Công Chứng Hợp Đồng, Giao Dịch Do Công Chứng Viên Soạn Thảo Theo Đề Nghị

- Chuyển lại dự thảo hợp đồng, giao dịch cho người yêu cầu công chứng tự đọc lại hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

Sau đó công chứng viên chuyển hợp đồng, giao dịch đã được ký cho bộ phận thu ngân thực hiện thu phí công chứng, thu thù lao công chứng và các chi phí khác (nếu có), đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng, trả hợp đồng, giao dịch đã được đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng cho người yêu cầu công chứng đồng thời giữ lại một bản chính để lưu trữ. Việc công chứng đến thời điểm này coi như đã hoàn tất.

2.1.1.2. Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng

Việc công chứng hợp đồng, giao dịch được do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng được quy định tại Điều 36 Luật Công chứng, theo đó, người yêu cầu công chứng cũng nộp một bộ hồ sơ như trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn (trừ dự thảo hợp đồng, giao dịch) đồng thời nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên cũng thực hiện các việc tương tự như trong trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn như:

- Tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng;

- Thụ lý, ghi vào sổ công chứng nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật, hướng dẫn cho người yêu cầu công chứng về bổ sung, hoàn thiện hồ sơ nếu hồ sơ công chứng chưa đầy đủ, trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công

chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

- Soạn thảo hợp đồng, giao dịch (thay vì kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch như trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn) nếu thấy nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch của người yêu cầu công chứng là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội.

- Các hoạt động tiếp theo của công chứng viên được thực hiện tương tự như trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn đã được nêu tại mục 2.1.1.1 nêu trên.

2.1.2. Thời hạn và địa điểm công chứng

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 129 trang tài liệu này.

2.1.2.1. Thời hạn công chứng

Điều 38 Luật Công chứng quy định về thời hạn công chứng, theo đó thời hạn công chứng "được xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng" [42]. Thời hạn công chứng hợp đồng, giao dịch nói chung và thời hạn công chứng các văn bản liên quan đến tài sản của vợ chồng nói riêng là không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá mười ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng. Thời gian xác minh, giám định không tính vào thời hạn công chứng.

Trong thực tế, quy định này được thực hiện tương đối tốt. "Hầu hết các văn bản công chứng được thực hiện trong ngày làm việc, trừ các trường hợp phức tạp như hợp đồng mua bán nhà, chuyển nhượng quyền sử dụng đất có thời hạn từ 2 đến 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng" [29, tr. 180]. Theo "Báo cáo kết quả thanh tra chuyên ngành về lĩnh vực công chứng tại thành phố Hà Nội" ngày 29/6/2010 của Thanh tra Bộ Tư pháp đối với việc thanh tra 19 tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thì:

Qua thanh tra không phát hiện thấy tổ chức hành nghề công chứng nào vi phạm về thời hạn công chứng. Các hợp đồng, giao dịch đều được các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện một cách nhanh chóng, thuận tiện đáp ứng được cơ bản yêu cầu của người yêu cầu công chứng [47, tr. 9].

Trong bài tham luận "Một số vấn đề thực tiễn hoạt động công chứng thông qua số liệu điều tra cơ bản, điều tra xã hội học" của Viện Khoa học pháp lý - Bộ Tư pháp tại Hội thảo khoa học cấp bộ "Xã hội hóa hoạt động công chứng sau gần 5 năm triển khai Luật công chứng" do Viện Khoa học pháp lý tổ chức đã nêu:

Công chứng nhà nước thường chặt chẽ trong việc thực hiện các nghiệp vụ công chứng. Do vậy, trong một số trường hợp dẫn đến việc yêu cầu công chứng chậm hơn so với văn phòng công chứng...

Nếu như người dân chủ yếu không hài lòng với Phòng công chứng nhà nước (Phòng công chứng nhà nước) về thời gian giải quyết thì không có người dân nào phàn nàn với văn phòng công chứng về những lý do này. Chứng tỏ thời gian giải quyết công việc của văn phòng công chứng là nhanh hơn so với công chứng nhà nước [57. tr. 8].

