Những Điều Kiện Thực Hiện Chiến Lược Kinh Doanh Có Hiệu Quả.

Bảng 1.1: Ma trận SWOT

Phân tích SWOT

Cơ hội (O)

- O1

- O2

- O3

- O4

Nguy cơ (T)

- T1

- T2

- T3

- T4

Điểm mạnh (S)

- S1

- S2

- S3

- S4

Phối hợp S-O

Sử dụng các điểm

mạnh để tận dụng cơ hội

Phối hợp S-T

Sử dụng điểm mạnh để vượt qua mối đe doạ

Điểm yếu

-W1

-W2

-W3

Phối hợp W-O

Tận dụng cơ hội để

khắc phục điểm yếu

Phối hợp WT

Giảm thiểu các điểm

yếu và tìm cách tránh mối đe doạ

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 136 trang tài liệu này.

Quá trình này tạo thành 4 cặp chiến lược phối hợp

- Phối hợp SO- Chiến lược maxi- maxi:

Là chiến lược sử dụng những điểm mạnh bên trong của tổ chức để tận dụng các cơ hội bên ngoài để bành trướng rộng và phát triển đa dạng hoá.

- Phối hợp ST- Chiến lược maxi - mini

Là chiến lược sử dụng các điểm mạnh của tổ chức để tránh khỏi hiểm hoạ, giảm đi tác động của của những nguy cơ đe doạ tình huống này thể hiện nhiều cản trở từ các điều kiện bên ngoài.

- Phối hợp WO- Chiến lược mini- maxi

Là chiến lược nhằm cải thiện những điểm yếu bên trong bằng cách tận dụng các cơ hội bên ngoài.

- Phối hợp WT- Chiến lược mini – mini

Là chiến lược phối hợp giữa các mặt yếu và nguy cơ của tổ chức. Cần thiết phải

giảm thiểu các mặt yếu của mình và tránh đe doạ bằng cách đưa ra các kế hoạch

phòng thủ. Tình huống này thể hiện sự yếu kém trong nội bộ ngành trong điều kiện

ngoại cảnh không thuận lợi.

Thiết kế chiến lược không chỉ có phân tích SWOT ở trạng thái tĩnh mà cả ở trạng thái động. Thực chất của phân tích SWOT là để soạn thảo chiến lược, người ta chú ý đến dự báo thay đổi của ngoại cảnh và thay đổi bên trong của tổ chức.

Một kỹ thuật tận dụng phương pháp SWOT để phân tích chiến lược có tên là phân tích TOWS/SWOT, đó là phương pháp kết hợp từ phân tích các nhân tố bên ngoài đến bên trong (TOWS) hoặc ngược lại ” từ bên trong ra bên ngoài” (SWOT).

5. Những điều kiện thực hiện chiến lược kinh doanh có hiệu quả.

Trong thực tế, hoạch định ra các giải pháp chiến lược phù hợp với mục tiêu của tổ chức đã khó, việc triển khai thực hiện có hiệu quả lại càng khó hơn. Nhà quản trị các cấp cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình thông qua các chức năng khác trong quản trị. Các chức này triển khai đầy đủ, có cơ sở khoa học, được xem như những điều kiện cần thiết để thực hiện các giải pháp chiến lược có hiệu quả.

5.1. Xây dựng và duy trì cơ cấu tổ chức có hiệu quả

Mọi hình thức tổ chức nói chung: Cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức khác... chỉ có thể hoàn thành nhiệm vụ, đạt được các mục tiêu trong từng thời kỳ thông qua việc thực hiện các giải pháp, các chính sách, các biện pháp cụ thể...của con người. Công việc của con người hay các thành viên trong tổ chức có thửê đạt được hiệu quả cao khi nhà quản trị các cấp xây dựng và duy trì cơ cấu tổ chức có hiệu quả. Xây dựng cơ cấu tổ chức là một quá trình, dựa vào chức năng hoạch định.

