Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp

Tương tự cho Phiếu chi, trên một Phiếu chi chúng ta có thể chi tiền cho nhiều mục đích. Mỗi mục đích chi nhân viên kế toán không cần phải làm một Phiếu chi.

Do vậy màn hình nhập liệu phải thiết kế gồm 2 phần: phần thông tin chung về Phiếu Thu/Chi: Số phiếu, ngày tháng năm phát hành phiếu, thu/chi của ai,…; Phần thông tin chi tiết của Phiếu thu/chi có: Số hóa đơn, ngày hóa đơn, diễn giải, định khoản Nợ/Có, …

Tóm tắt: Mô-đun Kế toán thu chi (Cash in hand)

- Mục tiêu: Quản lý và hạch toán thu chi tiền mặt.

- Thông tin đầu vào:

+ Nhập liệu phiếu thu, phiếu chi tiền mặt.

- Thông tin đầu ra:

+ Báo quỹ tiền mặt;

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 246 trang tài liệu này.

+ Sổ quỹ tiền mặt;

+ Sổ chi tiết tài khoản tiền mặt;

+ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền (đối với hình thức kế toán Nhật ký chung);

+ Các sổ kế toán chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về tiền mặt;

(3) Mô-đun Kế toán tiền gởi ngân hàng (Cash in bank):

Tương tự như mô-đun thu chi, nhưng thiết kế riêng để quản lý riêng việc thu chi thông qua ngân hàng.

Tuy nhiên lập trình viên cần lưu ý khi thiết kế phân hệ này một số bút toán phải được khử trùng, chẳng hạn khi nhân viên kế toán thu/chi (kế toán quỹ

tiền mặt) nhập liệu bút toán “rút tiền gởi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt” hạch toán:

Nợ TK 111 “Tiền mặt”

Có TK 112 “Tiền gởi ngân hàng”

Về nguyên tắc thì các nhân viên kế toán phải nhập liệu vào hai mô- đun: mô-đun thu chi và mô-đun tiền gởi ngân hàng bút toán trên. Vấn đề này có hai giải pháp thiết kế để khử trùng:

Giải pháp thứ nhất: Phần mềm chỉ cho nhân viên kế toán nhập liệu bút toán trên vào một trong hai mô-đun (bằng cách quy định khi hướng dẫn sử dụng).

Giải pháp thứ hai: Để đáp ứng được tính kịp thời của thông tin kế toán, bút toán trên cả hai phân hệ đều được nhập liệu. Sau đó khi chuyển dữ liệu về để tổng hợp sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh thì lập trình viên phải “khử những bút toán trùng” bằng cách so sánh các bút toán có định khoản giống nhau, số tiền giống nhau, mã khách hàng/nhà cung cấp giống nhau.

Mỗi giải pháp đều có ưu nhược điểm riêng, ở giải pháp thứ nhất thì thích hợp cho những đơn vị kế toán có ít nhân viên, thậm chí chỉ có một nhân viên kế toán, tuy nhiên sẽ gặp khó khăn cho công tác đối chiếu giữa tiền mặt và tiền gởi ngân hàng khi đơn vị có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt và tiền gởi ngân hàng. Đối với giải pháp thứ hai thì khắc phục được nhược điểm của giải pháp thứ nhất, nhưng bù lại phải nhập liệu lại bút toán hai lần, điều này không có gì là khó khăn khi đơn vị kế toán có từ hai nhân viên kế toán trở lên.

Vấn đề bút toán “trùng” và phương pháp “khử trùng” tác giả nêu trên còn gặp rất nhiều trong những mô-đun khác như: mô-đun Kế toán bán hàng, kế

toán tiền gởi ngân hàng, ví dụ có nghiệp vụ kế toán “bán hàng thu bằng tiền gởi ngân hàng”:

- Tại mô-đun kế toán tiền gởi ngân hàng, kế toán hạch toán: Nợ TK 112 “Tiền gởi ngân hàng”

Có TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Có TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra”

- Tại mô-đun kế toán bán hàng, kế toán cũng hạch toán bút toán

tương tự.

Giải pháp khử trùng trong bút toán nêu trên, thông thường các phần

mềm kế toán hiện nay thường yêu cầu kế toán viên nhập liệu tất cả bút toán bán hàng đều phải hạch toán thông qua tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”, nghĩa là:

- Tại mô-đun kế toán bán hàng, kế toán hạch toán: Nợ TK 131 “Phải thu khách hàng”

Có TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Có TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra”

- Tại mô-đun kế toán tiền gởi ngân hàng, kế toán hạch toán:

Nợ TK 112 “tiền gởi ngân hàng”

Có TK 131 “Phải thu khách hàng”

Nhận xét về giải pháp khử trùng vừa nêu, đề tài nhận thấy “không ổn” ở chỗ: về thực chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên bán hàng thu tiền gởi ngân hàng, tuy nhiên theo dấu vết của sổ sách, nghiệp vụ trên là bán hàng chưa thu tiền sau đó sẽ thu tiền. Điều này dẫn đến nhiều vấn đề bất hợp lý, một là: số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng vì các nghiệp vụ bán hàng bằng tiền mặt hay tiền gởi ngân hàng đều tăng gấp đôi bút toán, hai là: kế toán phải quản lý và in thêm Sổ chi tiết thanh toán người mua đối với những khách hàng đã thanh

toán bằng tiền và những khách hàng này là những đối tượng không cần quản lý công nợ phải thu.