2.1.2.2. Địa điểm công chứng

Địa điểm công chứng được quy định tại Điều 39 Luật Công chứng, theo đó việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Thực tế, phần lớn các việc công chứng được thực hiện tại trụ sở các tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên với tính chất "dịch vụ công", xu hướng thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công

chứng đang gia tăng, đặc biệt là đối với các Văn phòng công chứng. Nhưng cho đến nay, chưa có một văn bản nào hướng dẫn hoặc đưa ra tiêu chí để xác định như thế nào được coi là "có lý do chính đáng khác". Theo "Báo cáo kết quả thanh tra chuyên ngành về lĩnh vực công chứng tại thành phố Hà Nội" ngày 29/6/2010 của Thanh tra Bộ Tư pháp đối với việc thanh tra 19 tổ chức hành nghề công chứng thì:

Thực tế thanh tra cho thấy, số lượng các vụ việc công chứng ngoài trụ sở khá nhiều. Ngoài các lý do người yêu cầu công chứng ốm, già yếu thì nhiều hồ sơ yêu cầu công chứng ngoài trụ sở còn có lý do bận công tác, để bảo quản giấy tờ, tài liệu gốc…; Thậm chí một số hồ sơ của Phòng công chứng số 7, Văn phòng công chứng Thăng Long công chứng viên còn thực hiện việc yêu cầu công chứng ngoài trụ sở mà không có lý do [47].

2.1.3. Tiếng nói, chữ viết và việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng

Điều 10 Luật Công chứng quy định "tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng là tiếng Việt" [42]. Theo khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng thì chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng hoặc viết thêm, không được tẩy xóa, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Trong trường hợp có sửa chữa hoặc viết thêm thì được thực hiện bằng cách công chứng viên ghi bên lề, ký và đóng dấu tổ chức hành nghề công chứng. Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết. Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Theo quy định tại Điều 42 Luật Công chứng thì văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

2.1.4. Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng

Điều 43 Luật Công chứng quy định về việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng, theo đó lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản công chứng mà việc sửa lỗi đó không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia hợp đồng, giao dịch.

Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng phải là công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động hoặc giải thể thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật.

Khi sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng, công chứng viên có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên có trách nhiệm thông báo việc sửa lỗi kỹ thuật đó cho người tham gia hợp đồng, giao dịch.

Công chứng viên cần thực hiện nghiêm túc việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng để bảo đảm tính chính xác của văn bản công để tránh những tranh chấp, khiếu nại không đáng có.

2.1.5. Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch

Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch được thực hiện theo quy định tại Điều 44 Luật Công chứng, theo đó việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó và cũng phải được công chứng. Và người thực hiện việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch phải là công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó.

Như vậy Luật Công chứng không quy định rõ phải chính là công chứng viên đã thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch đó hay bất cứ công chứng viên nào của tổ chức đó cũng được. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động hoặc giải thể thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch.

Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch.

2.1.6. Người được đề nghị Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu

Điều 45 Luật Công chứng quy định những người sau đây mới được quyền yêu cầu Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu khi có căn cứ cho rằng việc công chứng có vi phạm pháp luật, đó là:

- Công chứng viên;

- Người yêu cầu công chứng;

- Người làm chứng;

- Người có quyền, lợi ích liên quan;

- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Thủ tục giải quyết việc yêu cầu tuyên văn bản công chứng vô hiệu được thực hiện theo các Điều 339a, 339b, 339c của Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Bộ luật tố tụng dân sự số 65/2011/QH12.

2.2. THỦ TỤC CÔNG CHỨNG CÁC VĂN BẢN LIÊN QUAN ĐẾN TÀI SẢN CỦA VỢ, CHỒNG

Khi công chứng hợp đồng, giao dịch nói chung và công chứng các văn bản liên quan đến tài sản của vợ chồng nói riêng, công chứng viên phải tuân theo những quy định chung của Luật Công chứng như đã nêu tại mục 2.1. Căn

cứ vào Luật Công chứng, Luật Hôn nhân và gia đình năm 2000, các văn bản hướng dẫn hai luật này và các văn bản pháp luật có liên quan, việc công chứng các văn bản liên quan đến tài sản của vợ chồng được thực hiện theo các bước cơ bản như sau đây.

