Những Giải Pháp Về Cơ Chế Tổ Chức Quản Lý Hoạt Động Thanh Toán

những thập kỷ trước đã được đặc thù hoá bởi sự đầu tư ngày càng tăng về CNTT. Trong những năm của thập kỷ 90, các định chế tài chính phương Tây trung bình chi từ 7% - 15% doanh thu cho CNTT. Ngân hàng Chase Manhattan có trụ sở chính ở NewYork chi khoảng 2 tỷ đôla Mỹ mỗi năm cho CNTT. Các Ngân hàng của Úc chi phí mỗi năm cho công việc nâng cấp hệ thống CNTT khoảng 1.95 tỷ đôla Úc.

Đông Á cũng đã theo phương Tây với mô hình phát triển riêng của mình và gây ra điều kỳ diệu về kinh tế. Các định chế tài chính Đông Á phát triển nhanh chóng về chiều rộng cũng như bề dày. Các Ngân hàng Trung Ương Đông Á đã đưa vào sử dụng hệ thống thanh toán gộp liên Ngân hàng như một nền tảng cho hệ thống tài chính điện tử hiện đại.

Sự biến đổi của ngành Ngân hàng bằng CNTT trong thế giới phương Tây và Đông Á đã hình thành nên con đường chuẩn cho ngành Ngân hàng các nước đang phát triển. Ở Việt Nam, việc ứng dụng và phát triển CNTT là một trong những nhiệm vụ quan trọng, ưu tiên hàng đầu trong chiến lược phát triển và đổi mới hoạt động của hệ thống Ngân hàng Việt Nam. CNTT đang được coi là phương tiện chủ lực để đi tắt, đón đầu, rút ngắn khoảng cách với Ngân hàng các nước tiên tiến trong khu vực và trên thế giới, đáp ứng xu thế hội nhập và hoà nhập với thông lệ quốc tế về lĩnh vực Ngân hàng.

Vậy, Công nghệ thông tin là gì?

Theo thông lệ quốc tế thì ngành CNTT là ngành lấy tin học làm tài nguyên và kỹ thuật tin học làm cơ sở; tiến hành việc nghiên cứu, khai thác và ứng dụng tin học để phục vụ có hiệu quả cho sự phát triển kinh tế và tiến bộ xã hội.

Công nghệ thông tin trong Ngân hàng là việc ứng dụng các kỹ thuật công nghệ tin học hiện đại như máy tính, truyền thông và các thiết bị hiện đại để phục vụ cho các hoạt động của Ngân hàng.

 Vai trò của công nghệ thông tin đối với Ngân hàng nói chung và đối với hoạt động thanh toán nói riêng

Một là: Đơn giản quy trình nghiệp vụ

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 262 trang tài liệu này.

Nhờ ứng dụng CNTT, các nghiệp vụ đều được xử lý chuyển từ phương pháp thủ công sang phương pháp xử lý trên mạng máy tính, giữa trụ sở chính và các đơn

vị trực thuộc đều có thể được nối mạng online. Một nghiệp vụ bất kỳ phát sinh tại chi nhánh có thể được truyền ngay về trung tâm, cập nhật số liệu kế toán chung của toàn đơn vị pháp nhân Ngân hàng. Các Ngân hàng chuyển đổi từ mô hình quản lý dữ liệu phân tán tại các chi nhánh sang mô hình quản lý dữ liệu tập trung. Mô hình quản lý dữ liệu tập trung cho phép các giao dịch thực hiện trong ngày của các chi nhánh đều được hạch toán tại máy chủ ở Hội sở chính. Mọi dữ liệu của toàn bộ các chi nhánh của pháp nhân Ngân hàng xuất phát từ các nguồn khác nhau như yêu cầu từ khách hàng, từ mạng điện tử, từ nội bộ chi nhánh,… đều được truyền tải về Hội sở chính, thực hiện xử lý và lưu trữ có hệ thống tại máy chủ của Hội sở chính. Trên cơ sở dữ liệu phát sinh tại các chi nhánh, Hội sở chính hạch toán kế toán cho toàn bộ hệ thống, các chi nhánh chỉ là những cơ sở nhập dữ liệu đầu vào cho Ngân hàng. Sau khi xử lý dữ liệu tại Hội sở chính, thông tin kết quả sẽ được gửi lại các chi nhánh, các chi nhánh truy cập và khai thác chung nguồn dữ liệu thống nhất.