Vì vậy tác giả kiến nghị các lập trình viên nên thiết kế phần mềm sao cho phải đúng với bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Giải pháp là lập trình thêm công đoạn “khử những bút toán trùng” khi tổng hợp số liệu.

Tương tự ở mô-đun hàng tồn kho, việc mua vật tư - hàng hóa thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gởi ngân hàng các phần mềm kế toán hiện nay của Việt Nam thường thiết kế yêu cầu người làm kế toán nhập liệu thông qua tài khoản 331 “Phải trả cho người bán”; sau đó tại phân hệ tiền mặt hay tiền gởi ngân hàng sẽ thực hiện bút toán chi tiền thanh toán để bình toán tài khoản 331 “Phải trả người bán”, và giải pháp giải quyết vấn đề này như đã trình bày ở trên là các lập trình viên phải lập trình thêm công đoạn “khử những bút toán trùng” khi tổng hợp số liệu.

Tóm tắt: Mô-đun Kế toán tiền gởi ngân hàng (Cash in bank)

- Mục tiêu: Quản lý và hạch toán thu chi bằng tiền gởi ngân hàng.

- Thông tin đầu vào:

+ Thu tiền: Nhập liệu Giấy báo có;

+ Chi tiền: Nhập liệu Lệnh chuyển tiền, Ủy nhiệm chi, Giấy nộp tiền vào ngân sách,…;

+ Một số ngân hàng hiện nay tại Việt Nam như City Bank, HSBC, … đã sử dụng việc thanh toán qua internet thì thông tin đầu vào có thể kế thừa dữ liệu của ngân hàng nhập vào dữ liệu của đơn vị.

- Thông tin đầu ra:

+ Báo cáo tiền gởi ngân hàng (chi tiết theo ngân hàng, từng loại tiền, ngoại tệ tại mỗi ngân hàng);

+ Sổ tiền gởi ngân hàng;

+ Sổ chi tiết tài khoản tiền gởi ngân hàng;

+ Các sổ kế toán chi tiết tiền gởi ngân hàng khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

(4) Mô-đun Kế toán hàng tồn kho (Inventory):

Còn có thể gọi là mô-đun mua hàng, phục vụ cho việc nhập liệu chi tiết đầu vào đối với hàng tồn kho (nhập/xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm,…), theo dõi việc tính giá vốn hàng xuất kho, lập bảng kê hàng tồn kho, quản trị hàng tồn kho (số lượng tối đa tối thiểu, hàng sắp hoặc hết hạn, mặt hàng bán chạy nhất, chậm nhất, …). In các báo cáo liên quan đến hàng tồn kho.

Đối với Mô-đun kế toán hàng tồn kho, các phần mềm kế toán của Việt Nam và các phần mềm sản xuất từ nước ngoài có trên thị trường Việt Nam hiện nay khá hoàn hảo, tuy nhiên đề tài bổ sung thêm một số giải pháp để mô- đun này ngày càng hoàn thiện hơn:

- Giải pháp về việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho “Phương pháp kế thừa dữ liệu”:

Trong điều kiện tổ chức kế toán bằng máy vi tính, ngoài hai phương pháp đã có cho hạch toán chi tiết hàng tồn kho là phương pháp thẻ song song và phương pháp sổ số dư như cách làm bằng thủ công truyền thống, tác giả đề tài bổ sung thêm “phương pháp kế thừa dữ liệu” (thuật ngữ “kế thừa dữ liệu” là do tác giả tạm đặt), nội dung của phương pháp này là: nếu dữ liệu đã được nhập liệu và đã lưu trữ thì không nhập lại mà chỉ kế thừa sử dụng lại, thông qua sự xác nhận thông tin đã nhập trước đó là đúng. Cụ thể:

Đối với hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập/xuất vật tư, thành phẩm, hàng hóa nhập liệu vào máy theo số lượng, sau đó kế toán sử dụng lại dữ liệu này, kiểm tra sự nhập liệu của thủ kho, nếu đúng sẽ nhập liệu thêm đơn giá và trị giá.

