Hoàn thiện quy trình kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị (HUD)

kiểm toán, tiêu chí đánh giá đưa ra phải không bị chi phối bởi bất cứ sự thiên vị, định kiến nào có thể ảnh hưởng đến kết quả kiểm toán;

- Dễ hiểu, hữu dụng: tiêu chí đưa ra không những phải dễ hiểu đối với người đọc mà kết quả đánh giá theo tiêu chí đó cǜng phải dễ hiểu, không gây hiểu lầm và đáp ứng được mục tiêu kiểm toán đã đề ra;

- Tính toàn diện: Các tiêu chí đưa ra phải đảm bảo đánh giá đầy đủ tất cả các khía cạnh quan trọng của nội dung kiểm toán và đáp ứng đủ nhu cầu thông tin để đưa ra kết luận về nội dung kiểm toán;

- Tính đặc thù: Khi xây dựng bộ tiêu chí đánh giá, cần đặt toàn bộ chủ đề, nội dung kiểm toán trong đúng bối cảnh, điều kiện lúc hoạt động diễn ra cǜng như các đặc thù riêng có của đơn vị được kiểm toán để có cái nhìn khách quan hơn, loại trừ được ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài.

Đối với kiểm toán hoạt động là đánh giá tính kinh tế, hiệu quả, hiệu lực của các hoạt động nên nhiều nội dung mang tính định tính, do đó rất dễ gặp phải sự không đồng thuận của đơn vị được kiểm toán. Vì vậy, sau khi xây dựng bộ tiêu chí đánh giá, KTNB phải trao đổi, thống nhất với đơn vị được kiểm toán về việc sẽ sử dụng các tiêu chí này để đưa ra kết luận kiểm toán. Trên cơ sở ý kiến của đơn vị được kiểm toán, KTNB xem xét, nghiên cứu chỉnh sửa nội dung tiêu chí cho phù hợp hơn. Bên cạnh đó, do đặc thù Tổng công ty là doanh nghiệp nhà nước nên việc bảo toàn, phát triển vốn nhà nước, hiệu quả sử dụng tài sản, kết quả kinh doanh, lợi nhuận... là những nội dung cần được đánh giá. Lưu ý khi áp dụng chỉ số này là phải xét đến điều kiện kinh tế, xã hội, các yếu tố khách quan (chính sách thuế, ưu đãi, hạn

chế đầu tư...) tác động đến kết quả.

Bước 6: Phạm vi, giới hạn kiểm toán

Phạm vi, giới hạn kiểm toán thực chất là đề cập đến những hoạt động mà đoàn kiểm toán sẽ kiểm tra hoặc không kiểm tra. Về giới hạn kiểm toán, nội dung này có thể đề cập đến những hoạt động mà đoàn kiểm toán không thực hiện do nguyên nhân khách quan hoặc chấp nhận theo số báo cáo của đơn vị như: số liệu kiểm kê hàng tồn kho, khối lượng xây lắp dở dang cuối kǶ, đối chiếu công nợ, kiểm kê quỹ tiền mặt, đối chiếu số dư ngân hàng...

Bước 7: Số lượng các KTV tham gia và phân công chi tiết cho từng KTV

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 118 trang tài liệu này.

Trên cơ sở mục tiêu, nội dung, phạm vi, giới hạn kiểm toán và các thủ tục,

phương pháp kiểm toán đã xác định, bộ phận KTNB ước lượng khối lượng công việc và số lượng, trình độ các KTV tham gia đoàn kiểm toán cùng với thời gian thực hiện kiểm toán tương ứng. Việc lựa chọn số lượng, trình độ KTV và thời gian thực hiện kiểm toán phải được cân nhắc kỹ càng để đảm bảo sự phù hợp giữa mục tiêu kiểm toán và trình độ của các KTV với thời gian thực hiện kiểm toán. Đồng thời đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán và đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Bước 8: Hoàn thiện KHKT chi tiết

Sau khi thực hiện các bước công việc trên, bộ phận KTNB tiến hành hoàn thiện KHKT chi tiết của cuộc kiểm toán trình Trưởng KTNB phê duyệt. Các nội dung cơ bản của KHKT chi tiết có thể bao gồm: (1) Một số thông tin cơ bản về đơn vị; (2) Đánh giá rủi ro; (3) Mục tiêu, nội dung kiểm toán; (4) Tiêu chí kiểm toán; (5) Phạm vi, giới hạn kiểm toán; (6) Thời gian và địa điểm kiểm toán; (7) Chương trình kiểm toán (nội dung này có thể đưa thành phụ lục của KHKT chi tiết). Với tính chất định hướng khi tiến hành kiểm toán, KHKT chi tiết do Trưởng đoàn kiểm toán lập và thảo luận chung với các thành viên trong đoàn để đi đến thống nhất.

