Hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam

hoạt động, các qui trình hoạt động... với trách nhiệm là phát hiện và thông báo cho nhà quản trị cao cấp những vấn đề trong hoạt động kinh doanh… Mục đích chính của KTNB là đưa ra giải pháp thuyết phục để giải quyết những vấn đề đã phát hiện[104, tr.9].

Theo Báo cáo của Viện Nghiên cứu trực thuộc Văn phòng Tài chính liên bang của Hoa Kỳ, định nghĩa về kiểm toán hoạt động là:

Kiểm toán hoạt động là một hoạt động đánh giá mang tính hệ thống, độc lập trong phạm vi một tổ chức để đánh giá các hoạt động bộ phận được xem như là một dịch vụ cho quản lý. Mục tiêu tổng quát của kiểm toán hoạt động là trợ giúp tất cả các cấp quản lý trong việc thực hiện một cách hiệu quả các trách nhiệm của họ bằng cách cung cấp cho họ sự phân tích về các mục tiêu, những đánh giá khác nhau, các giải pháp và những bình luận có liên quan tới hoạt động được kiểm tra[104, tr.29].

Nói một cách cụ thể hơn, kiểm toán hoạt động chính là quá trình đánh giá về tính kinh tế, tính hiệu quả và tính hiệu lực của các hoạt động trong đơn vị nhằm đưa ra biện pháp để cải thiện những hoạt động được kiểm toán.

Kiểm toán hoạt động được xem là lĩnh vực kiểm toán chủ đạo của KTNB hiện đại. Trong kiểm toán hoạt động, KTV nội bộ có thể đánh giá tính hiệu quả, tác dụng của một phương án kinh doanh, một qui trình công nghệ hoặc một tài sản cố định muốn đưa vào hoạt động… Kiểm toán hoạt động không chỉ dừng lại ở các nghiệp vụ tài chính mà có thể thực hiện trong cả lĩnh vực phi tài chính. Những nội dung kiểm toán hoạt động được KTNB quan tâm nhiều nhất là: Kiểm tra việc huy động, phân phối, sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn lực khác nhau của DN trong hoạt động sản xuất kinh doanh; Kiểm tra tính hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh liên quan tới phân phối, sử dụng thu nhập, bảo toàn vốn và phát triển vốn trong DN; Kiểm tra và đánh giá tính hiệu quả hoạt động của các bộ phận chức năng trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của DN; Kiểm tra và đánh giá thành tích và kết quả thực hiện một chương trình, dự án cụ thể. Mối liên hệ giữa hai lĩnh vực kiểm toán cơ bản do KTNB thực hiện được khái quát trong Bảng Số 1.1.

Bảng Số 1.1. So sánh kiểm toán tài chính và kiểm toán hoạt động

Chỉ tiêu

Kiểm toán tài chính	Kiểm toán hoạt động
Lập kế	Lập kế hoạch thận trọng trước khi	Lập kế hoạch thận trọng trước khi thực hiện kiểm
hoạch	thực hiện	toán
	Cơ sở dẫn liệu (CSDL) quản lý	CSDL quản lý liên quan tới các hoạt động của đơn
Cơ sở dẫn liệu	liên quan tới báo cáo tài chính: Hiện hữu; trọn vẹn; quyền và nghĩa vụ; đánh giá và phân bổ; và	vị là các hoạt động này có thực hiện hiệu quả, hiệu năng, có tiết kiệm không; sự tuân thủ đối với các chính sách của công ty và các qui định của nhà
	trình bày và thể hiện	nước
Kỹ thuật thu	Phỏng vấn, quan sát, kiểm kê,	Sử dụng các kỹ thuật tương tự như các kỹ thuật
thập bằng	kiểm tra tài liệu, tính toán, xác	trong kiểm toán tài chính
chứng	nhận, so sánh
Tính khách	KTV phải độc lập với đơn vị được	KTV phải độc lập với các chức năng hoặc hoạt
quan	kiểm toán	động được kiểm toán.
	Các ý kiến về tính trung thực, hợp	Báo cáo những phát hiện, nguyên nhân, những ảnh
Báo cáo	lý của thông tin trình bày trên báo	hưởng, các kiến nghị để sửa chữa và nâng cao hiệu
	cáo tài chính	quả
Năng lực	Chủ thể kiểm toán phải có kỹ	Phải có các kỹ năng thực hành như một KTV và
của chủ thể	năng phù hợp và chuyên nghiệp	phải biết mở rộng sự hiểu biết đầy đủ về các chức
kiểm toán	như là các KTV độc lập	năng để có thể đánh giá theo mục tiêu và thông tin
	Tuân thủ theo GAAP, Chuẩn mực	Phụ thuộc vào các mục tiêu kiểm toán; KTV có thể
Đặc tính	Kế toán, Chế độ Tài chính Kế	phải tham khảo các hướng dẫn hoặc các tài liệu phổ
	toán hiện hành.	biến để xác định cách thức thực hiện tốt nhất.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 255 trang tài liệu này.

