Đẩy Mạnh Hoạt Động Tìm Kiếm Nguồn Tài Trợ

giá hiệu quả mỗi chiến dịch marketing nói riêng và công tác marketing nói chung. Việc đánh giá có thể dựa vào các yếu tố sau:

- Đánh giá dựa trên số lượt NDT đến Trung tâm

- Đánh giá dựa trên số lượt sử dụng các sản phẩm và dịch vụ

- Đánh giá dựa trên số lượt truy cập

- Đánh giá dựa trên kết quả điều tra

Từ những yếu tố trên, LIC có thể nhìn ra hiệu quả và kết quả đạt được của hoạt động marketing, từ đó, rút ra bài học kinh nghiệm để thay đổi, điều chỉnh kế hoạch của các chiến dịch sau cho phù hợp.

3.2.4 Đa dạng hóa các hình thức marketing

Trong hoạt động marketing, Trung tâm cần mở rộng đối tượng hướng đến. Không chỉ là những NDT mục tiêu mà còn có thể là các nhà tài trợ, các nhà quản lý, hoặc tổ chức, hiệp hội… Mục tiêu khi tiến hành các hoạt động này là thiết lập và duy trì mối quan hệ bền vững giữa NDT và Trung tâm, biến họ vừa là khách hàng, vừa là đối tác, vừa là người xây dựng và hoàn thiện Trung tâm, nhằm:

- Tạo lập và phát triển các kênh thông tin hai chiều: trao đổi thông tin, nhận phản hồi, góp ý của NDT để hoàn thiện các hoạt động của mình.

- Tận dụng và khai thác các nguồn tài lực, tin lực… của họ.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 169 trang tài liệu này.

- Nâng cao kỹ năng khai thác, sử dụng thư viện và tiếp thu, sáng tạo tri thức mới.

- Nâng cao hình ảnh và vị thế của Trung tâm đối với NDT và cộng đồng

Hiện tại, các hình thức marketing của LIC chưa phong phú về hình thức và số lượng các hoạt động chưa nhiều, chất lượng chưa cao. Trung tâm cần phải đa dạng hóa, gia tăng về số lượng và nâng cao chất lượng các hoạt động sau:

Quảng cáo:

Website: Trung tâm cần tận dụng website để đăng tải thông tin, tiến hành quảng bá các chương trình hành động, các sản phẩm – dịch vụ… của mình. Hiện tại, website mới của Trung tâm thay thế website cũ đã có rất nhiều cải tiến. Tuy nhiên, vẫn còn cần có sự nghiên cứu sao cho giao diện website thân thiện, dễ sử dụng nhất, đơn giản nhưng vẫn phải đảm bảo đủ thông tin cần thiết, làm nổi các thông tin quan trọng, dễ truy cập và khai thác. Nội dung website cần chú trọng đến các thông tin cập nhật, các thông tin hữu ích cho NDT, tích hợp các công cụ tra cứu dễ dàng. Ngoài các bài viết, có thể đưa thêm các đoạn video ngắn để giới thiệu, hướng dẫn. Video là hình thức trực quan giúp ghi dấu ấn, dễ nhớ trong tâm trí con người, cần tận dụng ưu điểm này và cũng là để đa dạng hóa nội dung, tránh nhàm chán. Ngoài ra, cần tận dụng các mối quan hệ và các quyền lợi khi tham gia hiệp hội, tổ chức để đặt đường link website trung tâm trên website của các đơn vị, tổ chức khác, đặc biệt chú ý đến website của các trường và các thành viên trong ĐHQGHN.

Bản tin, tờ rơi, tờ gấp, poster: Bản tin là một ấn phẩm định kỳ có nội dung mang các bài viết quảng bá, tuyên truyền hiệu quả về các sản phẩm – dịch vụ thư viện, các thông tin mới nhất và giới thiệu các nguồn tin hữu ích cho NDT. Trước đây, Trung tâm có bản tin điện tử được phát hành hàng tháng, tuy nhiên được đánh giá là không hiệu quả và đã dừng lại ở con số 151 vào năm 2010. Trung tâm nên khôi phục lại hình thức này dưới bộ dạng mới, cải cách về nội dung để có được sự quan tâm và đạt hiệu quả quảng bá cao hơn.

