Yêu Cầu Và Nguyên Tắc Hoàn Thiện Quy Trình Kiểm Toán Nội Bộ Tại Tổng

yêu cầu quản lý, cùng với đó là yêu cầu số lượng, trình độ chuyên môn của các KTVNB.

Định hướng hoạt động kiểm toán tập trung đánh giá tính kinh tế, hiệu quả, hiệu lực các hoạt động của Tổng công ty, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực, nâng cao tính cạnh tranh của Tổng công ty đặc biệt là trong công tác đấu giá đất, đấu thầu thực hiện dự án. Bộ phận KTNB hoạt động hiệu quả, chuyên nghiệp hướng đến hoàn thiện hệ thống KSNB, công tác QTRR đồng thời nâng cao chất lượng quản trị doanh nghiệp phù hợp với thông lệ quản trị quốc tế.

Thứ hai, hoàn thiện quy trình KTNB hướng đến sự phù hợp với mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của Tổng công ty trong thời gian tới

Trong định hướng chiến lược về ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ quản lý của Tổng công ty đã đề ra lộ trình nâng mức độ ứng dụng công nghệ thông tin, từ mức độ tự động hóa công tác kế toán như hiện nay sang mức độ tự động hóa công tác quản lý với việc ứng dụng Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Tất cả các phần mềm trong doanh nghiệp đều có thể khai thác, chia sẻ dữ liệu cho nhau và phần mềm kế toán có thể khai thác, truy xuất, chia sẻ số liệu và cung cấp thông tin thông qua hệ thống này. Việc ứng dụng ERP đòi hỏi các ban chức năng trong Tổng công ty phải điều chỉnh lại cơ cấu hoạt động, cơ cấu tổ chức, cơ cấu nguồn lực và các quy trình làm việc. Đi kèm với những tiện ích mà ERP đem lại cǜng có thể có những rủi ro mới phát sinh ảnh hưởng tới chất lượng thông tin nói chung và thông tin kế toán nói riêng. Vì vậy, đòi hỏi các giải pháp hoàn thiện hệ thống KTNB phải hướng đến sự phù hợp với những thay đổi từ việc nâng cấp mức độ ứng dụng công nghệ thông tin tại Tổng công ty trong thời gian tới, đặc biệt là đối với các giải pháp về thủ tục kiểm soát các rủi ro khi ứng dụng ERP.

3.2. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện quy trình kiểm toán nội bộ tại Tổng

công ty Đầu tư phát triển nhà và Đô thị

3.2.1. Yêu cầu hoàn thiện quy trình kiểm toán nội bộ

Việc nâng cao chất lượng KTNB tại Tổng công ty cần phải đảm bảo các yêu cầu về chức năng KTNB, tuân thủ chính sách và pháp luật của Nhà nước, phù hợp với nguyên tắc và xu hướng phát triển KTNB trên thế giới, cǜng như điều kiện kinh tế xã hội, mô hình tổ chức và định hướng phát triển của Tổng công ty HUD, cụ thể như sau:

Thứ nhất, hoàn thiện quy trình KTNB phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh,

tổ chức quản lý của Tổng công ty HUD

Quy mô của các công ty, đặc điểm và tổ chức hoạt động SXKD từ cơ cấu tổ chức, loại hình sở hữu, ngành nghề kinh doanh, phạm vi hoạt động, tính chất phức tạp và rủi ro sẽ chi phối đến tổ chức cǜng như hoạt động của KTNB. Khi thực hiện quy trình KTNB phải xác định được mục tiêu và yêu cầu quản lý của Tổng công ty, xác định năng lực và trình độ quản lý của người tham gia công tác điều hành, xác định đặc điểm kinh doanh, tổ chức quản lý để xây dựng và vận hành KTNB mang lại hiệu quả cao nhất cho Tổng công ty. Các đặc điểm từ ngành nghề kinh doanh chính và mô hình tổ chức hoạt động của Tổng công ty được đánh giá là tiềm ẩn nhiều các nhân tố có thể gây ra các rủi ro làm cho Tổng công ty không đạt được các mục tiêu đã đề ra. Vì vậy, các chính sách, thủ tục kiểm soát phải được xây dựng, áp dụng trên cơ sở nhận diện rủi ro và hướng đến việc ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra ảnh hưởng bất lợi đến việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp.

