đánh giá. Những tiêu chuẩn này là một cách thức đo lường đối với khối lượng phương tiện vật chất được sử dụng để sản xuất khá đồng nhất, có thể định lượng. Các tiêu chuẩn liên quan tới hoạt động xây dựng có thể do các cơ quan có thẩm quyền qui định.
Để sử dụng các tiêu chuẩn, KTV sẽ thực hiện tính toán các chỉ số tương ứng. Trên có sở đó, so sánh kết quả với mục tiêu và các tiêu chuẩn đã đặt ra. Trong Bảng Số 3.7 trình bày dưới đây, Tác giả xin đề xuất một số cách thức tính toán các chỉ tiêu (tiêu thức) đánh giá hiệu quả tương ứng với tiêu chí sử dụng (yếu tố sử dụng trong đánh giá) trong các TCT xây dựng Việt Nam.
Bảng Số 3.7. Tiêu chí đánh giá hiệu quả đối với các hoạt động có thể đo lường được
Tiêu chí đánh giá tương ứng | |
Tiêu chuẩn kỹ thuật | Giá trị thực tế/tiêu chuẩn, sau đó so sánh với các tiêu chuẩn cũ. |
Khối lượng đầu ra | Khối lượng đầu ra được sản xuất so sánh với định mức, kế hoạch hoặc năng lực sản xuất. |
Sử dụng thực tế các nguồn lực như máy móc, thiết bị xây dựng, | |
Sử dụng nguồn lực | nguồn tài chính, nhân lực với dự đoán hoặc kế hoạch sử dụng |
nguồn lực. | |
Hiệu suất | Tính toán tương quan thực tế đầu vào/đầu ra, sau đó so sánh với tiêu chuẩn. |
Chất lượng | Chất lượng thực tế, so sánh với tiêu chuẩn của ngành, tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam. |
Mức độ phục vụ | Mức độ phục vụ thực tế với tiêu chuẩn phục vụ |
Thời gian thi công, | Thời gian thi công, sản xuất thực tế với thời gian định mức, hoặc |
sản xuất | kế hoạch hoàn thành hoặc khả năng của đơn vị. |
Tận dụng năng lực | Sử dụng thực tế năng lực của máy móc thiết bị, nguồn lực tài |
máy móc | chính, nhân lực với công suất thiết kế, năng lực, khả năng. |
Thời gian thiếu | Thời gian thiếu theo % so với các định mức, kế hoạch. |
Có thể bạn quan tâm!
-
Hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam - 20 -
Hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam - 21 -
Hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam - 22 -
Hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam - 24 -
Hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam - 25 -
Hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam - 26
Xem toàn bộ 255 trang tài liệu này.
Ngoài cách trên, KTNB có thể đánh giá theo chất lượng công trình hoàn thành thông qua số công trình phải sửa chữa, phải bảo dưỡng, bị phạt hoặc không được nghiệm thu vì chất lượng không đảm bảo. KTV cũng có thể đánh giá năng lực của đơn vị thành viên theo thời gian hoàn thành công trình, theo khối lượng công việc hoàn thành,… so với tiêu chuẩn đã xây dựng. Bên cạnh đó, KTV cũng có thể đánh giá bằng cách so sánh với các đơn vị khác cùng điều kiện và cùng hoạt động trong một lĩnh vực.
Nhìn chung, các tiêu chuẩn trên biểu thị hiệu quả của DNXD có thể được KTV nội bộ sử dụng để đánh giá hiệu quả dựa vào các tiêu chuẩn mà đơn vị thành viên, TCT xây dựng Việt Nam, ngành, hoặc hệ thống những tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) hoặc quốc tế (ISO).
Với Tiêu chí đánh giá hiệu quả trong những hoạt động khó lượng hoá, đo lường được, thường nảy sinh trong hoạt động đánh giá hiệu quả của một dự án, một chiến lược đầu tư, một phương án kinh doanh hay những nhiệm vụ khác nhau của các bộ phận ở trong TCT xây dựng đặc biệt là trong khối hành chính. Trong trường hợp này, tiêu thức để đánh giá hiệu quả cần phải được xây dựng dựa trên tất cả những thông tin về điều hành dự án, quá trình lập dự án, chiến lược hay phương án kinh doanh,... Trên cơ sở đó, KTV nội bộ có thể lựa chọn các tiêu thức để đánh giá tính hiệu quả của các hoạt động trên theo những câu hỏi gợi ý sau đây:
Một là, Khả năng khai thác giá trị đầu ra có được từ hoạt động này: Đầu ra được tạo ra là cần thiết hay có thể sử dụng được không? Nhiệm vụ được thực hiện có đem lại giá trị cho đầu ra theo mục tiêu đặt ra hay không?
