Tăng Cường Đầu Tư Cơ Sở Vật Chất Và Tài Chính

3.1.3 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất và tài chính

Trong vài năm trở lại đây, LIC đã nhận được sự đầu tư khá lớn về kinh phí cho các dự án thư viện điện tử, thư viện số và đã đem lại những kết quả khả quan. Tuy nhiên, cơ sở vật chất, trang thiết bị lại bộc lộ nhiều điểm bất cập, chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của NDT khi đến với Trung tâm. Không những thế, tình trạng bị thu hẹp dần diện tích sử dụng dẫn đến việc thiếu không gian để làm việc và phục vụ. Trung tâm cần làm việc với các đơn vị liên quan trong ĐHQGHN để có được sự đầu tư đúng mức với vị trí, vai trò và sự phát triển của mình. Cần quan tâm hơn đến việc đầu tư phát triển cơ sở vật chất, mở rộng diện tích phục vụ, bổ sung, thay thế các trang thiết bị còn thiếu và lỗi thời, để có thể thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình trong sự nghiệp đào tạo.

Bên cạnh việc đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, Trung tâm cần phải có nguồn kinh phí nhất định cho công tác marketing. Hoạt động marketing phải có sự đầu tư xứng đáng mới có thể phát huy được hiệu quả. Nguồn kinh phí được sử dụng để:

- Nghiên cứu thị trường

- Tổ chức và thực hiện các chiến dịch marketing

- Các hoạt động quảng bá và tiếp cận cộng đồng

- Chi trả cho các yếu tố: Con người, công nghệ…

Đứng trước những khó khăn về mặt tài chính, Trung tâm có thể vận động các nguồn kinh phí xã hội hóa từ các doanh nghiệp, các tổ chức văn hóa – xã hội, các quỹ tài chợ… Hiện có rất nhiều các tổ chức sẵn sàng tài chợ, thậm chí là tài chợ dài hạn cho các hoạt động giáo dục, phát triển. Ngoài ra, có thể kết hợp với các cơ quan, đơn vị khác để tổ chức các hoạt động marketing nhằm tiết kiệm chi phí. VD: Kết hợp với các nhà xuất bản, nhà cung cấp để quảng bá các sản phẩm mới, các CSDL đã mua, tổ chức hướng dẫn, sử dụng… Những biện pháp này giúp Trung tâm tiết kiệm đáng kể và luôn duy trì một nguồn kinh phí nhất định cho hoạt động marketing trong thời kỳ khó khăn.

3.1.4 Khai thác và mở rộng các mối quan hệ hợp tác để phát triển marketing

Hiện tại, LIC đã có một vị trí nhất định trong các hiệp hội ngành và trong các bảng xếp hạng trong nước, khu vực và thế giới. Cùng với đó là các mối quan hệ với các trường đại học, thư viện, hiệp hội, tổ chức… trong nước và nước ngoài. Việc mở rộng và khai thác các mối quan hệ này là cần thiết để phát triển Trung tâm nói chung và công tác marketing nói riêng. Đẩy mạnh hợp tác trong nước, khu vực và trên thế giới đem đến cho LIC những cơ hội mới để phát triển và quảng bá hình ảnh, nâng tầm vị thế của mình. Trung tâm có thể:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 169 trang tài liệu này.

- Hợp tác với các thư viện khác để học hỏi kinh nghiệm marketing, phối hợp thực hiện các hoạt động quảng bá.

- Hợp tác với các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, nhà cung cấp, nhà xuất bản để tổ chức các hoạt động định hướng, quảng bá sản phẩm

– dịch vụ, triển lãm…

- Hợp tác với các trường đại học trong nước và thế giới để học hỏi kinh nghiệm, trao đổi cán bộ, đưa cán bộ đi đào tạo, học tập ở nước ngoài.

Cần có những hoạt động thiết thực để tạo dựng và phát triển các mối quan hệ hợp tác. Mục đích của hoạt động marketing và các chương trình hành động, tiếp cận cộng đồng cũng không nên dừng lại ở việc hướng đến đối tượng NDT mà còn phải nâng cao hình ảnh của mình để đưa hình ảnh của Trung tâm vươn rộng ra, tạo điều kiện cho việc mở rộng các quan hệ hợp tác. Trong bất kỳ hoạt động nào, việc hợp tác, mở rộng và khai thác các mối quan hệ sẽ luôn đem lại những lợi ích thiết thực trong việc tiết kiệm chi phí, học hỏi kinh nghiệm và nâng cao vị thế.