Thứ hai, hoàn thiện quy trình KTNB phải gắn liền với các chiến lược, mục tiêu và rủi ro của Tổng công ty

Hoạt động KTNB được xây dựng như một bộ phận tham gia vào dây chuyền hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn đơn vị do vậy hoạt động kiểm toán không thể tách rời với các chiến lược, mục tiêu và rủi ro của tổ chức trong quá trình hoạt động.

Thứ ba, hoàn thiện quy trình KTNB phải đảm bảo tính độc lập, khách quan trong tổ chức bộ máy và tổ chức thực hiện

KTNB thực hiện chức năng cơ bản là đánh giá, xác nhận, đảm bảo và tư vấn do đó phải đảm bảo yêu cầu cơ bản của việc thực hiện chức năng này là tính độc lập và khách quan. Tính độc lập khách quan được đánh giá trong chương 1 và chương 2 là một trong những nhân tố ảnh hưởng đáng kể đến tính hữu hiệu của hoạt động KTNB, là một trong những chuẩn mực KTV cần tuân thủ trong quá trình tổ chức và thực hiện kiểm toán. Do đó, về tổ chức bộ máy, bộ phận KTNB cần có quyền tiếp cận cấp lãnh đạo cao nhất và HĐTV một cách trực tiếp và không bị hạn chế. Trong quá trình hoạt động của KTNB, tính độc lập cǜng cần được bảo đảm. Để đảm bảo tính độc lập KTVNB không kiêm nhiệm các chức danh khác hoặc tham gia các công việc ngoài phạm vi kiểm toán trong đơn vị, trường hợp bắt buộc nên có biện pháp kiểm soát để hạn chế sự suy giảm đến tính độc lập. Đối với tính khách quan,

KTVNB không nên tham gia vào việc đánh giá những hoạt động mà bản thân đã từng chịu trách nhiệm trong quá khứ. KTNB có quyền được độc lập khi thực hiện kiểm toán, không bị ràng buộc bởi các điều kiện có thể đe dọa đến khả năng thực hiện các trách nhiệm KTNB một cách không thiên vị, bị chi phối bởi bất kǶ đối tượng nào, tránh các xung đột lợi ích làm suy giảm tính khách quan, có như vậy mới đảm bảo KTNB không bị chi phối trong quá trình thực hiện chức năng của mình.

Thứ tư, hoàn thiện quy trình KTNB phải đảm bảo mục tiêu kinh tế, hiệu quả và

hiệu lực

Đứng về phía nhà quản lý, hiệu quả KTNB cần được xác định thông qua so sánh lợi ích - chi phí. Khi lợi ích KTNB đem lại lớn hơn chi phí mà đơn vị phải bỏ ra thì KTNB sẽ được thực hiện và ngược lại. Để đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động kiểm toán tại Tổng công ty, thì các nguồn lực kiểm toán phải hướng tới những bộ phận, nghiệp vụ có mức độ rủi ro cao. Trên cơ sở định hướng dựa trên đánh giá rủi ro chính, mức độ ảnh hưởng lớn và tần suất xảy ra tương đối nhiều, KTVNB cần xây dựng kế hoạch kiểm toán phù hợp, đặt trọng tâm và các bộ phận, hoạt động chứa đựng nhiều rủi ro để đảm bảo nguyên tắc 3E - kinh tế, hiệu quả và hiệu lực (Economic - Effectiveness - Efficiency) đối với chính bản thân hoạt động KTNB.