Mô hình giao dịch của Ngân hàng cũng chuyển từ mô hình giao dịch nhiều cửa sang mô hình giao dịch một cửa. Trước đây, khi các Ngân hàng sử dụng mô hình giao dịch nhiều cửa , khách hàng đến giao dịch tại Ngân hàng phải trải qua nhiều khâu khác nhau theo sơ đồ sau:

Khách hàng

(7)

Giao dịch viên ghi có

(4)

(5)

(2)

(1)

(6)

Quỹ chính

Kiểm soát

Giao dịch viên ghi nợ

(3)

(8)

Sơ đồ 3.1 - Giao dịch nhiều cửa

(Nguồn: Tác giả tổng hợp và xây dựng)

Chú thích:

(1) Khách hàng yêu cầu giao dịch

(2) Giao dịch viên chuyển chứng từ cho bộ phận kiểm soát

(3) Kiểm soát chuyển chứng từ sau khi kiểm soát cho giao dịch viên

(4) Giao dịch viên ghi nợ chuyển chứng từ cho giao dịch viên ghi có

(5) Trả lại chứng từ cho giao dịch viên ghi nợ

(6) Kiểm soát trả chứng từ cho quỹ chính trong trường hợp trả tiền mặt

(7) Khách hàng tới bộ phận quỹ để nhận (nộp) tiền

(8) Bộ phận quỹ trả tiền (thu) cho khách hàng

Theo mô hình này, kế toán chỉ làm nhiệm vụ kiểm soát chứng từ và hạch toán vào sổ sách kế toán theo quy định, tất cả các giao dịch liên quan đến tiền mặt khách hàng phải nộp (nhận) từ quỹ chính của Ngân hàng. Do vậy, năng suất lao động không cao, khách hàng phải qua nhiều khâu, cửa để hoàn thành giao dịch của mình. Cụ thể, khi khách hàng giao dịch với Ngân hàng thì phải nộp chứng từ kế toán cho đúng thanh toán viên giữ tài khoản của mình, và mặc dù chỉ thực hiện một giao dịch thường thì khách hàng vẫn phải qua nhiều cửa: Thanh toán viên (TTV), thủ quỹ, cán bộ nghiệp vụ có liên quan. Quy trình này mất nhiều thời gian, gây lãng phí tiền bạc, nhân sự của Ngân hàng. Đối với khách hàng thì mất chi phí đi lại, chi phí chờ đợi, và chi phí cơ hội để làm những việc khác. Nghiệp vụ được thực hiện thủ công rất dễ mắc sai sót, nhầm lẫn. Cùng với việc ứng dụng CNTT, các Ngân hàng chuyển sang mô hình giao dịch một cửa theo sơ đồ sau:

Khách hàng

Dịch vụ khách hàng

GDV 1

(2) (3) (6)

GDV 2

(4) (5)

(1)

Quỹ chính

(7)

Kiểm soát

Chú thích:

Sơ đồ 3.2 - Giao dịch một cửa

(Nguồn: Tác giả tổng hợp và xây dựng)

(1) (7) Giao dịch viên ứng quỹ đầu ngày và nộp quỹ cuối ngày

(2) Khách hàng yêu cầu giao dịch

(3) Giao dịch viên thực hiện chi, thu tiền mặt cho khách hàng

(4) Giao dịch viên chuyển chứng từ cho bộ phận kiểm soát khi vượt quyền giao dịch

