Nội Dung Kế Toán Quản Trị Chí Phí Trong Bệnh Viện

các đơn vị tự bảo đảm toàn bộ chi thường xuyên thì không khống chế mức tiền lương tăng thêm. Ngoài các khoản tiền lương nêu trên, viên chức trong các bệnh viện còn được vận dụng các quy định của Nhà nước để bổ sung thu nhập như: Tiền bồi dưỡng họp, tiền bồi dưỡng cho người chủ trì hoặc tham gia đóng góp xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, đề án, đề tài, thù lao báo cáo viên hoặc giảng viên kiêm nhiệm, tiền hỗ trợ ăn trưa,…. Đối với những người giỏi, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao thì khoản thu nhập ngoài lương này lớn hơn nhiều so với tiền lương theo bậc lương chức danh nghề nghiệp.

Thực tế, khi bệnh viện giao quyền tự chủ tài chính, sẽ có nhiều thuận lợi nhất định. Thứ nhất bệnh viện sẽ huy động được nguồn vốn dồi dào của xã hội để đầu tư cho hệ thống bệnh viện. Hiện nay, do thiếu vốn, cơ sở vật chất của khối bệnh viện thường được trang bị kém. Thứ hai là giúp đổi mới phương thức quản lý bệnh viện, vì thực tế hiện nay hầu hết lãnh đạo các bệnh viện trên cả nước đều rất thiếu chuyên môn về quản lý. Vì vậy, giao quyền tự chủ sẽ làm cho cơ chế quản lý minh bạch hơn, khoa học hơn và được giám sát chặt chẽ hơn nhờ các cổ đông. Đặc biệt, khi chuyển sang hoạt động theo cơ chế “lời ăn lỗ chịu”, đồng nghĩa với việc bệnh viện sẽ không còn phải “ngửa tay” xin bao cấp nữa. Nói cách khác, Nhà nước sẽ giảm bớt được đáng kể gánh nặng về đầu tư cho các bệnh viện và có thể sử dụng khoản kinh phí tiết kiệm này điều tiết cho những lĩnh vực y tế khác đang cần phục vụ an sinh xã hội tốt hơn như: Y tế dự phòng, y tế cơ sở, đào tạo nhân lực ngành. Và điều quan trọng hơn cả là đẩy mạnh chủ trương liên kết công - tư trong khám chữa bệnh.

Cơ chế tài chính được thể hiện trên các nội dung sau:

Thứ nhất: Lập dự toán thu chi

Lập dự toán thu chi các nguồn kinh phí của bệnh viện là thông qua các nghiệp vụ tài chính để cụ thể hóa định hướng phát triển, kế hoạch hoạt động ngắn hạn của bệnh viện, trên cơ sở tăng nguồn thu hợp pháp và vững chắc, đảm bảo được hoạt động thường xuyên của bệnh viện, đồng thời từng bước củng cố và nâng cấp cơ sở vật chất của bệnh viện, tập trung đầu tư đúng mục tiêu ưu tiên nhằm đạt hiệu quả cao, hạn chế tối đa lãng phí và tiêu cực, từng bước tính công bằng trong sử dụng các nguồn đầu tư cho bệnh viện. Các nguồn thu tài chính của bệnh viện bao gồm Ngân sách Nhà nước cấp, thu từ viện phí và bảo hiểm y tế, nguồn viện trợ và

các nguồn thu khác. Các khoản chi bao gồm chi cho con người, chi quản lý hành chính, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi mua sắm sữa chữa tài sản cố định trong bệnh viện.

Khi lập dự toán thu chi của bệnh viện cần căn cứ vào:

- Phương hướng nhiệm vụ của đơn vị

- Chi tiêu, kế hoạch có thể thực hiện được

- Kinh nghiệm thực hiện các năm trước

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 124 trang tài liệu này.

- Khả năng ngân sách Nhà nước cho phép

- Khả năng cấp vật tư của Nhà nước và của thị trường

- Khả năng tổ chức quản lý và kỹ thuật của đơn vị

Thứ hai: Thực hiện dự toán

Là khâu quan trọng trong quá trình quản lý tài chính bệnh viện. Đây là quá trình sử dụng tổng hòa các biện pháp kinh tế tài chính và hành chính nhằm biến các chỉ tiêu đã được ghi trong lập dự toán thành hiện thực. Thực hiện dự toán đúng đắn là tiền đề quan trọng để thực hiện các chỉ tiêu phát triển bệnh viện. Tổ chức thực hiện dự toán là nhiệm vụ của tất cả các phòng, ban, các bộ phận trong đơn vị. Do đó đây là một nội dung đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý tài chính của bệnh viện. Việc thực hiện dự toán diễn ra trong một niên độ ngân sách (từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm).

