Hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam

Về mặt lý thuyết, báo cáo KTNB chỉ gửi cho hội đồng quản trị và đơn vị trực thuộc được kiểm toán nên báo cáo này không được tiêu chuẩn hoá. Tuy nhiên, do tính chất đặc thù của ngành xây dựng và gắn liền với những đặc điểm hoạt động của TCT xây dựng mà báo cáo KTNB nên được chuẩn hoá theo các nội dung cơ bản. Thông thường một báo cáo KTNB nên bao hàm những nội dung cơ bản sau đây: Một là, Thông báo về mục tiêu và phạm vi kiểm toán; Hai là, Tóm tắt những công việc chung đã hoàn thành trong kiểm toán; Ba là, Tóm tắt những vấn đề phát hiện trong kiểm toán; Bốn là, Đề xuất những kiến nghị để cải thiện tình hình; Năm là, Bình luận của nhà quản lý.

Bước 4: Theo dõi thực hiện các kiến nghị

Công việc cuối cùng của một cuộc KTNB là KTV thực hiện trách nhiệm của mình đối với báo cáo. Theo ý tưởng này, các chính sách của đơn vị nên đặt ra yêu cầu chủ nhiệm của đơn vị kiểm toán có trách nhiệm viết báo cáo trong một khoảng thời gian cụ thể. Tuy nhiên, giai đoạn cuối cùng nên được mở rộng để xác định tính phù hợp của các phương pháp đo lường do các KTV áp dụng trong thực hiện các đề xuất cải tiến. SPPIA cũng cho rằng, “các KTV nội bộ nên thực hiện để chắc chắn rằng các hành động phù hợp được chọn trong báo cáo các vấn đề tìm thấy trong quá trình kiểm toán”[54, tr.59]. Ngoài ra, KTV nội bộ cũng nên xem xét, đánh giá lại kết quả thực hiện những ý kiến đã đề xuất trong lần kiểm toán trước. Việc đánh giá này nên được thực hiện trong lần kiểm toán tiếp sau. Cơ sở cho quá trình đánh giá là những kiến nghị đã đề xuất, mức độ thực hiện và kết quả đạt được.

Do tính chất đặc thù trong lĩnh vực xây dựng, để có thể xây dựng một qui trình phù hợp với đơn vị mình, KTV nội bộ và bộ phận KTNB tại các TCT xây dựng phải thực hiện khảo sát kỹ lưỡng và phải áp dụng thử tại một hoặc một vài đơn vị điển hình trước khi nhân rộng cho toàn bộ TCT. Kết quả thử nghiệm qui trình kiểm toán cần được đánh giá thận trọng, thậm chí cần đánh giá của các chuyên gia kiểm toán bên ngoài. Điều này là cần thiết để có thể hoàn thiện qui trình, giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra trong khi áp dụng qui trình này cho toàn bộ các cuộc KTNB ở TCT xây dựng.

3.3.3. Xây dựng qui chế kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam

Qui chế KTNB đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động KTNB trong đơn vị có tổ chức bộ phận này. Hiện nay, hầu hết các TCT xây dựng có tổ chức bộ phận KTNB không ban hành qui chế KTNB. Kết quả khảo sát tại các TCT xây dựng cho thấy tỷ lệ xây dựng qui chế này rất thấp – Có 02/8 (chiếm 25%) TCT xây dựng (có KTNB) có xây dựng qui chế KTNB. Đối với các đơn vị có tổ chức KTNB khác, thực hiện KTNB dựa theo qui chế KTNB mẫu do Bộ Tài chính ban hành đồng thời dựa vào qui chế quản lý tài chính trong TCT. Thực tế khảo sát cũng cho thấy, mặc dù có qui chế kiểm toán nhưng thực tế qui chế này lại rất chung chung, khó áp dụng và chưa xuất phát từ thực tế hoạt động của ngành nghề, không dựa trên đặc điểm của tổ chức KTNB ở tại TCT xây dựng. Do đó tính ứng dụng của các quy chế rất thấp. Bên cạnh đó, việc xây dựng qui chế khá chi tiết nhưng lại “dập khuôn” theo quy chế mẫu của Bộ Tài chính đã làm giảm tính thực tiễn của những văn bản này trong TCT xây dựng.