(5) Kiểm soát chuyển chứng từ sau khi kiểm soát cho giao dịch viên

(6) Giao dịch viên trả tiền của khách hàng

Với mô hình này, khi khách hàng đến giao dịch với Ngân hàng chỉ cần giao dịch với một cán bộ Ngân hàng vẫn có thể giải quyết toàn bộ các nhu cầu của mình về tiền gửi, thanh toán, mua bán ngoại tệ hay các nhu cầu khác. Cán bộ Ngân hàng tiếp khách trong mô hình giao dịch một cửa gọi là giao dịch viên vừa làm nhiệm vụ kế toán viên, vừa làm thủ quỹ thực hiện thu chi tiền và có hạn mức thu chi phù hợp với trình độ, kịnh nghiệm làm việc của mình. Đối với giao dịch trong hạn mức, giao dịch viên kiểm tra chứng từ, thực hiện giao dịch và thu chi tiền của khách hàng ngày. Đối với giao dịch viên trên hạn mức, giao dịch viên cần phải có kiểm soát viên phòng nghiệp vụ kiểm tra, đối chiếu và phê duyệt trên hệ thống máy tính cũng

như trên chứng từ trước khi thực hiện thu chi tiền của khách hàng. Mô hình này giúp cho quy trình xử lý nghiệp vụ đơn giản hơn, nhanh hơn, giúp tiết kiệm thời gian cho cả Ngân hàng và khách hàng.

Hai là: Mở rộng phạm vi hoạt động thanh toán

Trước đây, các chi nhánh Ngân hàng là cửa ngõ cho các hoạt động Ngân hàng bán lẻ. Khách hàng chỉ sử dụng được các sản phẩm và dịch vụ rất hạn chế của Ngân hàng trong thời gian các chi nhánh mở cửa. Ngày nay, với sự ứng dụng CNTT, các Ngân hàng bán lẻ đã cung cấp cho khách hàng nhiều sản phẩm, dịch vụ với nhiều tiện ích hơn, khả năng tiếp cận dễ dàng hơn và đưa ra với một tốc độ nhanh hơn để thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng mọi lúc, mọi nơi. Hệ thống phân phối của các Ngân hàng không chỉ là các chi nhánh mà có thể là các máy tự động ATM, mạng internet thông qua trang web của Ngân hàng hay thông qua mạng điện thoại cố định và di động. CNTT cũng giúp cho các Ngân hàng mở rộng các dịch vụ dành cho khách hàng và thay đổi hệ thống hoạt động. CNTT cho phép các Ngân hàng tăng khối lượng dịch vụ, vận hành có hiệu quả hơn và thực hiện được nền kinh tế theo quy mô và theo phạm vi.

Yếu tố khoa học kỹ thuật và công nghệ là nền tảng cơ sở vật chất để phát triển hệ thống thanh toán qua NH. Trong những năm gần đây với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, nhất là công nghệ thông tin đã có những tác động rất mạnh tới hoạt động thanh toán của NH, tạo ra một bước tiến nhảy vọt về chất, góp phần làm thay đổi nhận thức của người dân, xóa bỏ mặc cảm về một hệ thống thanh toán qua NH trong thời kỳ bao cấp, tạo ra một cách nhìn mới cho khách hàng khi sử dụng các dịch vụ thanh toán.

Ngày nay, nhờ việc ứng dụng công nghệ hiện đại trong hoạt động thanh toán mà các NH, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán có thể mở rộng mạng lưới bằng việc nối mạng trực tiếp giữa các NH với khách hàng, để cung ứng dịch vụ thanh toán cho họ.

Tuy nhiên, việc trang bị và phát triển CNTT còn phải tính đến sự đồng bộ, sự hợp tác và sử dụng công nghệ tiên tiến để đưa lại hiệu quả cao và tránh được chi phí quá cao dẫn đến khó khăn cho ngân hàng.

Sự hợp tác nói chung trong hoạt động NH và hợp tác trong dịch vụ thanh toán cũng là yếu tố góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động dịch vụ thanh toán của toàn ngành. Trong thời gian qua, sự hợp tác giữa các Ngân hàng còn nhiều bất cập gây ra sự lãng phí cho toàn ngành. Ví dụ: Như trong việc hợp tác khai thác hệ thống máy ATM. Sự trang bị không đồng bộ giữa các Ngân hàng (mới chủ yếu tập trung vào các NHTM - NN tham gia dự án và một số ít các Ngân hàng cổ phần mạnh như ACB, Sacombank, Techcombank,...) nên vấn đề phối hợp công nghệ thanh toán giữa các NH cũng rất khó thực hiện.