Tờ rơi, tờ gấp, poster mang những thông tin ngắn về thương hiệu, các sản phẩm – dịch vụ, các chỉ dẫn… để đưa đến cho NDT. Trung tâm cũng đã làm tờ rơi, cung cấp các thông tin tuyên truyền, quảng cáo. Tuy nhiên, hiệu quả của nó chưa cao, số lượng lớn tờ rơi còn bị bỏ phí, chưa đến tay NDT. Trung tâm cần điều chỉnh lại cách thức tiếp cận và nội dung thông tin trên đó để ngoài việc thực

hiện chức năng quảng cáo, còn phải hữu ích với NDT. Làm được điều đó mới có thể phát huy được khả năng marketing, tránh lãng phí.

Tạo các clip để quảng cáo: Các clip giới thiệu về Trung tâm, về các SPDV, về sự thay đổi mang tính đột phá… Các clip này phải ngắn gọn, xúc tích, nội dung nổi bật, thân thiện, dễ xem, dễ hiểu, dễ nhớ. Có thể tiến hành quảng cáo ngay trên website của mình hoặc trên Youtube, hay xin/thuê các vị trí trên website của đơn vị đào tạo trong ĐHQGHN. Các hình thức quảng bá trực quan bao giờ cũng mang lại hiệu quả cao.

Marketing trực tiếp:

Mạng xã hội: Mạng xã hội giờ đây đã trở thành một phần quan trọng trong đời sống của giới trẻ và có sức lan tỏa khủng khiếp. Hiểu được điều này, LIC đã có mặt trên facebook và twitter, hai trang mạng xã hội phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên mới chỉ dừng lại ở mức độ tham gia chứ chưa khai thác hình thức marketing đầy hứa hẹn này. Trung tâm cần phải mở rộng và phát triển đối tượng theo dõi trên mạng xã hội, tiến hành đăng bài, đưa thông tin, quảng bá mạnh mẽ. Cần phải có người phụ trách phần kiểm soát nội dung và phát triển các trang này. Các bài viết đưa lên thường ngắn, dễ viết, dễ đọc, dễ theo dõi; nội dung thông tin đầy đủ, cập nhật nhanh nhất; ngôn ngữ đúng mực nhưng có thể tùy hứng, sáng tạo chứ không cần phải là những bài viết dài, chuẩn mực, khuôn phép như trên website. Đây là kênh tương tác rất lớn, vì vậy Trung tâm cần thực sự đầu tư phát triển các trang này.

Email: LIC có một thế mạnh rất lớn là NDT trong ĐHQGHN đều có email nội bộ. Dựa trên dữ liệu NDT của mình, Trung tâm có thể trực tiếp giao tiếp với NDT qua email hoặc phối hợp với Trung tâm Công nghệ Thông tin ĐHQGHN, đơn vị cấp và quản lý email nội bộ để giao tiếp, gửi thông tin tới từng nhóm đối tượng. Hình thức này đặc biệt rất hữu dụng đối với các chiến dịch marketing đã làm công tác phân đoạn thị trường. Cần tận dụng và phát triển nó trở thành công cụ giao tiếp chính giữa thư viện với NDT.

Phát thanh: Hiện tại ở các khu ký túc xá trong ĐHQGHN đều có đài phát thanh sinh viên. Trung tâm có thể tận dụng, phối hợp với ban quản lý các khu ký túc xá để đưa thông tin về hoạt động cũng như các chương trình của mình đến với học sinh, sinh viên trong ĐHQGHN. Ngoài ra, có thể làm các chương trình hỏi đáp, trả lời các câu hỏi của NDT trực tiếp trên sóng phát thanh.