2.2.1. Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng

Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng là bước đầu tiên và hết sức quan trọng trong thủ tục công chứng đối với mọi loại giao dịch. Thực hiện tốt việc tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng sẽ giúp cho các hoạt động tiếp theo được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện và đúng pháp luật. Để làm được điều đó đòi hỏi công chứng viên phải am hiểu các quy định của pháp luật và phải có những kỹ năng nghề nghiệp nhất định, bởi nhìn bên ngoài, hoạt động công chứng là hoạt động mang tính thủ tục, hình thức, nhưng để giải quyết được các việc công chứng thì công chứng viên phải hoàn toàn dựa trên các quy định của pháp luật nội dung. Và khi nắm vững các quy định của pháp luật có liên quan đến việc công chứng và có kỹ năng nghề nghiệp thì khi tiếp nhận yêu cầu công chứng, công chứng viên mới xác định chính xác loại việc công chứng, từ đó xác định được chính xác các giấy tờ cần có trong hồ sơ, tránh đòi hỏi quá nhiều các giấy tờ không cần thiết dẫn đến việc gây phiền toái, khó khăn cho người yêu cầu công chứng nhưng vẫn đảm bảo an toàn pháp lý về hồ sơ công chứng.

Đối với việc công chứng các văn bản liên quan đến tài sản của vợ chồng nói chung và việc tiếp nhận yêu cầu công chứng các văn bản này nói riêng, công chứng viên phải am hiểu và vận dụng tốt các quy định của pháp luật về chế độ tài sản của vợ chồng, đồng thời phải vận dụng tốt các kỹ năng nghề nghiệp, tuân thủ đúng trình tự, thủ tục công chứng được quy định trong Luật Công chứng và các văn bản có liên quan.

2.2.1.1. Yêu cầu về kiến thức pháp luật

Công chứng viên cần có kiến thức pháp luật về nhiều lĩnh vực: dân sự, hôn nhân và gia đình, đất đai, nhà ở, hộ tịch, doanh nghiệp…, tập trung và

quan trọng nhất là kiến thức pháp luật về tài sản chung, tài sản riêng của vợ, chồng và các văn bản liên quan đến tài sản của vợ chồng được công chứng.

+ Tài sản chung của vợ chồng

Theo Từ điển Luật học do Nhà xuất bản Từ điển Bách khoa - Nhà xuất bản Tư pháp ấn hành năm 2006 thì tài sản chung của vợ chồng là "Vật và lợi ích vật chất khác thuộc sở hữu chung của cả vợ và chồng" [56, tr. 686]. Điều 219 Bộ luật Dân sự năm 2005 cũng đã quy định về sở hữu chung của vợ chồng, theo đó:

1. Sở hữu chung của vợ chồng là sở hữu chung hợp nhất.

2. Vợ chồng cùng nhau tạo lập, phát triển khối tài sản chung bằng công sức của mỗi người; có quyền ngang nhau trong việc chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản chung.

3. Vợ chồng cùng bàn bạc, thỏa thuận hoặc ủy quyền cho nhau chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản chung.

4. Tài sản chung của vợ chồng có thể phân chia theo thỏa thuận hoặc theo quyết định của Tòa án [41].

Điều 217 Bộ luật Dân sự năm 2005 quy định: "Sở hữu chung hợp nhất là sở hữu chung mà trong đó phần quyền sở hữu của mỗi chủ sở hữu chung không được xác định đối với tài sản chung" và "các chủ sở hữu chung hợp nhất có quyền, nghĩa vụ ngang nhau đối với tài sản thuộc sở hữu chung" [41].

Khoản 1, 3 Điều 27 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2000 quy định:

1. Tài sản chung của vợ chồng gồm tài sản do vợ, chồng tạo ra, thu nhập do lao động, hoạt động sản xuất kinh doanh và những thu nhập hợp pháp khác của vợ, chồng trong thời kỳ hôn nhân; tài sản mà vợ chồng được thừa kế chung hoặc được tặng cho chung và những tài sản khác mà vợ, chồng thỏa thuận là tài sản chung.