Công chứng các văn bản liên quan đến tài sản của vợ chồng

đồng tặng cho tài sản, trong đó người vợ sẽ tặng cho toàn bộ phần diện tích căn hộ thuộc quyền sở hữu của mình trong khối tài sản chung của hai vợ chồng cho người chồng. Trong trường hợp nêu trên, nếu thỏa thuận chia tài sản chung trong thời kỳ hôn nhân của vợ chồng thì bao giờ cũng phải chia ra tối thiểu là hai phần (bao gồm phần tài sản của người chồng và phần tài sản của người vợ) và tối đa là ba phần (bao gồm phần tài sản của người chồng, phần tài sản của người vợ và phần tài sản chung của hai vợ chồng). Theo Đại Từ điển Tiếng Việt do Nhà xuất bản Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh ấn hành năm 2011 thì "chia" là "phân ra, san ra từng phần từ một chỉnh thể, một tổng thể" [59, tr. 266], nhưng do người vợ không nhận được bất kỳ một lợi ích vật chất gì nên việc lập hợp đồng tặng cho là phù hợp hơn cả. Tuy nhiên, trong trường hợp đó nếu cả hai vợ chồng họ thỏa thuận người chồng phải chuyển cho người vợ một số tiền nhất định từ tài sản riêng của người chồng, dù số tiền đó có hoặc không tương đương với giá trị quyền sở hữu phần căn hộ và phần diện tích nhà của người vợ thì chúng ta hoàn toàn có thể lập văn bản thỏa thuận chia tài sản chung của vợ chồng.

Khi đến các tổ chức hành nghề công chứng, một số người còn mang tâm lý e dè, đối phó với cán bộ làm công tác công chứng vì nghĩ rằng đây là cơ quan nhà nước nên lề lối làm việc thường cứng nhắc, rườm rà, nhiều thủ tục hành chính gây phiền toái cho người dân; một số người lại quan niệm đây là cơ quan làm dịch vụ nên họ trả tiền là sẽ được phục vụ thỏa mãn tất cả các yêu cầu; và cũng có người đến các tổ chức hành nghề công chứng nhưng chưa thật sự hiểu rõ về chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức này cũng như thiếu kiến thức đối với lĩnh vực mình yêu cầu được công chứng. Vì vậy khi tiếp xúc với người yêu cầu công chứng, công chứng viên phải bình tĩnh, chủ động để có thể nắm bắt được yêu cầu của họ một cách cụ thể, chính xác. Công chứng viên cũng phải rèn luyện khả năng nhận biết tâm lý của người yêu cầu công chứng theo giới tính, tuổi tác, trình độ, nghề nghiệp…Khi người yêu cầu công chứng đang trình bày, công chứng viên cần kiên nhẫn

lắng nghe, không nên ngắt ngang. Công chứng viên cũng cần biết cách gợi ý hoặc đặt câu hỏi để người yêu cầu công chứng trình bày cụ thể, rõ ràng yêu cầu công chứng của họ. Với những người có trình độ nhận thức thấp, người già, công chứng viên phải cố gắng để có thể hiểu được mục đích thật sự của họ là gì khi yêu cầu công chứng, vì những người này thường có cách diễn đạt khó hiểu hoặc dễ dẫn đến hiểu nhầm. Công chứng viên nên hỏi các nội dung chính để người yêu cầu công chứng xác nhận lại chính xác yêu cầu công chứng của họ, bởi nếu chỉ nghe họ nói mà không hiểu được mục đính thật sự của họ sẽ dẫn đến giải quyết việc công chứng không đúng với ý chí của người yêu cầu công chứng.

Ngay từ khi tiếp nhận yêu cầu công chứng, công chứng viên phải xác định được yêu cầu công chứng đó có phù hợp với quy định của pháp luật, có vi phạm đạo đức xã hội không? Công chứng viên nên giải thích cho người yêu cầu công chứng trong một số trường hợp cần thiết về những quy định của pháp luật liên quan đến giao dịch mà họ muốn thực hiện, về quyền và nghĩa vụ của họ khi tham gia giao dịch, về hậu quả pháp lý khi giao dịch được xác lập. Việc tư vấn của công chứng viên phải được thực hiện trên cơ sở các quy định của pháp luật và đảm bảo nguyên tắc tôn trọng ý chí tự nguyện, sự thỏa thuận của các bên tham gia giao dịch. Trong một số trường hợp thông qua việc giao tiếp với người yêu cầu công chứng, công chứng viên có thể phát hiện ra sự gian dối của khách hàng (ví dụ như qua trao đổi, công chứng viên phát hiện ra yêu cầu công chứng việc chia tài sản chung của vợ chồng nhằm trốn tránh nghĩa vụ trả nợ của riêng người chồng).