Marketing qua các hoạt động định hướng: Hỗ trợ, hướng dẫn, đào tạo… Thông qua các hoạt động này để tiếp cận NDT và thực hiện các nhiệm vụ marketing. Hàng năm, Trung tâm vẫn tổ chức các lớp hướng dẫn sử dụng thư viện cho NDT là sinh viên năm thứ nhất các trường, các lớp đào tạo kỹ năng cho NDT và các hoạt động hỗ trợ khác. Tuy nhiên, các hoạt động này vẫn khá nghèo nàn, chưa đa dạng về hình thức và nội dung, ngoài các lớp hướng dẫn sử dụng thư viện là bắt buộc thì các hoạt động khác chưa được NDT tham gia nhiều, có những hoạt động tham gia rất ít. Trung tâm cần nâng cao chất lượng các hoạt động này và đa dạng hóa các hình thức tổ chức theo nhu cầu, đặc điểm của NDT để tránh nhàm chán, giới thiệu nhằm thu hút NDT tham gia. Ngoài ra, các chương trình đào tạo cải cách và thay đổi rất nhanh kèm theo đó là những khó khăn về phương pháp, cách thức trong quá trình dạy – học, nghiên cứu. Vì thế, Trung tâm cũng cần phải tiến hành điều tra, thăm dò xem nhu cầu của NDT là gì để kịp thời cập nhật và làm phong phú nội dung các hoạt động, đặc biệt chú trọng vào việc định hướng các kỹ năng.

Kích thích tiêu thụ:

Hội chợ: Hội chợ sách, hội chợ nguồn tin điện tử… có sự tham gia của các nhà xuất bản, các thư viện, các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức… trong lĩnh vực thông tin – thư viện hoặc cung cấp các sản phẩm – dịch vụ cho ngành thông tin – thư viện. Đây là hình thức mà đặc biệt là các bạn trẻ, đối tượng NDT là học sinh, sinh viên, học viên… tham gia rất nhiệt tình. Là cơ hội để quảng bá đến NDT những thông tin về hoạt động, các sản phẩm – dịch vụ, các hình thức phục

vụ của Trung tâm nói riêng và của ngành thông tin – thư viện nói chung một cách khá hiệu quả và cuốn hút.

Triển lãm: Trung tâm có thể tổ chức theo quy mô lớn, bài bản kèm theo các hoạt động giới thiệu hoặc theo mô hình nhỏ dạng trưng bày. Các hoạt động này cần có một chủ đề hoặc mục tiêu xác định. Hàng năm, Trung tâm vẫn tiến hành các hoạt động triển lãm, tuy nhiên chủ yếu là theo quy mô nhỏ dạng trưng bày, NDT chủ động tới xem và tự tìm hiểu thông tin. Việc này không mang lại hiệu quả nhiều. Trung tâm cần tổ chức theo quy mô lớn hơn, kèm theo đó là các hoạt động giới thiệu như khai mạc (có thể mời khách để thêm long trọng), có người dẫn dắt người tham quan, có người phụ trách, cung cấp thông tin, hỗ trợ giải đáp thắc mắc… hoặc có thể kết hợp với các hình thức marketing khác để lôi kéo NDT.

Quan hệ công chúng:

Gặp gỡ NDT: Có thể là tiếp xúc 1 – 1 hoặc các hình thức trao đổi, gặp gỡ khác, nhằm lắng nghe ý kiến và duy trì mối quan hệ thân thiết với NDT. Trước đây, hàng năm, Trung tâm luôn có một buổi gặp gỡ NDT vào thời điểm cuối năm học để trao đổi, lắng nghe ý kiến, tiếp nhận phản hồi. Tuy nhiên, hoạt động này những năm gần đây không còn được thực hiện nữa. Điều này là một sự mất mát lớn đối với Trung tâm. LIC không những cần phải duy trì mà còn phải nhân rộng hoạt động này một cách thường xuyên hơn.

