Chu Trình Thu Viện Phí, Thu Khác Của Kế Toán Bệnh Viện

Nguồn thu viện phí và BHYT đã góp phần không nhỏ vào trong việc đảm bảo kinh phí hoạt động của các bệnh viện trong điều kiện ngân sách Nhà nước còn hạn hẹp, cải thiện chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh của nhân dân, đồng thời góp phần nâng cao đời sống công nhân viên trong bệnh viện. Bệnh viện cần duy trì tốc độ tăng thu như hiện nay. Trên thực tế cho đến nay, bệnh viện không ngừng củng cố, hoàn thiện và phát triển hệ thống quản lý thu viện phí theo hướng thu đúng, thu đủ nhằm đảm bảo công bằng hiệu quả.

Phòng CNTT

Áp giá thu viện phí trên phần mềm

Phòng TCKT

- Thu viện phí và in biên lai.

- Nộp viện phí vào KBNN

Phòng giám định

BHYT

Xác định mức hưởng cho người bệnh.

Kho bạc NN

Nhận tiền nộp viện phí

Chu trình thu viện phí của bệnh nhân được thực hiện theo sơ đồ sau:

Phòng KHTH Xây dựng mức giá thu viện phí

Giám đốc QĐ định mức viện phí

Sơ đồ 2.3. Chu trình thu viện phí, thu khác của kế toán bệnh viện

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán bệnh viện)

- Phân chia trách nhiệm, xét duyệt:

+ Phòng Kế hoạch tổng hợp: cập nhật và theo dòi bảng giá dịch vụ khám chữa bệnh.

+ Phòng khám: nhập dữ liệu người bệnh, danh mục khám chữa bệnh của từng bệnh nhân

+ Kế toán thu ngân: theo dòi và quản lý phần mềm thu tiền, trực tiếp thu tiền và lập biên lai thu tiền. Cuối ngày tổng hợp lên báo cáo và nộp tiền cho thủ quỹ

+ Thủ quỹ: nhập quỹ, lập bảng kê biên lai thu tiền mặt, chịu trách nhiệm về bảo quản biên lai thu tiền và tiền mặt tại quỹ.

+ Kế toán thanh toán: lập phiếu thu, chịu trách nhiệm về nội dung phiếu thu và ghi sổ kế toán.

+ Kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị: phê duyệt phiếu thu

+ Đối chiếu: hàng tháng, thủ quỹ và kế toán thanh toán đối chiếu giữa số tiền tại quỹ với số liệu trên sổ sách kế toán, tiến hành kiểm tra, đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản tiền gửi tại KBNN.

Ví dụ cụ thể về quy trình ghi sổ nghiệp vụ thu phí, lệ phí:

Ngày 27/12/2018, Thu tiền viện phí của bệnh nhân Trương QuǶnh Mai đi khám bệnh nộp viện phí năm 2018. Căn cứ vào Quyết định thu viện phí, kế toán thu viện phí lập hóa đơn và thu tiền.

BỆNH VIỆN TUỆ TĨNH

Địa chỉ: Số 2 Trần Phú – Phường Mộ Lao – Quận Hà Đông – Hà Nội

Mã số thuế: 0103707626

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG

Liên1: Lưu

Ngày 27/12/2018

Họ và tên người mua hàng: Trương QuǶnh Mai

Tên đơn vị:

Địa chỉ: Bệnh viện Y Dược Học Cổ Truyền Việt Nam-ĐY1D

Mẫu số: 02GTTT2/001

Ký hiệu: TT/16T

Số:

0087020

Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế:

Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi nghìn đồng chẵn.

Người mua hàng

(Ký, ghi rò họ tên)

Người bán hàng

(Ký, ghi rò họ tên, đóng dấu)

Vǜ Thị Trà My

In từ phần mềm kế toán VACOM –Công ty cổ phần công nghê phần mềm kế toán VACOM – MST: 0102236276

Ví dụ về thu viện phí:

STT

Tên hàng hóa, dịch vụ	Đvt	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
1	Khám, chữa Bệnh viện phí	Đợt	1	50.000	50.000


	Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ				50.000

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 125 trang tài liệu này.