Vấn đề lưu ý trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu cho phần mềm kế toán, yêu cầu phải thiết kế sao cho có lưu trữ mã nhân viên thủ kho và mã nhân viên kế toán kho, để tiện việc kiểm soát dấu vết trách nhiệm của người lập, người kiểm tra.

Như vậy, công tác kiểm tra đối chiếu sẽ giảm đi rất nhiều, khắc phục được nhược điểm của phương pháp ghi thẻ song song là ghi chép trùng lắp, gây lãng phí lao động, không tiết kiệm chi phí. Mặt khác nhiều phần mềm thiết kế theo phương pháp ghi thẻ song song, tức là thiết kế mô-đun quản lý hàng tồn kho cho thủ kho riêng vàø độc lập với mô-đun kế toán hàng tồn kho. Đối với thủ kho chỉ quản lý về mặt số lượng, đối với kế toán kho theo dõi số lượng, đơn giá, thành tiền. Cuối kỳ in Báo cáo nhập xuất tồn ra giấy, thủ kho và kế toán kho ngồi lại đối chiếu số liệu về lượng với nhau. Với phương pháp lưu trữ theo cơ sở dữ liệu quan hệ trên hệ thống mạng nội bộ (LAN) hay Internet thì khắc phục được vấn đề này, nghĩa là lập trình viên thiết kế chương trình sao cho hai bộ trên sử dụng phương pháp kế thừa dữ liệu như đã trình bày ở trên.

Tương tự, đối với hạch toán vốn bằng tiền, kế toán quỹ và thủ quỹ vẫn sử dụng “phương pháp kế thừa dữ liệu” sẽ giảm rất nhiều thao tác nhập liệu, chẳng hạn thủ quỹ nhập liệu trước về các khoản thu/chi tiền, sau đó kế toán quỹ/kế toán thanh toán kế thừa dữ liệu, kiểm tra tính chính xác về mặt giá trị, thêm định khoản, các thông tin cần thiết khác và lưu trữ dữ liệu.

- Giải pháp về việc hỗ trợ để lập Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào để lập Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) :

Nhằm mục đích cho việc lập Tờ khai thuế giá trị gia tăng hàng tháng, đề tài kiến nghị giải pháp thiết kế nhập liệu ở mô-đun hàng tồn kho này có những chức năng tương tự như tại mô đun bán hàng đã trình bày để có thông tin lập “Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào”.

- Giải pháp về việc tính giá hàng tồn kho:

Tính giá hàng nhập kho:

+ Đối với hàng tồn kho là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài: Giá nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua.

Như vậy khi thiết kế chương trình nhập liệu thì lập trình viên phải thiết kế cho người nhập liệu có thể nhập liệu 2 bước:

Bước 1: Nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá mua;

Bước 2: Nhập các thông tin khác còn lại để tính ra đơn giá nhập kho như cộng (+) các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng, trừ (-) các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất.

Sau đó chương trình sẽ tự động tính ra đơn giá nhập kho và chuyển số liệu sang cơ sở dữ liệu của hàng nhập kho.

+ Đối với hàng tồn kho là hàng hóa: Tùy theo phương pháp quản lý có thể tính giá nhập kho như phương pháp tính giá nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Tuy nhiên theo chế độ kế toán Việt Nam thì giá mua hàng

hóa, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT không được khấu trừ, thì được hạch toán vào TK 1561 “Giá mua hàng hóa”. Các khoản chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua như chi phí bảo hiểm, tiền thuê kho, thuê bến bãi, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, các khoản hao hụt trong định mức, … thì hạch toán vào TK 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa”. Với cách hạch toán này thì mô-đun này phải thiết kế để lưu trữ thông tin riêng biệt hai loại này.

+ Đối với hàng tồn kho là nguyên vật liệu hay thành phẩm tự sản xuất nhập kho: Giá nhập kho là giá thành thực tế của nguyên vật liệu hay thành phẩm tự sản xuất.

Tính giá hàng xuất kho:

Việc tính giá hàng xuất kho, tồn kho có thể áp dụng một trong bốn phương pháp tính giá trị hàng tồn kho theo quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 – “Hàng tồn kho” [2], [47]: Phương pháp giá đích danh; Phương pháp bình quân gia quyền; Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO);Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO).

Riêng đối với hàng tồn kho là nguyên liệu vật liệu, theo chế độ kế toán hiện hành doanh nghiệp [46], có thể áp dụng giá hạch toán, cuối kỳ tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán để tính giá thực tế nguyên liệu vật liệu xuất kho.

Ngoài ra đối với hàng tồn kho là hàng hóa thì chi phí thu mua hàng hóa được tập hợp trên TK 1562, phải phân bổ cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ và hàng hóa tồn kho cuối kỳ. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thu mua hàng hóa tùy thuộc tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải theo nguyên tắc nhất quán.