Tiếp đến, KTNB có thể thực hiện kiểm toán liên kết. Kiểm toán liên kết thực chất là sự sáp nhập các loại kiểm toán trên. Loại hình kiểm toán này được áp dụng đầu tiên trong các đơn vị hoạt động công ích sau này mở rộng sang các đơn vị hoạt động vì lợi nhuận. Kiểm toán liên kết là việc thẩm định, soát xét công việc quản lý các nguồn tài chính, nhân lực, vật lực đã uỷ quyền cho người sử dụng theo mục tiêu đặt ra. Với ý nghĩa đó, kiểm toán liên kết hướng tới việc đánh giá tính trung thực và mức độ an toàn của cá nghiệp vụ tài chính, chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB). Bên cạnh đó, kiểm toán liên kết hướng tới đánh giá thành tích và kết quả của việc xây dựng hệ thống thông tin và quản lý cũng như quá trình điều hành để hướng tới tối ưu hoá sử dụng các nguồn lực. Đây sẽ là loại hình kiểm toán mà KTNB phải quan tâm nhiều hơn vì những lợi ích từ phía cộng đồng mà hoạt động KTNB sẽ mang lại. Điều này sẽ ngày

càng trở nên quan trọng hơn ngay cả đối với các DN hoạt động vì lợi nhuận đang phải đối mặt với sự khan hiếm các nguồn lực, sử dụng lãng phí tài nguyên, ô nhiễm môi trường, ...

Trong một cách phân loại khác, kiểm toán được phân chia theo lĩnh vực kiểm toán gồm: kiểm toán thông tin, kiểm toán qui tắc, kiểm toán hiệu quả và kiểm toán hiệu năng. Kiểm toán thông tin là lĩnh vực kiểm toán hướng vào đánh giá độ tin cậy, tính hợp pháp của các thông tin định lượng. Kiểm toán tuân thủ là hoạt động kiểm toán để xác định các hoạt động đã thực hiện có tuân thủ với các hợp đồng, các chính sách của nhà quản lý hoặc luật pháp hay các qui định hiện hành hay không. Kiểm toán tuân thủ nói chung có phạm vi rộng gồm: Điều tra việc tuân thủ các điều khoản hợp đồng; kiểm toán tính tuân thủ các qui định của chính phủ; kiểm toán tính tuân thủ các chính sách của công ty; kiểm toán mức độ đạt được các mục tiêu hoạt động. Với nội dung kiểm toán này, KTV nội bộ thường phải thực hiện các công việc kiểm toán chủ yếu là: Kiểm tra tính tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chế độ quản lý của nhà nước và tình hình chấp hành các chính sách, nghị quyết, quyết định, qui chế của hội đồng quản trị, của ban giám đốc; kiểm tra tính tuân thủ các qui định về nguyên tắc, qui trình nghiệp vụ, thủ tục quản lý của toàn bộ cũng nhu của từng khâu công việc, của từng biện pháp trong hệ thống KSNB của DN; kiểm tra sự chấp hành các nguyên tắc, các chính sách, các chuẩn mực kế toán từ khâu lập chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản, ghi sổ kế toán, tổng hợp thông tin và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, lưu trữ tài liệu kế toán… Các lĩnh vực kiểm toán hiệu quả và kiểm toán hiệu năng liên quan trực tiếp tới việc đánh giá kết quả đạt được với nguồn lực sử dụng để tạo ra chúng, đánh giá kết quả đạt được trong quan hệ với mục tiêu đặt ra. Đây là hai lĩnh vực mới của kiểm toán nói chung và KTNB nói riêng. Trên thực tế, hai lĩnh vực kiểm toán này thường được chú ý trong khu vực công cộng.