 Nguồn viện trợ và các nguồn thu khác:

Thu từ trung tâm, công ty, căng tin, giữ xe, ký túc xá...Kiểm soát dựa theo mức thu đã được thỏa thuận trong hợp đồng giữa các bên hoặc định mức đã quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ. Dựa vào các văn bản đã thỏa thuận hai bên và thời điểm thu, kế toán thanh toán lập phiếu thu có chữ ký người lập phiếu, người nộp tiền, kế toán trưởng và Giám đốc. Người nộp tiền cầm phiếu thu đến thủ quỹ để nộp tiền, Bệnh viện căn cứ vào tình hình thực tế phát sinh trong năm để thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát các khoản thu trên.

 Kiểm soát các khoản chi

+ Nhóm chi cho con người:

Khoản chi cho con người được lấy từ hai nguồn: NSNN và viện phí, BHYT. Chi cho lương, phụ cấp lương và khoản đóng góp cho cá nhân đều lấy từ nguồn NSNN, còn chi thưởng và trả thù lao cho cá nhân được lấy từ nguồn thu viện phí và BHYT. Từ năm 2019, Bệnh viện thực hiện tự chủ nguồn chi thường xuyên. Do đó, lương, phụ cấp lương và các khoản theo lương phụ thuộc hoàn toàn vào nguồn thu viện phí và BHYT. Đối với khoản chi này, theo quy định của Nghị định 03/2003/NĐ của Thủ tướng chính phủ, 35% được trích từ khoản thu viện phí để bổ sung quỹ lương cho cán bộ, viên chức. Do đó, khoản chi này hoàn toàn phụ thuộc vào nguồn thu viện phí và BHYT của Bệnh viện. Nếu nguồn thu của Bệnh viện tăng, duy trì đều trong các thời kǶ thì khả năng trích quỹ thu nhập tăng thêm sẽ tăng và ngược lại. Với tỷ trọng nguồn thu viện phí và BHYT của bệnh viện trong năm 2017-2019 tăng từ 84,21% đến 91,51% nên các khoản chi cho nhóm này khá đảm bảo.

Bảng 2.5: Bảng tổng hợp nhóm chi cho cán bộ, viên chức từ năm 2017 – 2019

Đơn vị tính: 1000 đồng

STT

Diễn giải

Năm

2017

Năm

2018

Năm

2019

Lương và Phụ cấp theo lương

13.757,85

14.633,67

15.736,05

Thưởng, thu nhập tăng thêm

7.610,43

5.292,20

2.956,72

Tổng cộng

110 616

186 681

198 004

(Nguồn: Báo cáo quyết toán tài chính của BV từ năm 2017 đến 2019)

Nhóm chi cho con người tăng rất nhanh, đặc biệt là từ sau năm 2004 do chính sách của nhà nước thay đổi lương tối thiểu liên tục từ 1/1/2005 đến nay, năm 2019 là năm có nhiều thay đổi về chế độ chính sách đối với công chức, viên chức nhà nước: lương cơ bản tăng từ 290.000đ lên 1.390.000 đồng, chế độ phụ cấp ưu đãi theo nghề đối với cán bộ, viên chức, nhân viên tại các cơ sở y tế của Nhà nước do Bộ Y tế, Bộ Nội Vụ, Bộ Tài chính ban hành, đồng thời một số chế độ khác như trực, phụ cấp chống dịch thay đổi, trong khi NSNN cấp cho bệnh viện không tăng (chỉ chiếm 10% hoạt động bệnh viện). Do đó, năm 2015 bệnh viện bị thiếu nguồn, thu nhập của cán bộ, viên chức chưa được cải thiện, nhưng đến năm 2016, sau khi triển khai công tác tự chủ về tài chính, giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho các thủ trưởng đơn vị trực thuộc bệnh viện thì thu nhập của cán bộ, viên chức tăng lên rò rệt. Đến năm 2018, so với năm 2017 khoản chi cho nhóm này đã tăng 876 triệu do tăng lương tối thiểu từ 1.250.000đ lên 1.390.000đ, các khoản đóng góp tăng lên (như BHXN, BHYT, BHTN), thu nhập tăng thêm của các đơn vị cǜng tăng trong khi nguồn NSNN cấp giảm 37% (tương đương hơn 10 tỷ đồng) cǜng khiến cho Bệnh viện gặp nhiều khó khăn trong công tác cân đối thu – chi

