Cơ Cấu Tổ Chức Hoạt Động Của Công Ty Tnhh Cotecna Việt Nam (Nguồn: Bộ Phận

Hình ảnh 2.2: Hình ảnh minh họa dịch vụ giám định (Nguồn: Internet)

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Theo như sơ đồ tổ chức (Sơ đồ 2.1 bên dưới), thì cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Cotecna Việt Nam được thiết kế theo mô hình “trực tuyến – chức năng”, các phòng ban này phối hợp hoạt động với nhau và chịu sự chỉ đạo thống nhất từ phía tổng giám đốc. Mô hình này hướng đến sự đơn giản, gọn nhẹ nhưng vẫn linh hoạt, hiệu quả để có thể thích nghi nhanh với sự thay đổi của môi trường, đặc biệt là với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh của ngành dịch vụ giám định Việt Nam. Đồng thời, cơ cấu tổ chức này vẫn tiết kiệm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty.

Tổng giám đốc Ông: Chong Sook Ping

Giám đốc thương mại Ông: Hoàng Hữu Thành

Bộ phận Tài trợ thương mại và hàng hoá

Bộ phận Khách hàng cá nhân

Bộ phận khách hàng tổ chức

Bộ phận Marketing & phát triển kinh doanh

Bộ phận QMS ISO 9001

ISO 17020

Bộ phận Quản lý tài chính

Khoáng sản/ Thực phẩm/ Hải sản/ Bột sắn/Cotton/TFS

Phú Mỹ

Hải Phòng

Gạo & các sản phẩm công nghiệp

HCM

An Giang

Bộ phận Hun trùng

Dịch vụ container

Dịch vụ tàu biển

Bộ phận Chứng nhận

Bộ phận Thương Mại

Giám định viên

Hà Nội

Phòng thí nghiệm

Điều phối viên

Giám định viên

Dự án phát triển kinh doanh phía Bắc

Nông sản/ Cotton / Phân bón / Hun trùng / TFS

Quản lý chất lượng TSA

Nguồn lực tài chính và con người

Hệ thống và CNTT

Quản trị và mua hàng

Campuchia và các khu vực khác

Kho nguyên liệu

Kiểm toán viên nội bộ

Phòng thí nghiêm (nông sản)

Phòng thí nghiệm phụ (nông sản)

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức hoạt động của công ty TNHH Cotecna Việt Nam (Nguồn: Bộ phận Marketing & phát triển kinh doanh).

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban

- Ban giám đốc:

+ Tổng giám đốc:

Là người điều hành cao nhất trong công ty, trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh, bảo tồn và phát triển nguồn vốn của công ty theo đúng pháp luật Việt Nam, chịu trách nhiệm quản lý và sắp xếp các hoạt động kinh doanh hàng ngày sao cho mọi việc diễn ra theo đúng tiến độ, các phòng ban trong công ty phối hợp nhịp nhàng với nhau, tạo thành một thể thống nhất. Ngoài ra, Giám đốc là người đại diện của công ty theo pháp luật, ký kết các hợp đồng, đàm phán cũng như giải quyết các vấn đề khi có mâu thuẫn phát sinh. Trong dài hạn, Giám đốc trực tiếp đưa ra các định hướng phát triển, xây dựng những kế hoạch mang tính chiến lược cho công ty.

+ Giám đốc thương mại:

Là người điều hành trong công ty, tạo ra mạng lưới phân phối cho các dịch vụ đang được đưa ra thị trường, trao đổi liên lạc với các đối tác khách hàng thương mại và tổ chức chính phủ. Giám sát các nhân viên kinh doanh, điều hành bộ máy tổ chức công ty hoạt động nhất quán, báo cáo tình hình chung của công ty cho tổng giám đốc điều hành cấp cao để thảo luận và đưa ra các quyết định quan trọng trong tổ chức. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng Giám đốc về các phần việc được phân công hoặc uỷ quyền.

- Bộ phận hàng hóa và tài chính thương mại:

Bộ phận này quản lý và thực hiện dịch vụ thương mại tại bốn mảng bao gồm: khoáng sản, thực phẩm, hàng hải, bột sắn; Gạo và các sản phẩm công nghiệp; Khử độc; Chứng nhận.