Căn cứ thực hiện dự toán

- Dự toán thu chi của bệnh viện đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Đây là căn cứ mang tính chất quyết định nhất trong chấp hành dự toán của bệnh viện. Đặc biệt là trong điều kiện hiện nay, cùng với việc tăng cường quản lý Nhà nước bằng pháp luật, một hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh hoạt động quản lý tài chính ngày càng hoàn thiện. Việc chấp hành dự toán thu chi ngày càng được luật hóa, tạo điều kiện cho đơn vị chủ động thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình.

- Khả năng nguồn tài chính có thể đáp ứng nhu cầu hoạt động của bệnh viện.

- Chính sách, chế độ chi tiêu và quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước.

Yêu cầu của công tác thực hiện dự toán

- Đảm bảo phân phối, cấp phát, sử dụng nguồn kinh phí một cách hợp lý, tiết

kiệm và hiệu quả.

- Đảm bảo giải quyết linh hoạt về kinh phí. Do sự hạn hẹp của nguồn kinh phí và những hạn chế về khả năng dự toán nên giữa thực tế diễn ra trong quá trình chấp hành và dự toán có thể những khoảng cách nhất định đòi hỏi phải có sự linh hoạt trong quản lý. Nguyên tắc chung là chi theo dự toán nhưng nếu không có dự toán mà cần chi thì có quyết định kịp thời, đồng thời có thứ tự ưu tiên việc gì trước, việc gì sau. Khi thực hiện dự toán bệnh viện cần phải chú ý:

+ Khâu vệ sinh phòng dịch

+ Thuốc men đảm bảo khám và chữa bệnh

+ Trang thiết bị

+ Tiền lương và phụ cấp cho cán bộ công nhân viên

+ Sửa chữa, nâng cấp bệnh viện

- Sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt dự toán và nhận được thông báo cấp vốn hạn mức, đơn vị chủ động sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

- Tổ chức thực hiện thu nhận các nguồn tài chính theo kế hoạch và theo quyền

hạn.

- Tổ chức thực hiện các khoản chi theo chế độ, tiêu chuẩn và định mức do Nhà

nước quy định trên cơ sở đánh giá hiệu quả, chất lượng công việc.

Thứ ba: Quyết toán

Công tác quyết toán là khâu cuối cùng của quá trình sử dụng kinh phí. Đây là quá trình phản ánh đầy đủ các khoản chi và báo cáo quyết toán ngân sách theo đúng chế độ báo cáo về biểu mẫu, thời gian, nội dung và các khoản chi tiêu. Trên cơ sở các số liệu báo cáo quyết toán có thể đánh giá hiệu quả phục vụ của chính bệnh viện, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đồng thời rút ra ưu, khuyết điểm của từng bộ phận trong quá trình quản lý để làm cơ sở cho việc quản lý ở chu kỳ tiếp theo đặc biệt là làm cơ sở cho việc lập kế hoạch của năm sau.

Muốn công tác quyết toán được tốt cần phải:

- Tổ chức bộ máy kế toán theo quy định nhưng đảm bảo tinh giản, gọn nhẹ, linh hoạt và hiệu quả.

- Mở sổ sách theo dõi đầy đủ và đúng quy định.

- Ghi chép cập nhật, phản ánh kịp thời và chính xác.

- Thường xuyên tổ chức đối chiếu, kiểm tra.

- Cuối kỳ báo cáo theo mẫu biểu thống nhất và xử lý những trường hợp trái với chế độ để tránh tình trạng sai sót.

- Thực hiện báo cáo quý sau 15 ngày và báo cáo năm sau 45 ngày theo quy định của Nhà nước.

Với cơ chế tài chính trong giai đoạn thực hiện tự chủ, tự chịu trách nhiệm như hiện nay. Để kiểm soát và quản trị chi phí hiệu quả, xây dựng giá dịch vụ khám chữa bệnh đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trường, quản lý hiệu quả hoạt động của bộ máy và biên chế lao động thì công tác kế toán quản trị chi phí như xây dựng định mức, lập dự toán chi phí, áp dụng biện pháp tính giá dịch vụ khám chữa bệnh phù hợp, kiểm soát hiệu quả các trung tâm chi phí và phân tích thông tin chi phí phải phù hợp với đặc điểm cơ chế tài chính nhằm mục đích phục vụ cho việc ra quyết định của các cấp lãnh đạo trong bệnh viện.