Thanh toán lương hàng tháng cho CBCNV: Nhân viên kế toán trực tiếp theo dòi về chế độ cho CBCNV ngày 10 hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công các phòng, khoa gửi lên được phòng TCCB kiểm tra xét duyệt, lập bảng thanh toán lương, trong đó có khấu trừ các khoản BHXH, BHYT, BHTN của CBCNV, sau khi trình KTT xem xét kiểm tra ký duyệt và trình Giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển kế toán thanh toán lập bảng thanh toán chuyển trả tiền vào tài khoản cá nhân. Sau khi chuyển tiền xong phòng TCKT công khai bảng thanh toán lương hàng tháng qua email cho từng cá nhân.

Thanh toán tiền thu nhập tăng thêm cho CBCNV: Hàng tháng các phòng khoa họp xét thi đua của từng cá nhân. Hội đồng thi đua của bệnh viện xét thi đua theo tháng, căn cứ vào kết quả xét của các khoa theo quy định của bệnh viện. Hội đồng có biên bản họp và Giám đốc ra quyết định trích tiền chênh lệch thu chi để chi lương tăng thêm, phòng TCKT lập bảng thanh toán tiền lương tăng thêm theo quy chế chi tiêu nội bộ và trình Giám đốc phê duyệt. Kế toán viên thanh toán bằng chuyển khoản trả tiền vào tài khoản cho cán bộ công nhân viên. Sau khi chuyển tiền xong công khai bảng thanh toán tiền thu nhập tăng thêm cho từng khoa, phòng.

Quyết định cho hưởng lương tăng thêm

Ký thanh toán

Phòng TCKT

Lập danh sách

thanh toán

Chuyển tiền

Kho bạc nhà nước

Công khai

Thẻ ATM

Hội đồng bệnh viện

Giám đốc bệnh viện

Biên bản họp xét

Các khoa phòng

Biên bản họp xét

Bảng chấm

công

Sơ đồ 2.4. Chu trình thanh toán lương và thu nhập tăng thêm

cho cán bộ công nhân viên

(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán bệnh viện Tuệ Tĩnh)

Các hoạt động kiểm soát:

- Chính sách tiền lương theo quy định của Nhà nước và phương án trả lương tăng thêm của Bệnh viện Tuệ Tĩnh được quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ. Các khoản trích theo lương thực hiện theo quy định của Nhà nước.

- Phân chia trách nhiệm, phê duyệt:

+ Điều dưỡng trưởng, phó phòng bộ phận: trực tiếp chấm công lương, độc hại, thu nhập tăng thêm cho CBNV.

+ Trưởng khoa/phòng: kiểm tra và ký xác nhận bảng chấm công, bảng xếp loại ABC.

+ Phòng tổ chức hành chính: quản lý các thông tin về nhân sự, biến động nhân sự như bổ sung, tuyển dụng, điều chuyển, chấm dứt hợp đồng, các chế độ liên quan đến cán bộ viện chức, ghi nhận và báo cáo. Trưởng (phó) phòng tổ chức cán bộ ký xác nhận vào bảng chấm công lương và bảng xếp loại từ các khoa/phòng gửi. Phòng tổ chức hành chính trình Giám đốc (phó giám đốc) phê duyệt.

+ Phòng tài chính – kế toán: nhận bảng chấm công lương và bảng xếp loại ABC (có biên bản họp) từ phòng tổ chức hành chính chuyển đến để lập bảng lương dựa trên các thông tin: hệ số lương, chức vụ, số ngày lao động, ngày nghỉ ốm, thai sản...tính các khoản trích theo lương, ghi chép và theo dòi trên sổ sách, các chứng

từ: bảng tính lương, bảng tính độc hại, bảng tính thu nhập tăng thêm, giấy rút dự toán, ủy nhiệm chi…được lập và phê duyệt theo đúng quy định, có đầy đủ chữ ký của người có trách nhiệm.