Hai là, Qui mô và chi phí của một chức năng, một dự án,… trong tương quan với qui mô và chi phí của toàn bộ những hoạt động trong đơn vị hoặc của ngành liên quan như thế nào?
Ba là, Các cuộc kiểm tra công tác điều hành, giám sát có phù hợp không? Các hoạt động nhằm giảm bớt việc sử dụng các phương tiện vật chất trong việc sản xuất đầu ra có cần thiết không?
Thứ hai: Các tiêu chuẩn đánh giá hiệu năng quản lý
Bộ phận KTNB trong TCT có thể thực hiện đánh giá hiệu năng quản lý của ban giám đốc, của việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị thành viên, ở các bộ phận độc lập khác trong TCT xây dựng Việt Nam. Để đánh giá về tính hiệu năng, theo Tác giả, bộ phận KTNB trong các TCT xây dựng Việt Nam có thể dựa vào các tiêu thức sau đây trong quá trình thực hiện đánh giá gồm:
Một là, Các tiêu thức liên quan tới nâng cao hiệu quả: KTV nội bộ có thể xem xét theo các nhóm tiêu chí có liên quan. KTV có thể lựa chọn nhóm các tiêu chí gồm: Các tiêu chí liên quan tới việc nhà quản lý lựa chọn phương hướng, giải pháp để thực hiện các chương trình, phương án trong kinh doanh, mở rộng sản xuất,…; tiêu chí liên quan tới cải tiến các phương pháp hoạt động sẵn có (phương án thi công, cải tiến sử dụng phương tiện thiết bị,…); các tiêu chí có liên quan tới việc sử dụng công nghệ và tự động hoá; các tiêu chí đề cập tới những nỗ lực của nhà quản lý để giảm chi phí đầu vào.
Trong Bảng Số 3.8 trình bày dưới đây, Tác giả xin đề xuất một số nhóm tiêu chí và những tiêu chí cụ thể phục vụ đánh giá tính hiệu năng do KTV nội bộ thực hiện tại các TCT xây dựng Việt Nam.
Bảng Số 3.8. Tiêu chí đánh giá nâng cao hiệu năng
Tiêu chí đánh giá tương ứng | |
Các tiêu chí liên quan tới | a.Đơn vị được kiểm toán có thực hiện việc điều tra, phân tích và nghiên cứu về khả năng thực thi của các phương án, giải pháp không? b.Việc áp dụng phương pháp mới thì hiệu quả có tăng không? c.Có thực hiện việc giao thầu? Nếu có cần xem xét các yếu tố có liên quan như chi phí, thời gian, chất lượng,… có giám sát hay không? a. Cơ chế nào của đơn vị để các cá nhân có thể phát hiện ra sự lãng phí, trùng lặp,…? b. Có qui trình mang tính hệ thống cho các nhà chuyên môn riêng không? c. Có dự án nâng cao hiệu quả nào trong những năm gần đây không? nếu có thì phạm vi, kết quả và chi phí cho nó ra sao? a. Có kế hoạch hiện đại hoá, tự động hoá trong hoạt động xây dựng như thế nào? b. Các bộ phận lúc trước thực thi thủ công nay tự động hoá ra sao? |
việc nhà quản lý lựa | |
chọn phương hướng, giải | |
pháp để thực hiện các | |
chương trình, phương án | |
trong kinh doanh | |
Tiêu chí liên quan tới | |
việc cải tiến các phương | |
pháp hoạt động sẵn có | |
Các tiêu chí có liên quan | |
tới việc sử dụng công | |
nghệ và tự động hoá |
c. Có nghiên cứu khả thi trước khi thực hiện không?
d. Chi phí cho hoạt động này với lợi ích mà nó mang lại có theo dự tính hoặc hợp lý không?
a. Có bằng chứng về việc đã kiểm tra các khả năng về mua, tự sản xuất,
Các tiêu chí đề cập tới cho thuê hoặc giao thầu không?
những nỗ lực của nhà b. Có thực hiện việc phân tích để tìm cách giảm chi phí một cách đều
quản lý để giảm chi phí đặn không?
đầu vào c. Bằng chứng về các chức năng hỗ trợ?
d. Có các hồ sơ dự án, hay các chương trình bị chậm trễ do có quá nhiều
cấp quản lý hoặc thẩm quyền quản lý không đủ hay không?