3.2 Nhóm các giải pháp về hoạt động

3.2.1 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong nghiên cứu và triển khai

Ngày nay, cùng với việc phát triển của công nghệ thông tin (CNTT), mọi hoạt động trong đời sống con người đã trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Tại LIC, trong hoạt động marketing, việc ứng dụng CNTT trong nghiên cứu và triển khai chưa thực sự được chú trọng và vẫn chỉ được coi như một hình thức phụ. CNTT sẽ làm tăng tính chính xác trong nghiên cứu và nâng cao chất lượng trong các hoạt động.

Trong hoàn cảnh hiện tại, việc sử dụng CNTT và đặc biệt là marketing trực tuyến đang là vấn đề cấp thiết đặt ra cho mỗi thư viện, với những ưu điểm như:

- Rút ngắn khoảng cách: Vị trí địa lý không còn là một vấn đề quan trọng. Internet đã rút ngắn khoảng cách, các đối tác có thể gặp nhau qua không gian máy tính mà không cần biết đối tác ở gần hay ở xa.

- Tiếp thị toàn cầu: Internet là một phương tiện hữu hiệu để các nhà hoạt động marketing tiếp cận với các thị trường khách hàng trên toàn thế giới. Điều mà các phương tiện marketing thông thường khác hầu như khong thể.

- Giảm thời gian: Thời gian không còn là một yếu tố quan trọng. Những người làm marketing trực tuyến có thể truy cập lấy thông tin cũng như giao dịch với khách hàng 24/7.

- Giảm chi phí: Chi phí sẽ không còn là gánh nặng. Chỉ với 1/10 chi phí thông thường, Marketing trực tuyến có thể đem lại hiệu quả gấp đôi.

o Tuy nhiên, khi áp dụng CNTT và công cụ marketing trực tuyến cũng có những đòi hỏi đối với người cán bộ. Sự phát triển mạnh mẽ của Internet đã làm thay đổi bộ mặt của toàn thế giới. Cùng với nó là sự thay đổi về thói quen cũng như tập quán của NDT. Đứng trước những thay đổi đó, những người làm marketing trực tuyến ngoài những phẩm chất vốn có, cần phải có:

- Kỹ năng quản lý thông tin: Những nhà marketing có những thông tin hay về NDT và những thông tin hay hơn cho họ. Họ phải có những kỹ năng quản lý các thông tin để có thể rút ra được những thông tin thật sự hữu ích, giúp cho công việc phát triển thư viện.

- Hiểu biết về công nghệ thông tin: Các nhà marketing trực tuyến cần phải hiểu biết về các kỹ năng công nghệ thông tin để ứng dụng trong công việc của mình. Ví dụ như các nhà marketing trực tuyến cần phải biết sử dụng công cụ tìm kiếm (Search Engines) để có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất trên Internet. Hoặc khi khách hàng tiến hành mua hoặc sử dụng các sản phẩm tại website, người làm marketing trực tuyến phải biết cách xây dựng các giải pháp tiếp nhân và tự động xử lý các đơn nhu cầu đó, đến khi NDT nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ cần. Tất cả đều không có sự ngắt quãng. Thực hiện được điều đó sẽ tiết kiệm được chi phí và giữ được NDT tiếp tục quay lại với thư viện, thúc đẩy nhu cầu sử dụng thư viện.

- Vốn tri thức: Trí tưởng tượng, sự sáng tạo và khả năng quản lý công việc là những yếu tố quan trọng hơn cả vốn bằng tiền. Những tài sản vô hình như vốn tri thức hay các kiến thức chuyên môn là nguồn tài sản vô giá mà người làm marketing cần phải có.

- Khả năng xử lý thông tin nhanh: Thời gian mà một nhà marketing kiểm soát được khách hàng của họ qua màn hình máy tính là 30 giây. Nó được bắt đầu bằng việc lướt qua các kênh, kiểm tra và nhấn chuột. Tất cả những người mua là các cá nhân hay các doanh nghiệp đều đang rất khắt khe và khó tính bởi vì đang có một số lượng rất lớn các nhà cạnh tranh trên toàn cầu, tất cả đều đang cạnh tranh rất khốc liệt. Do vậy, khả năng xử lý thông tin và đưa ra những giải quyết kịp thời là yếu tố vô cung quan trọng.

Qua thực tế hoạt động có thể thấy hoạt động marketing của NUI Lib hiệu quả hơn nhờ việc ứng dụng CNTT một cách rộng rãi và khoa học. Hoạt động

marketing của LIC chắc chắn cũng sẽ chất lượng hơn nếu biết áp dụng kinh nghiệm này.