+ Giám đốc: phê duyệt các văn bản, chứng từ có liên quan.

- Xác minh, đối chiếu

+ Các bộ phận tham gia vào quy trình chịu trách nhiệm liên quan đến phần dữ liệu bộ phận của mình quản lý và thường xuyên kiểm tra, đối chiếu thông tin lẫn nhau, kịp thời phát hiện sai sót để điều chỉnh.

*Thanh toán tiền phụ cấp trực, phẫu thuật, thủ thuật: Căn cứ vào bảng chấm trực, bảng danh sách phẫu thuật, thủ thuật của các khoa, phòng gửi lên, phòng KHTH xem xét, kiểm tra phê duyệt rồi chuyển cho phòng TCKT thanh toán. Phòng TCKT lập bảng thanh toán tiền phẫu thuật, thủ thuật và tiền trực cho các CBCNV theo đúng quy định về chế độ phụ cấp trực, phẫu thuật, thủ thuật của nhà nước. Tiền phẫu thuật, thủ thuật, trực được chi trả qua thẻ ATM và được chi theo từng tháng.

*Thanh toán tiền làm thêm giờ: Căn cứ vào bảng chấm công và giấy đề nghị làm thêm giờ, giấy báo làm thêm giờ của từng bộ phận các phòng khoa, phòng TCKT thanh toán lập bảng thanh toán tiền làm thêm giờ cho CBCNV, theo đúng quy định của luật lao động. Tiền lương làm thêm giờ được chi trả qua tài khoản cá nhân được chi theo từng tháng.

+ Nhóm chi cho nghiệp vụ chuyên môn

Khoản chi cho hoạt động chuyên môn nằm trong kết cấu thu viện phí và BHYT nên tăng tỷ lệ thuận với thu viện phí.

Bảng 2.6: Bảng tổng hợp chi cho chuyên môn nghiệp vụ từ năm 2017-2019

Đơn vị: triệu đồng

Năm

Chi cho chuyên môn nghiệp vụ		Tổng thu Viện phí và BHYT
Số tiền	Tỷ trọng (%)	Số tiền	Tỷ trọng (%)
2017	637 042	90,00	707 850	100,00
2018	805 238	87,15	923 929	100,00
2019	939 840	86,21	1 090 187	100,00

(Nguồn: Báo cáo quyết toán tài chính của BV từ năm 2017 đến 2019)

Theo Bảng 2.6, nhận thấy nhóm chi cho nghiệp vụ chuyên môn của Bệnh viện chiếm tỷ trọng lớn trong kết cấu của nguồn thu viện phí và BHYT dao động trong khoảng từ 85% đến 92%. Nhóm này tăng nhanh do chủ yếu tăng chi tiêu về thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao. Trong những năm gần đây, Bệnh viện phải hoạt động trong điều kiện kinh tế hết sức khó khăn: lạm phát gia tăng, giá các loại thuốc, men, dịch truyền, vật tư tiêu hao cǜng tăng mạnh, trong khi chính sách thu viện phí thì vẫn chưa thay đổi, lạc hậu so với tình hình kinh tế chung, để đảm bảo được hoạt động của Bệnh viện, vẫn duy trì nâng cao chất lượng khám chữa bệnh phục vụ nhân dân. Đảng ủy, Ban giám đốc Bệnh viện đã phải rất nỗ lực cố gắng, triển khai các hoạt động nhằm tăng nguồn thu như: nâng cấp phần mềm quản lý thu viện phí cho phù hợp với cấu trúc bảng giá mới, chế độ chính sách BHYT mới, giảm phiền hà cho bệnh nhân, giảm thời gian làm thuốc và thống kê chi phí của y tá, giảm thời gian cập nhập dữ liệu của phòng Tài chính – Kế toán, tăng độ chính xác cho bệnh nhân, giảm thất thoát thuốc ở các khoa thực hiện lĩnh, trả thuốc qua hệ thống máy tính nối mạng nội bộ. Bệnh viện cǜng tăng cường kiểm soát quy chế chuyên môn, xây dựng phác đồ điều trị chuẩn, thực hiện quy chế chi tiêu nội bộ, dân chủ cơ sở. Từ 1/10/2009, Bệnh viện triển khai phần mềm quản lý viện phí bệnh nhân BHYT nội trú và ngoại trú cho phù hợp, đảm bảo thu đúng, thu đủ, đối chiếu chính xác với cơ quan BHXH.