Phối hợp với Chi Đoàn Trung tâm Thành lập câu lạc bộ sách, các hội, nhóm… Trung tâm có thể giao cho Chi Đoàn thành lập câu lạc bộ sách, câu lạc bộ tiếng anh…với sự tham gia của các học sinh, sinh viên, thậm chí là cán bộ, giảng viên… Thông thường, những nhóm, hội như thế này sẽ có những hoạt động rất sôi nổi, sáng tạo do chính các thành viên đề xuất, có sức ảnh hưởng và thu hút được khá lớn số lượng NDT trẻ tuổi.

Những hình thức như trên là những gợi ý góp phần nào để việc “nhận diện thương hiệu” của NDT có hiệu quả, mang lại giá trị và chỗ đứng cho Trung tâm.

3.2.5 Đẩy mạnh hoạt động tìm kiếm nguồn tài trợ

Trong các chiến dịch marketing nói chung, vận động tài trợ là một công việc quen thuộc, từ những chương trình mang tính cộng đồng, xã hội cho đến cả những chiến dịch mang tính thương mại. Đối với các Thư viện, với tình trạng chung là nguồn ngân sách eo hẹp, kinh phí để tổ chức các hoạt động marketing càng trở nên thiếu thốn, việc xin tài trợ là một giải pháp hữu ích để giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, muốn chương trình của mình nhận được sự chú ý của đơn vị tài trợ không phải điều dễ dàng. Nhất là trong bối cảnh kinh tế khó khăn, các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đều phải cắt giảm chi tiêu và chỉ ưu tiên chi tiền cho những việc liên quan đến sự sống còn của đơn vị mình.

Quy trình xin tài trợ:

- Xây dựng gói tài trợ: Ước chừng về kinh phí của chương trình và soạn các gói tài trợ phù hợp.

- Viết một bản kế hoạch sơ bộ và liên hệ nhà tài trợ: Thường thì cách tốt nhất để tiếp cận các nhà tài trợ tiềm năng là viết bản kế hoạch sơ bộ ngắn gọn nêu bật những điểm cốt yếu, ấn tượng nhất, đối tượng khách tham dự sẽ tham dự, những cơ hội quảng bá tại sự kiện và cơ hội cho các nhà tài trợ tiềm năng qua các gói tài trợ ấn tượng.

- Xác định nhà tài trợ tiềm năng và xác định các sự kiện họ đã từng tài trợ trong quá khứ. Hiểu được mục tiêu định vị sản phẩm của họ, bởi vì đây là những điểm bạn sẽ muốn tập trung vào khi soạn gói tài trợ hoặc thư mời tham gia tài trợ.

- Tiếp cận các nhà tài trợ: Thông qua qua danh sách các nhà tài trợ tiềm năng, tìm ra những người chịu trách nhiệm cho việc tài trợ. Các đơn vị lớn có thể có một người dành riêng cho nhiệm vụ này. Các đơn vị cỡ trung bình thường sẽ có một người quản lý tiếp thị, quảng cáo, họ có quyền quyết định tài trợ. Trong các đơn vị nhỏ, quyết định có thể sẽ được thực hiện bởi chủ sở hữu hoặc chủ tịch.

- Đàm phán và ký kết: Khi nhà tài trợ đã xác định các gói tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của họ hãy lập văn bản chi tiết hơn. Thêm vào các chi tiết như điều khoản thanh toán, vị trí đặt logo, thanh toán cho quảng cáo, lợi ích cho người tham dự từ các công ty tài trợ. Tùy thuộc vào kích thước của gói tài trợ. Những việc này đảm bảo quyền lợi của các bên sau khi ký kết.