3.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện quy trình kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà và Đô thị

Thứ nhất, hoàn thiện quy trình KTNB phải phù hợp với chỉ đạo của Nhà nước

Với tư cách là chủ sở hữu, Nhà nước kiểm soát Tổng công ty HUD một cách trực tiếp thông qua đại diện chủ sở hữu vốn nhà nước tại Tổng công ty. Trong quá trình hoạt động, Tổng công ty phải chịu sự giám sát tài chính, thực hiện đánh giá hiệu quả hoạt động và công khai tài chính theo các quy định hiện hành đối với doanh nghiệp có vốn nhà nước. Vì vậy, hoàn thiện quy trình KTNB của Tổng công ty không chỉ đảm bảo phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến quản trị doanh nghiệp như các doanh nghiệp khác mà còn phải đảm bảo phù hợp với các quy định về quản lý và sử dụng vốn đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư của nhà nước.

Đối với quy định của Chính phủ về KTNB, ngày 22/01/2019 Chính phủ ban hành Nghị định số 05/2019/NĐ-CP quy định về công tác KTNB trong các cơ quan Nhà nước, đơn vị công lập và các doanh nghiệp. Theo đó, các công ty niêm yết phải tiến hành thực hiện công tác KTNB. Công tác KTNB có thể tự thực hiện hoặc

thuê ngoài nhưng phải đảm bảo đầy đủ nguyên tắc của KTNB tại Nghị định này.

Thứ hai, hoàn thiện quy trình KTNB phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp thông lệ quốc tế, trên cơ sở chọn lọc kinh nghiệm quốc tế tổ chức KTNB của các quốc gia tiên tiến trên thế giới

KTNB đã có lịch sử phát triển lâu đời trên thế giới, đặc biệt tại các quốc gia phát triển. Các DN tại các quốc gia đã tích lǜy được kinh nghiệm trong tổ chức KTNB. Viện KTNB toàn cầu đã khảo sát, tích lǜy và tổng hợp để xây dựng hệ thống chuẩn mực KTNB quốc tế cǜng như khung thực hành chuyên môn về KTNB áp dụng chung cho toàn thế giới. Do đó, hoàn thiện tổ chức KTNB tại Tổng công ty HUD phải đảm bảo phù hợp với thông lệ quốc tế về KTNB.

Thứ ba, hoàn thiện quy trình KTNB phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc cốt

lòi trong thực hành chuyên môn KTNB

Viện KTNB toàn cầu IIA đã đưa ra 10 nguyên tắc cốt lòi trong thực hành chuyên môn của KTNB, bao gồm: (1) thể hiện tính chính trực khách quan, (2) thể hiện năng lực chuyên môn và thận trọng nghề nghiệp, (3) luôn khách quan và độc lập, (4) gắn kết với các chiến lược, mục tiêu và rủi ro của tổ chức, (5) được đặt ở vị trí phù hợp trong tổ chức và được cung cấp đầy đủ nguồn lực, (6) thể hiện chất lượng và sự cải thiện liên tục, (7) trao đổi thông tin một cách hiệu quả, (8) đưa ra các đảm bảo theo định hướng rủi ro, (9) có kiến thức nội bộ, chủ động và hướng về tương lai và (10) thúc đẩy sự cải thiện của tổ chức. Những nguyên tắc này mang ính chất bắt buộc đảm bảo tổ chức thực hiện KTNB đạt hiệu quả cao. Do đó, quy trình KTNB tại Tổng công ty HUD phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc cơ bản trong thực hành chuyên môn của KTNB.

3.3. Giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà và Đô thị

Cách thức tiếp cận của kiểm toán nói chung cǜng như KTNB nói riêng đã thay đổi lớn trong những thập kỷ qua, từ tiếp cận hệ thống, tuân thủ chuyển sang tiếp cận kiểm toán dựa trên rủi ro nhằm tăng thêm giá trị và hiệu quả cho các DN thông qua các phương pháp chủ động có tính xây dựng, đảm bảo và tư vấn. Thực trạng tại Tổng công ty cho thấy, Tổng công ty đã bắt đầu áp dụng phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro, nhưng do phương pháp tiếp cận kiểm toán dựa trên rủi ro còn khá mới mẻ đối với KTNB tại Tổng công ty, do đó, khi vận dụng quy trình KTNB tại TCT

chưa thực sự phát huy tác dụng. Do vậy, quy trình KTNB tại Tổng công ty HUD cần được hoàn thiện hướng phù hợp để chủ yếu thực hiện kiểm toán tuân thủ, kiểm toán hoạt động với phương pháp tiếp cận KTNB trên cơ sở phân tích rủi ro theo 04 giai đoạn: Chuẩn bị kiểm toán; Thực hiện kiểm toán; Kết thúc kiểm toán; Theo dòi việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán.