+ Về khoáng sản, thực phẩm, hàng hải, bột sắn:

Bao gồm các hoạt động như giám định số, khối lượng hàng hóa, giám định quy cách, phẩm chất, tình trạng hàng hóa, bao bì, thể tích đối với hàng hóa lỏng, nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa… dịch vụ giám định các mặt hàng này do nhân sự tại Hải Phòng và Phú Mỹ đảm trách.

+ Về gạo và các sản phẩm công nghiệp:

Đây là các mặt hàng chính trong việc thực hiện dịch vụ giám định của công ty. Khu vực chịu trách nhiệm thực hiện dịch vụ giám sát cho các mặt hàng này là Tp.HCM, An Giang, ngoài ra còn có khu vực tại thị trường Campuchia. Thực hiện

dịch vụ giám định ở kho chứa hàng, trong quá trình vận chuyển, tại cảng xếp, dỡ hàng, xem xét tổn thất, kiểm tra an toàn thực phẩm đối với sản phẩm là gạo, ngô, đậu các loại…

+ Khử độc (hay còn gọi là dịch vụ khử trùng):

Đối tượng khủ trùng bao gồm phương tiện vận chuyển: tàu, xà lan, container…kho tàng lưu trữ/ chứa hàng hóa các loại như hàng nông sản gồm gạo, ngô, các loại đậu và một số mặt hàng nông sản khác…

+ Chứng nhận (hay còn gọi là dịch vụ chứng nhận sản phẩm hợp chuẩn):

Được thực hiện cho tất cả các loại sản phẩm/ hàng hóa được sản xuất theo các tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia (TCVN), quốc tế (ISO) và tiêu chuẩn khu vực. Thực hiện chứng nhận giúp thỏa mãn yêu cầu kiểm chứng chất lượng của đối tác mua hàng (nhà nhập khẩu, nhà phân phối, nhà bán lẻ…); Tạo niềm tin cho người tiêu dùng vào chất lượng của sản phẩm bằng dấu chứng nhận gắn trên sản phẩm; Hỗ trợ vượt qua các rào cản kỹ thuật trong thương mại; Giảm chi phí kiểm tra từng lô khi xuất khẩu hoặc chuyển giao sản phẩm.

- Bộ phận khách hàng:

Thực hiện liên hệ với các khách hàng, nhận và phản hồi các thông tin khách hàng cần đến, ký kết hợp đồng thực hiện dịch vụ, báo giá, duy trì mối quan hệ với khách hàng… bộ phận khách hàng chính có trụ sở đặt tại Hà Nội.

- Bộ phận giám sát:

+ Điều phối viên:

Là người có trách nhiệm lập kế hoạch, hướng dẫn và quản lý để đảm bảo rằng mọi người đều tham gia đóng góp và chuẩn bị thực hiện dịch vụ ở mức tốt nhất. Họ là người đó có lập trường trung lập và có cái nhìn tổng quát để điều phối quá trình thực hiện dịch vụ của tổ chức.

+ Giám định viên:

Là người thực hiện công việc kiểm tra, đánh giá chung đối với hầu hết các hoạt động mà dịch vụ thực hiện. Giám định liên quan đến sự đo lường, kiểm tra, và các tiêu chuẩn đánh giá áp dụng để xác nhận chắc chắn các thông số kỹ thuật đặc trưng liên quan đến đối tượng giám định. Kết quả giám định thông thường được so sánh với các yêu cầu và các tiêu chuẩn đã đưa ra nhằm xây dựng mục tiêu đã định đối với

đối tượng giám định. Khi thực hiện nhiệm vụ, giám định viên cần phải chụp hình, báo cáo chi tiết kết quả bằng văn bản để chứng minh số lượng, chất lượng thực tế của hàng hóa.

- Bộ phận marketing và phát triển kinh doanh:

Thực hiện các chiến lược kinh doanh, thúc đẩy quá trình sử dụng dịch vụ, đưa ra cá ý tưởng kinh doanh, mở rộng khách hàng và đề ra các giải pháp kinh doanh trong ngắn và dài hạn theo định hướng phát triển của công ty. Tham mưu, đề xuất mở rộng mạng lưới kinh doanh cho Ban giám đốc, xúc tiến việc mua bán dịch vụ cả trong và ngoài nước, liên kết với các phòng ban Marketing ở những khu vực từng nước để có những chiến lược Marketing toàn cầu, bên cạnh đó cũng nắm bắt, thăm dò thị trường về giá cả, đối thủ cạnh tranh.

