Bảng Tổng Hợp Chi Cho Tài Sản Cố Định Và Các Khoản Chi Thường Xuyên Khác

Thuốc lĩnh về khoa điều trị điều dưỡng nhập vào kho trên máy rồi tiến hành xuất thuốc cho từng bệnh nhân. Cuối tháng, thống kê kho dược và các khoa điều trị tổng hợp số thuốc đã lĩnh trong tháng theo phiếu lĩnh thuốc, kế toán theo dòi kho dược sẽ kiểm tra đối chiếu rồi tiến hành viết phiếu xuất kho thuốc hóa chất cho từng khoa trong bệnh viện. Tại bệnh viện Tuệ Tĩnh, Từ 1/10/2009, Bệnh viện triển khai phần mềm quản lý đã giúp kiểm soát việc sử dụng đến từng người bệnh, lượng thuốc tồn tại khoa điều trị và quản lý hạn dùng, lô sản xuất của thuốc sử dụng trong bệnh viện.

+ Các nhóm chi cho TSCĐ và các khoản chi thường xuyên khác

Chi cho TSCĐ như: mua sắm tài sản mới hoặc sửa chữa thường xuyên TSCĐ, sửa chữa lớn TSCĐ chủ yếu lấy từ nguồn NSNN. Thực tế Nhà nước cần cấp đủ kinh phí cho khoản mục chi này nhưng thực tế nhiều năm qua Nhà nước đã không cấp đủ. Bình quân hàng năm NSNN chỉ cấp khoản 15 tỷ để bệnh viện đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ.

Bảng 2.7: Bảng tổng hợp chi cho tài sản cố định và các khoản chi thường xuyên khác từ năm 2017-2019

Đơn vị: triệu đồng

STT

	2017	2018	2019
1	Mua sắm trang thiết bị	23 289	10 415
2	Chi khác	1 800	3 868	2 194
	Tổng cộng	25 089	14 283	2 194

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 125 trang tài liệu này.

(Nguồn: Báo cáo quyết toán tài chính của BV từ năm 2017 đến 2019)

Nhóm chi đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ tăng chậm so với các mục chi khác vì nguồn thu của Bệnh viện còn thiếu, chưa đáp ứng được đủ các nhu cầu mua sắm sửa chữa TSCĐ. Từ năm 2013, sau khi thực hiện tự chủ theo Nghị định 43, Bệnh viện đã có quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp nên một số khoản chi đầu tư mua sắm TSCĐ được lấy từ nguồn quỹ này. Trong năm 2019, số TSCĐ mua sắm từ Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp khoảng 23 tỷ.

Mua sắm và sử dụng y cụ, vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động chuyên môn. Chu trình mua sắm được thực hiện theo sơ đồ 2.6

Qua quá trình quan sát chu trình mua sắm vật tư được thực hiện như sau:

Lập kế hoạch mua vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ: Căn cứ vào kế hoạch hoạt động, dự toán số lượng vật tư tiêu thụ cần thiết. Sau khi được giám đốc phê duyệt kế hoạch, phòng chức năng quản lý sẽ cử nhân viên của phòng đi thu thập 3 báo giá của các công ty cung cấp vật tư về báo cáo giám đốc, Phòng TCKT kiểm tra giá cả thị trường và đối chiếu với 3 báo giá do phòng chức năng cung cấp. Giám đốc bệnh viện quyết định chọn công ty có giá bán thấp nhất và đảm bảo chất lượng. Căn cứ vào 3 bản báo giá, giám đốc ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp. Sau đó phòng chức năng tiến hành làm hợp đồng mua bán và trình giám đốc ký.

Khoa phòng

Giám

đốc

Nhà cung cấp

Phòng TCKT

Thủ kho

Kho bạc

Kế hoạch mua vật tư

Quyết định chọn mua

Các thủ tục mua sắm

3 bảng báo

giá

Các thủ tục nhập kho HH

Báo giá

Hồ sơ mua sắm

Thanh toán tiền cho nhà cung cấp

Phiếu nhập

kho

Chứng từ chuyển tiền

Sơ đồ 2.6. Chu trình mua sắm vật tư

(Nguồn: Phòng Hành chính quản trị bệnh viện Tuệ Tĩnh) Nhập vật tư dụng cụ: Khi nhập kho có sự kiểm tra và bàn giao giữa thủ kho,

kế toán theo dòi vật tư và Phòng chức năng, vật tư được giao tại kho vật tư của bệnh viện. Sau khi kiểm tra nếu vật tư đảm bảo cả về chất lượng và đủ số lượng theo hợp đồng, phòng chức năng sẽ lập biên bản bàn giao và nghiệm thu. Căn cứ vào biên bản bàn giao và hồ sơ về mua sắm vật tư, kế toán theo dòi kho vật tư viết phiếu

nhập kho 4 liên, có đầy đủ chữ ký của giám đốc, KTT, kế toán kho, thủ kho và người đi mua hàng ký trên phiếu nhập kho.

