Kết Quả Điều Tra Về Số Lượng Kiểm Toán Viên Nội Bộ Theo Quy Mô Do Ifac

chống bệnh hình thức khi tổ chức nên ban kiểm soát trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp may Việt Nam nói riêng.

Tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ ở một số doanh nghiệp dẫn đầu Ngành: Quyết định tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều nhân tố khách quan và chủ quan. Nhân tố quan trọng nhất phải xuất phát từ nhu cầu thực sự của đơn vị, đồng thời phụ thuộc đáng kể vào nhận thức của nhà quản lý về bản chất, vai trò, tầm quan trọng và ý nghĩa của kiểm toán nội bộ đối với hoạt động của doanh nghiệp. Như phân tích tại Mục 2.2, trong các doanh nghiệp may Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp chủ lực trong Ngành đều không có bộ phận kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ là một hoạt động độc lập có chức năng kiểm tra, đánh giá, xác nhận và tư vấn nhằm trợ giúp cho các nhà quản lý trong cải thiện các hoạt động thông qua sự tiếp cận một cách có hệ thống trong phạm vi của tổ chức đó. Thiếu vắng bộ phận kiểm toán nội bộ cũng là thiếu vắng đi chức năng đánh giá tính hiệu lực của các hoạt động kiểm soát, đánh giá tính hiệu quả trong sử dụng các nguồn lực của đơn vị, hiệu năng của quản lý và cơ hội tư vấn để cải thiện các hoạt động của đơn vị.

Việc phân tích kết quả khảo sát cũng cho thấy, các doanh nghiệp trong Ngành thiếu vắng hoạt động tự đo lường và đánh giá kết quả của đơn vị. Mặc dù các hoạt động đánh giá ở một số doanh nghiệp trong Ngành đã được thực hiện, tuy nhiên chủ thể đánh giá là cơ quan ngoại kiểm. Hơn nữa, kết quả đánh giá không nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản lý mà cho các bên quan tâm ngoài đơn vị. Mục tiêu đánh giá chỉ giới hạn ở khẳng định mức độ tuân thủ về trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp, hoặc xác minh độ tin cậy của thông tin trong báo cáo tài chính, không thể hiện được kết quả đánh giá về hiệu quả trong thực hiện các hoạt động và hiệu năng trong quản lý. Ban kiểm soát trong các công ty cổ phần được lập ra chủ yếu có tính hình thức, chưa hoàn thành tốt các chức năng và nhiệm vụ được giao. Chính vì vậy, cơ chế kiểm tra, kiểm soát tại các doanh nghiệp may lớn hiện nay chưa đủ để đảm bảo tất cả mọi hoạt động trong đơn vị đều được đánh giá một cách độc lập, toàn diện, bao quát các mục tiêu trong phạm vi toàn hệ thống.

Các doanh nghiệp như May Nhà Bè, May Việt Tiến, May 10,.. đều có chung đặc điểm là quy mô lớn, có nhiều đơn vị thành viên được tổ chức theo mô hình công ty mẹ - công ty con, hoạt động trên địa bàn rộng từ Bắc vào Nam. May Nhà Bè là một ví dụ điển hình với số lượng lao động hơn 17.000 người, 34 đơn vị thành viên hoạt động trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau bao gồm sản xuất sản may mặc, thương mại, du lịch dịch vụ, tư vấn công nghệ, đầu tư tài chính, bất động sản, xây lắp công nghiệp. Các hoạt động tiềm ẩn nhiều rủi ro khác nhau, một số hoạt động không phải là thế mạnh của công ty như kinh doanh bất động sản, đầu tư tài chính…

Trong tương lai cùng với các định hướng và chiến lược phát triển của Ngành Dệt May nói chung và ở cấp độ doanh nghiệp nói riêng, phạm vi hoạt động trong các doanh nghiệp dẫn đầu Ngành sẽ còn phân tán hơn do chính sách dịch chuyển các nhà máy sản xuất về các khu vực nông thôn nhằm tận dụng nguồn lực lao động địa phương. Nhà Bè, Việt Tiến,… được coi là các doanh nghiệp chủ lực trong Ngành với trọng trách xây dựng các trung tâm nghiên cứu và thiết kế thời trang, đồng thời có nhiệm vụ hỗ trợ và thúc đẩy các doanh nghiệp sản xuất phụ liệu phát triển, nên chắc chắn trong tương lai, các ngành nghề kinh doanh sẽ ngày càng da dạng hoá.