Chi phí cao là không tránh khỏi bởi: Hệ thống thiết bị được nhập về không dựa trên cơ sở một chiến lược có tính tổng thể, được thẩm định và có phản biện bởi một hội đồng cấp Bộ; Do đó những thiết bị này chưa kịp tính khấu hao hết đã phải thay mới hoặc không thể sử dụng được, nếu có sử dụng phải tốn rất nhiều công sức, thời gian để triển khai nhưng không thể giao dịch được.

Phát triển công nghệ hiện đại yêu cầu nguồn lực tài chính lớn, hoạt động thanh toán lại mang tính toàn hệ thống chỉ có trên cơ sở phát triển đồng bộ, hợp tác mới giảm chi phí và đưa lại hiệu quả cao.

3.2.2 Những giải pháp về cơ chế tổ chức quản lý hoạt động thanh toán

3.2.2.1 Hiện đại hóa quản lý hoạt động thanh toán bằng cơ chế chính sách hữu hiệu

Trên thực tế, công tác quản lý hoạt động thanh toán của Việt Nam vẫn nặng về mệnh lệnh hành chính trong khi người vận hành (các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán) chủ yếu lại là các đơn vị hoạt động kinh doanh (trừ Ngân hàng Nhà nước và Kho bạc Nhà nước) đó là hệ thống các TCTD, bao gồm gần 200 hệ thống, với hàng ngàn chi nhánh khắp nơi trong toàn quốc.

Việc quản lý theo mệnh lệnh hành chính thường chỉ thành công trong quản lý bảo đảm các nghiệp vụ trong thanh toán ít bị sai sót, ít có sự cố xảy ra trong hoạt động thanh toán, tuy nhiên khó có thể tạo ra những bước đột phá mới trong phát triển và hiện đại hóa. Đã đến lúc NHNN phải xem việc quản lý hoạt động thanh toán là quản lý hoạt động kinh doanh, các TCTD thực hiện việc cung ứng dịch vụ

thanh toán là quản trị kinh doanh, một mảng nghiệp vụ đưa lại thu nhập không nhỏ cho hệ thống, có trên quan điểm đó đòi hỏi trong quản lý phải sử dụng các cơ chế chính sách có tác động đến đầu tư công nghệ mới, hiện đại, đổi mới cung cách giao dịch với khách hàng thay vì việc quản lý theo mệnh lệnh hành chính trước đây dễ trì trệ, hạn chế,...

Hiện nay, ngoài 5 NHTM Nhà nước và 48 Chi nhánh NH nước ngoài, 5 NH liên doanh, 5 NH 100% vốn nước ngoài thì còn lại 37 NHTM CP và 40 hệ thống TCTD khác mới ra đời, đang yếu kém nhiều mặt. Nhà nước cần có cơ chế chính sách ưu tiên phát triển CNTT, đặc biệt là ở giai đoạn đầu vì giai đoạn đầu mới ứng dụng CNTT sẽ gặp nhiều khó khăn, bỡ ngỡ, từ nhận thức cho đến các cơ sở hạ tầng, lợi nhuận của Ngân hàng, thu nhập của người lao động và không chỉ bản thân Ngân hàng ứng dụng mà còn liên quan đến môi trường kinh doanh, trình độ dân trí. Đồng thời phải có chiến lược phát triển CNTT một cách đồng bộ (vốn đầu tư, trình độ cán bộ, chế độ thu nhập và đãi ngộ, cơ cấu tổ chức,…).

