Khái Quát Chung Về Kiểm Soát Nội Bộ

9. Kết cấu luận án

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, Luận án được kết cấu theo 3 chương sau:

Chương 1: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại các công ty cổ phần khai thác

và chế biến than thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại các công ty cổ phần

khai thác và chế biến than thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam

Ngoài ra, luận án còn bao gồm các sơ đồ, bảng biểu, phụ lục kèm theo.

CHƯƠNG 1

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 261 trang tài liệu này.

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. Khái quát chung về kiểm soát nội bộ

1.1.1. Kiểm soát trong quản lý

Quản lý là một hoạt động tất yếu khách quan, diễn ra ở mọi tổ chức dù quy mô nhỏ hay lớn, có cấu trúc đơn giản hay phức tạp. Xã hội càng phát triển, năng lực sản xuất và phân công lao động càng cao thì yêu cầu về công tác quản lý ngày càng hoàn thiện. Do quản lý gắn liền với quá trình phát triển kinh tế - xã hội, nên trên thực tế có nhiều quan điểm khác nhau về quản lý.

Theo Frederick Winslow Taylor, người được coi là cha đẻ của khoa học quản lý hiện đại: “quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm và hiểu được rằng họ hoàn thành một cách tốt nhất và rẻ nhất”[36, tr.52].

Mary Parker Follet đưa ra khái niệm: “quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được làm bởi người khác”.

James H.Donnelly và các cộng sự đưa ra khái niệm: “Quản lý là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện, nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một người hoạt động riêng rẽ không thể nào đạt được” [36, tr.52].

Trên quan điểm nhấn mạnh đến các chức năng của quản lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức, James Stoner và Stephen Robbins đã cho rằng: “Quản lý là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị con người và kiểm soát các hoạt động trong đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu của đơn vị đó”.

Trên quan điểm nhấn mạnh chức năng của hoạt động quản lý, GS.TS Nguyễn Quang Quynh cho rằng: “Quản lý là một quá trình định hướng và tổ

chức thực hiện các định hướng đã định trên cơ sở các nguồn lực nhằm xác định hiệu quả cao nhất” [32, tr.8].

Với quan điểm hướng đến vai trò của quản lý, Koontz & O’donnell, Heinr Weihrich lại nhận định: “Có lẽ không có lĩnh vực nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và mục tiêu cố định” [25, tr.30].

Quản lý được tiếp cận dưới nhiều góc độ khác nhau nhưng tóm lại các quan điểm này đều có điểm chung là cho rằng: “Quản lý là các hoạt động cần thiết được tiến hành bởi con người tác động lên các đối tượng bằng công cụ và phương pháp khác nhau thông qua quy trình nhất định nhằm đạt được mục tiêu nào đó một cách có hiệu quả”.

Để đạt được mục tiêu chung của tổ chức thì phải thực hiện được các chức năng của quản lý. Các chức năng của quản lý là những nhiệm vụ lớn nhất, bao trùm lên các hoạt động quản lý. Liên quan đến chức năng của quản lý có rất nhiều quan điểm khác nhau. Nhìn chung các quan điểm về chức năng của quản lý thông thường tập trung vào vấn đề quản lý con người trong một tổ chức. Tuy nhiên, các quan điểm này đều thống nhất ở chỗ kiểm soát là chức năng quan trọng của nhà quản lý nhằm thu thập thông tin về các quá trình, hiện tượng đang diễn ra trong một tổ chức. Tính chất quan trọng của kiểm soát với chức năng của quản lý thể hiện ở cả hai mặt. Một mặt, kiểm soát là công cụ quan trọng để nhà quản lý phát hiện ra những sai sót và có biện pháp điều chỉnh. Mặt khác thông qua kiểm soát, các hoạt động được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được gian lận, sai sót có thể nảy sinh.