Như vậy, KTNB thực hiện đầy đủ các lĩnh vực kiểm toán khác nhau gồm kiểm toán tài chính và kiểm toán hoạt động. Mặc dù kiểm toán tài chính là lĩnh vực kiểm toán phát triển đầu tiên của KTNB nhưng KTNB hiện đại cho rằng kiểm toán hoạt động mới là lĩnh vực ưu tiên của loại hình kiểm toán này. Thực tiễn hoạt động KTNB

tại các quốc gia cho thấy có sự chuyển hướng trong lĩnh vực kiểm toán của KTNB từ kiểm toán tài chính sang kiểm toán hoạt động.

Cũng giống như các tổ chức kiểm toán khác, KTNB cũng thực hiện chức năng chung là xác minh và bày tỏ ý kiến về các đối tượng được kiểm toán. Chức năng xác minh giúp KTV tìm kiếm bằng chứng đầy đủ và đáng tin cậy làm cơ sở để trình bày ý kiến về đối tượng kiểm toán. Các bằng chứng kiểm toán trong KTNB cũng phải thoả mãn các yêu cầu chung như trong những loại hình tổ chức kiểm toán khác. Vì vậy, xuyên suốt quá trình thực hiện KTNB là quá trình tìm kiếm bằng chứng kiểm toán để đưa ra kết luận, đề xuất ý kiến và lập báo cáo kiểm toán. Trong quá trình thực hiện các chức năng này, KTV nội bộ thực hiện các phương pháp kỹ thuật khác nhau có nguồn gốc từ phương pháp kiểm toán chung là: các phương pháp kiểm toán chứng từ và các phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ. Tuy nhiên, do đối tượng KTNB đa dạng, các lĩnh vực kiểm toán do KTNB thực hiện rất khác nhau nên KTNB sử dụng kết hợp các kỹ thuật chung theo cách thức và trình tự khác nhau hình thành hệ thống các phương pháp kỹ thuật riêng theo đối tượng. Tuỳ thuộc vào từng trường hợp cụ thể, từng lĩnh vực kiểm toán cụ thể, các phương pháp kỹ thuật chung sẽ được áp dụng thích hợp để đạt được mục tiêu kiểm toán cụ thể.

1.2. TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1. Nội dung tổ chức kiểm toán nội bộ

Thuật ngữ “tổ chức” có nhiều cách hiểu khác nhau. Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam thì: “Tổ chức là hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích của ác thành viên; cùng nhau hành động vì mục tiêu chung” [21, tr.455]. Một cách hiểu khác, tổ chức là “việc sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc cùng một chức năng chung“ hay “tiến hành một công việc theo cách thức, trình tự nào đó”[58, tr.1662]. Tuy nhiên, thuật ngữ này cũng có thể được hiểu là “tập hợp người được tổ chức theo cơ cấu nhất định để hoạt động vì lợi ích chung”[58, tr.1662]. Trên thực tế, thuật ngữ này nhiều khi được sử dụng lẫn lộn với khái niệm “công tác tổ chức” với ý nghĩa là một quá trình hành động để tạo ra tổ chức. Dưới góc độ nghiên cứu, giảng dạy và thực hành, thuật ngữ “tổ chức” thường được sử dụng rộng rãi với ý nghĩa rộng hơn, nó bao hàm tất cả các vấn đề về