Thanh toán: Toàn bộ hồ sơ giấy tờ về mua sắm được chuyển về phòng tài chính kế toán, KTT căn cứ vào nguồn kinh phí được sử dụng trong năm để duyệt nguồn thanh toán, kế toán thanh toán chuyển trả tiền cho người bán theo từng nguồn kinh phí được kế toán trưởng duyệt.

Kiểm soát trong mua sắm tài sản cố định

Căn cứ vào kế hoạch mua sắm đầu tư tài sản đã được duyệt, căn cứ nhu cầu thực tế các khoa phòng, phòng chức năng (gồm có phòng hành chính, phòng vật tư y tế) lập danh mục các thiết bị cần mua sắm theo kế hoạch đề nghị của các phòng khoa, Phòng chức năng có nhiệm vụ thu thập 3 bảng báo giá để khảo sát giá thiết bị lập kế hoạch mua sắm. Sau đó hội đồng bệnh viện họp xem xét và quyết định lựa chọn thiết bị để đáp ứng với yêu cầu khám chữa bệnh. Phòng chức năng chịu trách nhiệm lập hồ sơ danh mục thiết bị đề nghị mua sắm và trình Bộ Y tế. Bộ Y tế ra quyết định giao nhiệm vụ cho phòng KHTC chủ trì thành lập hội đồng thẩm định mua sắm thiết bị. Sau khi hội đồng thẩm định có kết quả thẩm định, báo cáo Bộ Y tế ra quyết định cho phép bệnh viện được mua các danh mục thiết bị. Căn cứ vào quyết định cho phép phòng TCKT lập hồ sơ gửi cơ quan thẩm định để thẩm định giá cả, thông số kỹ thuật. Khi có chứng từ thẩm định bệnh viện trình Bộ Y tế ra quyết định phê duyệt danh mục thiết bị được mua sắm và quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu. Khi được phê duyệt, bệnh viện đăng báo mời thầu và tiến hành mở thầu, chấm thầu và khâu cuối cùng bệnh viện phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu với nhà thầu đạt điểm kỹ thuật cao nhất và có giá gói thầu thấp nhất và gửi thông báo trúng thầu đến nhà thầu. Phòng TCKT, các khoa chuyên môn và thuê công ty giám định kiểm tra thiết bị trước khi bàn giao (Cấp chứng thư kiểm định thiết bị) kiểm tra thông số kỹ thuật, tình trạng thiết bị…(căn cứ hợp đồng mua cung cấp để kiểm tra).

Khi có hồ sơ và thủ tục bàn giao, và nhà thầu đã nộp bảo lãnh dự thầu, phòng TCKT thanh toán tiền cho nhà thầu và lập thẻ theo dòi TSCĐ, phòng chức năng cùng các khoa phòng được giao tài sản dán nhãn thẻ thiết bị. Cuối năm Sở y tế kiểm tra mua sắm có đúng các danh mục đã được Sở phê duyệt.

(Nguồn:phòng hành chính quản trị bệnh viện)

Chu trình mua sắm TSCĐ được thực hiện như sau:

Bộ Y TẾ

- QĐ phê duyệt danh mục.

- QĐ cho phép mua sắm.

- QĐ phê duyệt KH đầu thầu.

- Đánh giá kết quả mua sắm.

GIÁM ĐỐC

- Biên bản chọn mua

- Danh sách thiết bị đề nghị mua.

- QĐ phê duyệt kết quả đấu thầu

CÁC KHOA PHÒNG

- Lập KH mua sắm.

- Nhận bàn giao

- Vào sổ theo dòi

PHÒNG VẬT TƯ

- Lập danh mục mua sắm.

- Lấy 3 báo giá

- Lập hồ cơ mua sắm

NHÀ CUNG CẤP

- Lập HĐ mua sắm

- Hồ sơ mua sắm thanh toán bàn giao TSCĐ

PHÒNG TCKT

- Thẩm định giá

- Tổ chức đấu thầu.