- Bộ phận QMS:

Là bộ phận thực hiện chứng nhận hệ thống chất lượng (Quality Management System – QMS) như ISO 9001 - Quản lý chất lượng, ISO 17020 là hệ thống chứng nhận nhằm nâng cao sự tin tưởng vào các tổ chức giám định.

- Bộ phận quản lý tài chính:

Chức năng chính là theo dõi tình hình tài chính của công ty, thực hiện chế độ kế toán, thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước theo đúng chế độ kế toán hiện hành, theo dõi công nợ. Ngoài ra, bộ phận quản lý tài chính còn phải định kỳ đánh giá tình hình sử dụng tài sản của công ty, lập và nộp các báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định của Nhà nước. Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn là cộng tác viên đắc lực của Ban giám đốc trong việc tham mưu, hoạch định chiến lược tài chính cũng như giải quyết những vấn đề tài chính phát sinh. Đồng thời, phòng quản lý tài chính còn đảm nhận nhiệm vụ thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động, chịu trách nhiệm sắp xếp và bố trí nhân sự cho các phòng ban.

2.1.4 Lao động

2.1.4.1 Tỉ lệ lao động

Hiện nay, công ty TNHH Cotecna Việt Nam có hơn 150 nhân viên với trình độ là Tiến sĩ, Thạc sĩ, kỹ sư chuyên ngành, cử nhân làm việc tại trụ sở TP.HCM và các chi nhánh như Hải Phòng, Hà Nội, Phú Mỹ, Đồng bằng sông Cửu Long.

Lực lượng lao động tại công ty được chia thành hai nhóm chính:

- Thứ nhất: nhóm nhân viên thị trường bao gồm các Giám định viên, Thanh tra, Điều phối viên.

- Thứ hai: nhóm nhân viên văn phòng bao gồm nhân sự cấp cao như ban giám đốc, nhân viên Marketing và phát triển kinh doanh, nhân viên bộ phận hàng hóa và tài chính thương mại, nhân viên quản lý tài chính, nhân viên bộ phân QMS.

Nhóm nhân viên thị trường chiếm tỉ lệ rất cao so với nhóm nhân viên văn phòng, với 80% là nhân viên thị trường trong tổng số hơn 150 nhân viên hoạt động trên cả nước, tức chiếm hơn khoảng 120 người. Nhóm nhân viên này có vai trò quan trọng trong việc thực hiện dịch vụ giám định, họ là những người trực tiếp thực hiện việc giám định hàng hóa của khách hàng, điều tra, đánh giá chất lượng và kiểm định lô hàng. Nhóm nhân viên này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ của công ty.

Tỉ lệ số lượng lao động công ty TNHH

Cotecna Việt Nam năm 2013

100%

80%

60%

40%

20%

Nhân viên thị trường

nhân viên văn phòng

Đối với nhóm nhân viên văn phòng: lực lượng lao động này chiếm tỉ lệ nhỏ hơn nhiều so với nhóm nhân viên thị trường, với 20% là nhân viên văn phòng trong tổng số 150 nhân viên trên cả nước, tức chiếm hơn khoảng 30 người. Nhóm nhân viên văn phòng có rất vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh và những chiến lược kinh doanh trên thị trường Việt Nam, tìm kiếm khách hàng, quản lý nhân sự, quản lý tài chính và thực hiện nghiên cứu thị trường, sáng tạo các dịch vụ mới nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của các khách hàng tổ chức và khách hàng thương mại.

80%


		20%

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 91 trang tài liệu này.

Biểu đồ 2.1: Tỉ lệ số lượng lao động công ty TNHH Cotecna Việt Nam năm 2013 (Nguồn: Phòng Nhân sự công ty TNHH Cotecna Việt Nam).

2.1.4.2 Chính sách lao động

Nhân viên chính thức của công ty có độ tuổi lao động từ 30 đến 55 tuổi, các nhân viên am hiểu về dịch vụ giám định và được đào tạo theo quy chuẩn của công ty đề ra, đối với giám định viên, kỹ thuật viên là các chuyên gia am hiểu, lành nghề, dày dạn kinh nghiệm trong công tác giám định được đào tạo bài bản trong và ngoài nước theo chương trình đào tạo nguồn nhân lực của công ty.