quản lý. Theo đó, khái niệm về “tổ chức” được mô tả “là một cách thức trong đó các nỗ lực làm việc của cá nhân được giao phó và kết hợp (theo kết quả) trong bất kể một DN hay một thực thể có tổ chức nào để đạt được các mục tiêu lớn hơn (về mặt tổ chức)”[54, tr.104]. Trong một tình huống cụ thể, khái niệm này có thể áp dụng như là một phương thức mà một các nhân tự tổ chức các công việc của mình. Theo một nghĩa rộng hơn, khái niệm này có thể áp dụng khi có nhiều người cùng tham gia vào cùng một công việc chung. Như vậy, tổ chức đối với một tổng thể là vô cùng quan trọng, vì mỗi cá nhân hay tập thể (cấu thành) cần biết họ phải làm gì. Nhân viên của tổ chức cần được chỉ đạo về các quan hệ giữa mục tiêu tổng quát với các mục tiêu của các bộ phận cấu thành tổ chức. Trong trường hợp này, tổ chức (nói chung) bao gồm các mối liên hệ giữa các yếu tố trong một hệ thống. Nếu thiếu vằng một “công tác tổ chức” như vậy sẽ làm cho hệ thống tan rã hay “vô tổ chức”. Như vậy, bất kể đơn vị nào cũng cần đến công tác tổ chức. Tuy nhiên, bản thân một hệ thống phức tạp với các mối quan hệ đan xen nhiều chiều, nhiều mục đích khác nhau,... tạo ra những vấn đề về tổ chức phải giải quyết như: phân chia và hợp nhất, hoạch định và thực hiện, quan hệ giữa các cá nhân và sự sắp xếp của tổ chức,...

Liên hệ các khái niệm tổ chức nêu với kiểm toán, khái niệm “tổ chức“ nên được hiểu với ý nghĩa là tập hợp các sắp xếp về tổ chức - được phát triển từ kết quả của quá trình tiến hành công tác tổ chức và gắn với chức năng đặc thù của kiểm toán. Theo đó, tổ chức kiểm toán (nói chung) là một hệ thống có chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng tài chính do các KTV có trình độ nghiệp vụ tương xứng thực hiện dựa trên cơ sở hệ thống pháp lý có hiệu lực. Các yếu tố của xác minh và bày tỏ ý kiến là kiểm toán cân đối, đối chiếu lôgíc, đối chiếu trực tiếp, kiểm kê, thực nghiệm và điều tra… Các yếu tố này cần được kết hợp theo một trình tự khoa học phù hợp với đối tượng cụ thể ở một khách thể xác định. Có nhiều cách kết hợp cụ thể khác nhau và mang lại hiệu quả cụ thể khác nhau. Đó chính là tính nghệ thuật của tổ chức. Tuy nhiên, với góc độ là một khoa học, tổ chức kiểm toán cũng cần và có thể khái quát các cách kết hợp theo các trình tự khoa học chung giữa các yếu tố trong thực tiễn kiểm toán. Về nội dung của tổ chức kiểm toán có thể phân chia thành hai nội dung cơ bản là tổ chức công tác kiểm toán và tổ chức bộ máy kiểm toán.

Theo cách phân chia nội dung tổ chức kiểm toán như vậy, mục tiêu của tổ chức công tác kiểm toán hướng tới việc tạo ra mối liên hệ khoa học và nghệ thuật các phương pháp kỹ thuật kiểm toán dùng để xác minh và bày tỏ ý kiến về đối tượng kiểm toán. Mối liên hệ này xuất phát từ yêu cầu thực hiện chức năng kiểm toán theo từng đối tượng, loại hình, khách thể,… cụ thể của kiểm toán.