Phân tích đặc điểm của các doanh nghiệp này kể cả trong hiện tại và tương lai cho thấy, công tác kiểm tra, kiểm soát của nhà quản lý gặp nhiều khó khăn do phạm vi hoạt động phân tán, kinh doanh đa ngành, đa lĩnh vực. Mối quan hệ giữa công ty mẹ với công ty con cũng thể hiện sự phức tạp do có nhiều loại hình công ty con: công ty con là công ty TNHH một thành viên do công ty mẹ nắm giữ 100% vốn; công ty cổ phần; công ty TNHH từ hai thành viên trở lên mà công ty mẹ giữ cổ phần hoặc vốn góp chi phối; công ty khác có vốn góp của công ty mẹ… Như vậy, nếu duy trì cơ chế kiểm tra, kiểm soát hiện tại, nhà quản lý ở cấp độ tổng công ty sẽ gặp khó khăn trong quản lý và điều hành, khó đảm bảo tổng công ty đạt được các kế hoạch và mục tiêu dự kiến. Chính vì vậy, giải pháp đề xuất để trợ giúp cho nhà quản lý trong thực hiện các mục tiêu như mong muốn là tổ chức nên bộ phận kiểm toán nội bộ ở các doanh nghiệp này.

Đại hội đồng cổ đông

Ban Kiểm soát

Tổng Giám đốc

Bộ phận kiểm toán nội bộ

Mô hình tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp chủ lực trong Ngành có thể đi được xây dựng theo hướng chủ yếu hiện nay là: bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp từ người chịu trách nhiệm điều hành cao nhất - tổng giám đốc của tổng công ty. Trong mô hình này bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc tổng giám đốc nên có điều kiện thường xuyên tiếp cận với các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy, các kết luận kiểm toán do kiểm toán nội bộ báo cáo có giá trị tư vấn thiết thực và kịp thời cho bộ máy điều hành của doanh nghiệp. Để hoàn thành tốt chức năng đánh giá và tư vấn, kiểm toán nội bộ phải được đảm bảo tính độc lập với các bộ phận khác được kiểm toán và độc lập với cả các phó tổng giám đốc của đơn vị.

Hội đồng quản trị

Các phòng, ban trong bộ máy điều hành

Các đơn vị phụ thuộc

Các công ty con

Các đơn vị liên doanh, liên kết

Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc (Nguồn : Nguyễn Thị Hồng Thuý, 2010, Tổ chức kiểm toán nội bộ trong các Tập đoàn kinh tế của Việt Nam, Luận án tiến sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân)

Có nhiều căn cứ khác nhau để xác định quy mô tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ. Các căn cứ để xác định số lượng nhân viên của bộ phận kiểm toán nội bộ có thể dựa trên quy mô (số lượng nhân viên của tổng công ty, doanh thu trên báo cáo hợp nhất, tổng tài sản hợp nhất), tính đa dạng của các lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh của tổng công ty, phạm vi hoạt động theo khu vực địa lý. Bảng 3.3 minh họa kết quả điều tra thực tế về số lượng kiểm toán viên nội bộ trên 16 công ty trong các ngành công nghiệp do Liên đoàn Kế toán quốc tế thực hiện.