- Nhận bàn giao và thanh toán

- Vào sổ TSCĐ

CÔNG TY

KIỂM ĐỊNH

Chứng thư kiểm định thiết bị

CÔNG TY

THẨM ĐỊNH

Chứng thư thẩm định giá

KBNN

Các thủ tục

thanh toán

Sơ đồ 2.7. Chu trình mua sắm tài sắm tài sản cố định

(Nguồn:phòng hành chính quản trị bệnh viện)

Tìm hiểu thực tế và mô tả chu trình mua sắm của bệnh viện được mô tả các bước trong chu trình mua sắm như sau:

Bước 1: Việc lấy 3 báo giá cung cấp thiết bị

Phòng chức năng sau khi căn cứ vào kế hoạch của các khoa phòng đã xây dựng, cử cán bộ của phòng đến các công ty có cung cấp các chủng loại thiết bị theo kế hoạch để lấy báo giá (Các công ty trước đây đã cung cấp, hoặc các công ty chưa cung cấp để lấy báo giá).

Bước 2: Các thủ tục để Sở y tế ra quyết định đầu tư

Sau khi lập xong kế hoạch mua sắm trang thiết bị phòng chức năng trình Giám đốc xem xét, trình Bộ Y tế, Bộ Y tế ra quyết định thành lập hội đồng thẩm định. Khi bệnh viện được thông báo họp thẩm định, Giám đốc bệnh viện cùng trưởng phòng Vật tư, trưởng các khoa có mua sắm thiết bị dự họp thẩm định. Trong

cuộc họp, bệnh viện phải báo cáo nội dung, đầu tư, tổng mức đầu và sự cần thiết phải đầu tư thiết bị phục vụ cho từng dịch vụ y tế, và giải thích tính hợp lý của thiết bị y tế (hợp lý giá cả, tính năng kỹ thuật). Sau khi hội đồng nhất trí báo cáo trình lãnh đạo sở phê duyệt và quyết định cho phép đầu tư trong quyết định yêu cầu bệnh viện phải thẩm định giá, thông số kỹ thuật của thiết bị. Căn cứ vào danh mục được phê duyệt bệnh viện đã giao cho phòng TCKT chịu trách nhiệm xem xét, thẩm định giá và thông số kỹ thuật của thiết bị. Sau khi có chứng thư của cơ quan thẩm định, bệnh viện sẽ lập tờ trình gửi Bộ Y tế xin phê duyệt kế hoạch mua sắm thiết bị và kế hoạch đấu thầu. Bộ ra quyết định cho phép bệnh viện được đầu tư và phê duyệt kế hoạch đấu thầu.

Ngoài ra hàng năm bệnh viện mua một số TSCĐ mua bằng nguồn kinh phí khác, quỹ PTHĐSN mua với số lượng ít và giá trị thấp dưới 100 triệu đồng, dùng hình thức chào hàng cạnh tranh. Căn cứ vào kế hoạch được duyệt đầu năm, bệnh viện chọn 3 đơn vị cung cấp, hội đồng bệnh viện họp xem xét, căn cứ vào biên bản chọn mua của hội đồng chọn mua Giám đốc ra quyết định chọn mua, sau đó ký kết hợp đồng mua sắm và thanh toán bàn giao theo đúng quy trình mua sắm TSCĐ.

+ Công tác quyết toán và công khai tài chính:

Cuối quý, năm theo quy định, phòng TCKT phải thực hiện kiểm tra lại số liệu quyết toán trước khi trình lãnh đạo về tính khớp đúng và chính xác. Phòng cǜng thực hiện lập báo cáo tài chính của đơn vị bao gồm quyết toán KPNSNN cấp, quyết toán nguồn kinh phí khác gửi Bộ Y tế.

Hàng năm, kinh phí hoạt động của bệnh viện chủ yếu gồm ba nguồn: Nguồn kinh phí chi thường xuyên do NSNN cấp; Kinh phí thu được từ viện phí của người dân và BHYT, nguồn thu khác. Đối với mỗi nguồn kinh phí hoạt động kiểm soát cǜng có những quy định cụ thể đáp ứng nhu cầu thực tế.

Bệnh viện thực hiện công khai tài chính theo thông tư số 21/2005/TT-BTC ngày 22/3/2005 của Bộ tài chính hướng dẫn thực hiện quy chế công khai tài chính đối với các đơn vị dự toán ngân sách và các tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ.