- Thực hiện và theo dõi: Nếu các nhà tài trợ tham dự các sự kiện, chắc chắn rằng họ sẽ ấn tượng với dịch vụ chăm sóc khách hàng và sự nghiêm túc trong thỏa thuận. Sau sự kiện, cần chuẩn bị để cung cấp cho mỗi nhà tài trợ bằng chứng cho thấy Thư viện đã hoàn thành các cam kết của mình. Điều này có thể được thực hiện bằng cách chụp ảnh hoặc video của sự kiện, giám sát phương tiện truyền thông, bằng chứng là chương trình đã thành công như ước tính trong đề xuất. Sau chương trình, không được quên gửi thư cảm ơn họ.

Những lưu ý khi xin tài trợ:

Khi sử dụng biện pháp này, LIC cần chú ý tới những vấn đề sau, để đảm bảo việc xin tài trợ diễn ra suôn sẻ và có kết quả:

- Việc mời tài trợ nên có trọng tâm, hướng tới một số đơn vị nhất định có chung đối tượng khách hàng, chung một hoặc nhiều yếu tố thị trường hoặc là đơn vị cung cấp sản phẩm dịch vụ cho Trung tâm, từ đó, thiết kế nội dung chương trình có gắn yếu tố phù hợp với các hoạt động mà đơn vị tài trợ đang marketing. Vì lợi ích gắn liền nên sẽ dễ để thu hút sự quan tâm của họ.

- Chương trình marketing phải gắn với quyền lợi và đảm bảo lợi ích thiết thực của đơn vị tài trợ. Khi quyết định tài trợ, đơn vị tài trợ quan tâm trên hết là quyền lợi của họ có được đảm bảo hay không, và mang lại lợi ích gì từ đó?

- Chương trình đó phải có các hoạt động hấp dẫn, cuốn hút đông đảo người quan tâm và tham gia, đảm bảo tính khả thi, thực tế.

- Đối tượng được tuyên truyền và tham gia phải là đối tượng khách hàng tiềm năng của họ

- Chuẩn bị hồ sơ xin tài trợ một cách kỹ lưỡng, làm nổi lên những thông tin quan trọng: Quyền lợi nhà tài trợ, kế hoạch chương trình, kế hoạch tuyên truyền, dự trù kinh phí…

- Bản dự trù kinh phí phải minh bạch, dễ nhìn. Không nhà tài trợ nào muốn tiền của họ bị sử dụng không rõ ràng và không mang lại lợi nhuận.

Người đi xin tài trợ cần phải có kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, thương lượng và đặc biệt là đặt và dẫn dắt vấn đề theo hướng mong muốn muốn mà đôi bên đều cảm thấy thoải mái. Người đi xin tài trợ tốt nhất nên bao gồm:

- Người vận động tài trợ: Có vai trò làm cầu nối giữa Thư viện và nhà tài trợ

- Người lập ý tưởng, viết chương trình: Họ là người nắm rõ nhất linh hồn của chương trình, họ hiểu thông điệp cần truyền tải, nội dung cụ thể của chương trình hơn tất cả những người khác nên có thể thể hiện nó một cách thuyết phục nhất.

- Người trực tiếp tổ chức sự kiện: Nhà tài trợ có thể muốn biết về sơ đồ mặt bằng để quyết định việc đặt gian hàng tài trợ, muốn biết về quá trình đón khách để có thể phát tờ rơi quảng bá, người tổ chức sự kiện với kinh nghiệm và hiểu biết của mình có thể giải đáp thỏa đáng cho họ.

Vận động tài trợ hiện nay là một công việc khá khó khăn trong hoàn cảnh nền kinh tế bấp bênh. Tuy nhiên, tài trợ đã được xem như một công cụ marketing và đem lại hiệu quả cao hơn hẳn về nhiều mặt so với việc thiết lập sự nhận biết thương hiệu thông qua quảng cáo, nên các doanh nghiệp sẽ vẫn sẵn lòng bỏ tiền ra nếu như trong quá trình xin tài trợ, Trung tâm cho họ thấy họ có lợi ích trong đó.