Kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện Nhi Trung ương

được và đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt h n.

hi môi trư ng thay đổi (các điều kiện về kinh t , ch độ của nhà nước, công nghệ, luật pháp …)dẫn đ n rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cǜng c n thư ng xuyên xem xét lại và điều chỉnh theo từng th i kǶ.

1.3.3. Hoạt động kiểm soát

- Nguyên t c 10: Đ n vi phải lựa ch n, thi t lập các hoạt động ki m soát đ giảm thi u rủi ro, đạt được mục tiêu của đ n vị ở mức độ có th chấp nhận được.

- Nguyên t c 11: Đ n vị lựa ch n và phát tri n các hoạt động ki m soát chung về CNTT nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu.

- Nguyên t c 12: Đ n vị phải tri n khai các hoạt động ki m soát dựa

tr n các ch nh sách đ được thi t lập và tri n khai thành các thủ tục.

Hoạt động ki m soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng, là những chính sách và thủ tục đ đảm bảo cho các chỉ thị của ngư i quản l được thực hiện. Hoạt động ki m soát bao gồm các hoạt động ki m soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro. Do đó, đ cân bằng giữa thủ tục ki m soát phát hiện và phòng ngừa thông thư ng là phối hợp các hoạt động ki m soát đ hạn ch , bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục ki m soát.

* Thủ tục phân quyền và xét duyệt

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 113 trang tài liệu này.

Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi ngư i được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của h . Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rò ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ th . Ủy quyền là một cách thức chủ y u đ đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đ ng mong muốn của ngư i l nh đạo. Tuân thủ những quy định chi ti t của sự ủy quyền, nhân viên thực hiện đ ng theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi ngư i l nh đạo và pháp luật.

* Phân chia trách nhiệm

Một cá nhân không th nào khách quan đ thấy được h t các sai phạm. N u các chức năng tập trung ở một ngư i sẽ phát sinh tiêu cực, ngư i tốt sẽ

có c hội phạm tội v điều kiện quá d dàng đ thực hiện hành vi gian lận. Đ ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì c n phải phân công các chức năng công việc riêng biệt cho từng ngư i. Đ giảm rủi ro về việc sai sót, lãng phí, những hành động cố ý làm sai và rủi ro hông ngăn ngừa được thì một hệ thống ki m soát đ i h i hông có ngư i nào được giao quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn đ tránh tạo nên một môi trư ng d xảy ra gian lận, sai phạm.

ăm trách nhiệm chủ y u bao gồm ủy quyền, phê chuẩn, ghi chép, xử lý và đánh giá các nghiệp vụ. Tuy nhiên, sự thông đồng, b t tay nhau giữa một nhóm ngư i này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của ki m soát nội bộ.

Trong một số trư ng hợp đ n vị có quy mô nh , có quá t nh n vi n đ thực hiện việc phân chia phân nhiệm. hi đó, nhà l nh đạo phải nhận bi t được rủi ro và đ p bằng những biện pháp ki m soát hác như sự luân chuy n nhân sự. Việc luân chuy n nhân sự đảm bảo rằng một ngư i không xử lý m i mặt nghiệp vụ trong một th i gian dài. Cǜng như, việc khuy n khích và yêu c u nhân viên thực hiện những ngày nghỉ hàng năm cǜng gi p giảm rủi ro bằng cách đem lại sự luân chuy n nhân sự tạm th i.

* Chứng từ và sổ sách ghi chép

Việc thi t k mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng chúng một cách thích hợp gi p đảm bảo sự ghi chép ch nh xác và đ y đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra, các mẫu chứng từ và sổ sách c n đ n giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm thi u các sai sót, ghi trùng lặp, d đối chi u và xem lại khi c n thi t. Chứng từ c n đ các khoảng trống cho sự phê duyệt và xác nhận của những ngư i có li n quan đ n nghiệp vụ. Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đ n vị đ d quản lý, d truy tìm và giảm thi u các gian lận, sai phạm có th xảy ra.

Việc ti p cận tài sản và sổ sách phải được giới hạn trong phạm vi những cá nhân mà h được giao trách nhiệm bảo quản hoặc sử dụng tài sản. Trách nhiệm của ngư i bảo quản tài sản th hiện qua chứng từ, hàng tồn kho, ghi chép sổ sách. Hạn ch việc ti p cận tài sản làm giảm rủi ro lạm dụng hoặc

làm thất thoát tài sản của hà nước. Mức độ giới hạn tùy thuộc vào rủi ro thất thoát tài sản. Mức độ giới hạn phải được xem xét, xác định.

* Bảo vệ tài sản

Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thi t bị... mà còn là thông tin. Các thủ tục c n có đ bảo vệ tài sản gồm:

- Giám sát hiệu quả và ph n định riêng biệt các chức năng

- Bảo quản và ghi chép về tài sản, bao gồm cả thông tin

- Giới hạn việc ti p cận với tài sản

- Giữ tài sản ở n i ri ng iệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con dấu và chữ ký kh c sẵn (n u có).