Trong khi thực hiện KTNB, bộ phận KTNB phải có qui chế KTNB - Đây là yêu cầu mang tính bắt buộc. Việc xây dựng qui chế này càng trở nên quan trọng hơn khi KTNB ở Việt Nam chưa có chuẩn mực riêng cho KTNB, trong điều kiện hầu hết các DNXD chưa có nhiều kinh nghiệm KTNB và thiếu cơ sở đảm bảo phát triển bền vững cho loại hình kiểm toán này như tại các quốc gia phát triển. Bên cạnh đó, các văn bản pháp lý có liên quan tới KTNB còn thiếu và còn có nhiều điểm chưa thích hợp. Ban hành qui chế KTNB để điều tiết hành vi của KTV nội bộ cũng như các bên có liên quan trong quá trình thực hiện KTNB là vô cùng cần thiết cho hoạt động của các TCT xây dựng Việt Nam hiện nay.

Để xây dựng một qui chế KTNB, các TCT xây dựng Việt Nam cần phải dựa vào những yếu tố cơ bản sau:

Một là, Qui chế mẫu của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc tổ chức và hoạt động cho bộ phận KTNB;

Hai là, Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của DNXD cũng như là những đơn vị thành viên kể cả những vấn đề đặc biệt trong ngành;

Ba là, Đặc điểm về mô hình tổ chức quản lý cùng với những định hướng phát triển của ngành, của Nhà nước trong lĩnh vực xây dựng;

Bốn là, Đặc điểm về tổ chức nhân sự trong TCT cũng như là khả năng và tiềm lực sẵn có tại TCT;

Năm là, Đánh giá thực trạng hoạt động, những vấn đề yếu kém trong quản lý;

Sáu là, Các tiêu chuẩn và mô hình tổ chức KTNB quốc tế, kể cả các chuẩn mực thực hành KTNB đang được áp dụng.

Qui chế KTNB nên có những đặc điểm riêng phù hợp với những đặc trưng hoạt động và mô hình tổ chức của mỗi TCT xây dựng. Tuy nhiên, qui chế KTNB phải bao hàm được những nội dung cơ bản sau đây:

Một là, Xác định mô hình tổ chức bộ phận KTNB trong TCT xây dựng một cách rõ ràng;

Hai là, Qui định quyền hạn và trách nhiệm của KTNB trong TCT xây dựng;

Ba là, Các lĩnh vực kiểm toán của KTNB. Đây là nội dung rất quan trọng của Qui chế, nó xác định những lĩnh vực, nội dung kiểm toán trong một cuộc KTNB. Việc xác định đúng lĩnh vực kiểm toán sẽ ảnh hưởng lớn tới xu hướng phát triển của bộ phận này trong TCT;

Bốn là, Qui trình thực hiện KTNB. Một qui trình chung thực hiện KTNB phải gắn với các lĩnh vực kiểm toán của bộ phận này đồng thời phải đảm bảo sự kết hợp các hoạt động khác trong khi thực hiện kiểm toán;

Năm là, Lập kế hoạch kiểm toán hàng năm, hoặc lập kế hoạch kiểm toán dài hạn trong nhiều năm tài chính (5 năm hoặc 10 năm). Đồng thời với việc xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng quát hoặc chiến lược, phải xây dựng chương trình kiểm toán và ban hành các tiêu chuẩn trong đánh giá tính hiệu quả, hiệu lực và tính kinh tế;

Sáu là, Tiêu chuẩn đối với KTV, đặc biệt là tiêu chuẩn về đạo đức;

Bẩy là, Qui định về đào tạo, tuyển dụng, bồi dưỡng và đãi ngộ KTV nội bộ.

3.3.4. Xây dựng hệ thống kiểm soát chất lượng cho kiểm toán nội bộ trong tổng công ty xây dựng Việt Nam

Chất lượng KTNB chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau. Khi thực hiện KTNB, việc đánh giá chất lượng của cuộc kiểm toán chưa được nhà quản lý quan tâm: Trong các TCT xây dựng có tổ chức KTNB, chưa có đơn vị nào thực hiện đánh giá chất lượng của các cuộc KTNB một cách có hệ thống. Hầu hết, việc đánh giá đều

thường chỉ tập trung vào vấn đề hoàn thành kế hoạch kiểm toán. Thực tế này phần nào đã lý giải tại sao tổ chức KTNB trong TCT xây dựng thường chỉ thực hiện kiểm toán tài chính, KTNB chỉ thực hiện lập kế hoạch kiểm toán cho toàn bộ TCT mang tính chất quản lý hành chính, kỹ thuật kiểm toán chủ yếu là kiểm tra chi tiết,…Sự phát triển của các TCT xây dựng và KTNB đặt ra vấn đề kiểm soát chất lượng của KTNB ngày càng cấp thiết.