3.3.1. Hoàn thiện giai đoạn chuẩn bị kiểm toán

Trong giai đoạn này, nhiệm vụ chính của KTNB là tiến hành khảo sát, thu thập bổ sung, cập nhật thông tin để lập KHKT năm và KHKT chi tiết của từng cuộc kiểm toán.

(1) Lập kế hoạch kiểm toán năm

Trong quá trình lập KHKT năm, nội dung quan trọng nhất chính là xác định đơn vị được kiểm toán trên cơ sở kết quả đánh giá, chấm điểm rủi ro và lựa chọn đơn vị có điểm rủi ro cao. Đối với các đơn vị có cùng mức độ rủi ro thì căn cứ vào kết quả, thời gian tiến hành kiểm toán gần nhất để lựa chọn. Để thực hiện điều này, bộ phận KTNB cần nhận diện, phân tích, đánh giá (chấm điểm và phân loại) và xây dựng hồ sơ rủi ro của từng đối tượng kiểm toán. Việc chấm điểm, phân loại rủi ro phải được trao đổi thống nhất với HĐTV, bộ phận QTRR và các bộ phận có liên quan trên cơ sở kinh nghiệm, mục tiêu, chiến lược phát triển của Tổng công ty và đối tượng kiểm toán. Hồ sơ rủi ro cần được rà soát, đánh giá thường xuyên, tối thiểu 1 năm 1 lần hoặc khi xảy ra biến động lớn ảnh hưởng đến kết quả đánh giá rủi ro.

Bên cạnh đó, để kết quả đánh giá rủi ro đảm bảo tính khoa học, đáng tin cậy, KTNB nên xây dựng cho mình mô hình đánh giá rủi ro phù hợp. Tác giả xin đưa ra mô hình xây dựng kế hoạch kiểm toán năm hướng đến thực hiện các cuộc kiểm toán hoạt động trên cơ sở kết quả đánh giá rủi ro gồm các bước: (1) Thu thập thông tin; (2) Chấm điểm rủi ro theo nhóm yếu tố; (3) Chấm điểm rủi ro tổng thể; (4) Xếp hạng rủi ro và lựa chọn đơn vị được kiểm toán; (5) Hoàn thiện KHKT năm.

Bước 1: Thu thập thông tin

Đặc điểm mô hình tổ chức của Tổng công ty HUD tương đối phức tạp, diễn ra trên địa bàn khắp cả nước dẫn tới việc khảo sát, thu thập thông tin phải được chú trọng và phải được thực hiện vào thời gian phù hợp để KTNB có cơ sở xây dựng kế hoạch năm, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định. Việc thu thập thông tin về các đối tượng kiểm toán gồm: các Ban chức năng; các ban quản lý dự án; các chi nhánh; các quy trình, hoạt động nghiệp vụ... KTNB sử dụng phương pháp phù

hợp để thu thập các thông tin này, có thể thông qua khảo sát trực tiếp, phiếu khảo sát, báo cáo của đơn vị được kiểm toán... Các thông tin cần thu thập liên quan đến đơn vị được kiểm toán bao gồm:

- Các yếu tố bên ngoài: môi trường kinh tế, chính trị, xã hội, pháp lý và sự cạnh tranh; xu hướng, quy hoạch, định hướng chiến lược phát triển ngành... tác động của các yếu tố này đến kết quả hoạt động của Tổng công ty;

- Các yếu tố bên trong: sự thay đổi tổ chức bộ máy; đặc thù sản xuất, kinh doanh; khái quát về tình hình sản xuất kinh doanh trong niên độ kiểm toán; tình hình đầu tư XDCB và mua sắm TSCĐ; tình hình thực hiện kế hoạch SXKD đã được Tổng công ty phê duyệt...