* Kiểm tra đối chiếu

Các nghiệp vụ và sự kiện phải được ki m tra trước và sau khi xử lý. Sổ sách c n phải được đối chi u với các chứng từ thích hợp đ kịp th i phát hiện và xử lý các sai sót.

Việc điều hành, xử lý và hoạt động n n được rà soát định kǶ đ đảm bảo tuân thủ nguyên t c, thủ tục, chính sách và những đ i h i hiện hành khác.

Việc giám sát kỹ càng đảm bảo rằng mục tiêu của tổ chức sẽ được thực hiện. Sự giao việc và chấp thuận công việc của nhân viên bao gồm:

- Sự thông áo rò ràng, nghĩa vụ, trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm giao cho mỗi thành viên.

- Đánh giá một cách hệ thống công việc của mỗi thành viên trong phạm vi c n thi t.

- Chấp thuận công việc theo những tiêu chuẩn đ đảm bảo công việc

được thực hiện theo đ ng định hướng.

gư i giám sát cung cấp cho nhân viên những hướng dẫn c n thi t và đào tạo h đ đảm bảo rằng các sai sót, l ng ph và hành động sai trái được giảm thi u và đạt được k t quả.

1.3.4. Thông tin và truyền thông

- Nguyên t c 13: Đ n vị thu thập, tuyền đạt và sử dụng các thông tin thích hợp, có chất lượng nhằm hỗ trợ cho các bộ phận cấu thành khác của KSNB.

- Nguyên t c 14: Đ n vị phải truyền thông trong nội bộ những thông tin c n thi t nhằm hỗ trợ chức năng i m soát. Các đối tượng phải được thông tin bao gồm: nh n vi n, ngư i quản l , ĐQT.

- Nguyên t c 15: Đ n vị phải truyền thông cho các đối tượng bên ngoài các thông tin li n quan đ n hoạt động B như cổ đông, chủ sở hữu, khách hàng, nhà cung cấp...

Đ n ng cao năng lực ki m soát trong đ n vị thì thông tin và truyền thông là điều kiện không th thi u, rất c n thi t đ thực hiện mục tiêu của KSNB.

* Thông tin

Điều kiện đ u ti n đảm bảo thông tin thích hợp và đáng tin cậy là thông tin phải được ghi chép kịp th i, phân loại đ ng các nghiệp vụ và sự kiện, được chuy n đi dưới những bi u mẫu và lộ trình bảo đảm nhân viên thực hiện chức năng trong B. Do đó, B đ i h i tất cả các nghiệp vụ phải lập các chứng từ đ y đủ. Khả năng ra quy t định của các nhà l nh đạo bị ảnh hưởng bởi chất lượng của những thông tin như t nh th ch hợp, tính kịp th i, cập nhật, chính xác và có th sử dụng được. hư vậy, không phải bất kǶ tin tức nào cǜng trở thành thông tin c n thi t mà nó phải đáp ứng được các yêu c u:

- Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đ ng ản chất nội dung tình huống.

- Tính kịp th i: thông tin được cung cấp đ ng l c, đ ng th i đi m theo yêu c u của các nhà quản trị.

- Tính đ y đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đ y đủ m i khía cạnh của tình huống, gi p ngư i sử dụng có th đánh giá vấn đề một cách toàn diện.

- Tính bảo mật: đ i h i thông tin phải được cung cấp đ ng ngư i phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của h .

Một hệ thống thông tin thích hợp phải tạo ra các báo cáo về hoạt động tài chính k toán theo ch độ k toán của Bộ Tài chính, những vấn đề tuân thủ hỗ trợ cho việc điều hành và ki m soát những hoạt động. Nó không chỉ bao gồm những dữ liệu bên trong mà còn xem xét các thông tin bên ngoài, những điều kiện và hoạt động c n thi t ra quy t định và báo cáo.

* Truyền thông

Truyền thông là một ph n của hệ thống thông tin. Truyền thông hữu hiệu là việc cung cấp thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc từ cấp dưới lên cấp trên hoặc ngang hàng giữa các bộ phận, thông tin xuyên suốt toàn bộ tổ chức.

Các cá nhân nhận được thông báo rò ràng từ l nh đạo về trách nhiệm của bản thân trong KSNB. H phải hi u được vai trò của mình đối với KSNB, đối với các thành viên khác trong tổ chức. goài ra, cǜng c n có sự truyền thông hiệu quả từ bên ngoài tổ chức.

1.3.5. Giám sát

- Nguyên t c 16: Đ n vị phải lựa ch n, tri n khai và thực hiện việc đánh giá li n tục và/ hoặc định kǶ nhằm đảm bảo rằng các bộ phận cấu thành của KSNB là hiện hữu và đang vận hành.

- Nguyên t c 17: Phải đánh giá và thông áo những khi m khuy t của KSNB kịp th i cho các đối tượng có trách nhiệm như quản l , ĐQT đ có biện pháp kh c phục.