“Chất lượng là cái tạo nên bản chất sự vật, làm cho sự vật này khác với sự vật kia”[58, tr.331]. Kiểm soát chất lượng nói chung chính là quá trình soát xét tất cả các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu, Chế độ Đo lường Chất lượng đã đặt ra. Kiểm soát chất lượng kiểm toán mang những đặc điểm chung và có những đặc điểm riêng. KTNB thực hiện chức năng cung cấp một “dịch vụ cho một tổ chức” nên kiểm soát chất lượng KTNB cần tổ chức theo hai nội dung cơ bản là kiểm soát chất lượng kiểm toán trong toàn đơn vị và kiểm soát chất lượng cho từng cuộc KTNB.

Với kiểm soát chất lượng kiểm toán trong toàn đơn vị cần xác định rõ những yếu tố sau đây:

Một là, Xác định rõ mô hình tổ chức của TCT xây dựng, cách thức tổ chức các bộ phận trong TCT đặc biệt là vị trí của bộ phận KTNB trong TCT xây dựng. Như đã phân tích ở trên, để đảm bảo phát huy hiệu quả của bộ phận KTNB trong các TCT xây dựng, mô hình tổ chức bộ phận KTNB độc lập trực thuộc tổng giám đốc của TCT là một mô hình lý tưởng.

Hai là, Trong quan hệ với các bộ phận khác của TCT xây dựng cần phải xác định rõ cơ cấu trao đổi thông tin, đặc biệt là ban kiểm soát của TCT. Ai kiểm soát hoạt động của bộ phận KTNB trong các TCT xây dựng đang là vấn đề có ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng của KTNB. Thực tế cho thấy, tại các TCT xây dựng nếu bộ phận KTNB trực thuộc ban kiểm soát thì bộ phận này sẽ thực hiện kiểm soát tất cả các hoạt động của bộ phận KTNB. Tuy nhiên, cách thức tổ chức như vậy lại gây trở ngại cho bản thân hoạt động của bộ phận KTNB vì chức năng của hai bộ phận khác nhau. Trên thực tế, KTNB trong TCT xây dựng có liên quan tới nhiều khâu, liên quan tới nhiều bộ phận. Kiểm soát chất lượng KTNB toàn TCT đòi hỏi phải có sự phối hợp của các bộ phận có liên quan. Tuy nhiên, đứng trên góc độ quản lý tổng thể, nhà quản lý cao nhất phải thực hiện kiểm soát đối với hoạt động của bộ phận này. Thực tế hoạt động KTNB

trong các TCT xây dựng, tổng giám đốc hoặc chủ tịch hội đồng quản trị phải là những người chịu trách nhiệm kiểm soát với chính những phương sách mà họ sử dụng. Trước mắt, việc kiểm soát nên được thực hiện thông qua việc kiểm tra kỹ lưỡng kế hoạch kiểm toán hàng năm, hàng quí của bộ phận KTNB. Tiếp đến, nhà quản lý có thể kiểm soát chất lượng toàn bộ KTNB trên cơ sở ban hành các qui trình chung thực hiện kiểm toán, chiến lược phát triển kiểm toán, kiểm soát trong hoạt động tuyển dụng, đào tạo và sử dụng nhân viên kiểm toán. Nhà quản lý phải thực hiện đánh giá hàng năm đối với hoạt động KTNB trên cơ sở: các tiêu chuẩn quản lý chất lượng đã đăng ký (ISO), mức độ hoàn thành kế hoạch kiểm toán, …

Với kiểm soát chất lượng của từng cuộc KTNB. Chất lượng của một cuộc kiểm toán phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như: Kế hoạch kiểm toán, số lượng KTV, chất lượng KTV, phương pháp kiểm toán và hệ thống giấy tờ làm việc của KTV, qui chế kiểm toán,… áp dụng trong cuộc kiểm toán cụ thể. Vì thế việc kiểm soát chất lượng của một cuộc kiểm toán phải thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp khác nhau. Để kiểm soát chất lượng của một cuộc KTNB trong các TCT xây dựng phải thực hiện những vấn đề sau đây:

Một là, Kiểm toán phải tuân thủ theo qui trình, kế hoạch và chương trình kiểm toán đã xây dựng;

Hai là, Phân biệt các loại kế hoạch kiểm toán và xây dựng kế hoạch kiểm toán thích hợp với từng khách thể kiểm toán và từng cuộc kiểm toán cụ thể;