Theo các tác giả Schoderbek, Coiser và Aplin (1998), kiểm soát là hoạt động đánh giá và chỉnh sửa những lệch lạc từ tiêu chuẩn. Kiểm soát do đó bao

gồm các hoạt động: thiết lập tiêu chuẩn, đánh giá thực tế bằng cách so sánh thực tế với tiêu chuẩn và chỉnh sửa những lệch lạc từ thực tế so với tiêu chuẩn đã xác lập. Cách thức này được áp dụng chung cho mọi hệ thống kiểm soát có thể là kiểm soát chất lượng, kiểm soát hành vi, kiểm soát lịch trình, kiểm soát sản phẩm hỏng, kiểm soát nhân sự, kiểm soát tốc độ, kiểm soát sản xuất, kiểm soát hàng tồn kho, kiểm soát giao thông, kiểm soát nguyên vật liệu... Về bản chất, kiểm soát là sự đo lường thực tế hoạt động so với tiêu chuẩn đã xác lập nhằm mục tiêu điều chỉnh nếu cần [39].

Các tác giả Jones và George (2003) cho rằng kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và các thành viên trong việc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Tuy nhiên, kiểm soát không có ý nghĩa là chỉ phản ứng lại những sự kiện sau khi đã xảy ra. Kiểm soát quan tâm đến khuyến khích người lao động, tập trung vào những vấn đề quan trọng của tổ chức và làm việc cùng nhau để khai thác các cơ hội có thể giúp tổ chức hoạt động tốt hơn. Một tổ chức có thể được định nghĩa là một nhóm người thống nhất thực hiện một mục tiêu chung [39].

Theo tác giả Nguyễn Văn Hậu (2016), kiểm soát là hoạt động điều chỉnh kế hoạch nhằm giữ cho công việc được tập trung và đi đúng mục tiêu, tức là nhằm phát hiện những sai lệch so với kế hoạch để từ đó điều chỉnh cho phù hợp và đảm bảo tiến độ. Kiểm soát cũng là biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo, giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức [43, tr.175].

PGS.TS Nguyễn Thị Phương Hoa lại cho rằng “Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả” [39, tr.14].

Trên các quan điểm của các nhà nghiên cứu trong và ngoài nước, đa phần đều đứng trên góc độ kiểm soát là một chức năng của quản lý và hướng tới các mục tiêu xác định. Từ những nét chung của các quan điểm cùng với nhận thức cá nhân, tác giả đưa ra quan điểm về kiểm soát: “Kiểm soát là một chức năng của quản lý, được thực hiện để đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả”. Để hoạt động quản lý được thực hiện một cách có hiệu quả thì cần thiết phải có sự kiểm soát một cách phù hợp nhằm ngăn ngừa các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của tổ chức.

1.1.2. Kiểm soát nội bộ

1.1.2.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Kiểm soát trong công tác quản lý có nhiều cách phân loại khác nhau phụ thuộc vào góc độ của tổ chức và nhà quản lý. Theo cách nhìn nhận kiểm soát dưới góc độ chủ thể và khách thể thì kiểm soát được chia thành kiểm soát nội bộ và kiểm soát từ bên ngoài. Trong đó, kiểm soát nội bộ được nhà quản lý sử dụng để thực hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát nhằm mục đích quản trị nội bộ. Khái niệm kiểm soát nội bộ ra đời từ rất lâu với nhiều quan điểm, có thể kể đến như:

Quan điểm về KSNB hướng tới đạt được mục tiêu của tổ chức

Trong giai đoạn sơ khai, từ đầu những năm 1900 đến khoảng 1936, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là công cụ để bảo vệ tài sản, đặc biệt là tiền mặt khỏi bị nhân viên chiếm đoạt hoặc biển thủ. Theo đó, KSNB trong giai đoạn này được xây dựng với mục tiêu ban đầu là bảo vệ tiền và các tài sản của đơn vị. [78]

Năm 1936, AICPA ban hành một bản tin có tiêu đề Kiểm tra BCTC của Kế toán công, trong đó xác định KSNB là các biện pháp và cách thức được

chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách kế toán. [84]

Năm 1949, AICPA đã xuất bản nghiên cứu đầu tiên về kiểm soát nội bộ: Internal Control_Elements of a Coordinated System and Its Importance to Management and the Independent Public Accountant. Định nghĩa đầu tiên về KSNB được AICPA đưa ra là “KSNB bao gồm kế hoạch tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý”. Định nghĩa này đã có cái nhìn rộng hơn về các mục tiêu mà KSNB hướng tới so với giai đoạn trước. Cụ thể, KSNB đã được thiết kế nhằm hướng tới các mục tiêu như bảo vệ tài sản, độ tin cậy của số liệu kế toán, hiệu quả hoạt động và sự tuân thủ quy định của nhà quản lý.