Nhà nước cần tạo môi trường pháp lý thông thoáng. Nhà nước cần có chính sách khuyến khích phát triển và ứng dụng CNTT vào các hoạt động kinh tế nói chung và hoạt động Ngân hàng nói riêng để tạo điều kiện cho các Ngân hàng có thể hiện đại hoá hoạt động của mình. Nhà nước nên tạo hành lang pháp lý để các Ngân hàng có điều kiện đầu tư nhiều hơn cho CNTT như quy định mức vốn tự có đầu tư cho tài sản cố định nhiều hơn 50%, giảm thuế nhập khẩu đối với các thiết bị CNTT hiện đại,… Trong thực tế, những Ngân hàng không có nguồn vốn lớn thì không thể có công nghệ hiện đại được. Hiện nay, NHNN cần giúp đỡ các Ngân hàng có thể khai thác nguồn vốn đầu tư cho CNTT bằng cách tìm nguồn viện trợ từ các tổ chức tài chính lớn trên thế giới như WB, ADB, IMF,…; viện trợ từ phía Chính phủ thông qua các dự án hiện đại hoá Ngân hàng; hoặc từ các quỹ phát triển nghiệp vụ và quỹ đầu tư phát triển công nghệ của từng Ngân hàng.

3.2.2.2 Xây dựng Luật thanh toán – giảm nhẹ vai trò quản lý của Ngân hàng Nhà nước, tăng vai trò kiểm tra của các cơ quan chức năng.

Kinh tế phát triển, lượng giao lưu hàng hóa tăng lên vô cùng lớn và đa dạng hình thức thanh toán, sự đòi hỏi kết quả thanh toán phải nhanh chóng, kịp thời, độ chuẩn

xác cao,…đòi hỏi hoạt động quản lý phải đáp ứng được những yêu cầu mới đó. Vì vậy, đã đến lúc Việt Nam cần có Luật thanh toán. Khi đã có Luật rồi thì việc phát triển thanh toán sẽ nhanh chóng hơn, đa dạng hơn, người cung ứng dịch vụ thanh toán cũng phát triển hơn như thanh toán bưu điện, sự tham gia của các cơ quan vô tuyến viễn thông,… Đồng thời việc quản lý sẽ có mặt của các cơ quan chức năng bảo vệ pháp luật, vai trò tự quản lý của Hiệp hội thanh toán và các thành viên cũng được nâng lên. Vai trò quản lý của NHNN trở thành người tham gia góp ý kiến, người tổ chức thanh toán là chủ yếu như ở một số nươc phương tây chỉ tồn tại và phát triển của Luật Séc và Luật Thương phiếu đã làm cho hoạt động thanh toán rất có hiệu lực và ổn định.

3.2.2.3 Về lâu dài việc quản lý hoạt động thanh toán nên thành lập Hiệp hội thanh toán và phân cấp quản lý cho Hiệp hội thanh toán.

Khi nói đến quản lý hoạt động thanh toán ở Việt Nam hiện nay thì tản mạn không rõ nét và chỉ quản lý nghiệp vụ là chủ yếu mà nghiệp vụ chỉ xảy ra ở NHNN tỉnh, thành phố, hay với vụ Kế toán Tài chính, ở Sở giao dịch hoặc Trung tâm công nghệ thông tin vì vậy tác dụng không lớn, trách nhiệm không cao. Kinh nghiệm ở các nước kinh tế phát triển là quản lý tập trung nhưng được phân cấp ở các hiệp hội thanh toán (có thể có hiệp hội thanh toán chung và có thể có hiệp hội thanh toán khu vực, địa phương,…). Quản lý theo mô hình này được giải quyết kịp thời những khó khăn, vướng mắc nhất là sự hợp tác được chặt chẽ đồng thời nó cũng tạo điều kiện cho việc giúp đỡ tài chính, kỹ thuật của các ngân hàng lớn với ngân hàng kém năng lực tài chính hơn.

3.2.2.4 Phát triển mạnh hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng (hệ thống thanh toán quốc gia) để trở thành nơi cung cấp thông tin và công cụ cho việc điều hành chính sách tiền tệ

Thực hiện tốt hệ thống TTĐTLNH là thực hiện thiết thực việc tập trung quản lý hệ thống TTĐTLNH đi vào hoạt động và từng bước phủ sóng đến khắp các địa bàn toàn quốc đã tạo ra một trục thanh toán quốc gia hiện đại, giúp các TCTD sử dụng hiệu quả vốn khả dụng, tập trung mọi nguồn vốn của mình. Với một mô hình