Từ việc tư vấn, nắm bắt chính xác yêu cầu công chứng, công chứng viên phải xác định chính xác hình thức văn bản áp dụng để giải quyết yêu cầu công chứng đó. Việc đó đòi hỏi công chứng viên còn phải có các kỹ năng khác như kỹ năng xác định thẩm quyền công chứng, kiểm tra hồ sơ và chủ thể tham gia giao dịch...

+ Xác định thẩm quyền công chứng

Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng, công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng phải xác định xem yêu cầu công chứng đó có thuộc thẩm quyền chứng nhận của mình không? Việc xác định thẩm quyền công chứng các văn bản liên quan đến tài sản của vợ chồng trước tiên căn cứ vào các quy định tại khoản 2 Điều 6, khoản 2 Điều 9 và khoản 1 Điều 13 của Nghị định số 70/2001/NĐ-CP ngày 03/10/2001. Khoản 2 Điều 6 Nghị định số 70/2001/NĐ-CP ngày 03/10/2001 quy định văn bản thỏa thuận chia tài sản chung của vợ chồng có thể có người làm chứng "hoặc được công chứng, chứng thực theo yêu cầu của vợ chồng hoặc theo quy định của pháp luật" [14]. Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 70/2001/NĐ-CP ngày 03/10/2001 cũng quy định văn bản khôi phục chế độ tài sản chung của vợ chồng có thể có người làm chứng "hoặc được công chứng, chứng thực theo yêu cầu của vợ chồng hoặc theo quy định của pháp luật". Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 70/2001/NĐ-CP ngày 03/10/2001 quy định văn bản nhập tài sản riêng của một bên vợ hoặc chồng vào tài sản chung "có thể được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật" [14].

Điều 2 Luật Công chứng cũng quy định: "công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng" [42].

Như vậy, căn cứ các quy định tại khoản 2 Điều 6, khoản 2 Điều 9 và khoản 1 Điều 13 của Nghị định số 70/2001/NĐ-CP ngày 03/10/2001, căn cứ Điều 2 Luật Công chứng chúng ta thấy công chứng viên có thể thực hiện việc chứng nhận các văn bản liên quan đến tài sản của vợ, chồng theo yêu cầu của vợ chồng hoặc theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên cho đến thời điểm hiện tại, ngoại trừ việc vợ chồng yêu cầu Tòa án giải quyết nếu không thỏa thuận được việc chia tài sản chung trong thời kỳ hôn nhân, Luật Hôn nhân và gia

đình năm 2000, Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành hai đạo luật trên "không xác định cụ thể trong trường hợp nào thì văn bản liên quan đến tài sản vợ chồng cần công chứng, trường hợp nào cần chứng thực, trường hợp nào thì cần có người làm chứng và những trường hợp nào thì do hai vợ chồng tự lập" [29, tr. 426]. Đối với các loại văn bản này, việc xác định thẩm quyền công chứng của công chứng viên tương đối dễ dàng nếu cả hai vợ chồng cùng thống nhất yêu cầu công chứng. Tuy nhiên nếu vợ, chồng không tự nguyện yêu cầu công chứng thì rất khó xác định trong những tình huống nào sự xuất hiện của công chứng viên là cần thiết. Mặc dù pháp luật hôn nhân và gia đình cho phép vợ chồng có quyền thỏa thuận và tự lập các văn bản liên quan đến tài sản vợ chồng nhưng trên thực tế hầu hết những thỏa thuận về tài sản giữa vợ và chồng đều liên quan đến những tài sản có giá trị lớn (nhà ở, đất ở...). Và những tài sản này sau thỏa thuận của vợ chồng muốn chuyển dịch quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản theo thỏa thuận thì hầu như đều phải làm thủ tục trước bạ sang tên tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Mà muốn thực hiện được việc trước bạ sang tên thì thỏa thuận giữa vợ và chồng trong một số trường hợp phải tuân theo những hình thức nhất định là phải được công chứng hoặc chứng thực; còn nếu chỉ lập văn bản thỏa thuận và có chữ ký của hai vợ chồng thì văn bản đó không đáp ứng được yêu cầu về mặt hình thức (ví dụ văn bản thỏa thuận chia tài sản chung của vợ chồng trong thời kỳ hôn nhân là nhà đất, nếu không được công chứng hoặc chứng thực, hoặc được chia bằng một bản án, quyết định có hiệu lực của Tòa án thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền không chấp nhận làm thủ tục trước bạ sang tên đối với tài sản đó).

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 129 trang tài liệu này.