Bảng 3.3: Kết quả điều tra về số lượng kiểm toán viên nội bộ theo quy mô do IFAC thực hiện

Các chỉ tiêu về quy mô

Các mức yêu cầu về số lượng kiểm toán viên tương ứng
Mức thấp	Mức trung bình	Mức cao
Doanh thu trên 1 tỷ USD	3,4	13,6	35,3
Tổng tài sản trên 1 tỷ USD	4,5	17,1	42,9
Tổng số nhân viên trên 1.000 người	0,2	1,0	4.1

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 308 trang tài liệu này.

(Nguồn: Kiểm toán nội bộ hiện đại, Nhà Xuất bản Tài chính)

Theo căn cứ tham khảo này, nếu lấy tiêu chuẩn về số lượng lao động để xác định biên chế nhân viên kiểm toán cho tổng công ty theo tỷ lệ cứ 1.000 lao động cần một kiểm toán viên nội bộ thì số lượng kiểm toán viên trong May Nhà Bè tương ứng sẽ là 17 người, tại May 10 là 7 người (cho khoảng hơn 6.000 lao động) hoặc tại May Việt Tiến là 8 người (tương ứng với hơn 8.000 lao động). Tuy nhiên đây chỉ là một phép tính máy móc, chủ quan. Để xác định số lượng nhân viên kiểm toán hợp lý còn phải căn cứ vào các nhân tố khác như loại hình hoạt động, phạm vi hoạt động và các nhân tố khác nữa. Chẳng hạn, nếu hoạt động của doanh nghiệp tập trung vào lĩnh vực kinh doanh chính là sản xuất sản phẩm may mặc như May 10 thì số lượng kiểm toán viên nội bộ có thể cần ít hơn. Tuy nhiên, với May Nhà Bè, ngoài hoạt động sản xuất sản phẩm may mặc, các đơn vị thành viên còn thực hiện nhiều hoạt động khác như sản xuất nguyên vật liệu và các dịch vụ phụ trợ cho may mặc, kinh doanh bất động sản, du lịch, dịch vụ,… thì số lượng kiểm toán viên nội bộ sẽ cần nhiều hơn.

Việc tổ chức nhân sự kiểm toán viên nội bộ cho các doanh nghiệp may dẫn đầu Ngành phải đảm bảo trình độ chuyên môn nghiệp vụ của kiểm toán viên, duy trì năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp trong quá trình làm việc. Điều kiện quan trọng không kém là đảm bảo tính độc lập cần thiết để kiểm toán viên nội bộ có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Những quy định này phải được thể hiện trong hệ thống văn bản chính thức được ban hành trong đơn vị, chẳng hạn, quy định về vị trí, chức năng, nhiệm vụ trong điều lệ hoạt động của doanh nghiệp…

3.2.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin

Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

Kết quả khảo sát và phân tích ở Chương 2 cho thấy, chỉ ở các doanh nghiệp lớn như May 10, May Nhà Bè,… hệ thống thông tin kế toán được tổ chức vận dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, mô hình tổ chức và yêu cầu quản lý đơn vị. Ở các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn, hệ thống thông tin kế toán thể hiện nhiều yếu điểm. Thông tin do hệ thống kế toán cung cấp chưa đảm bảo các yêu cầu về độ tin cậy, kịp thời trong việc ra quyết định, đồng thời chưa thực sự giúp cho nhà quản lý nhận diện và đối phó được các khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Để khắc phục những hạn chế này, hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp may, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ cần được hoàn thiện đồng bộ từ tổ chức vận dụng chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán. Trước hết doanh nghiệp cần áp dụng đầy đủ các chứng từ cần thiết trong theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trong đơn vị. Chẳng hạn, đối với hàng tồn kho nói riêng và tài sản nói chung, doanh nghiệp nên sử dụng “Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá” theo Mẫu 03 -VT trước khi nhập kho. Vào thời điểm cuối kỳ, cần thực hiện việc kiểm kê và lập “Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá” theo Mẫu 04 - VT và “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ”. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ cũng cần được xây dựng và ban hành chính thức bằng văn bản để các cá nhân và bộ phận có liên quan đến quá trình thực hiện nghiệp vụ nhận biết được rõ trách nhiệm và công việc của mình ở từng khâu lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ; kiểm tra và ký chứng từ; phân loại, sắp xếp chứng từ; định khoản và ghi sổ kế toán; lưu trữ và bảo quản chứng từ. Việc phân cấp ký trên

chứng từ nên được quy định rõ ràng trong quy chế quản lý tài chính thể hiện nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn nhằm kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị.