 Một số yêu cầu khi xây dựng cơ cấu tổ chức:

- Phù hợp với mục tiêu và các yếu tố thuộc môi trường có ảnh hưởng trong từng

thời kỳ.

- Cơ cấu tổ chức thay đổi theo yếu tố con người.

- Xây dựng mối quan hệ tốt giữa các cấp, các bộ phận để mọi người trong tổ chức nhiệt tình, có cơ hội phát huy mọi khả năng tiềm tàng để đạt được mục tiêu tập thể với hiệu quả cao.

Như vậy, cơ cấu tổ chức được thiết kế trước hết xoay quanh các mục tiêu cần đạt

được, các hoạt động cần thực hiện trong từng thời kỳ phù hợp với yếu tố con người và xây dựng mối quan hệ tốt trong nội bộ dể phát huy năng lực của cơ cấu tổ chức ở mức độ cao.

 Tiến trình xây dựng cơ cấu tổ chức

Việc xây dựng cơ cấu tổ chức thực hiện thông qua một tiến trình cơ bản sau:

* Phân chia tổ chức thành các bộ phận:

Mỗi bộ phận trong cơ cấu tổ chức là một lĩnh vực hoạt động riêng, nhưng có quan hệ với nhau trong quá trình thực hiện các hoạt động để đạt được mục tiêu chung. Tuỳ theo tổ chức là một ngành kinh tế, một doanh nghiệp cụ thể...các bộ phận trong cơ cấu tổ chức có thể được phân chia theo các cách thức khác nhau. Trong thực tế, không có cách phân chia nào tối ưu, nhà quản trị cần nghiên cứu hoàn cảnh cụ thể để vận dụng các cách kết hợp với nhau.

+ Cách thứ nhất: phân chia theo số lượng người thực hiện công việc.

+ Cách thứ hai: phân chia bộ phận theo thời gian làm việc.

+ Cách thứ ba: phân chia bộ phận theo chức năng.

Phân chia bộ phận theo chức năng được áp dụng rộng rãi theo tổ chức khác nhau. Các bộ phận theo chức năng thể hiện ở các lĩnh vực hoạt động chuyên môn trong cơ cấu tổ chức, bao quát các công việc mà một tổ chức thực hiện thường xuyên. Một số chức năng cơ bản của một tổ chức sản xuất- kinh doanh có thể được chia thành các bộ phận như: nhân sự, marketing, tài chính, mua hàng, sản xuất, hành chính...Trong mỗi bộ phận theo chức năng, nhà quản trị có thể phân chia thành các nhóm theo loại công việc cụ thể, ví dụ: bộ phận marketing có thể phân thành( nhóm nghiên cứu thị trường, nhóm lập kế hoạch marketing, nhóm quảng cáo, nhóm khuyến mại...).Tuỳ theo loại tổ chức cụ thể, các bộ phận chức năng sẽ được xác định thông qua những tên gọi phù hợp với nội dung công việc.

+ Cách thứ tư: phân chia bộ phận theo khu vực địa lý.

Đây là cách phân chia bộ phận khá phổ biến ở các tổ chức hoặc doanh nghiệp hoạt động trên phạm vi địa lý rộng. Trong đó mỗi bộ phận thuộc khu vực địa lý được giao cho một người quản lý chung. Các tổ chức, các doanh nghiệp phân chia

bộ phận theo cách này khi tiến hành các hoạt động, công việc ở các khu vực địa lý tương tự nhau. Khu vực địa lý có thể là các vùng lãnh thổ trên thị trường nội địa, ở các quốc gia khác trên thị trường nước ngoài. Mục đích của việc phân chia bộ phận theo lãnh thổ là khuyến khích tính chủ động sáng tạo của nhà quản trị tại các khu vực, hiểu biết khu vực và quản trị hiệu quả từng khu vực.