Ba là, Lựa chọn KTV và phân công công việc cho KTV phải đảm bảo lựa chọn KTV đủ năng lực trình độ trong lĩnh vực kiểm toán, lựa chọn trưởng nhóm kiểm toán phải có khả năng lãnh đạo cuộc kiểm toán và phải cân đối khối lượng công việc kiểm toán với số lượng KTV lựa chọn;

Bốn là, Xây dựng hệ thống giấy tờ hay sổ tay KTV nội bộ để ghi chép và tổng hợp kết quả kiểm toán cho từng cuộc kiểm toán đồng thời phải phục vụ cho mục đích lưu trữ;

Năm là, Xác định nội dung kiểm toán rõ ràng: kiểm toán hoạt động, kiểm toán tài chính. Trên cơ sở đó, cần phân chia nội dung kiểm toán thành các phần hành kiểm toán cụ thể. Đây là cơ sở quan trọng cho việc thiết kế chương trình kiểm toán.

Định kỳ, bộ phận KTNB phải được đánh giá về quá trình hoạt động. Về chất lượng của cuộc kiểm toán, bộ phận KTNB có thể được đánh giá dựa vào: Đánh giá của các thành viên trong ban kiểm soát (tổ chức họp kín để đánh giá); khảo sát sau kiểm toán; so sánh với qui chế kiểm toán hoặc cơ sở thực hành kiểm toán; đánh giá từ bên ngoài (thuê KTĐL). Về hiệu quả của cuộc kiểm toán, thước đo để đánh giá tính hiệu quả của bộ phận này chính là kế hoạch kiểm toán đã xây dựng (khối lượng công việc kiểm toán hoàn thành); độ dài thời gian phát hành báo cáo kiểm toán; kết quả của những đề xuất kiểm toán đã đưa ra và thực tế đạt được.

3.3.5. Xây dựng kế hoạch kiểm toán dài hạn cho kiểm toán nội bộ trong các tổng công ty xây dựng Việt Nam

Kế hoạch kiểm toán là sự cân đối tích cực giữa nhu cầu với nguồn lực sẵn có. Kế hoạch kiểm toán có thể phân chia thành ba loại là kế hoạch kiểm toán chiến lược, kế hoạch kiểm toán tổng quát và kế hoạch kiểm toán chi tiết hay chương trình kiểm toán. Trong các TCT xây dựng, bộ phận KTNB thường xây dựng kế hoạch kiểm toán hàng quí, hoặc một năm (chủ yếu). Tổng giám đốc hoặc hội đồng quản trị sẽ phê duyệt kế hoạch này. Thực chất kế hoạch kiểm toán như vậy đã được bộ phận KTNB sử dụng như một kế hoạch kiểm toán tổng quát. Lý luận chung đã chỉ rõ, kế hoạch kiểm toán tổng quát phải là kế hoạch cho một cuộc kiểm toán cụ thể. Kế hoạch kiểm toán chi tiết phải là kế hoạch kiểm toán cho một đối tượng cụ thể. Kế hoạch kiểm toán dài hạn có phạm vi rộng hơn cả. Kế hoạch này phản ánh những “bước đi” của KTNB trong tương lai. Đối chiếu với thực trạng KTNB tại các TCT xây dựng hiện nay, việc lập kế hoạch mang ý nghĩa hành chính nhiều hơn là tác nghiệp kiểm toán. Việc lập kế hoạch kiểm toán còn nhiều hạn chế: KTNB trong các TCT không lập kế hoạch kiểm toán chiến lược; kế hoạch kiểm toán tổng quát không đầy đủ, chỉ gồm những thông tin về mục tiêu kiểm toán (cho mỗi khách thể), kế hoạch về thời gian kiểm toán; hầu hết không thiết kế chương trình kiểm toán (thường kiểm tra bằng kinh nghiệm) hoặc có chương trình kiểm toán cho một vài khoản mục trên báo cáo tài chính (đơn giản, không thể hiện trên văn bản). Do loại hình kiểm toán hoạt động thường không được thực hiện nên tất cả các bộ phận KTNB trong TCT xây dựng không xây dựng bất cứ loại kế hoạch nào có liên quan.