3.3.2. Hoàn thiện giai đoạn thực hiện kiểm toán

Khi thực hiện kiểm toán, các KTVNB phải tuân thủ, áp dụng đầy đủ các phương pháp, thủ tục kiểm toán đã được đề ra trong KHKT chi tiết. Nếu có phát sinh rủi ro hoặc các yếu tố ngoài kế hoạch trong quá trình kiểm toán thì KTV phải báo cáo ngay với Trưởng đoàn kiểm toán để có biện pháp xử lý kịp thời, tránh ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng cuộc kiểm toán.

Mục tiêu chính của giai đoạn này là tiến hành thu thập bằng chứng để đánh giá theo các tiêu chí kiểm toán đã được xây dựng. Bên cạnh đó, trong quá trình kiểm toán, KTNB cǜng cần thu thập các bằng chứng nhằm phát hiện ra những điểm yếu trong hệ thống KSNB, QTRR của đơn vị được kiểm toán.

Trong quá trình làm việc, khi thực hiện kiểm toán các nội dung được phân công, các KTV phải thực hiện ghi chép giấy tờ làm việc. Đây là một phần của hồ sơ kiểm toán, được lưu trữ và là cơ sở đánh giá mức độ đáp ứng của KTV với nội dung được phân công.

3.3.3. Hoàn thiện giai đoạn kết thúc kiểm toán

Giai đoạn kết thúc kiểm toán có thể chia thành các bước như sau:

Bước 1: Tổng hợp kết quả kiểm toán, lập dự thảo Biên bản kiểm toán

Kết thúc kiểm toán, trên cơ sở giấy tờ làm việc đã được ghi chép, mỗi một KTV lập một Biên bản xác nhận tình hình kiểm toán với lãnh đạo bộ phận trực tiếp làm việc với KTV đó. Trên cơ sở Biên bản xác nhận tình hình kiểm toán của từng KTV, Trưởng đoàn kiểm toán tiến hành tổng hợp kết quả kiểm toán, những đánh giá, nhận xét... để lập Dự thảo Biên bản kiểm toán. Biên bản kiểm toán là văn bản phản ánh đầy đủ, chi tiết kết quả kiểm toán của KTNB tại đơn vị (không bao gồm các kiến nghị kiểm toán). Dự thảo phải được lập trên nguyên tắc: đầy đủ nội dung, giữ nguyên ý kiến đánh giá, nhận xét của các KTVNB và phải được thông qua trong nội bộ đoàn kiểm toán trước khi trao đổi với đơn vị được kiểm toán. Nếu có sự không đồng thuận trong nội bộ đoàn kiểm toán về một kết luận kiểm toán, KTV trực tiếp thực hiện kiểm toán nội dung đó có quyền bảo lưu ý kiến và phải được phản ánh trong Biên bản họp đoàn kiểm toán.

Bước 2: Trao đổi, thảo luận với đơn vị được kiểm toán, hoàn thiện dự thảo

Biên bản kiểm toán

Sau khi Dự thảo Biên bản kiểm toán được lập, KTNB tiến hành thảo luận, trao đổi với lãnh đạo đơn vị được kiểm toán về kết quả kiểm toán, các ý kiến đánh giá, nhận xét đối với các nội dung kiểm toán, hệ thống KSNB và QTRR của đơn vị.

Đối với các nội dung mà đơn vị được kiểm toán cung cấp bổ sung hồ sơ, tài liệu hoặc có những ý kiến giải trình bổ sung thì đoàn kiểm toán cần phải xem xét thu thập bổ sung bằng chứng kiểm toán hoặc cân đối các đánh giá nhận xét và hoàn thiện Dự thảo Biên bản kiểm toán cho phù hợp với thực tế.