+ Cách thứ năm: phân chia bộ phận theo sản phẩm.

Phân chia bộ phận theo sản phẩm là cách phân chia được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp sản xuất- kinh doanh đa ngành. Mỗi ngành kinh doanh là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức. Mỗi bộ phận được giao cho một nhà quản trị chịu trách nhiệm quản lý. Mục tiêu của việc phân chia bộ phận theo sản phẩm là nâng cao hiệu quả quản trị theo ngành hàng sản xuất kinh doanh.

+ Cách thứ sáu: phân chia bộ phận theo khách hàng

Phân chia bộ phận theo khách hàng được áp dụng ở các doanh nghiệp phục vụ nhiều đối tượng khách hàng khác nhau như: người tiêu dùng, người mua hàng phục vụ sản xuất, người mua để bán... Việc phân chia bộ phận theo khách hàng thể hiện mối quan tâm của nhà quản trị đối với đối tượng mà doanh nghiệp phục vụ. Nhà quản trị phân công phụ trách bộ phận theo khách hàng cụ thể sẽ có điệu kiện hiểu biết nhu cầu, mong muốn của khách hàng để phục vụ tốt hơn, có hiệu quả hơn.

Tóm lại, việc phân chia bộ phận trong cơ cấu tổ chức có nhiều cách thức khác nhau, tuỳ theo loại hình tổ chức, quy mô hoạt động của tổ chức...nhà quản trị có trách nhiệm sẽ nghiên cứu từng cách để vận dụng hoặc phối hợp các cách phù hợp với yêu cầu cơ cấu tổ chức hợp lý.

 Phân cấp tổ chức và xác định tầm hạn quản lý:

Căn cứ vào các bộ phận được phân chia, nhà quản trị sẽ phân cấp tổ chức theo tầm hạn quản lý phù hợp. Tầm hạn quản lý là giới hạn về số người mà một nhà quản trị có thể giám sát có hiệu quả.

Tầm hạn quản lý thay đổi theo hoàn cảnh cụ thể, theo từng loại bộ phận nên các cấp trong tổ chức cũng được xác định một cách phù hợp. Trong thực tế, tuỳ theo cấp bậc cần thiết trong tổ chức (cấp cao, cấp trung gian, cấp cơ sở), khả năng của

nhà quản trị, nội dung các công việc cụ thể... nhà quản trị sẽ xác định tầm hạn quản lý và số lượng cấp bậc phù hợp. Càng nhiều cấp bậc thì chi phí quản lý càng gia tăng, thông tin liên lạc càng phức tạp, việc lập kế hoạch và giám sát, kiểm tra càng khó khăn. Vì vậy, phân cấp tổ chức là cần thiết, nhưng việc xác định bao nhiêu cấp bậc là xuất phát từ nhu cầu và khả năng thực tế trong quản trị.

 Phân quyền cho các cấp quản trị:

Phân chia quyền hạn được thực hiện theo các nguyên tắc cơ bản:

+ Quyền hành được giao cho từng nhà quản trị cần phải tương ứng với nhiệm

vụ, tạo điều kiện để họ hoàn thành các kết quả mong muốn( theo mục tiêu).

+ Mỗi cương vị, mỗi bộ phận cần phải được xác định rõ ràng về các kết quả mong muốn, các hoạt động cần thực hiện, các quyền hạn cụ thể và mối quan hệ về quyền lực và thông tin với các bộ phận khác.

+ Khi đã có sự phân quyền và uỷ quyền, các quyết định trong phạm vi quyền

hạn thuộc bộ phận phải do nhà quản trị từng cấp ban hành.

+ Cấp trên và cấp dưới trực tiếp liên đới chịu trách nhiệm về các quyền hạn giao

nhận và thực thi trong tổ chức thuộc bộ phận của mình.

+ Quyền hạn và trách nhiệm phải tương xứng ở mỗi cấp quản trị.