2.1.4. Nội dung kế toán quản trị chí phí trong bệnh viện

Để đạt được mục tiêu điều hành, thực hiện quản trị các hoạt động trong bệnh viện đòi hỏi rất nhiều thông tin giúp cho việc xây dựng kế hoạch, kiểm tra hoạt động hàng ngày, xây dựng chiến lược tổng quát, đề ra các quyết định. Kế toán quản trị chi phí cần cung cấp thông tin nhằm thỏa mãn nhu cầu của các nhà quản trị các cấp trong bệnh viện.

2.1.4.1. Phân loại chi phí

Chi phí là biểu hiện bằng tiền của sự tiêu hao các nguồn lực bệnh viện sử dụng để cung cấp các dịch vụ, sản phẩm hay đạt được mục đích nào đó.

Theo Partners for Health Reformplus (2004), nguồn lực của bệnh viện là trung tâm của kế toán chi phí. Nguồn lực được sử dụng để tạo nên các dịch vụ của bệnh viện - hay bất cứ sản phẩm nào - bao gồm lao động (nguồn nhân lực), vật tư y tế tiêu hao, thuốc, máu, dịch truyền, trang thiết bị và những tài sản khác bao gồm tòa nhà, đất đai. Nắm được số lượng nguồn lực thường là bước đầu tiên quan trọng nhất của dự toán chi phí. Số lượng nguồn lực cũng có thể được sử dụng như biến số để phân bổ chi phí. Kế toán quản trị chi phí bệnh viện xác định giá trị đo bằng tiền của những nguồn lực được sử dụng trong hoạt động của bệnh viện. Việc “tiền tệ hóa” nguồn lực là một cách để chuyển một túi hỗn hợp các yếu tố đầu vào thành một đơn vị đo lường chung giúp cho việc lên kế hoạch quản lý tốt hơn.

Với mục đích hoạt động khác nhau, chi phí được xem xét trên khía cạnh khác nhau. Trên góc độ thụ hưởng, chi phí là sự tiêu hao các nguồn lực được bù đắp từ nguồn kinh phí thụ hưởng (Ngân sách Nhà nước) nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ chuyên môn Nhà nước giao. Trên góc độ tự chủ, chi phí là sự tiêu hao các nguồn lực nhưng không được bù đắp từ kinh phí thụ hưởng mà từ các nguồn khác (chênh lệch thu chi của khám chữa bệnh dịch vụ, hoạt động sản xuất kinh doanh, từ nguồn thu khác) nhằm mục tiêu cuối cùng là thu nhập. Chi phí phát sinh để sử dụng cho các mục đích khác nhau, cách thức sử dụng chi phí sẽ quyết định cách thức kế toán quản trị chi phí và được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau.

Mỗi cách phân loại chi phí đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin chí phí ở các mức độ khác nhau và không nằm ngoài mục đích đáp ứng yêu cầu thu nhập, cung cấp, trình bày thông tin nhằm quản trị hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh trong bệnh viện. Trên cơ sở phân loại khác nhau, chi phí được thể hiện theo cơ cấu khác nhau.

Phân loại chi phí theo mối quan hệ của chi phí với mức độ hoạt động có ý nghĩa quan trọng đối với quản trị bệnh viện. Việc phân biệt định phí, biến phí và chi phí hỗn hợp có ý nghĩa quan trọng trong việc thiết kế, xây dựng các mô hình chi phí trong mối quan hệ giữa chi phí, sản lượng và lợi nhuận, xác định điểm hòa vốn và các quyết định quan trọng khác trong quá trình hoạt động. Ngoài ra, việc phân biệt định phí, biến phí còn giúp nhà quản trị bệnh viện xác định đúng đắn phương hướng để nâng cao hiệu quả của chi phí.

- Đối với biến phí: Phương hướng chính là tiết kiệm tổng chi phí và chi phí cho một đơn vị khối lượng hoạt động.

- Đối với định phí: Cần phấn đấu để nâng cao hiệu lực của chi phí trong hoạt động.