Cụ thể: Khi được giao dự toán dự toán ngân sách cấp hàng năm và biên bản thẩm tra quyết toán hàng năm của Bộ y tế phê duyệt, bệnh viện đã sử dụng hình thức công khai trên mạng nội bộ bệnh viện và công bố trong hội nghị cán bộ trưởng

phó các phòng khoa, hội nghị công nhân viên chức để CBCNVC đều nắm bắt được thông tin: Trong đó các nội dung công khai chủ yếu như: Các khoản chi mua sắm, chi sữa chữa lớn TSCĐ, chi hội nghị, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi phúc lợi tập thể, chi lương và các khoản chi khác theo quy định của nhà nước và theo mục ngân sách. Sau khi được cấp có thẩm quyền giao dự toán và phê duyệt quyết toán năm phải thông báo triển khai cho toàn thể các khoa phòng để biết và thực hiện trong đơn vị.

Bệnh viện có quy định về trình tự luân chuyển, bảo quản chứng từ, sổ sách bằng văn bản, được nêu rò trong Hệ thống các quy định của Bệnh viện Tuệ Tĩnh ban hành năm 2015. Các cá nhân khi bàn giao chứng từ đều phải có sổ sách kí nhận giữa hai bên để làm bằng chứng. Tuy nhiên, thực tế tại đơn vị vẫn còn tình trạng không kí nhận đầy đủ, gây khó khăn cho công tác kiểm tra, tìm kiếm chứng từ.

Về công tác kế toán hoạt động thu chi: Chứng từ kế toán đều được đánh số theo tập và lưu trữ theo tháng như chứng từ về tiền mặt, chứng từ về ngân hàng; chứng từ nhập xuất kho; chứng từ bảo hiểm...

Chứng từ trước khi chuyển đi được phân loại theo nghiệp vụ và theo thời gian, được xếp trong thùng tôn và có được đánh số thùng để dễ quản lý.

Các hoạt động hoặc nghiệp vụ khi thực hiện phải được xác nhận bởi người quản lý hoặc người có trách nhiệm trong phạm vi quyền hạn cho phép. Bệnh viện yêu cầu các bác sĩ khám phải kí tên đầy đủ trên tất cả các giấy chỉ định cho bệnh nhân, nếu không có chữ ký thì các đơn vị cận lâm sàng có quyền được từ chối tiếp nhận các trường hợp này. Đối với người bệnh khi đã đóng tiền mà không muốn thực hiện dịch vụ, cần xin xác nhận tại phòng khám hoặc đơn vị thực hiện dịch vụ để kế toán có căn cứ hoàn tiền. Giấy đề nghị cần có sự xác nhận của Trưởng, phó khoa/phòng hoặc Điều dưỡng trưởng mới có hiệu lực.

Đối với người bệnh làm mất giấy tờ như mất hóa đơn nhưng muốn lấy hóa đơn tài chính, mất hóa đơn tạm ứng vào viện để thanh toán ra viện, mất giấy tạm giữ thẻ..., Bệnh viện có xây dựng các biểu mẫu yêu cầu người bệnh hoặc người nhà người bệnh viết cam đoan kèm theo bản photo chứng minh thư làm căn cứ xác nhận.

2.2.4. Thực trạng thông tin và tuyên truyền

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện tiên quyết cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị. Tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh, mục tiêu của đơn vị và các chỉ tiêu hàng năm được công bố rộng rãi thông qua Hội nghị viên chức, người lao động. Các tập thể, cá nhân đạt thành tích xuất sắc trong công việc được Ban Giám đốc công bố hoặc trao thưởng trong Hội nghị tổng kết nhằm tạo động lực, khích lệ người lao động luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Phòng Tổ chức Hành chính giữ vai trò là đầu mối trong công tác thông tin và truyền thông của Bệnh viện. Khi đơn vị có nhu cầu gửi thông báo tới các đơn vị khác trong Bệnh viện, cán bộ văn thư sau khi lưu bản gốc văn bản để lưu trữ, sẽ liên lạc qua số điện thoại nội bộ tới hành chính các khoa/phòng để giao trực tiếp. Vì vậy, các thông tin được truyền đạt một cách nhanh chóng đến đối tượng có liên quan, tránh gây ra sự hiểu lầm hoặc thông tin sai lệch trong quá trình làm việc.

Khi có sự cố bất thường xảy ra, nhân viên đều có ý thức báo cáo kịp thời cho lãnh đạo quản lý để xin ý kiến chỉ đạo. Nhà quản lý sẽ có phương án chỉ đạo để công việc không bị ngừng trệ, không gây ảnh hưởng tới các đơn vị khác cǜng như với người bệnh.