Như vậy, về mặt xây dựng cơ cấu tổ chức, sự phân chia quyền hành giữa các cấp là cần thiết nhằm đảm bảo thực hiện tốt các công việc được phân công. Việc phân chia cần quán triệt các nguyên tắc cơ bản để quyền hạn được phân chia cho các cấp phù hợp với nhu cầu và khả năng thực hiện. Vấn đề phân quyền trong cơ cấu tổ chức cần được nhà quản trị các ngành, các cấp, các tổ chức cụ thể quan tâm đúng mức trong bối cảnh thực tế ở nước ta hiện nay. Tập quyền và phân quyền là hai thái cực của một vấn đề, tuỳ tình huống thực tế, mức độ tập quyền và phân quyền cần được vận dụng ở các mức độ phù hợp để việc sử dụng quyền hành có hiệu quả.

 Xác định mối quan hệ giữa các cấp, các bộ phận trong cơ cấu tổ chức:

Tổ chức là một thể thống nhất. Các bộ phận, các cấp được phân chia rõ ràng theo chức năng, nhiệm vụ nhưng hoạt động hoàn toàn không độc lập nhau, mà có mối quan hệ trong việc thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức.

Xác định mối quan hệ này chính là thực hiện những nội dung sau:

+ Quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưu: Quyền hạn trực tuyến là mối quan hệ trong đó cấp trên tiến hành giám sát trực tiếp một cấp dưới theo thứ bậc. Bản chất của mối quanhệ tham mưu là cố vấn, chức năng của những người làm việc trong một ban tham mưu là điều tra khảo sát, nghiên cứu và đưa ra ý kiến tư vấn cho nhà quản trị trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Nhà quản trị trực tuyến và người tham mưu cần hiểu rõ mối quan hệ này để không xảy ra xung đột với nhau trong quá trình làm việc. Trên thực tế, khi xây dựng cơ cấu tổ chức, việc xác định mối quan hệ giữa các cấp, các bộ phận trong quá trình hoạt động rất quan trong vì nó làm rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của cá nhân và bộ phận của tổ chức. Nếu không xác định được mối quan hệ này, hoạt đông trong cơ cấu tổ chức sẽ gặp mâu thuẫn gặp khó khăn trong quá trình thực hiện các mục tiêu chung.

Tóm lại, các giải pháp chiến lược, các chính sách của một ngành, một tổ chức cụ thể chỉ có thể thực hiện thuận lợi khi cơ cấu tổ chức được xây dựng hoàn chỉnh và hợp lý.

5.2. Chọn lựa đội ngũ nhà quản trị và phương pháp điều khiển có hiệu quả

* Lựa chọn đội ngũ quản trị

Đối với một ngành quản lý kinh tế hay một tổ chức kinh doanh cụ thể...điều kiện có thể thực hiện các giải pháp chiến lược kê tiếp liên quan đến con người trong cơ cấu tổ chức.

Con người thuộc mọi cấp bậc trong tổ chức cần được tuyển mộ và lựa chọn dựa

vào hai yếu tố cơ bản: Số lượng, chất lượng (đức và tài).

Con người thuộc cấp quản lý hay nhà quản trị các cấp đóng vai trò rất quan trọng đối với việc nhà quản trị một tổ chức có hiệu quả. Một hành vi sai của người công nhân chỉ ảnh hưởng xấu đến sản phẩm hay dây chuyền sản xuất ra sản phẩm liên quan. Nhưng một hành vi sai của nhà quản trị, nhất là nhà quản trị cấp cao sẽ ảnh hưởng tệ hại đến toàn bộ kết quả hoạt động của tổ chức.

Quản lý là một nghề nghiệp, công việc này là cần thiết nhưng vô cung rắc rối và

căng thẳng. Muốn làm được quản lý tốt con người phải có các tiêu chuẩn cần thiết.