Công ty thực hiện các chính sách dành cho người lao động tuân theo Bộ luật Lao động của Việt Nam. Nhân viên công ty được hưởng các chế độ ưu đãi, mức lương phù hợp với năng lực và vị trí công tác, hưởng các loại bảo hiểm lao động đầy đủ hàng năm, và có các chương trình đào tạo chuyên môn dành cho nhân viên theo định kỳ một măn một lần.

2.2 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động Marketing - Mix của công ty thời gian qua

2.2.1 Môi trường vĩ mô

2.2.1.1 Yếu tố kinh tế

Nền kinh tế Việt Nam là một nước vận hành theo cơ chế thị trường, tiếp tục để trở thành nền kinh tế thị trường. Đang trên đường phát triển với sự mở rộng, hợp tác không chỉ với các quốc gia trong khu vực ASEAN mà còn với các nước như Trung Quốc, Nhật Bản, các nước thuộc liên minh châu âu (EU), và là thành viên của WTO. Đây là những điều kiện thuận lợi giúp công ty dễ dàng liên kết thực hiện dịch vụ với các tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước, giúp tăng trưởng doanh thu, từ đó góp phần làm tăng lợi nhuận của công ty.

Bên cạnh đó, Nhà nước luôn chú trọng thực hiện tái cơ cấu kinh tế trong các năm qua, ổn định kinh tế vĩ mô và đẩy mạnh tăng trưởng kinh tế, trong tương lai kinh tế Việt Nam kỳ vọng có nhiều cải thiện đáng kể, mở ra môi trường kinh doanh lành mạnh.

Tuy nhiên còn một số hạn chế của nền kinh tế cần được chú trọng như mức tăng trưởng GDP chưa vững chắc, tổng cầu nền kinh tế còn yếu, điều này được thể hiện qua việc tổng mức bán lẻ hàng hóa và dịch vụ trong năm 2013 vừa qua tiếp tục giảm. So với mục tiêu tổng quát đề ra, kinh tế năm 2013 mới hoàn thành một vế là “lạm phát thấp hơn, tăng trưởng cao hơn năm 2012” được Quốc Hội đề ra tại đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI (mức lạm phát năm 2013 là 6,04%, mức lạm phát năm 2012 là

6,81% - nguồn: GSO). Đây là điểm tích cực trong nền kinh tế Việt Nam trong những năm tới.

Biểu đồ 2.2: Chỉ số sản xuất công nghiệp, hàng hóa bán lẻ và dịch vụ.

Đơn vị tính: % (Nguồn: GSO)

2.2.1.2 Yếu tố chính trị - pháp luật

Môi trường chính trị ổn định, có chính sách pháp luật rõ ràng luôn luôn là tiền đề cho việc phát triển và mở rộng các hoạt động đầu tư của các doanh nghiệp, các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước, hỗ trợ các doanh nghiệp thực hiện tốt nghĩa vụ của mình. Tại Việt Nam tình hình chính trị khá ổn định và có những điều luật kinh tế cho từng bộ ngành, thu hút được nhiều vốn đầu tư nước ngoài, Chính phủ Việt Nam luôn tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước phát triển ngành nghề hoạt động của mình.

Đối với ngành dịch vụ giám định, nhìn chung các điều luật dành cho ngành dịch vụ này tại Việt Nam còn nhiều hạn chế, có nhiều văn bản pháp quy mang tính cục bộ, mang tính chồng chéo gây khó khăn cho các hoạt động dịch vụ giám định, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh.

2.2.1.3 Yếu tố văn hóa – xã hội

Tình hình văn hóa – xã hội trong những năm qua có tiến bộ, an sinh xã hội được bảo đảm, đời sống người dân Việt Nam có bước cải thiện. Đặc biệt, “Ba đột phá chiến lược” (nằm trong Nghị quyết Đại hội XI về kế hoạch 5 năm 2011 – 2015) được triển khai đồng bộ trong những năm qua của Nhà nước đã đạt được những kết quả tốt.