Đối với các văn bản liên quan đến tài sản của vợ, chồng có đối tượng là động sản hoặc quyền tài sản thì bất cứ công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng nào cũng có thể chứng nhận. Nhưng nếu đối tượng của các văn bản liên quan đến tài sản của vợ, chồng là bất động sản thì công chứng viên cần phải xác định thẩm quyền công chứng theo quy định tại Điều 37 của Luật Công chứng, theo đó công chứng viên của tổ chức hành nghề công

chứng có thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản. Như vậy thì bất động sản là đối tượng của các văn bản liên quan đến tài sản của vợ, chồng tọa lạc ở đâu thì chỉ những công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đó mới có thẩm quyền công chứng các văn bản này.

Một điểm nữa công chứng viên cần lưu ý khi xác định thẩm quyền công chứng là việc công chứng đó phải không thuộc trường hợp bị cấm theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 12 Luật Công chứng, theo đó công chứng viên không được chứng nhận các văn bản liên quan đến tài sản của vợ, chồng nếu việc công chứng đó có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng, cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng, cha mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể, ông bà nội, ông bà ngoại, anh chị em ruột của mình, của vợ hoặc chồng, cháu là con của con trai, con gái, con nuôi.

Sau khi xác định việc công chứng đó thuộc thẩm quyền của mình, công chứng viên sẽ thực hiện tiếp các hoạt động dưới đây.

+ Kiểm tra các điều kiện thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng

- Những nội dung cần kiểm tra

* Các giấy tờ, tài liệu cần có trong hồ sơ yêu cầu công chứng

Sau khi xác định chính xác yêu cầu công chứng, xác định việc công chứng thuộc thẩm quyền của mình, công chứng viên cần xác định được các giấy tờ cần có trong hồ sơ yêu cầu công chứng, trên cơ sở đó đối chiếu với hồ sơ do người yêu cầu công chứng cung cấp để xác định xem các giấy tờ này đã hợp pháp, đầy đủ chưa? nếu chưa đủ thì cần cung cấp thêm những giấy tờ gì? Bởi trên thực tế, có yêu cầu công chứng được giải quyết ngay khi người yêu cầu công chứng đến tổ chức hành nghề công chứng; nhưng cũng có trường hợp người yêu

cầu công chứng phải trở về để bổ sung thêm những giấy tờ còn thiếu trong hồ sơ công chứng. Do vậy, công chứng viên cần hướng dẫn họ một cách chi tiết, đầy đủ để hạn chế việc người yêu cầu công chứng phải đi lại nhiều lần.

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 35 Luật Công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan, hồ sơ yêu cầu công chứng các văn bản liên quan đến tài sản của vợ chồng thường bao gồm những loại giấy tờ sau:

Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu.

Ngay sau khi xác định được yêu cầu công chứng, công chứng viên phát Phiếu yêu cầu công chứng và hướng dẫn người yêu cầu công chứng điền đầy đủ các thông tin vào phiếu. Tuy nhiên từ thời điểm Luật Công chứng có hiệu lực cho đến thời điểm này, chưa có văn bản nào quy định về mẫu phiếu yêu cầu công chứng. Mỗi tổ chức hành nghề công chứng tự xây dựng mẫu phiếu yêu cầu công chứng trên cơ sở một mẫu phiếu cũ ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT-BTP-BTNMT ngày 13/6/2006 hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất. Do vậy không có mẫu phiếu yêu cầu công chứng thống nhất cho tất cả các tổ chức hành nghề công chứng. Theo "Báo cáo kết quả thanh tra chuyên ngành về lĩnh vực công chứng tại thành phố Hà Nội" ngày 29/6/2010 của Thanh tra Bộ Tư pháp đối với việc thanh tra 19 tổ chức hành nghề công chứng thì "Một số hồ sơ công chứng của Phòng Công chứng số 8; Văn phòng công chứng Thăng Long, Đống Đa không có phiếu yêu cầu công chứng" [47, tr. 6]. "Báo cáo kết quả thanh tra chuyên ngành về lĩnh vực công chứng tại tỉnh Đồng Nai" năm 2011 của Thanh tra Bộ Tư pháp đối với việc thanh tra 17 tổ chức hành nghề công chứng thì "Phiếu yêu cầu công chứng trong một số các hồ sơ thiếu chữ ký của người yêu cầu công chứng hoặc người nhận tiếp hồ sơ công chứng" [49, tr. 6]. Những vi phạm này cần được chấn chỉnh kịp thời bởi tuy mỗi tổ chức hành nghề công chứng có mẫu phiếu yêu cầu công chứng khác nhau những căn bản đều xây dựng trên cơ sở mẫu

phiếu ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT-BTP-BTNMT ngày 13/6/2006. Những nội dung mà người yêu cầu công chứng cần cung cấp trong phiếu là rất cần thiết, giúp hạn chế việc người yêu cầu công chứng khiếu nại, khiếu kiện cũng như giúp cho việc thanh tra (nếu có) được thực hiện một cách thuận lợi. Nó là căn cứ để xác định việc công chứng viên có thực hiện việc công chứng đúng với yêu cầu của người yêu cầu công chứng không? các giấy tờ người yêu cầu công chứng đã cung cấp cho tổ chức hành nghề công chứng gồm những giấy tờ gì?...