Giám sát là quá tr nh mà ngư i quản l đánh giá chất lượng của hoạt động ki m soát. KSNB c n được giám sát đ đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống qua th i gian. Việc giám sát được thực hiện thư ng xuy n, định kǶ hoặc k t hợp cả hai.

* Giám sát thường xuyên:

Giám sát thư ng xuy n B được thi t lập cho những hoạt động thông thư ng và lặp lại của tổ chức. Bao gồm cả những hoạt động giám sát và quản lý mang tính chất định kǶ ngay trong quá trình thực hiện công việc hàng ngày của các nh n vi n. Giám sát thư ng xuy n được thực hiện trên tất cả các y u tố của B và li n quan đ n việc ngăn chặn và phát hiện tất cả những hiện tượng vi phạm luật pháp, không ti t kiệm, không hiệu quả của hệ thống.

* Giám sát định kǶ:

Phạm vi và t n suất giám sát định kǶ phụ thuộc vào sự đánh giá mức độ rủi ro và hiệu quả của việc giám sát thư ng xuy n. Giám sát định kǶ bao phủ toàn bộ sự đánh giá, sự hữu hiệu của B và đảm bảo B đạt k t quả như mong muốn dựa tr n các phư ng pháp và thủ tục ki m soát.

Những y u kém của KSNB phải được thông áo cho l nh đạo cấp trên. Giám sát này bao gồm cả việc xem xét các phát hiện ki m toán và các ki n nghị của ki m toán vi n đ chúng thực hiện được trong thực t một cách hữu hiệu.

Tiểu kết c ươ 1

Trong chư ng này tác giả đ hệ thống hóa c sở lý luận về ki m soát nội bộ trong bệnh viện công lập cǜng như luận giải khái niệm, phân loại bệnh viện công lập.

Luận văn đ n u rò ản chất, vai trò, mục tiêu, nguyên t c thi t k và thực hiện ki m soát nội bộ. Đồng th i làm rò các y u tố cấu thành ki m soát nội bộ gồm: ôi trư ng ki m soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động ki m soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát.

Chư ng 1 là c sở cho việc ph n t ch đánh giá thực trạng trong chư ng 2 và là c sở đ xây dựng các giải pháp ki m soát nội bộ phù hợp trong chư ng 3 của luận văn.

C ươ 2

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU, CHI TẠI BỆNH VIỆN NHI TRUNG ƯƠNG

2.1. Tổng quan về Bệnh việ N Tru ươ

2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển

Viện Bảo vệ sức kh e trẻ em (nay là Bệnh viện hi Trung ư ng) được thành lập do Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) cấp Quy t định số 111/CP ngày 14/7/1969, có trụ sở chính tại t ng 2 khu nhà 2 t ng, nằm trong khuôn viên của Bệnh viện Bạch ai, trong điều kiện cuộc sống hó hăn và hoàn cảnh miền B c phải đối phó với cuộc chi n tranh phá hoại, số lượn trẻ em m c bệnh, đặc biệt bị suy dinh dư ng nặng như aramus, washiorkor hay th phối hợp khá nhiều. Việc ra đ i của bệnh viện đ đáp ứng kịp th i công tác bảo vệ sức kh e cho trẻ em, góp ph n đảm bảo sức kh e và cứu sống nhiều bệnh nhi.

Đ m ngày 22/12/1979, và th i kh c đỉnh đi m của cuộc chi n tranh trên không lịch sử, một ph n của Bệnh viện Bạch ai (trong đó có Viện Bảo vệ sức kh e trẻ em), cùng với rất nhiều các công tr nh d n sinh như nhà máy, trư ng h c, các bệnh viện hác đ ị phá hủy bởi loạt bom B52. Cùng th i đi m đó, Ch nh phủ và Nhân dân Thụy Đi n đ quy t định gi p đ x y dưng trụ sở mới của Viện tại Phư ng Láng Thượng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội. Công tr nh được khởi công từ năm 1975, ngay sau hi đất nước hoàn toàn giải phóng , và khánh thành ngày 16/03/1981. Việc ti p quản c sở mới do Chính phủ Thụy Đi n tài trợ đ đánh dấu ước ngoặt lớn trong sự phát tri n và đi l n của Viện Bảo vệ sức kh e trẻ em.

Công tr nh được xây dựng tại địa đi m g n đư ng La Thành, rộng 7 hecta. i đ y là một hồ nước s u, xung quanh c n t d n cư, ngày ấy còn là khu vực ngoại thành Hà Nội. Bộ Y t đ thành lập Ban Điều hành dự án do ông Đặng Luận là Trưởng an và PG . oàng Ph c Tư ng – Phó viện trưởng là Phó trưởng ban. Mô hình ki n trúc xây dựng công trình Viện Bảo vệ sức kh e trẻ em đều do ki n tr c sư Thụy Đi n thi t k và các chuyên gia của