Đối với hệ thống tài khoản kế toán, đặc biệt trong các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ cần áp dụng, xây dựng các tài khoản tổng hợp và chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo đó, các tài khoản quan trọng và chủ yếu nên được thiết kế các tài khoản chi tiết tương ứng nhằm theo dõi thông tin rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và tin cậy đến từng đối tượng hạch toán. Những tài khoản cần chú trọng trong các doanh nghiệp may là Tài khoản 131, Tài khoản 331 thể hiện quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với khách hàng và nhà cung cấp; các tài khoản phản ánh chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm như 621, 622, 627, 154, 155; … Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công cũng cần được xây dựng các tiểu khoản chi tiết đến từng loại nguyên, phụ liệu, theo từng đơn hàng, mã hàng, khách hàng phù hợp với yêu cầu quản lý tài sản trong doanh nghiệp may gia công.

Với hệ thống sổ sách kế toán, do áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chứng từ có nhiều hạn chế như phức tạp, mất nhiều thời gian…nên các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể cân nhắc lựa chọn và áp dụng các hình thức ghi sổ đơn giản hơn, chẳng hạn theo hình thức Chứng từ ghi sổ hoặc Nhật ký chung. Đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán thì hình thức Chứng từ ghi sổ trong kế toán thủ công là phương án lựa chọn hợp lý nhằm giảm bớt khối lượng công việc. Nhìn chung, việc áp dụng phần mềm để xử lý thông tin kế toán là cần thiết và thiết thực với các doanh nghiệp may mặc Việt Nam. Các phần mềm do các nhà sản xuất nội cung cấp có giá cả phải chăng, lại có ưu điểm bám rất sát các yêu cầu nhiều khi khá cứng nhắc của Việt Nam như Hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) hay hệ thống báo cáo thuế. Các phần mềm này dễ sử dụng, triển khai nhanh, giao diện và tài liệu thân thiện bằng tiếng Việt.

Nhằm phục vụ yêu cầu kiểm soát và quản trị nội bộ đơn vị, bên cạnh hệ thống báo cáo tài chính, các doanh nghiệp may, nhất là các doanh nghiệp có quy mô lớn trong Ngành cần nghiên cứu xây dựng và triển khai áp dụng hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Cách tốt nhất nên có sự lồng ghép hợp lý giữa phân hệ kế toán tài

chính với phân hệ kế toán quản trị với nhau, từ đó phân công trách nhiệm cho bộ phận kế toán tài chính đảm nhận trên cơ sở kết hợp với các bộ phận có liên quan. Yêu cầu cung cấp thông tin từ hệ thống báo cáo quản trị nên được nhà quản lý xác định rõ liên quan đến những nội dung thông tin cơ bản nhất như: phân tích chi phí (chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp hoặc theo cách ứng xử của chi phí), phân tích quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận; kiểm soát dự toán,…Trên cơ sở yêu cầu đã được xác định, các báo cáo kế toán quản trị (báo cáo sản xuất, báo cáo doanh thu, chi phí, dự toán ngân sách, các bảng phân tích,…) được nghiên cứu, xây dựng và triển khai áp dụng để đáp ứng đầy đủ, kịp thời thông tin cho nhu cầu quản lý.