Một khi chi phí được chia thành yếu tố biến phí và định phí, nhà quản trị sẽ vận dụng cách ứng xử của chi phí này để lập ra một báo cáo kết quả kinh doanh và chính dạng báo cáo này sẽ được sử dụng rộng rãi như một kế hoạch nội bộ và một công cụ để ra quyết định. Khi có báo cáo kết quả kinh doanh dạng số dư đảm phí sẽ giúp rất nhiều cho các nhà quản trị trong việc nhận biết mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận, tạo điều kiện tốt hơn trong việc hoạch định chi phí, số lượng

bệnh nhân, thu từ hoạt động khám chữa bệnh, … để đạt được chênh lệch thu chi mong muốn hoặc hoạch định cơ cấu chi phí thích hợp trong môi trường hoạt động.

Việc phân loại chi phí theo mối quan hệ của chi phí với mức độ hoạt động là một trong những cách phân loại cung cấp nhiều thông tin hữu ích cho nhà quản trị, qua đó sẽ giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định trong ngắn hạn hoặc dài hạn. Áp dụng cách phân loại này trong phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận là một việc làm thiết thực đối với mỗi bệnh viện, bởi vì nó giúp cho nhà quản trị thấy được sự liên quan giữa 3 yếu tố quyết định sự thành công của đơn vị mình. Từ số lượng bệnh nhân và các chi phí tương ứng bệnh viện sẽ xác định được chênh lệch thu chi. Và để tối đa hóa lợi nhuận (đối với hoạt động sản xuất kinh doanh), một vấn đề quan trọng nằm trong tầm tay của bệnh viện là phải kiểm soát chi phí. Muốn vậy, nhà quản trị phải nắm rõ kết cấu chi phí của đơn vị, biết được ưu và nhược điểm của nó để có những biện pháp thích hợp trong việc kiểm soát và cắt giảm chi phí. Mặt khác, nhà quản trị sẽ dựa trên mô hình chi phí - khối lượng - lợi nhuận để đề ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả.

Tuy nhiên, việc phân loại chi phí thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp còn tùy thuộc vào quan điểm nhìn nhận của từng nhà quản trị bệnh viện trong mục tiêu sử dụng cụ thể.

Đối với hoạt động sự nghiệp, phân loại chi phí thường tập trung chủ yếu theo nội dung chi, theo quyền tự chủ, theo tính chất hoạt động nhằm xây dựng và kiểm soát việc thực hiện dự toán ngân sách hàng năm.

Phân loại chi phí theo nội dung chi và theo quyền tự chủ nhằm mục đích lập dự toán ngân sách hàng năm theo yêu cầu quản lý của Nhà nước, theo dõi việc tiếp nhận, cấp phát, sử dụng và quyết toán kinh phí NSNN. Với mục đích quản trị nội bộ, các cách phân loại này thường ít được các nhà quản trị các cấp cũng như kế toán đơn vị xem xét.

Chi phí được phân loại theo tính chất hoạt động nhằm xác định nguồn kinh phí để thực hiện các khoản chi. Đối với các khoản chi không được NSNN cấp, đơn vị phải tự quyết định, lựa chọn phương án hoạt động đúng qui định của pháp luật để hưởng đến mục tiêu thu nhập cao nhất.

Phân loại chi phí theo mối quan hệ với kỳ báo cáo, giúp cho nhà quản trị xác

định được chi phí đã được thu hồi trong kỳ báo cáo hay chưa. Chi phí thời kỳ ảnh hưởng đến kết quả hoạt động trong kỳ mà chúng phát sinh. Khi quá trình sản xuất hay cung cấp dịch vụ chưa hoàn thành, chi phí sản phẩm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động nhiều kỳ kế toán.

Theo khả năng qui nạp chi phí vào đối tượng chi phí thì chi phí được phân loại thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Cách phân loại này có ý nghĩa về mặt kỹ thuật kế toán. Chi phí trực tiếp là những chi phí liên quan trực tiếp đến khám bệnh, chữa bệnh cho bệnh nhân như chi phí máu, chi phí vật tư y tế, chi phí thuốc,… còn chi phí gián tiếp là các chi phí của khối phục vụ trong bệnh viện như chi phí quản lý, chi phí hành chính,….

Ngoài ra, khi lựa chọn các phương án còn phải xem xét đến các cách phân loại chi phí khác nhau nhằm mục đích lựa chọn những thông tin về chi phí thích hợp, loại bỏ những thông tin không thích hợp khi ra quyết định quản trị có tính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.

