Nguyên Tắc Thiết Kế Và Thực Hiện Kiểm Soát Nội Bộ

“ i m soát” được hi u là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành ph n của ki m soát nội bộ”.

Báo cáo INTOSAI định nghĩa: B là một quá trình bị chi phối bởi

an giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đ n vị, được thi t k đ

cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau:

- Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.

- Mục tiêu về sự tin cậy của BCTC.

- Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định.

Qua tìm hi u và nghiên cứu, tác giả lựa ch n INTOSAI 9100 đ đi s u vào phân tích ki m soát nội bộ tại Bệnh viện hi Trung ư ng, nhằm lam rò lý luận và thực ti n tình hình hoạt động ki m soát nội bộ cǜng như đưa ra các giải pháp hợp lý, hiệu quả h n cho i m soát nội bộ của Bệnh viện.

1.1.2. Vai trò của kiểm soát nội bộ

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 113 trang tài liệu này.

KSNB có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống quản lý và quản trị của đ n vị, đóng vai tr quan tr ng trong việc ra quy t định của các nhà quản lý, mang lại lợi ch cho đ n vị cụ th như sau:

* Về mặt hoạt động:

- Tăng hiệu quả hoạt động: KSNB hiệu quả đ i h i phải tích hợp và chuẩn hóa các quy trình hoạt động của đ n vị, gi p đ n vị giảm th i gian hao ph , tăng khối lượng công việc được xử lý tron một khoảng th i gian nhất định.

- Tăng chất lượng hoạt động kinh doanh: KSNB hữu hiệu giúp các nhà quản lý hạn ch và ngăn ngừa rủi ro không c n thi t hoặc những thiệt hại

hông đáng có, gi p đ n vị có th giảm tỷ lệ sai sót, tăng t nh ch nh xác của dữ liệu.

- Đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu k toán, thống kê cho hoạt động sản xuất inh doanh hay đ u tư.

* Về mặt quản lý:

- Quản trị nguồn nhân lực của đ n vị tốt h n: Đảm bảo cho đ n vị hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực, bảo vệ tài sản, ngăn chặn sớm các gian lận, trộm c p, tham nhǜng,..

- Là công cụ hỗ trợ cho việc lập k hoạch và ra quy t định nhanh chóng và d dàng h n, gi p việc ứng phó với các thay đổi môi trư ng kinh doanh tốt h n.

- Gia tăng hiệu quả quản lý ở tất cả các cấp quản lý.

- Tạo ra c ch vận hành tr n tru, minh ạch và hiệu quả trong công tác quản l và điều hành.

* Về mặt tổ chức:

KSNB yêu c u m i thành viên tuân thủ nội quy, quy ch quy trình hoạt động của đ n vị cǜng như các quy định của pháp luật, được th hiện qua quan đi m và động lực của mỗi cá nh n cǜng như sự phối hợp, hợp tác giữa các nhân viên trong công việc, c ng hướng tới mục tiêu chung của đ n vị, hướng tới phong cách làm việc hợp tác, văn minh, chuy n nghiệp.

Một thực trạng khá phổ bi n hiện nay là phư ng pháp quản lý của nhiều đ n vị còn l ng lẻo, khi các công ty nh được quản lý theo ki u gia đ nh, c n những công ty, tổ chức lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới nhưng lại thi u sự ki m tra đ y đủ. Cả hai mô h nh này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân, thi u những quy ch thông tin, ki m tra chéo giữa các bộ phận đ phòng ngừa gian lận.

Thi t lập hoạt động ki m soát nội bộ chính là xác lập một c ch giám sát bằng những quy định rò ràng nhằm:

- Giảm bớt nguy c rủi ro tiềm ẩn trong các hoạt động của đ n vị (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm k hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm, dịch vụ…).

- Bảo vệ tài sản kh i bị hư h ng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm c p…

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu k toán và báo cáo tài chính.

- Đảm bảo m i thành viên tuân thủ nội quy của đ n vị cǜng như các quy định của luật pháp.

- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục ti u đặt ra.

- Bảo vệ quyền lợi của nhà đ u tư, cổ đông và g y dựng l ng tin đối với h .

1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Ki m soát nội bộ có 4 mục tiêu to lớn. Cụ th :

* Tính hiệu năng và hiệu quả trong tất cả các hoạt động

Ch ng được th hiện qua: Phạm vi hoạt động, chất lượng, th i gian, chi phí.

* Tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính

Độ tin cậy của BCTC th hiện qua các y u tố:

- Đ ng thẩm quyền.

- Nguyên t c ghi nhận.

- Thẩm quyền ti p cận tài sản.

- Sự phù hợp giữa tài sản thực t và sổ sách.

* Sự tuân thủ các quy định, luật pháp

Một trong những mục tiêu quan tr ng của ki m soát nội bộ là tính tuân thủ. ghĩa là thực thi các hành động theo đ ng chỉ thị và quy định và quy trình có hiệu lực đ đề ra. Ở doanh nghiệp, sự tuân thủ th hiện ở hai cấp độ:

- Tuân thủ theo các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam.

- Tuân thủ theo quy định và điều lệ của công ty. Bao gồm cả các quy

tr nh, quy định nội bộ, văn hóa, chuẩn mực, giá trị cốt lòi của Doanh nghiệp.

1.1.4. Nguyên tắc thiết kế và thực hiện kiểm soát nội bộ

Mỗi một đ n vị đều có tính chất đặc thù riêng cho dù là trong sản xuất kinh doanh hay cung ứng dịch vụ, do đó mà các quy định, thủ tục B cǜng vì th mà không th giống nhau. Tuy nhiên, với đặc thù nào của đ n vị hay tổ chức, doanh nghiệp th cǜng c n tuân thủ ba nguyên t c tr ng y u sau:

* Nguyên tắc “phân công, phân nhiệm”

Trong một đ n vị khi có nhiều ngư i cùng tham gia, các công việc c n

được phân công cho tất cả m i ngư i, hông đ cho tình trạng quá nhiều công

việc tập trung cho một ngư i làm, còn nhiều ngư i khác lại không có việc.Theo nguyên t c này, công việc được phân công cho nhiều bộ phận, và nhiều ngư i trong mỗi bộ phận, từ đó tạo n n môi trư ng chuyên môn hóa cho công việc cǜng như giảm thi u rủi ro, n u có rủi ro xảy ra cǜng d bị phát hiện. Mục đ ch của nguyên t c này là hông đ cho bộ phận hay cá nhân nào ki m soát hoặc chi phối m i nghiệp vụ của đ n vị. Công việc của ngư i này được ki m soát bởi một ngư i khác.

* Nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”

Quy định này tạo ra sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong những nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa sai phạm cǜng như hạn ch hành vi lợi dụng quyền hạn. Nguyên t c này thư ng được chú tr ng trong các trư ng hợp:

+ Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với k toán.

+ Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh t phát sinh với việc thực hiện các nghiệp vụ đó.

+ Bất kiêm nhiệm với việc điều hành và trách nhiệm ghi sổ.

* Nguyên tắc “phê chuẩn, ủy quyền”

Tất cả các nghiệp vụ kinh t phải được phê chuẩn một cách đ ng đ n, hợp lý. Phê chuẩn là bi u hiện cụ th của việc quy t định và giải quy t công việc trong phạm vi nhất định. Sự phê chuẩn được thực hiện dưới hai dạng:

+ Phê chuẩn chung: Phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ th cho các bộ phận cấp dưới tuân thủ.

+ Phê chuẩn cụ th : Phê chuẩn cụ th được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh t riêng biệt, áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn, quan tr ng, hoặc những nghiệp vụ hông thư ng xuyên xảy ra.

Ngoài những nguyên t c quan tr ng nhất ở trên, ki m soát nội bộ của các

đ n vị c n được thi t k dựa trên một số nguyên t c bổ sung sau:

* Nguyên tắc toàn diện

Ki m soát nội bộ ki m soát toàn bộ các hoạt động của đ n vị, dù nghiệp vụ đó hông phải là hoạt dộng chính của đ n vị.

* Nguyên tắc “bốn mắt”

Hay còn g i là “ i m tra chéo”, theo đó m i hoạt động phải được qua ki m soát ít nhất bởi hai ngư i.

* Nguyên tắc cân nhắc lợi ích, chi phí

M i thủ tục ki m soát chỉ được thi t k , vận hành n u chi phí của nó nh h n lợi ích nó mang lại. Vì th , m i ki m soát nội bộ phải định lượng được những vùng có rủi ro cao h n đ tăng cư ng ki m soát hoạt động đó.

* Chứng từ và sổ sách kế toán đầy đủ

Chứng từ và sổ sách là nhưng công cụ, hình thức mà tr n đó các nghiệp vụ kinh t được được phản ánh và tổng hợp.

* Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách

Tài sản có th được đảm bảo tốt thông qua việc hạn ch ti p cận tài sản.

* Kiểm tra độc lập

Ti n hành ki m tra riêng rẽ, độc lập từng khách th trong quá trình KSNB. Ki m tra độc lập với mục đ ch tạo ra mội tư ng khách quan, trung thực.

* Phân tích rà soát

Ti n hành thủ tục so sánh, phân tích giữa các số liệu từ các nguồn gốc khác nhau. Tất cả m i ph n t ch đều được phân tích làm rò theo từng chỉ tiêu cụ th , giúp mau chóng phát hiện gian lận, sai sót hoặc các bi n động bất thư ng đ kịp th i đối phó, xử lý.

1 2 Đặc đ ểm cơ c ế tài chính tại Bệnh viện công lập ở Việt Nam

ả ưở đến kiểm soát nội bộ

1.2.1. Khái niệm, phân loại bệnh viện công lập

Theo Nghị định số 85/2012/ Đ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2012 của Chính Phủ, bệnh viện công lập là: “tổ chức do c quan nhà nước có thẩm quyền thành lập và quản lý theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và tổ chức bộ máy k toán theo quy định của pháp

luật về k toán đ thực hiện nhiệm vụ cung cấp dịch vụ công hoặc phục vụ quản lý nhà nước trong các lĩnh vực chuyên môn y t ” [10, tr.1-2].

Hệ thống bệnh viện công lập được coi như xư ng sống của ngành y t , được phân cấp quản lý hành chính và phân tuy n kỹ thuật. Đ y là một loại h nh đ n vị sự nghiệp thực hiện nghiệp vụ chuyên môn về y t , cung cấp dịch vụ công mà ở đ y ch nh là những dịch vụ về y t cho xă hội.

Hệ thống khám chữa bệnh ở Việt Nam hiện nay gồm có các c sở khám chữa bệnh công lập và ngoài công lập được tổ chức theo tuy n từ trung ư ng đ n địa phư ng, cả các bệnh viện, c sở khám chữa bệnh của y t các ngành hác như: Công an, qu n đội... Theo Quy ch bệnh viện được ban hành bởi Quy t định số 1895/1997/QĐ-BYT, ngày 19/9/1997 của Bộ Y t , bệnh viện công lập được chia làm bốn hạng:

- Bệnh viện hạng đặc biệt: Là c sở khám chữa bệnh trực thuộc Bộ y t ; với các chuy n hoa đ u ngành được trang bị các thi t bị y t , máy móc hiện đại, đội ngǜ cán ộ chuy n hoa có tr nh độ chuyên môn cao, có trang bị thích hợp đủ khả năng hỗ trợ cho bệnh viện hạng I.

- Bệnh viện hạng I: Là c sở khám chữa bệnh trực thuộc Bộ y t hoặc ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ư ng và các ngành, đội ngǜ cán bộ chuy n hoa c ản có tr nh độ chuyên môn cao, có trang bị thích hợp đủ khả năng hỗ trợ cho bệnh viện hạng II.

- Bệnh viện hạng II: là c sở khám chữa bệnh của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ư ng hoặc khu vực các huyện trong tỉnh và các ngành, đội ngǜ cán bộ chuy n hoa c ản có tr nh độ chuyên môn cao, có trang bị thích hợp đủ khả năng hỗ trợ cho bệnh viện hạng III.

- Bệnh viện hạng III: là c sở khám chữa bệnh của quận, huyện trực thuộc Sở Y t tỉnh, thành phố trực thuộc trung ư ng.

Tiêu chuẩn x p hạng bệnh viện: được hướng dẫn tại Thông tư số 23/2005/TT-BYT ngày 25 tháng 8 năm 2005 của Bộ Y t . au 5 năm (đủ 60 tháng), k từ ngày có quy t định x p hạng, các c quan ra quy t định x p

hạng có trách nhiệm xem xét, x p lại hạng của đ n vị; đánh giá này nhằm mục đ ch gi p các ệnh viện luôn nỗ lực đảm bảo các yêu c u chuyên môn cǜng như các nhiệm vụ chính trị được giao.

1.2.2. Đặc điểm hoạt động của bệnh viện công lập

Đặc đi m của ệnh viện công lập chi phối đ n c ch quản l tài ch nh, qua đó sẽ ảnh hưởng đ n việc tổ chức quản l hoạt động cǜng như ảnh hưởng đ n tổ chức công tác toán của đ n vị.