Bước 3: Họp thông qua Biên bản kiểm toán

Trước khi kết thúc kiểm toán tại đơn vị, cuộc họp thông qua Biên bản kiểm toán phải được tổ chức với thành phần gồm: lãnh đạo đơn vị, cán bộ chủ chốt và trưởng các bộ phận có liên quan trực tiếp đến các nội dung kiểm toán. Biên bản kiểm toán được trình bày (hoặc tóm tắt các nội dung chính) trước toàn thể hội nghị. Đơn vị được kiểm toán sẽ đưa ra những ý kiến giải trình, bổ sung cuối cùng về kết quả kiểm toán. Nếu vẫn không đạt được sự đồng thuận giữa đoàn kiểm toán và đơn vị được kiểm toán thì ý kiến của đơn vị sẽ được phản ánh đầy đủ trong Biên bản họp thông qua Biên bản kiểm toán. Tuy nhiên, dù có đồng thuận hay không đồng thuận thì thủ trưởng đơn vị được kiểm toán vẫn phải tiến hành ký Biên bản kiểm toán (trong đó nêu rò các ý kiến không đồng thuận) để KTNB có cơ sở lập Báo cáo

kiểm toán.

Bước 4: Lập, phát hành Báo cáo kiểm toán

Sau khi kết thúc kiểm toán tại đơn vị, căn cứ Biên bản kiểm toán đã thông qua với đơn vị, đoàn kiểm toán tiến hành lập Dự thảo Báo cáo kiểm toán gửi HĐTV xem xét, phê duyệt trước khi phát hành. Các kiến nghị kiểm toán phải được xây dựng trên những phát hiện kiểm toán và phải đảm bảo tính khả thi. Đối với các ý kiến không đồng thuận của đơn vị được kiểm toán, nếu không đủ tài liệu, bằng chứng kiểm toán bổ sung thì KTNB phải giữ nguyên kết quả kiểm toán và ngược lại.

Văn bản ban hành Báo cáo kiểm toán do HĐTV ký và gửi cho đơn vị được kiểm toán trong đó phải nêu rò thời hạn hoàn thành các kiến nghị mà KTNB đã nêu ra trong Báo cáo kiểm toán.

3.3.4. Hoàn thiện giai đoạn theo dòi, kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán

Thứ nhất, hoàn thiện tổng hợp và phân loại kết quả theo dòi tình hình thực hiện khuyến nghị

Tổng công ty cần xây dựng báo cáo tổng hợp kết quả theo dòi việc thực hiện các kiến nghị KTNB giúp tăng cường nâng cao chất lượng tổ chức theo dòi việc thực hiện các kiến nghị KTNB. Các chỉ tiêu trong báo cáo sẽ chỉ rò đơn vị được kiểm toán nào chưa thực hiện các kiến nghị, đơn vị nào đã thực hiện và mức độ thực hiện là bao nhiêu. Đồng thời báo cáo cần phân tích rò các nguyên nhân của việc chưa thực hiện cǜng như thực hiện chưa đầy đủ làm căn cứ cho việc đưa ra giải pháp khắc phục. Trong trường hợp đơn vị được kiểm toán chậm trễ trong việc thực hiện các kiến nghị thì KTNB cần đưa ra một thời hạn chính thức để đơn vị này giải đáp vấn đề và cần thông báo rằng trong trường hợp không thực hiện yêu cầu thì có thể KTVNB phải yêu cầu làm rò và báo cáo với lãnh đạo hoặc thông báo rộng rãi trong Tổng công ty.

Thứ hai, hoàn thiện phát hành và gửi báo cáo tình hình thực hiện các khuyến nghị KTNB

Tổng công ty cần tăng cường các biện pháp thúc đẩy các đơn vị được kiểm toán thực hiện các kiến nghị KTNB, giúp các đơn vị quan tâm và thực hiện các kiến nghị KTNB, mang lại hiệu quả cao hơn cho đơn vị cǜng như góp phần đánh giá hiệu quả các kiến nghị kiểm toán. Tổng công ty và bộ phận KTNB có thể áp dụng một số biện pháp sau:

+ Thường xuyên nhắc nhở trao đổi và hỗ trợ bộ phận được kiểm toán trong việc thực hiện các kiến nghị. Với chức năng tư vấn, KTNB không chỉ theo dòi, kiểm tra việc thực hiện kiến nghị kiểm toán mà cần phải thực hiện các giải pháp để hỗ trợ các bộ phận được kiểm toán thực hiện các kiến nghị trong trường hợp các bộ phận này gặp khó khăn, vướng mắc. Bộ phận KTNB duy trì thông tin liên tục với các bộ phận trong Tổng công ty để kịp thời tư vấn nếu có nhu cầu.