Bước 2: Xác định và chấm điểm rủi ro theo nhóm yếu tố

Trên cơ sở các thông tin thu thập được, KTNB tiến chấm điểm rủi ro đối với từng đối tượng kiểm toán. Bảng chấm điểm rủi ro được chia theo từng nhóm ngành do đặc thù của mỗi ngành là khác nhau và chịu sự ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau .

Đối với ngành đầu tư và kinh doanh bất động sản: Tác giả đưa ra 5 nhóm yếu tố để đánh giá rủi ro gồm các rủi ro về: Môi trường kinh doanh; Tổ chức bộ máy; Tài chính; Các hợp đồng đang thi công; Các dự án đang triển khai. Điểm rủi ro của từng nhóm được tính theo thang điểm 100. Nguyên tắc lựa chọn các yếu tố để chấm điểm rủi ro: Trên cơ sở hồ sơ QTRR của bộ phận QTRR, bộ phận KTNB đánh giá, lựa chọn, bổ sung thêm các yếu tố và điểm từng yếu cho phù hợp. Việc lựa chọn, điểm cho các yếu tố phải được trao đổi, thống nhất với bộ phận QTRR, HĐTV và phải được cập nhật thường xuyên tối thiểu 01 lần/năm cho sát với tình hình thực tế.

Bước 3: Chấm điểm rủi ro tổng thể

Trên cơ sở chấm điểm rủi ro theo các yếu tố, KTNB tiến hành chấm điểm rủi ro tổng thể toàn Tổng công ty thông qua việc xác định mức trọng số của từng nhóm chỉ tiêu. Xuất phát từ đặc thù sản xuất kinh doanh của nhóm ngành nghề, KTNB xây dựng mức trọng số phù hợp để quy đổi điểm rủi ro theo nhóm yếu tố thành rủi ro tổng thể của doanh nghiệp.

Nguyên tắc xác định trọng số của từng nhóm yếu tố: Việc xác định trọng số có tính chất quyết định đến kết quả chấm điểm rủi ro nên KTNB cần có nhận định chính xác dựa trên kết quả phân tích, đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng nhóm

yếu tố tác đến hoạt động của doanh nghiệp. Tương tự như nguyên tắc lựa chọn các yếu tố để chấm điểm rủi ro, khi xác định trọng số của từng nhóm yếu tố, KTNB cǜng cần trao đổi, thống nhất với bộ phận QTRR, HĐTV và phải được cập nhật tối thiểu 01 lần/năm cho sát với tình hình thực tế.

Bước 4: Đánh giá rủi ro

Các KTVNB nên hướng dẫn cho bộ phận QTRR sử dụng kỹ thuật bán định lượng để ĐGRR với thang đo 5 cấp độ chi tiết: rất cao, cao, trung bình, thấp và rất thấp để đánh giá tần xuất và mức độ ảnh hưởng của rủi ro. 5 mức độ đối với tần suất xảy ra và mức độ ảnh hưởng đối với rủi ro được thể hiện tại bảng sau:

Bảng 3.2: Bảng tính điểm rủi ro theo tần suất và mức độ ảnh hưởng

Nếu mức độ ảnh hưởng khi rủi ro

xảy ra

Khả năng xảy ra

Điểm

1 bộ phận quan trọng hoặc cả đơn vị bị

phá sản trong một khỏang thời gian dài

Gần như

chắc chắn

Phương

Rất cao

(5)

Ngăn chặn đơn vị đạt được phần chính

của mục tiêu trong khoảng thời gian dài.

Có thể xảy ra

pháp

Cao (4)

Hoặc

đo

lường tính

Ngăn cản đơn vị đạt được 1 số mục

tiêu trong khoảng thời gian giới hạn

Có khả

năng

Trung bình

(3)

điểm

Gây ra những bất lợi nhưng không ảnh

hưởng đến khả năng đạt được những mục tiêu chính

Không chắc

Thấp

(2)

như sau

Gây ra những bất lợi nhỏ, nhưng

không ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu

Hiếm

Rất thấp

(1)