung);

+ Sổ kế toán chi tiết ;

+ Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về mua

hàng.

NHÓM THỨ BA, CÁC MÔ-ĐUN QUẢN LÝ NGUỒN LỰC:

Tổ chức và sử dụng các nguồn lực để sản xuất ra sản phẩm - dịch vụ

nhằm tạo ra doanh thu, nhà quản lý phải giám sát và kiểm soát được các nguồn lực mình sở hữu. Hai trong các nguồn lực chính đó là nguồn lực về nhân sự và nguồn lực về tài sản cố định. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý về nguồn lực, cần thiết kế hai mô đun sau:

+ Mô-đun Quản lý nhân sự - Tiền lương (Payroll);

+ Mô-đun Tài sản cố định (Fixed Assets);

(1) Mô-đun Quản lý nhân sự - Tiền lương (Payroll)

Tóm lược quy trình quản lý nhân sự và tiền lương qua Sơ đồ: 3.5, Phụ

lục 10.

Nhà lãnh đạo phải quản lý nhân viên của mình có chuyên môn gì, làm tại phòng ban nào, khả năng đến đâu, mức lương bao nhiêu, tình trạng gia đình như thế nào. Mô-đun này như một tủ hồ sơ quản lý lý lịch của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Đồng thời còn có chức năng chấm công tự động từ máy chấm công hoặc bằng thủ công, tính lương nhân viên theo nhiều hình thức trả lương khác nhau, in bảng lương và lập các khoản trích theo lương, tính thuế thu nhập cá nhân, …

Tóm tắt:Mô-đun quản lý nhân sự và tiền lương

- Mục tiêu:

+ Quản lý tuyển dụng, đào tạo và thuê nhân viên;

+ Theo dõi hoạt động của nhân viên;

+ Thiết lập chính sách, nội quy của doanh nghiệp;

+ Chấm công chính xác;

+ Cung cấp thông tin về nhân viên một cách trực quan và linh hoạt.

- Thông tin đầu vào:

+ Lý lịch cá nhân;

+ Hợp đồng lao động;

+ Bảng chấm công;

+ Mức thuế thu nhập cá nhân.

- Thông tin đầu ra:

+ Thông tin về lương và thu nhập của nhân viên trên Báo cáo tài

chính;

+ Lên lịch làm việc, làm ca cho nhân viên;

+ Danh mục nhân viên;

+ Bảng lương ;

+ Báo cáo thuế thu nhập cá nhân;

+ Báo cáo phân tích về lương;

+ Sổ chi tiết tiền lương – tiền công;

+ Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý về tiền lương.

(2) Mô-đun Tài sản cố định (Fixed Assets)

Tài sản cố định có đặc điểm là chu kỳ sử dụng lâu dài, giá trị sẽ được chuyển dần vào chi phí kinh doanh thông qua khấu hao tài sản cố định, trong quá trình sử dụng phải sửa chữa, nâng cấp. Vì vậy mô-đun này được lập ra để quản lý tài sản cố định cho hiệu quả từ việc mua, bảo trì, đánh giá lại, khấu hao, thanh lý. Sơ đồ 3.6 tại Phụ lục 11 sẽ cho thấy quy trình xử lý tài sản cố định.

Tóm tắt:Mô-đun Quản lý tài sản cố định

- Mục tiêu:

+ Quản lý việc tăng giảm, khấu hao TSCĐ ;

+ Theo dõi hoạt động sửa chữa bảo trì TSCĐ;

+ Tính giá TSCĐ;

+ Cung cấp thông tin về việc quản lý và sử dụng TSCĐ.

- Thông tin đầu vào:

+ Phiếu yêu cầu mua TSCĐ;

+ Biên bản giao nhận TSCĐ;

+ Hóa đơn mua/nhượng bán TSCĐ;

+ Bảng tính giá thành TSCĐ tự xây dựng/giao thầu;

+ Phiếu sửa chữa/bảo trì TSCĐ;

+ Biên bản nhượng bán/thanh lý TSCĐ;

- Thông tin đầu ra:

+ Thông tin về TSCĐ trên Báo cáo tài chính;

+ Danh mục TSCĐ;

+ Bảng tính khấu hao TSCĐ;