Hai là, Các tiêu chí về hệ thống quản lý và các phương pháp thực hành quản lý (trong đánh giá hiệu lực) của các TCT xây dựng gồm: các tiêu chí về kế hoạch chiến lược; các tiêu chí về kế hoạch hoạt động; các tiêu chí về quản lý ngân sách và phân bổ các nguồn lực; các tiêu chí về hệ thống và qui trình hoạt động; các tiêu chí liên quan tới hoạt động giám sát và kiểm tra. Chi tiết các tiêu chí này do Tác giả đề xuất được trình bày trong Bảng Số 3.9.
Bảng Số 3.9. Tiêu chí hệ thống quản lý và các phương pháp thực hành quản lý
Tiêu chí đánh giá tương ứng | ||
Các tiêu chí | a. b. c. d. a. b. c. d. a. b. | Có phân tích rủi ro để cân nhắc về chi phí hiệu quả với chi phí để khắc phục? Có dự án nghiên cứu riêng để đạt được hiệu quả mà chi phí thấp hơn không? Có dự kiến các cuộc phân tích thị trường, phân tích yêu cầu để phát hiện và kiểm tra nhu cầu của khách hàng? Chiến lược có đòi hỏi phải thay đổi lại cơ cấu đơn vị không? Kế hoạch có được quan tâm tới rủi ro và hậu quả kèm theo không? Các giá trị bằng tiền với khối lượng đầu ra có được tính toán trên cơ sở thực tế không? Các phương pháp thực hành và những phương pháp cải tiến Các định mức cho khối lượng đầu ra, mức độ đáp ứng nhu cầu khách hàng và chi phí có sát thực không? Có áp dụng phương pháp để dự báo về đầu ra và việc sử dụng nguồn lực lao động không? Lao động mang tính thời vụ có được quan tâm tới khi dự trù về nguồn lực không? |
về kế hoạch | ||
chiến lược | ||
Các tiêu chí | ||
về kế hoạch | ||
hoạt động | ||
Các tiêu chí | ||
về quản lý | ||
ngân sách | ||
và phân bổ |
c. d. e. f. g. a. a. b. c. d. e. | Có thực hiện phân chia thứ tự ưu tiên trong sử dụng và phân bổ nguồn lực không? Có quan tâm tới những lý do của việc dự báo tăng hoặc giảm nguồn lực với năm trước không? Có quan tâm tới sự thay đổi xu hướng trong thời gian gần đây không? Có sự bổ sung cần thiết đối với các đơn vị, bộ phận, đơn vị thành viên trong quá trình cạnh tranh hay không? Bằng chứng về sử dụng ngân sách lãng phí? Hệ thống và tiến trình hoạt động có được lên chương trình theo các mục tiêu cụ thể có liên quan hay không? Ví dụ, các thiết bị phụ trợ có đảm bảo đáp ứng hiệu suất của máy thi công hay không?... Có kế hoạch chính xác không? ( Ví dụ, kế hoạch không chính xác dẫn tới sự đình trệ của máy móc thi công) Có sự phối hợp phù hợp giữa các lực lượng lao động để tránh chồng chéo, ách tắc? Phương thức giám sát cho phù hợp, có gây ách tắc không? Thông tin về các hoạt động có được cập nhật hàng ngày, hàng tháng cho cấp phù hợp không? Người quản lý có được thông báo đầy đủ, đều đặn về thông tin quản lý có liên quan không? |
lực |
Các tiêu chí |
về hệ thống |
và qui trình |
hoạt động |
Các tiêu chí |
liên quan tới |
hoạt động |
giám sát và |
kiểm tra |
Ba là, Tiêu chí liên quan tới môi trường làm việc: Môi trường làm việc cần được sắp xếp theo hướng hiệu quả. Lực lượng lãnh đạo và nhân viên cần thể hiện đầy đủ các quyền tham gia ý kiến và có trách nhiệm đóng góp vào việc thực hiện các mục tiêu về hiệu quả. Theo nội dung này, KTV nội bộ có thể đánh giá tính hiệu năng trên cơ sở các tiêu chí chia thành các nhóm sau:
Trước hết là các tiêu chí đánh giá việc coi trọng tính hiệu quả trong hoạt động: Các bằng chứng chứng minh việc nhà quản lý coi trọng hiệu quả trong hoạt động. Ví dụ, nhà quản lý khuyến khích cấp dưới quyền trình bày các sáng kiến, lắng nghe sáng kiến, giải pháp thi công nhanh mà vẫn đảm bảo kỹ thuật, ứng dụng công nghệ mới trong thi công, sản xuất vật liệu,...