2.1.4.2. Xây dựng định mức và dự toán chi phí

Xây dựng định mức chi phí

Định mức chi phí là những hao phí về lao động và lao động sống và lao động vật hóa liên quan đến việc sản xuất và kinh doanh một đơn vị sản phẩm, dịch vụ trong điều kiện nhất định. Định mức chi phí được hiểu là chi phí đơn vị ước tính, được sử dụng là tiêu chuẩn cho việc thực hiện các yếu tố chi phí.

Định mức chi phí là công cụ để kiểm soát hoạt động của nhà quản trị, là cơ sở để lập dự toán chi và ra các quyết định của nhà quản trị liên quan định giá sản phẩm, dịch vụ, từ chối hay chấp nhận một đơn đặt hàng, là cơ sở để so sánh, tìm ra các biến động của chi phí thực tế, thực hiện kiểm soát chi phí. Định mức chi phí là dự toán chi phí cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc cung cấp một dịch vụ đơn lẻ; được xác định về mặt giá trị, hiện vật và thời gian lao động, bao gồm định mức lý tưởng và định mức thực tế.

Định mức lý tưởng là những định mức được xây dựng trong điều kiện hoàn hảo nhất của hoạt động, nó không có tính hiện thực và không được dùng trong thực tế. Đây là loại định mức tối ưu mà các đơn vị cần hướng đến.

Định mức thực tế là những định mức được xây dựng trong điều kiện của hoạt

động có tính hết đến sự tác động của các yếu tố thực tiễn, định mức thực tế được xây dựng mang tính cá biệt cho từng đơn vị, từng hoạt động do yêu cầu quản trị của từng đơn vị. Định mức thực tế là cơ sở để nhà quản trị lập kế hoạch tài chính.

Quá trình xây dựng định mức chí phí trong một đơn vị là một công việc đòi hỏi rất cao về trình độ chuyên môn và tính trách nhiệm đối với người xây dựng định mức. Khi xây dựng định mức chi phí cần phải xem xét toàn bộ kết quả đã thực hiện một cách nghiêm túc và kết hợp những thay đổi về điều kiện kinh tế, về đặc tính kỹ thuật để điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế. Thực tế cho thấy trách nhiệm xây dựng định mức chi phí không chỉ thuộc về các chuyên viên kế toán quản trị mà cả những kỹ thuật viên, nhà quản trị có hiểu biết về hoạt động của đơn vị để cung cấp thông tin cần thiết về kỹ thuật, giá cả, chi phí khác,… để xây dựng định mức chi phí các đơn vị có thể sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp kỹ thuật: Là sự kết hợp với các chuyên gia kỹ thuật để xác định lượng hiện vật tiêu hao và hao phí lao động cần thiết để sản xuất sản phẩm, dịch vụ trong điều kiện về công nghệ, các nguồn lực thực tế và trình độ quản trị.

- Phương pháp phân tích số liệu lịch sử khi xây dựng định mức: Các đơn vị dựa trên các khoản chi đã phát sinh từ các kỳ trước đó, kết hợp với phân tích các nhân tố ảnh hưởng trong điều kiện hiện tại xem các định mức có bị lạc hậu cho sự thay đổi điều kiện về công nghệ và nguồn lực hay không, từ đó xây dựng lại các định mức chi phí mới.

- Phương pháp điều chỉnh: Dựa trên các định mức hiện có, các đơn vị điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế và sự ảnh hưởng của các nhân tố trong tương lai của đơn vị mình.

Tùy theo lĩnh vực hoạt động, định mức chi phí được xây dựng trong mỗi bệnh viện có thể khác nhau. Chẳng hạn, đối với các cơ sở KCB, định mức trong một số dịch vụ có thể không được thể hiện như định mức thời gian thực hiện một ca mổ, một số loại vật tư y tế tiêu hao,…

Đối với bệnh viện, các định mức được thể hiện trong Qui chế chi tiêu nội bộ, đó là các định mức về lượng và thời gian. Trên cơ sở đó xác định các định mức theo thước đo giá trị. Qui chế chi tiêu nội bộ bao gồm các qui định về chế độ, tiêu chuẩn, định mức chỉ áp dụng thống nhất trong đơn vị, bảo đảm các bệnh viện hoàn thành