Theo PGS.TS Nguyễn Trọng Cơ và PGS.TS Thịnh Văn Vinh cho rằng: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình diễn ra liên tục cùng với hoạt động quản lý và là chức năng quan trọng của quản lý, giúp nhà quản trị của đơn vị đạt được mục tiêu trong quản lý và điều hành”. [42]

Theo Chuẩn mực Kiểm toán số 315 – Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị được Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 06/12/2012, thì: “Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ”. Theo quan điểm này, kiểm soát nội bộ hướng tới đảm bảo khả năng

đạt được các mục tiêu độ tin cậy của báo cáo tài chính, tuân thủ pháp luật và hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, chuẩn mực chưa xác định các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ của đơn vị.

Theo quan điểm của COSO 2013: “Kiểm soát nội bộ là quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu: đảm bảo sự tin cậy của Báo cáo tài chính, đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và các quy định, đảm bảo sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động” [81]. Khái niệm này so với các khái niệm trước đã có tính bao quát hơn và chỉ rõ các đổi tượng cần triển khai và các mục tiêu của KSNB.

Kiểm soát nội bộ được nhiều nhà nghiên cứu và nhiều quốc gia tiếp cận dưới nhiều góc độ khác nhau, nhưng đều có những đặc điểm chung có thể kể đến như sau:

- Kiểm soát nội bộ hướng đến đạt được các mục tiêu của tổ chức: KSNB được kỳ vọng đảm bảo 3 loại mục tiêu: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ. Sự phân chia này chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau: nhóm mục tiêu hoạt động xuất phát từ yêu cầu của nội bộ đơn vị là chính; nhóm mục tiêu báo cáo chủ yếu xuất phát từ yêu cầu của cổ đông và các bên liên quan; nhóm mục tiêu tuân thủ chủ yếu xuất phát từ phía cơ quan quản lý.

- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát được thiết kế và vận hành ở mọi bộ phận trong đơn vị và kết hợp với nhau thành một thể thống nhất.

- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Con người vừa là chủ thể, vừa là khách thể của quá trình kiểm soát. Con người đặt ra mục tiêu và đưa ra cơ chế kiểm soát hướng tới các mục tiêu đã định. Điều này có

nghĩa là KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu... mà phải có sự tham gia của con người trong quá trình thiết kế và vận hành.

- Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị chứ không thể mang đến sự đảm bảo tuyệt đối. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình thiết kế và vận hành KSNB như sai lầm của con người, sự lạm quyền của nhà quản lý, sự thông đồng giữa các cá nhân hay người quản lý khống chế chi phí cho hoạt động kiểm soát.

- Kiểm soát nội bộ có thể thích ứng với các cơ cấu tổ chức khác nhau: Dù tổ chức được cấu trúc theo mô hình hoạt động quản lý hay cấu trúc tư cách pháp lý thế nào, KSNB đều có thể được thiết lập đầy đủ và phù hợp với đặc điểm cấu trúc của tổ chức. [34]

Quan điểm KSNB là biện pháp ngăn ngừa rủi ro

Theo COSO thì “KSNB là một tập hợp các thành phần khác nhau, có chức năng khác nhau, liên kết chặt chẽ với nhau, cùng thực hiện mục tiêu đối phó với các rủi ro đối với việc đạt được mục tiêu của tổ chức” [81].

Theo Dimitris N. Chorafas (2001) định nghĩa “Kiểm soát nội bộ là một hệ thống linh hoạt để ngăn ngừa rủi ro, xác định các gian lận, đánh giá các giao dịch và lập Báo cáo tài chính đáng tin cậy” [72, tr.30]. Theo quan điểm này KSNB tập trung vào tìm kiếm gian lận và ngăn ngừa các rủi ro liên quan chủ yếu đến báo cáo tài chính và các giao dịch của đơn vị.

Theo Jan A. Pfister (2009) định nghĩa “Kiểm soát nội bộ là một hệ thống nhằm phòng tránh, xác định và sửa lỗi có thể xuất hiện trong quá trình xử lý thông tin” [80]. Quan điểm này nhận định luôn tồn tại những rủi ro trong quá trình xử lý thông tin và KSNB được thiết lập nhằm xác định, phân tích những rủi ro, từ đó đưa ra giải pháp nhằm hạn chế rủi ro ở mức chấp nhận được.