Đặc đi m hoạt động của các ệnh viện công lập là rất đa dạng, t nguồn từ nhu c u phát tri n inh t - x hội và vai tr của hà nước trong nền inh t thị trư ng. Tuy nhi n, các ệnh viện công lập d hoạt động hám chữa ệnh trong lĩnh vực nào, ở địa àn nào cǜng đều mang những đặc đi m c ản sau:

Thứ nhất, mục đ ch hoạt động của các ệnh viện công lập là hông v lợi nhuận, chủ y u phục vụ lợi ch cho cộng đồng.

Trong nền inh t , các sản phẩm, dịch vụ do ệnh viện công lập tạo ra đều có th trở thành hàng hóa cung ứng cho m i thành ph n kinh t trong x hội. Việc cung ứng các hàng hóa này cho thị trư ng chủ y u hông v mục đ ch lợi nhuận như hoạt động sản xuất inh doanh. Các ệnh viện công lập cung cấp dịch vụ đào tạo, dịch vụ hám chữa ệnh, t hợp y h c cổ truyền và y h c hiện đại, đáp ứng nhu c u chăm sóc, ảo vệ sức h e nh n d n. h đó, sẽ hỗ trợ cho các ngành, các lĩnh vực inh t - x hội hoạt động nh thư ng, n ng cao d n tr , ồi dư ng nh n tài, đảm ảo nguồn nh n lực, th c đẩy hoạt động inh t - x hội phát tri n và ngày càng đạt hiệu quả cao h n, đảm ảo và

hông ngừng n ng cao đ i sống, sức h e, tinh th n của nh n d n.

Thứ hai, sản phẩm dịch vụ của các ệnh viện công lập là sản phẩm mang lại lợi ch chung có t nh ền vững, l u dài cho x hội. ản phẩm, dịch vụ do hoạt động sự nghiệp công lập tạo ra chủ y u là những sản phẩm, dịch vụ có giá trị về sức h e… Đ y là những sản phẩm vô h nh và có th d ng chung cho nhiều ngư i, cho nhiều đối tượng tr n phạm vi rộng.

Thứ ba, hoạt động của các ệnh viện công lập g n liền và ị chi phối

ởi các chư ng tr nh phát tri n inh t - x hội của hà nước.

Trong những năm qua, Ch nh phủ an hành nhiều c ch , ch nh sách

ịp th i đ tổ chức, duy tr và đảm ảo hoạt động sự nghiệp, nhằm thực hiện các nhiệm vụ phát tri n inh t - x hội. Đ thực hiện những mục ti u inh t

- x hội của đất nước, Ch nh phủ tổ chức thực hiện các chư ng tr nh mục ti u quốc gia như: Chư ng tr nh chăm sóc sức h e cộng đồng, chư ng tr nh d n số hoạch hóa gia đ nh… hững chư ng tr nh mục ti u quốc gia này chỉ có Nhà nước, với vai tr của m nh mới có th thực hiện một cách triệt đ và hiệu quả. u đ tư nh n thực hiện, mục ti u lợi nhuận sẽ lấn chi m mục ti u x hội và dẫn đ n hạn ch việc ti u d ng sản phẩm hoạt động sự nghiệp, từ đó

m h m sự phát tri n inh t - x hội. oạt động của các ệnh viện công lập luôn g n liền và ị chi phối ởi các chư ng tr nh này.

Đặc đi m, lĩnh vực hoạt động, t nh chất hoạt động và mục đ ch hoạt động của các ệnh viện công lập được xem là các nh n tố ảnh hưởng quy t định đ n tổ chức công tác toán cǜng như i m soát nội ộ trong các ệnh viện công lập.

C ch tự chủ tài ch nh góp ph n tạo hành lang pháp l cho quá tr nh tạo lập, sử dụng nguồn tài ch nh trong các ệnh viện công. C ch tài ch nh có vai tr quy t định đ n việc h nh thành, tạo lập và sử dụng nguồn lực tài ch nh, đáp ứng y u c u hoạt động của đ n vị. B n cạnh đó, việc tổ chức công tác toán của các ệnh viện công lập phải đảm ảo tu n thủ c ch tài ch nh do hà nước quy định.

Thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm phải tu n thủ theo các nguy n t c sau:

- oàn thành nhiệm vụ được giao. Đối với hoạt động sản xuất hàng hóa, cung cấp dịch vụ (g i t t là hoạt động dịch vụ) phải ph hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao, ph hợp với hả năng chuy n môn và tài ch nh của đ n vị.