Khi đã khẳng định các yếu tố cấu thành hệ thống phương pháp kiểm toán bao gồm cả kiểm toán chứng từ (kiểm toán cân đối, đối chiếu logíc, đối chiếu trực tiếp) và kiểm toán ngoài chứng từ (điều tra, thực nghiệm, kiểm kê), những yếu tố này phải trở thành nhận thức và cả kinh nghiệm trong con người và trở thành cơ chế hoạt động (kể cả phần cứng và phần mềm) của các phương tiện cấu thành bộ máy kiểm toán. Như vậy, tổ chức bộ máy kiểm toán gồm cả con người và phương tiện chứa đựng các yếu tố của kiểm toán để thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến của kiểm toán.

Lý thuyết hệ thống cũng chỉ rõ mối liên hệ lôgic giữa yếu tố, phân hệ và hệ thống. Đó là mối liên hệ giữa cái riêng và cái chung và chúng có thể chuyển hóa cho nhau song sự bao gồm của cái riêng trong cái chung vẫn phải được tôn trọng trong tổ chức bộ máy kiểm toán nói riêng cũng như trong mọi hệ thống tổ chức nói chung. Ngoài ra theo nguyên lý chung của tổ chức bộ máy, bộ máy kiểm toán cũng có thể được tổ chức theo phương thức trực tuyến - tham mưu hoặc phương thức chức năng và có thể chọn loại hình tập trung hay phân tán tùy qui mô và địa bàn hoạt động, tuỳ khả năng và phương tiện điều hành… Mặt khác, kiểm toán thực chất vẫn là hoạt động kiểm tra, kiểm soát đặc biệt. Do đó, tổ chức bộ máy kiểm toán chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau liên quan tới cấp quản lý, truyền thống văn hoá xã hội, hình thức sở hữu và đặc trưng của các họat động. Tổ chức bộ máy kiểm toán vì thế không thể tổ chức theo một khuôn mẫu máy móc. Hơn nữa, khi đã nói tới yếu tố con người là nói tới các quan hệ xã hội, đến truyền thống văn hoá cụ thể. Do đó, tổ chức bộ máy kiểm toán không chỉ mang tính khoa học mà còn mang cả tính nghệ thuật.

Trong trường hợp này tính khoa học của tổ chức bộ máy đòi hỏi phải tạo ra những mối liên hệ giữa các yếu tố, các phân hệ với hệ thống; giữa bản thân hệ thống kiểm toán với các yếu tố khác và cả với môi trường hoạt động của hệ thống này. Trong khi đó, tính nghệ thuật của tổ chức đòi hỏi phải

xử lý các mối liên hệ này thật mềm dẻo để duy trì được biên độ tổ chức ở mức cao nhất thích ứng với từng điều kiện cụ thể về nhân viên, thiết bị và môi trường thực hiện…[41, tr.152].

Như vậy, lựa chọn tổ chức bộ máy kiểm toán thích hợp vừa phải đảm bảo những nguyên tắc chung của lý thuyết về tổ chức, vừa đảm bảo tính chất đặc thù đồng thời phải đáp ứng được mục tiêu của tổ chức được xây dựng. Tổ chức KTNB là hệ thống tổ chức của các KTV do đơn vị tự lập ra theo yêu cầu quản trị nội bộ và thực hiện nền nếp, kỷ cương quản lý. Giống như các mô hình tổ chức nói chung và tổ chức kiểm toán nói riêng, tổ chức KTNB trong một DN có thể khái quát theo hai nội dung cơ bản là tổ chức công tác KTNB và tổ chức bộ máy KTNB.