Từ tháng 7 năm 2018, Bệnh viện triển khai sử dụng phần mềm quản lý bệnh viện mới với mục tiêu quản lý và hỗ trợ tốt hơn cho công việc của người lao động. Phần mềm khi đi vào sử dụng không tránh khỏi các lỗi trong quá trình sử dụng. Nhân viên trong toàn Bệnh viện đã cố gắng nỗ lực ở lại sau giờ làm để kiểm nghiệm thử các tính năng của phần mềm. Nhờ đó mà khi đi vào sử dụng, nhân viên đều thực hiện thao tác rất nhanh chóng, người bệnh không phải chờ đợi lâu. Đặc biệt, không thể không kể đến sự quan tâm sát sao của Ban Giám đốc Bệnh viện, khi các máy tính tại khoa/phòng đã cǜ, không đáp ứng được cấu hình với phần mềm mới, Ban Giám đốc đã nhanh chóng ra quyết định thay toàn bộ máy tính để phục vụ công việc được nhanh nhất và hiệu quả nhất. Đồng thời, cán bộ Phòng Công nghệ thông tin luôn luôn có mặt kịp thời tại các địa điểm xảy ra lỗi mạng, mất đường truyền, có phương án giải quyết nhanh chóng để người bệnh không phải chờ đợi làm thủ tục lâu, tránh tình trạng ùn tắc trong Bệnh viện.

2.2.5. Thực trạng giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá lại chất lượng của hoạt động KSNB. Giám sát giúp cho các nhà quản lý biết được KSNB có đang vận hành đúng như thiết kế không, nếu không thì cần phải thay đổi những gì, điều chỉnh những gì.

Đơn vị giám sát hoạt động KSNB thông qua kiểm tra việc thực hiện mục tiêu của tổ chức và của các bộ phận. Hàng ngày, từ 7 giờ 30 phút đến 8 giờ sáng, Bệnh viện tổ chức họp giao ban với người chủ trì là Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Bệnh viện với các thành phần tham gia gồm các Trưởng, phó khoa/phòng trong toàn đơn vị cùng bác sĩ Trưởng tua trực của ngày hôm trước. Các đơn vị không cử được cá nhân tham dự bắt buộc phải thông báo về phòng Kế hoạch tổng hợp trước khi giao ban diễn ra. Các đơn vị báo cáo trước Ban Giám đốc các vướng mắc đang gặp phải trong quá trình làm việc để xin ý kiến chỉ đạo. Nhờ đó mà Ban Giám đốc luôn nắm rò tình hình, thực tế hoạt động của toàn Bệnh viện để nhanh chóng đưa ra các giải pháp kịp thời và hiệu quả. Biên bản giao ban hàng ngày đều được Phòng Kế hoạch tổng hợp ghi chép lại cẩn thận.

Bên cạnh đó, Bệnh viện định kǶ tổ chức Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng đầu năm và Hội nghị tổng kết năm với sự tham gia của các cán bộ chủ chốt để nhìn nhận lại những thành tích đã đạt được trong công tác khám, chữa bệnh; đồng thời chỉ ra những yếu kém còn tồn đọng và đưa ra phương hướng khắc phục.

Tại các bộ phận, lãnh đạo các khoa/phòng thường xuyên tổ chức các cuộc họp giao ban định kǶ để xem xét kết quả thực hiện công việc và kế hoạch công tác của đơn vị. Đối với các đơn vị không triển khai giao ban định kǶ, lãnh đạo đơn vị yêu cầu toàn bộ nhân viên phải gửi email hàng tuần báo cáo các công việc đã thực hiện trong tuần, tiến độ thực hiện, vướng mắc (nếu có) và dự kiến các công việc sẽ thực hiện trong tuần tới. Thông qua đó, người quản lý cǜng nắm được toàn bộ hoạt động của đơn vị để phân công công việc hợp lý và có những chỉ đạo sát sao với các công việc cần triển khai và hoàn thành nhanh chóng.

Vào ngày 31 tháng 12 hàng năm, Phòng Tài chính kế toán phối hợp với Khoa Dược và Phòng Vật tư thiết bị Quản trị xây dựng kế hoạch và tổ chức hoạt động kiểm kê kho thuốc, kho vật tư, danh mục tài sản trang thiết bị để đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên phần mềm. Nếu có sai lệch về số lượng, Phòng Tài chính kế