Thứ hai, đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp may mặc Việt Nam

ERP - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - với bản chất ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào việc xử lý thông tin phục vụ cho nhu cầu kiểm soát và quản trị nội bộ như đã trình bày tại Mục 2.2.2.1 có thể mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Ứng dụng ERP thực sự cần thiết đối với các doanh nghiệp có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh đồng thời chịu áp lực cạnh tranh gay gắt, hoặc với các doanh nghiệp xuất khẩu chịu sức ép phải áp dụng công nghệ thông tin hiện đại nhằm tương thích với mô hình quản lý của các khách hàng hoặc đối tác nước ngoài. Ở các doanh nghiệp may mặc chủ yếu sản xuất sản phẩm xuất khẩu có quy mô lớn, tốc độ tăng trưởng nhanh thường có lượng thông tin phát sinh trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh tương đối nhiều. Việc xử lý thông tin bằng phương pháp thủ công trở nên quá tải dẫn đến nhiều sai sót trong tất cả giai đoạn của các nghiệp vụ như nhập kho, xuất kho, giao hàng,.. khiến hệ thống kiểm soát nội bộ mất đi tính hiệu lực trong kiểm soát thông tin. Bên cạnh đó, trước sức ép cạnh tranh gay gắt trong Ngành May toàn cầu, nhà quản lý cần thúc đẩy việc tiết kiệm và kiểm soát tốt chi phí trong phạm vi toàn doanh nghiệp. Việc áp dụng ERP là xu hướng tất yếu cho các doanh nghiệp may mặc xuất khẩu có quy mô lớn trong điều kiện hội nhập với nền kinh tế thế giới hiện nay nhằm nâng sử dụng tối ưu các nguồn lực như lao động, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, đồng thời giúp cho nhà quản lý kiểm soát tốt hơn các thông tin trong toàn bộ quá trình kinh doanh. Tuy

vậy, việc áp dụng ERP thành công không hề đơn giản, đòi hỏi doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ trước khi áp dụng để lựa chọn giải pháp ERP hiệu quả nhất. Việc áp dụng phải đảm bảo theo lộ trình phù hợp vì ERP tác động mạnh mẽ và sâu sắc đến toàn bộ các yếu tố trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.

Trước hết, nhà quản lý cần nhận thức được rõ lợi thế, thách thức và xác định rõ mục tiêu áp dụng ERP tại doanh nghiệp kể cả trong hiện tại và tương lai. Việc đầu tư cho ERP thường tốn kém nên nhà quản lý cần cân nhắc kỹ mối quan hệ giữa chi phí đầu tư vào ERP và lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp. Áp dụng ERP thường mất nhiều thời gian qua các công đoạn lựa chọn, quyết định, triển khai và ứng dụng hệ thống. Các khó khăn và rủi ro đều có thể nảy sinh trong bất cứ giai đoạn nào nên nhà quản lý cần có quyết tâm cao độ và chuẩn bị tốt các điều kiện cần thiết nhằm đảm bảo sự thành công trong áp dụng ERP.

Việc đầu tư cho một giải pháp ERP không đơn thuần là mua một phần mềm để xử lý thông tin mà bản chất của ERP chính là chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại. Điều kiện tiên quyết để vận dụng thành công ERP là chuẩn hoá quy trình cho tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. Khi vận dụng ERP, quy trình thực hiện một nghiệp vụ được chia thành các các công đoạn khác nhau từ khi bắt đầu đến khi kết thúc nghiệp vụ đó. Từng công đoạn của các nghiệp vụ trong quá trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán vào hệ thống. Ví dụ, trong quy trình mua hàng sẽ có các bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhập hàng vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán,.. Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống ERP xác lập mối liên kết giữa các tài khoản trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau. ERP được thiết kế để quản lý theo quy trình chuẩn, vì vậy, nếu bất cứ một công đoạn của quy trình bị cắt đứt thì chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không được đảm bảo dẫn đến việc kiểm soát số liệu kế toán sẽ gặp nhiều khó khăn. Thách thức đặt ra đối với doanh nghiệp áp