+ Đối với đơn vị được kiểm toán nên xây dựng các tiêu chí đánh giá kết quả hoạt động cuối năm của các cá nhân, bộ phận bao gồm tiêu chí về việc hoàn thành việc thực hiện các kiến nghị kiểm toán. Kết quả này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến mức lương, thưởng thù lao của cá nhân, bộ phận thuộc khách thể KTNB.

+ Đưa tiêu chí hoàn thành việc thực hiện các kiến nghị KTNB là một trong những tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của KTVNB. Điều này sẽ giúp các KTVNB có trách nhiệm hơn trong việc đôn đốc, nhắc nhở và hướng dẫn các khách thể kiểm toán thực hiện các kiến nghị.

3.4. Điều kiện thực hiện các giải pháp

3.4.1. Đối với Nhà nước và các cơ quan chức năng

Một là, để thực hiện Nghị định số 05/2019/NĐ-CP và Quy chế mẫu về KTNB áp dụng cho các DN thì Bộ Tài chính cần sớm xây dựng tài liệu, cẩm nang hướng dẫn cụ thể hơn trên cơ sở thông lệ quốc tế. Cơ quan quản lý nhà nước cần phối hợp với các Hội nghề nghiệp trong nước, quốc tế xây dựng chương trình, tài liệu đào tạo nâng cao năng lực cho đội ngǜ KTVNB. Cùng với việc tiếp tục hoàn thiện khuôn khổ pháp lý cho hoạt động KTNB, công tác thông tin tuyên truyền cần được đẩy mạnh nhằm giúp các đơn vị nâng cao nhận thức về vai trò của KTNB, nhận thấy rò sự cần thiết phải xây dựng và vận hành một cách hiệu quả KTNB. KTNB hướng tới quản trị rủi ro và coi quản trị rủi ro là vấn đề ưu tiên trong quá trình thiết kế KTNB của DN.

Hai là, xây dựng và ban hành chuẩn mực KTNB: Vấn đề chủ yếu thúc đẩy nhanh sự phát triển của KTNB là các cơ quan, chức năng phải xây dựng, ban hành chuẩn mực KTNB để KTVNB có định hướng và căn cứ pháp lý trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình, đồng thời các nhà quản lý cǜng dựa vào hệ thống chuẩn mực này để kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận KTNB và các KTVNB.

Các chuẩn mực KTNB được xây dựng trên cơ sở vận dụng các chuẩn mực quốc tế cǜng như một số nước phát triển nhưng cǜng cần có sự điều chỉnh để phù hợp với đặc điểm riêng của Việt Nam.

Ba là, xây dựng các chương trình đào tạo KTVNB: Các KTVNB phải thực sự là những người có kỹ năng, chuyên môn cao, đạt trình độ chuẩn mực về chuyên môn nghiệp vụ, có đạo đức nghề nghiệp. Để đánh giá đúng năng lực của KTVNB cần xây dựng một chương trình thi sát hạch và cấp chứng chỉ KTVNB cùng các ưu tiên cho những người đạt được nhằm khuyến khích tinh thần không ngừng nâng cao tình độ nghề nghiệp. Điều đó sẽ đẩy nhanh sự phát triển của KTNB ở Việt Nam nói chung và Tổng công ty HUD nói riêng.