Tiếp đến là các tiêu chí phản ánh quan điểm của nhà quản lý là hướng theo khách hàng và dịch vụ vì khách hàng. Các yếu tố về cơ chế, chính sách kể cả những hệ thống tiếp nhận ý kiến phản hồi từ phía khách hàng có được đơn vị thiết lập hay không? Tiếp nhận ý kiến, nhà quản lý có xử lý không?...
Sau đó là tiêu chí liên quan tới trách nhiệm báo cáo. Nhiệm vụ, thẩm quyền, quyền hạn và trách nhiệm đối với những vấn đề về hiệu quả có được xác định rõ ràng không? Có được thông báo cho những cá nhân có trách nhiệm liên quan không?
Tiếp sau là các tiêu chí liên quan tới việc động viên, khen thưởng thành tích.
TCT xây dựng, đơn vị thành viên có cơ chế khuyến khích, khen thưởng không?
Cuối cùng là tiêu chí về đào tạo và khuyến khích học tập nghiên cứu. Có hệ thống qui định về trình độ nghiệp vụ, học vấn,...ở các vị trí công việc khác nhau không? Có điều tra, đánh giá về chất lượng nhân sự không?...
Ngoài ra, KTV nội bộ cũng có thể sử dụng các tiêu chí về khả năng điều chỉnh môi trường lao động thông qua hệ thống thang lương.
3.3.9. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ thống nhất, phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp xây dựng
Quan điểm hiện đại về KTNB đã chỉ rõ KTNB là một chức năng thẩm định độc lập được thiết lập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức ấy, KTNB thực hiện các công việc để trợ giúp tổ chức quản lý hiệu quả các hoạt động. Ở những nước có hoạt động động KTNB phát triển, việc tổ chức bộ máy KTNB đã trở thành một yêu cầu không thể thiếu tại các DN có qui mô lớn, các công ty xuyên quốc gia, tập đoàn kinh tế. Thực tế hoạt động kiểm toán tại một số nước cũng ghi nhận sự tồn tại của hoạt động KTNB do ngoại kiểm thực hiện trong các DN có qui mô nhỏ và vừa.
Ở Việt Nam, kết quả khảo sát ở 25 TCT xây dựng Việt Nam và 30 công ty xây dựng hoạt động ở các địa phương cho thấy, KTNB chỉ được tổ chức ở các TCT xây dựng (với số lượng là 8/25 TCT xây dựng), bộ phận KTNB không được tổ chức trong các công ty xây dựng có qui mô nhỏ hoặc vừa, Công ty TNHH, Công ty tư nhân, Công ty cổ phần - chi tiết kết quả điều tra trình bày trong trình bày trong Phụ lục 2.26.
Đối với các TCT 90 nói chung, thực tế tiềm lực kinh tế so với các TCT 91 trong nước (có 17 TCT 91) và các TCT khác trong khu vực và trên thế giới còn rất hạn chế về qui mô và tầm ảnh hưởng. Về phương thức thành lập cũng như cơ chế hoạt động của các TCT này còn nhiều bất cập cần phải tiếp tục đổi mới. Do đó, theo quan điểm cá nhân, việc tổ chức bộ phận KTNB trong TCT 90 nói chung cũng như trong xây
dựng cần phải tính toán lại trên cơ sở chủ trương tiếp tục đổi mới, hoàn thiện các TCT 90 cho phù hợp với môi trường kinh doanh đang thay đổi. Trong thực tế hiện nay, nếu nhà quản lý nhận thức đúng đắn về KTNB, bộ phận này hoạt động có nhiều tiến bộ. Ngược lại, nhận thức của nhà quản lý chưa đầy đủ về vai trò của KTNB đã dẫn tới nhiều TCT xây dựng 90, 91 và các TCT Việt Nam nói chung không tổ chức bộ phận KTNB hoặc sáp nhập KTNB với một bộ phận chức năng khác (sau một thời gian ngắn hoạt động). Phân tích nguyên nhân của tình trạng này đã được trình bày trong những phần trên. Trong lĩnh vực xây dựng, các TCT xây dựng vẫn duy trì bộ phận KTNB mặc dù kết quả hoạt động chưa đáp ứng được nhu cầu của nhà quản lý. Tuy nhiên, sự tồn tại bộ phận KTNB trong số ít các DNXD Việt Nam nói chung và trong các TCT xây dựng nói riêng (chỉ có 8/25 TCT xây dựng có tổ chức KTNB) cho thấy những vấn đề trong nhận thức về vai trò và chức năng của bộ phận này trong hoạt động quản lý DN.