Dự thảo văn bản thỏa thuận chia tài sản chung của vợ chồng trong thời kỳ hôn nhân (hoặc văn bản khôi phục chế độ tài sản chung của vợ chồng hoặc văn bản nhập tài sản riêng của một bên vợ hoặc chồng vào tài sản chung...). Đây là loại tài liệu không bắt buộc phải có. Thực tế phần lớn các tổ chức hành nghề công chứng sẽ thực hiện các việc soạn thảo các văn bản này theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Nếu người yêu cầu công chứng đã soạn thảo những văn bản này thì mới cần xuất trình trong hồ sơ yêu cầu công chứng.

Bảo sao giấy tờ tùy thân. Đây là loại giấy tờ bắt buộc phải có trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Quy định này nhằm tạo cơ sở pháp lý cho công chứng viên có thể xác định người yêu cầu công chứng có đủ điều kiện không? Tuy nhiên Luật Công chứng lại không quy định cụ thể những giấy tờ nào được coi là giấy tờ tùy thân. Do vậy "khi xác định thế nào là giấy tờ tùy thân, mỗi công chứng viên lại đưa ra một tiêu chí không giống nhau" [46, tr. 77]. Phần lớn các công chứng viên đều xác định chứng minh nhân dân, hộ chiếu, chứng minh thư sĩ quan quân đội nhân dân là loại giấy tờ tùy thân. Bên cạnh đó, khi người yêu cầu công chứng không có chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc người yêu cầu công chứng là sĩ quan quân đội nhận dân nhưng không xuất trình được chứng minh thư sĩ quan quân đội nhân dân, một số công chứng viên đã coi các giấy tờ sau là giấy tờ tùy thân: giấy phép lái xe, giấy thông hành, chứng minh công an nhân dân, chứng minh thư công nhân quốc

phòng, thẻ đảng viên, thẻ bảo hiểm xã hội, các thẻ ngành như thuế vụ, thanh tra... Vậy giấy tờ nào được coi là giấy tờ tùy thân?

Theo quy định của pháp luật, loại giấy tờ tùy thân được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là chứng minh nhân dân được cấp theo Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 3/2/1999 của Chính phủ về chứng minh nhân dân, Nghị định số 170/2007/NĐ-CP ngày 19/11/2007 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 05/1999/NĐ-CP, Thông tư số 27/2012/TT- BCA ngày 16/5/2012 của Bộ Công an quy định về mẫu chứng minh nhân dân. Theo quy định tại Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 3/2/1999 và Nghị định số 170/2007/NĐ-CP ngày 19/11/2007 thì chứng minh nhân dân là một loại giấy tờ tùy thân của công dân do cơ quan công an có thẩm quyền chứng nhận về những đặc điểm riêng và nội dung cơ bản của mỗi công dân trong độ tuổi do pháp luật quy định. Chứng minh nhân dân có giá trị sử dụng 15 năm kể từ ngày cấp. Công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên, đang cư trú trên lãnh thổ Việt Nam có nghĩa vụ đến cơ quan công an nơi đăng ký hộ khẩu thường trú làm thủ tục cấp Chứng minh nhân dân. Công dân được sử dụng Chứng minh nhân dân của mình làm chứng nhận nhân thân và phải mang theo khi đi lại, giao dịch; xuất trình khi người có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra, kiểm soát. Số Chứng minh nhân dân được dùng để ghi vào một số loại giấy tờ khác của công dân.

Do vậy khi thực hiện hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch nói chung và công chứng các văn bản liên quan đến tài sản của vợ chồng nói riêng, người yêu cầu công chứng phải có chứng minh nhân dân và chứng minh nhân dân đó phải đang trong thời hạn sử dụng (trong thời hạn 15 năm kể từ ngày cấp). Hiện nay, một số quận của thành phố Hà Nội đang thực hiện thí điểm việc cấp chứng minh nhân dân theo mẫu mới theo quy định tại Thông tư số 27/2012/TT-BCA ngày 16/5/2012 của Bộ Công an, tuy số lượng chứng minh nhân dân được cấp theo mẫu mới đến nay chưa nhiều nhưng các công chứng viên cũng cần biết để kiểm tra khi người yêu cầu công chứng xuất trình. Và chứng minh nhân dân được cấp theo mẫu quy định tại Nghị định số