Với tình hình tài chính khó khăn, câu hỏi luôn đặt ra sẽ là làm sao có thể ứng dụng CNTT vào hoạt động với chi phí thấp nhất? Câu trả lời là không phải lúc nào cũng cần chi phí cao khi áp dụng những cái mới. LIC cần tận dụng khai thác triệt để các tiện ích web và mạng xã hội. Đây là kênh giao tiếp cực kỳ quan trọng không thể bỏ qua trong thời đại kỹ thuật số hiện nay. Hình thức này đòi hỏi phải có bộ phận chăm sóc đi kèm, có thể chỉ cần 1 cán bộ. Đây là phương pháp thu hút đông đảo NDT trẻ tuổi và mang lại hiệu quả rất cao mà không tốn chi phí nếu biết áp dụng linh hoạt.

Trong hoạt động nghiên cứu, cần triển khai mạnh hơn các hình thức điều tra online. Điều này giúp tiếp cận NDT mọi lúc, mọi nơi và thuận tiện trong việc tiếp nhận lấy ý kiến của NDT. Hiện có rất nhiều phần mềm, công cụ miễn phí hoặc các phiên bản miễn phí của phần mềm hỗ trợ điều tra. VD: Google Docs… Mặc dù các tính năng vẫn bị giới hạn, tuy nhiên LIC có thể tận dụng các công cụ này trong hoàn cảnh nguồn tài chính eo hẹp để đạt hiệu quả cao hơn.

Đây là một vài những ý kiến chủ quan để có thể ứng dụng CNTT trong nghiên cứu và triển khai marketing mà không cần quan tâm đến chi phí hoặc giảm thiểu chi phí đến mức tối đa.

3.2.2 Tiến hành thường xuyên việc nghiên cứu thị trường và thực hiện phân đoạn thị trường

Môi trường thay đổi liên tục, kéo theo đó là nhu cầu NDT cũng thay đổi liên tục. Vì thế, hoạt động nghiên cứu thị trường cần được tiến hành thường xuyên nhằm nắm bắt được sự thay đổi đó để có những bước điều chỉnh cho thích hợp. LIC hiện tại chỉ mới tiến hành khảo sát chất lượng phục vụ thường niên, ngoài ra các hoạt động nghiên cứu khác rất ít. Trung tâm cần rất nhiều các cuộc khảo sát nhằm nắm bắt được nhu cầu và hiện trạng hiệu quả hoạt động của mình.

Các nội dung nghiên cứu có thể là:

- Nghiên cứu chất lượng sản phẩm, dịch vụ

- Nghiên cứu về nhu cầu nguồn học liệu

- Nghiên cứu về nhu cầu bổ sung kiến thức hoàn thiện các kỹ năng… Ngoài ra, cần đa dạng hóa các phương pháp nghiên cứu, tránh trường hợp

quanh năm NDT phải trả lời các bảng hỏi, phiếu khảo sát dẫn đến nhàm chán, thiếu hợp tác. Thay vì tiếp xúc trực tiếp với các bảng hỏi khô khan, cán bộ có thể sử dụng các phương pháp như trao đổi, nói chuyện…

Kết quả nghiên cứu giúp Trung tâm biết điểm mạnh, điểm yếu, cái làm được, chưa làm được, từ đó hoạch định chiến lược, lập kế hoạch marketing để góp phần giải quyết vấn đề.

Trong quá trình nghiên cứu, cần tiến hành việc phân đoạn thị trường, một kỹ thuật rất quan trọng trong marketing. Với nguồn tài chính eo hẹp, việc thực hiện phân đoạn thị trường nhằm tiết kiệm chi phí, đạt hiệu quả cao lại càng là việc làm cấp thiết. Một chương trình marketing hướng đến tất cả các thành phần của thị trường sẽ rất dễ rơi vào trạng thái “loãng”, các hoạt động hời hợt, đối tượng dàn trải, thông tin đưa ra quá nhiều, thiếu tập trung, không tới chính xác đối tượng cần tiếp cận, hơn nữa chi phí lại quá cao, dẫn đến hoạt động thiếu hiệu quả, chất lượng kém. Với tình hình hiện tại của LIC, cần tập trung vào từng phân khúc thị trường nhất định để có thể “đánh trúng đích” với hiệu quả cao.

Việc phân đoạn thị trường có thể được tiến hành theo từng giai đoạn, từng năm. Với tiêu chí có thể là đối tượng NDT, các loại hình SPDV…

VD: Với đoạn thị trường là các đối tượng NDT của Trường Đại học Ngoại ngữ ĐHQGHN

Thực tế cho thấy, số lượng NDT của Trường Đại học Ngoại ngữ đến và sử dụng các sản phẩm, dịch vụ rất thấp. Thay vào đó, họ lại đến Trung tâm Học liệu của Trường. Đây là vấn đề rất lớn mà LIC cần giải quyết, cần có kế hoạch rõ ràng, đẩy mạnh các hoạt động marketing và tiếp cận nhóm NDT này để thay đổi cục diện, kéo NDT đến với mình.