Theo quan điểm của Tác giả, sự cần thiết phải tổ chức bộ phận KTNB trong các TCT 91 hoạt động xây dựng là không thể phủ nhận. Theo ý tưởng của những nhà thiết kế mô hình thì các TCT 91 phải nhanh chóng chuyển thành những tập đoàn kinh tế hoạt động trong cơ chế thị trường có sự quản lý vĩ mô của Nhà nước theo định hướng Xã hội chủ nghĩa và đạt được trình độ quản lý hoàn hảo. Trong trường hợp này, nhu cầu đánh giá đánh giá các hoạt động kiểm soát và đánh giá các hoạt động gồm cả hoạt động tài chính và phi tài chính trong đơn vị nhằm hỗ trợ cho quản lý DN là không thể thiếu. Bộ phận KTNB trong TCT xây dựng được thiết kế, vận hành nhằm hướng tới mục tiêu này.
Tại các quốc gia có hoạt động kiểm toán phát triển như Hoa Kỳ, Anh, Pháp, Canada,... KTNB được phát triển từ rất sớm và hoạt động này ngày càng được mở rộng trong các DN hoạt động ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Cơ sở xây dựng bộ phận này phần lớn dựa trên chỉ tiêu về doanh thu hoặc giá trị tài sản của DN. Kết quả điều tra tại Anh năm 1985 cho thấy, nếu các DN có doanh thu trên 35 triệu đô la Mỹ thì tỷ lệ tổ chức bộ phận KTNB là 52%, trong khi nếu doanh thu từ 7,4 triệu đô la Mỹ tới 35 triệu đô la Mỹ thì tỷ lệ này chỉ có 11% [105, tr.225]. Kết quả khảo sát tương tự tại Nga và các nước CIS là khá cao: năm 2002, điều tra của E&Y đối với các công ty lớn của Nga và CIS, tỷ lệ tổ chức KTNB lên tới 87% [90, tr.8-9]. Như
vậy, các kết quả khảo sát thực tế chứng minh về nhu cầu KTNB trong các DN có qui mô lớn và yêu cầu tất yếu phải tổ chức bộ phận này.
Liên hệ với thực tiễn hoạt động KTNB tại các DNXD Việt Nam có qui mô vừa và nhỏ với tiêu chuẩn còn rất thấp so với mặt bằng tiêu chuẩn về các DN vừa và nhỏ trên thế giới, căn cứ vào thực trạng hoạt động thực tế của các DN này, trên cơ sở nghiên cứu về lý luận chung của tổ chức KTNB,…cho thấy việc xây dựng bộ phận KTNB tại những đơn vị này là chưa cần thiết trong điều kiện hiện nay. Như vậy, việc không tổ chức một bộ phận KTNB độc lập trong DNXD có qui mô vừa và nhỏ là hoàn toàn phù hợp với thực tế cũng như xu hướng chung trên thế giới. Tuy nhiên, KTNB vẫn có thể thực hiện tại những đơn vị này trên cơ sở kiểm toán liên kết bằng cách thực hiện thuê ngoài thực hiện KTNB. Cách làm này đã được thực hiện ở nhiều nước trên thế giới, thậm chí cả ở một số công ty lớn. Tuy nhiên, để thực hiện mua ngoài dịch vụ này từ các công ty kiểm toán độc lập đòi hỏi phải có hệ thống chuẩn mực kiểm toán tương ứng (hiện tại Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam chưa đề cập tới dịch vụ nào tương tự).
Đối với các TCT 90, 91 hay tập đoàn kinh tế đang hoạt động trong lĩnh vực xây dựng thì việc thành lập bộ phận này là rất cần thiết để đảm bảo cho hoạt động của các TCT và những đơn vị thành viên đạt được các mục tiêu đặt ra. Trên thực tế, với doanh thu, giá trị sản lượng thực hiện, quy mô hoạt động, cũng như giá trị tổng tài sản của các TCT xây dựng Việt Nam như hiện nay (Bảng Số 3.10) một lần nữa khẳng định thêm về nhận định này. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra cho các TCT xây dựng hiện nay: các TCT xây dựng Việt Nam đang trong quá trình tìm kiếm một mô hình tổ chức bộ máy KTNB phù hợp để bộ phận này thực sự phát huy hết vai trò, chức năng trợ giúp cho quản lý và tiến tới trở thành hoạt động mang tính chuyên nghiệp.
Bảng Số 3.10. Doanh thu một số TCT xây dựng Việt Nam
(Đơn vị: tỷ VNĐ)
Năm 2005 | Năm 2006 | |
TCT Xây dựng số 1 TCT Xây dựng Miền Trung | 3.138 1.318 | 3.160 866 |