Kiểm toán hoạt động là một loại hình kiểm toán có phạm vi rất rộng nhưng lại là loại hình kiểm toán chủ yếu của KTNB. Trong kiểm toán hoạt động, việc đánh giá tính kinh tế, tính hiệu quả, tính hiệu lực của các chương trình, dự án, các chiến lược kinh doanh của TCT có thể phải thực hiện nhiều năm. Trong khi đó, các hoạt động của TCT lại rất đa dạng, phân tán về địa lý, liên quan tới nhiều đơn vị thành viên, … Do đó, yêu cầu KTNB phải thực hiện kiểm toán hoạt động trong một năm sẽ không thể hoàn thành. Vì những lý do trên, việc lập kế hoạch KTNB dài hạn cho hoạt động kiểm toán toàn TCT xây dựng là vô cùng cần thiết. Bên cạnh đó, khi đã xác định khách thể kiểm toán, kế hoạch kiểm toán tổng quát cho một cuộc kiểm toán không thể thiếu để đảm bảo đạt được các mục tiêu kiểm toán trong dài hạn. Với một cuộc kiểm toán cụ thể, những bước kiểm toán cho một đối tượng cụ thể (có thể được “chuẩn” hoá tại TCT) phải được xây dựng trong chương trình kiểm toán của KTNB tại mỗi TCT xây dựng.

Trong khi xây dựng kế hoạch kiểm toán dài hạn cho KTNB trong TCT xây dựng cần phải xem xét tới các yếu tố sau đây:

Một là, Nhiệm vụ, chiến lược kiểm toán và cơ sở thực hiện kiểm toán;

Hai là, Qui mô hiện tại của TCT xây dựng và kỳ vọng về sự phát triển của đơn vị trong thời gian tới (có thể là 5 năm tới 10 năm);

Ba là, Đặc điểm của hoạt động xây dựng cụ thể (đơn vị đang hoạt động), chiến lược phát triển của Ngành Xây dựng, định hướng của Chính phủ trong phát triển DN nói chung và các TCT nhà nước hoạt động xây dựng;

Bốn là, Các chức năng quan trọng nhất trong TCT xây dựng và những vấn đề có thể ảnh hưởng tới các lĩnh vực hoạt động trong đơn vị;

Năm là, Ảnh hưởng của hoạt động ngoại kiểm đối với TCT xây dựng; Sáu là, Tình hình tài chính của TCT xây dựng.

Trong khi xây dựng kế hoạch kiểm toán dài hạn, bộ phận KTNB cần tập trung vào những lĩnh vực then chốt trong các TCT xây dựng, của các đơn vị thành viên hay bộ phận được kiểm toán. Các lĩnh vực này có thể chia theo các khu vực khác nhau gồm: Hoạt động sản xuất; tài chính và kế toán; bán hàng và marketing; quản lý. Trong mỗi nhóm hoạt động trên, KTNB có thể tập trung vào một số lĩnh vực cụ thể mà TCT quan tâm. Việc lựa chọn các lĩnh vực cụ thể tương ứng với mỗi

khu vực hoạt động để thực hiện kiểm toán sẽ khác nhau trong mỗi TCT xây dựng (do tổng giám đốc quyết định). Ví dụ về một cách phân chia theo khu vực hoạt động thể hiện trong Bảng Số 3.3.

Bảng Số 3.3. Nội dung kiểm toán KTNB theo lĩnh vực hoạt động

Lĩnh vực kiểm toán

Nội dung kiểm toán nội bộ

Sản xuất

1- Tư vấn, giám sát và thẩm định; 2 - Chức năng mua; 3 - Chức năng thiết kế, thi công; 4 - Chức năng đấu thầu; 5 - Kiểm soát chất lượng NVL, chất lượng công trình; 6 - Kiểm soát, sử dụng,

và bảo dưỡng TSCĐ; 7 - Tuyển dụng, đào tạo, sử dụng lao động;

Tài chính và kế toán

Bán hàng và Marketing

Quản lý hành chính

1- Lập kế hoạch và dự toán; 2- Kiểm soát chi phí và tính giá; 3- Kiểm soát hàng tồn kho; 4- Hệ thống kiểm soát lao động, tiền lương; 5- Kế toán tiền; 6- TSCĐ và khấu hao TSCĐ; 7- Nợ phải thu và các chính sách thu hồi vốn

1- Xử lý hợp đồng; 2- Hoạt động marketing; 3- Chức năng “dịch vụ khách hàng”.

1- Chức năng nhân sự; 2- Xử lý dữ liệu; 3- Quản lý hợp đồng; 4- Chức năng tiền lương; 5- Chức năng bảo đảm an toàn lao động; 6-

Quan hệ với ngành.