1.2.2. Qui trình tổ chức công tác kiểm toán nội bộ

Thông thường tổ chức công tác kiểm toán được thực hiện theo một qui trình chung gồm các bước cơ bản là: Bước 1: Chuẩn bị kiểm toán bao gồm tất cả các công việc khác nhau nhằm tạo được cơ sở pháp lý, kế hoạch kiểm toán cụ thể và các điều kiện vật chất cho công tác kiểm toán; Bước 2: Thực hiện kiểm toán là việc thực hiện các công việc trong kế hoạch kiểm toán và chương trình kiểm toán nhằm thu thập bằng chứng để đưa ra kết luận; Bước 3: Kết thúc kiểm toán bao gồm các công việc để đưa ra kết luận kiểm toán, lập báo cáo kiểm toán và giải quyết các công việc phát sinh. Do đặc điểm của KTNB, do mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm toán trong KTNB, sự đa dạng về đối tượng kiểm toán trong KTNB,… nên tổ chức công tác kiểm toán mang những đặc trưng riêng. Đặc trưng trong tổ chức công tác KTNB thể hiện trong qui trình thực hiện, lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch, kết thúc kiểm toán và thực hiện các công việc theo dõi sau kiểm toán. Trình tự tổ chức công tác KTNB trong DN được khái quát theo Sơ đồ 1.1.

Lập kế hoạch kiểm toán nội bộ

Thực hiện kiểm toán nội bộ

Lập báo cáo kiểm KTNB và theo dõi sau kiểm

Sơ đồ 1.1. Trình tự tổ chức công tác KTNB

Bước 1. Lập kế hoạch kiểm toán nội bộ

Đây là giai đoạn đầu tiên bắt đầu cho một cuộc KTNB sau khi có quyết định kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán là sự cân đối tích cực giữa nhu cầu và nguồn lực sẵn có để đạt được mục tiêu kiểm toán. Lập kế hoạch gắn với việc xây dựng các mục tiêu để tận dụng những điều kiện thuận lợi và nguồn lực sẵn có nhằm sử dụng chúng theo cách có hiệu quả nhất. Đối với KTV nội bộ, nguồn lực chính là khả năng chuyên môn, chi phí phục vụ cho hoạt động kiểm toán, danh tiếng của công ty mà các KTV là những thành viên trong đó. Nguồn lực mà KTV sử dụng có thể đang tồn tại nhưng cũng có thể chỉ là những hy vọng của KTV vào tương lai khi hệ thống quản lý tại công ty hoạt động hiệu quả. Các yếu tố môi trường bên trong công ty hay bên ngoài công ty đều có thể ảnh hưởng tới việc sử dụng các nguồn lực. Thông qua đánh giá nguồn lực và môi trường, KTV nội bộ có thể xây dựng các mục tiêu tối ưu. Như vậy, lập kế hoạch trong KTNB được thực hiện được thực hiện theo qui trình chung trong lập kế hoạch kiểm toán, điều cốt yếu trong bước công việc này là xây dựng các mục tiêu. “Lập kế hoạch phải đi kèm với các chương trình hỗ trợ, các chủ trương, biện pháp và cung cấp một sự đảm bảo tốt nhất cho những hoạt động thường xuyên đồng thời thúc đẩy bộ phận KTNB đạt được các mục tiêu trong tương lai”[54, tr.200]. Do đó, lập kế hoạch trong tổ chức công tác KTNB là đề ra hướng đi trong tương lai, là tìm ra những phương sách tốt nhất giúp KTV nội bộ hoàn thành các mục tiêu kiểm toán đã xây dựng.

Trước khi lập kế hoạch kiểm toán, KTV nội bộ thường thực hiện các công việc chuẩn bị kiểm toán theo các nội dung công việc sau đây:

Thứ nhất: Thống nhất mục tiêu kiểm toán

Việc xác định mục tiêu kiểm toán có ý nghĩa rất quan trọng trong toàn bộ tiến trình xây dựng kế hoạch kiểm toán. Mục tiêu kiểm toán sẽ quyết định các phương pháp và thủ tục kiểm toán cần tiến hành, nhân lực và thời gian dự kiến cho một cuộc KTNB. Công việc này đòi hỏi bộ phận KTNB phải có hiểu biết rõ ràng về các mục tiêu và những yêu cầu của nhà quản lý.

Thực hiện bước công việc này không dễ dàng đối với đối với các KTV nội bộ vì không phải lúc nào những KTV này cũng hoàn toàn chủ động thực hiện các công việc