+ Chi mua sắm và sử dụng thuốc, hóa chất, vật tư y tế phục vụ khám chữa bệnh: Kinh phí dành cho mua thuốc đều chi từ nguồn thu viện phí. Lượng kinh phí dành cho mua thuốc chiếm tỷ trọng lớn trong tổng thu của bệnh viện.

Hoạt động lựa chọn thuốc và mua sắm thuốc phục vụ khám chữa bệnh

Lựa chọn thuốc: Bệnh viện đã thực hiện theo đúng sự chỉ đạo của Bộ Y tế, các loại thuốc, vật tư y tế được mua theo kết quả đấu thầu toàn ngành.

Nhập thuốc: Các công ty cung ứng giao hàng đến tận kho thuốc của khoa Dược bệnh viện. Tất cả các loại thuốc, hoá chất phải được kiểm nhập trước khi nhập kho để kiểm tra đối chiếu hóa đơn, phiếu báo lỗ với thực tế về tên thuốc, hàm lượng, số lượng, quy cách đóng gói, nơi sản xuất, số lô sản xuất, hạn dùng của thuốc, hóa chất. Hội đồng kiểm nhập gồm: khoa Dược, phòng Tài chính kế toán, thủ kho, thống kê dược, cán bộ cung ứng. Sau khi kiểm tra xong nếu thuốc, hóa chất

đảm bảo cả về chất lượng và đủ số lượng, lập biên bản kiểm nhập có đầy đủ chữ ký của hội đồng kiểm nhập và vào sổ kiểm nhập thuốc. Căn cứ vào biên bản kiểm nhập và hồ sơ về mua sắm thuốc và hóa chất, kế toán theo dòi kho dược viết phiếu nhập kho 4 liên, có đầy đủ chữ ký của giám đốc, KTT, kế toán, thủ kho và người mua hàng ký trên phiếu nhập kho.

Thanh toán: Toàn bộ hồ sơ giấy tờ về mua thuốc, hóa chất được chuyển về phòng TCKT, KTT căn cứ vào nguồn kinh phí được sử dụng trong năm để duyệt nguồn thanh toán. Bệnh viện thanh toán theo đúng số lượng đã mua và đúng giá đã trúng thầu. Phương thức thanh toán của bệnh viện được thực hiện bằng chuyển khoản qua kho bạc.

Khám bệnh

Nội trú

Khoa dược

Yêu cầu

bổ sung tủ thuốc

Nội trú gửi đơn thuốc

Các khoa gửi đơn thuốc dự trù

Phòng khám gửi yêu cầu bổ sung trực tủ thuốc

Duyệt yêu cầu bổ sung thuốc

Khoa được duyệt đơn thuốc

Duyệt yêu cầu bổ sung thuốc

Hoạt động xuất kho sử dụng thuốc phục vụ khám chữa bệnh được thực hiện theo chu trình sơ đồ như sau:

Duyệt các đơn thuốc

Khoa Dược duyệt đơn

Sơ đồ 2.5. Quy trình xuất thuốc phục vụ khám, chữa bệnh

(Nguồn: Khoa dược bệnh viện)

Tại bệnh viện Tuệ Tĩnh, các bác sỹ chỉ định thuốc cho người bệnh vào hồ sơ bệnh án, điều dưỡng cập nhật thuốc vào mạng theo từng bệnh nhân, tổng hợp lập phiếu lĩnh thuốc hàng ngày, trưởng khoa điều trị ký duyệt và chuyển xuống khoa Dược. Sau khi phiếu lĩnh thuốc hàng ngày được trưởng khoa Dược ký duyệt, khoa Dược sẽ cấp phát thuốc theo phiếu lĩnh thuốc cho các khoa phòng ngày một lần.