3.4.2. Đối với Tổng công ty HUD

Một là, Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo Tổng công ty về KTNB: Mặc dù nhận thức về tầm quan trọng của KTNB ngày càng được nâng cao trong Tổng công ty, nhưng vẫn còn có những ý kiến cho rằng thành lập bộ phận KTNB chủ yếu là để tuân thủ theo quy định của Nhà nước mà chưa thực sự nhìn nhận giá trị của KTNB trong quản lý. Do vậy, các nhà quản lý Tổng công ty cần nhận thức đúng đắn về ý nghĩa, chức năng, nhiệm vụ của KTNB, cǜng như loại hình, phạm vi và phương pháp của KTNB để có hỗ trợ phù hợp cho sự phát triển của hoạt động KTNB.

Hai là, Cần lập bộ phận QTRR: Tổng công ty cần thiết lập bộ phận QTRR để thực hiện việc xác định, đánh giá và giải pháp ngăn chặn rủi ro trong các bộ phận, nghiệp vụ toàn Tổng công ty; xây dựng và hoàn thiện quy chế hoạt động của bộ phận QTRR cǜng như xây dựng hệ thống các chỉ tiêu đánh giá rủi ro. Việc đánh giá rủi ro khi được thực hiện theo từng cấp từ cơ sở đến bộ phận quản lý chức năng sẽ đảm bảo tính khách quan và sát thực, giúp cho bộ phận KTNB có được kế hoạch kiểm toán dựa trên cơ sở định hướng rủi ro, từ đó nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm toán.

Ba là, Xây dựng và hoàn thiện quy chế, quy trình KTNB: Hiện nay, quy chế KTNB của Tổng công ty mới chỉ tuân theo Quy chế mẫu về KTNB áp dụng cho doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 66/2020/TT-BTC, chưa có các điều chỉnh phù hợp với tình hình hoạt động SXKD hiện tại của Tổng công ty. Quy trình KTNB cǜng chưa được chi tiết và đưa vào hệ thống ISO do đó Tổng công ty cần nghiên cứu và hoàn thiện quy chế KTNB phù hợp để làm căn cứ cho hoạt động KTNB.

Bốn là, Xây dựng các kế hoạch phục vụ cho mục đích hoàn thiện KTNB: Trong các giải pháp hoàn thiện bộ phận KTNB, có giải pháp phụ thuộc vào chính nội tại bộ phận KTNB, có giải pháp lại cần tác động của các nhà lãnh đạo Tổng công ty như: (1) Các nhà lãnh đạo Tổng công ty cần thực hiện tách bạch và phân công trách nhiệm hợp lý trong các bộ phận thực hiện các chức năng như bộ phận KTNB, thanh tra, pháp chế để tránh hiện tượng chồng chéo gây lãnh phí các nguồn lực; (2) Tổng công ty cần xây dựng kế hoạch bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực KTVNB cả về số lượng và chất lượng. Cần xác định các quy chế tuyển dụng nhân sự kiểm toán phù hợp và xây dựng chính sách đãi ngộ thỏa đáng với KTVNB. Trong tương lai, Tổng công ty nên có kế hoạch chiến lược dài hạn dành cho bộ phận KTNB. Kế hoạch này bao gồm các nội dung phát triển KTNB cả về bộ máy lẫn thực hiện công việc và tiến trình thực hiện từng nội dung.

Năm là, Tăng cường áp dụng công nghệ thông tin cho hoạt động KTNB: Để tăng hiệu quả của KTNB và giảm chi phí, Tổng công ty cần có chính sách đầu tư các thiết bị công nghệ thông tin, trang bị hệ thống phần mềm KTNB, mở các lớp tập huấn về sử dụng công nghệ thông tin cho KTVNB.

Tiểu kết chương 3

Trong Chương 3, trên cơ sở kết quả khảo sát thực trạng quy trình KTNB, tác giả đưa ra những quan điểm định hướng và nguyên tắc hoàn thiện quy trình KTNB tại Tổng công ty HUD nhằm giúp nhà quản lý đạt được các mục tiêu phát triển, hướng đến nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực của Tổng công ty. Luận văn để xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình KTNB theo 4 giai đoạn trên cơ sở phân tích rủi ro và thực hiện phương pháp kỹ thuật tiếp cận KTNB theo mô hình đánh giá rủi ro. Để có thể triển khai các giải pháp một cách hữu hiệu, tác giả cǜng đưa ra một số kiến nghị cơ bản tới Nhà nước, các cơ quan chức năng và Tổng công ty HUD nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong việc thực hiện quy trình KTNB.