Từ vấn đề trên, cần có các cuộc khảo sát, điều tra về nhu cầu của NDT Trường Đại học Ngoại ngữ, tìm ra lý do tại sao họ lại không đến Thư viện, trong khi Thư viện có rất nhiều nguồn tài liệu và các sản phẩm, dịch vụ phục vụ họ, từ đó có sự điều chỉnh phù hợp.

Sau khi tiến hành khảo sát, từ kết quả để phân tích theo mô hình SWOT:

Điểm mạnh: nguồn học liệu lớn, cả dạng giấy và điện tử, nội dung phong phú, nguồn tài liệu nước ngoài nhiều... hơn hẳn so với Trung tâm Học liệu của Trường.

Điểm yếu: Nội dung nguồn tài liệu phong phú nhưng dàn trải, chưa tập trung vào nội dung giảng dạy, chưa bám sát chương trình đào tạo… so với nguồn tài liệu của Trung tâm Học liệu.

Thời cơ: Trung tâm được ĐHQGHN quan tâm đầu tư phát triển trở thành đơn vị chính thức cung cấp nguồn học liệu cho toàn ĐHQGHN…

Thách thức: Trung tâm Học liệu được Trường Đại học Ngoại ngữ đầu tư ngày càng lớn với mục tiêu phát triển thành đơn vị chính cung cấp nguồn học liệu cho Trường, phục vụ tốt nhất hoạt động giảng dạy và học tập của Trường.

Từ kết quả khảo sát và những phân tích trên, có thể xây dựng một kế hoạch marketing tập trung hướng vào nhóm NDT Trường Đại học Ngoại ngữ, đưa ra các hoạt động marketing phù hợp, cung cấp các thông tin cần thiết, đẩy mạnh việc tiếp cận nhóm NDT này nhằm thu hút, lôi kéo NDT đến với Trung tâm. Kế hoạch như thế này sẽ giúp tập trung toàn bộ nguồn lực vào từng phân đoạn thị trường, cũng tránh lãng phí tiền của, tận dụng tối đa hiệu quả nguồn kinh phí bỏ ra. Sau các chương trình như vậy, hiệu quả marketing sẽ lớn hơn nhiều so với việc lập ra các kế hoạch marketing chung chung, đối tượng không rõ ràng.

Như vậy, phân đoạn thị trường là một hành động quan trọng, có ý nghĩa và nội dung xuyên suốt toàn bộ chương trình marketing. Hiện tại, LIC chưa thực

sự chú ý đến việc này nhưng thực tế này cần nhanh chóng thay đổi để hoạt động marketing mang lại hiệu quả thực sự.

3.2.3 Kế hoạch hóa cho mỗi chiến dịch marketing

Hiện LIC vẫn chưa có một bộ phận marketing chuyên trách, các hoạt động marketing lồng ghép trong các hoạt động phục vụ và nghiệp vụ, chưa có kế hoạch rõ ràng, cụ thể riêng. Vì thế, các chiến dịch marketing đều chưa bài bản trong khâu tổ chức, gặp nhiều khó khăn và các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, việc xem xét, phát hiện các vấn đề còn theo cảm tính, gây trở ngại cho công tác điều chỉnh và đánh giá hiệu quả mỗi chiến dịch.

Một gợi ý nêu ra là việc lập kế hoạch có thể được tiến hành thuận lợi và dễ dàng khi áp dụng mô hình phân tích SWOT, mà bản chất chính là đặt ra và trả lời các câu hỏi về các vấn đề lớn:

- Điểm mạnh của Trung tâm là gì để phát huy và khai thác?

- Điểm yếu tự nhận thấy và qua các ý kiến đóng góp như thế nào để khắc phục và lường trước các vấn đề?

- Cơ hội của Trung tâm là gì để tận dụng trong quá trình thực hiện?

- Thách thức: Những trở ngại của Trung tâm đã, đang và sẽ phải đối mặt ra sao?

Việc phân tích bốn yếu tố này giúp thông tin có được một cách logic, có hệ thống, dễ xử lý hơn, nhờ đó việc lập kế hoạch trở nên dễ dàng và đi đúng hướng cần giải quyết.

Trong hoạt động marketing, LIC cần chú ý nhiều hơn đến việc phân đoạn thị trường, bởi lẽ, mỗi nhóm NDT, mỗi nhóm sản phẩm – dịch vụ đều có những đặc điểm khác nhau và phù hợp với từng đối tượng khác nhau. Làm tốt điều này ngay từ đầu sẽ giúp các chiến dịch marketing tập trung, hiệu quả.

Khi có được một kế hoạch bài bản sẽ giúp định hướng đúng và thực hiện có hiệu quả mỗi chiến dịch theo các mục tiêu đề ra. Từ đó, có thể dễ dàng đánh