Quản lý là một nghề nghiệp, nhưng không phải bất kỳ ai cũng có thể thực hiện tốt công việc quản lý. Chính vì vậy, trong phạm vi ngành hoặc một tổ chức cụ thể, công việc xác định nhu cầu và lựa chọn người quản lý vô cùng quan trọng. Công việc này liên quan đến trách nhiệm của nhà quản trị cấp cao (bộ phận nhân sự chỉ đóng vai trò hỗ trợ đắc lực).

Như vậy, tiến trình quản trị nhân lực quản lý chịu sự tác động của môi trường bên ngoài và môi trưòng bên trong của tổ chức. Trong tiến trình này, người có trách nhiệm thực hiện cần chú ý các bước sau đây:

+ Căn cứ vào kế hoạch cơ cấu tổ chức để xác định nhu cầu về số lượng ngườiquản lý cần thiết ở các bộ phận thuộc các cấp khác nhau.

+ Nhận diện các nguồn cung cấp người quản lý ở bên trong và bên ngoài tổ chức.

+ Xác định các yêu cầu đối với người quản lý: đây là khâu vô cùng quan trọng, được xác định theo các nội dung:

Thứ nhất: Đạo đức nghề nghiệp.

Thứ hai: Những kỷ năng cần hiết của người quản lý theo cấp bậc trong tổ chức:

Kỹ năng tư duy, kỹ năng quan hệ với con người, kỹ năng kỹ thuật.

Tuỳ theo loại công việc và cấp bậc quản lý cụ thể, yêu cầu về các kỹ năng, tư duy có nội dung và mức độ khác nhau, riêng kỹ năng về quan hệ con người thì như nhau.

Thứ ba: Những đặc điểm cá nhân cần ở người quản lý yêu cầu này giống nhau ở mọi cấp bậc, mọi bộ phận, chúng bao gồm: Có ước muốn làm công việc quản lý có hiệu quả, có sự đồng cảm trong quan hệ với con người hoặc sự việc, thẳng thắn và trung thực, biết tích luỹ kinh nghiệm trong công việc một cách sáng tạo.

+ Thực hiện việc tuyển mộ, sắp xếp, đào tạo và phát triển, đề bạt. đây là khâu công việc mang tính kỹ thuật, tuỳ theo nguồn cung cấp nhân lực ở bên ngoài hoặc bên trong sẽ xác định nội dung thực hiện phù hợp.

Tóm lại: Việc chọn lựa người quản lý các cấp có cơ sở khoa học là yêu cầu cần

thiết và vô cùng quan trọng vì hiệu quản công việc của nhà quản trị gắn liền với

hiệu quả của tổ chức.

6. Xây dựng hệ thống kiểm tra

Trong quá trình thiết lập và thực hiện chiến lược, một trong những vần đề mấu chốt để đảm bảo thực hiện thành công chiến lược đã chọn và hoàn thành các mục tiêu chiến lược. Quá trình kiểm soát chiến lược được đảm bảo thông qua việc sử dụng hệ thống kiểm soát và các công cụ kiểm soát.

Đây là điều kiện thứ ba giúp nhà quản trị các tổ chức có thể thực hiện các giải

pháp chiến lược có hiệu quả tốt.

Một trong những mối quan tâm lớn nhất của các nhà quản lý khi xây dựng chiến lược cho doanh nghiệp là làm sao đảm bảo thực hiện các mục tiêu chiến lược đã định. Điều này đòi hỏi phải kiểm tra thường xuyên: kiểm tra được thực hiện trược, trong và sau quá trình thực hiện các kế hoạch chiến lược, kế hoach tác nghiệp, kế hoạch cơ cấu tổ chức, kế hoạch các phương pháp điều khiển...

Các giai đoạn của quá trình kiểm soát, để thực hiện vai trò đánh giá, giám sát và điều chỉnh, quá trình kiểm soát chiến lược được thực hiện qua bốn giai đoạn chủ yếu sau:

- Thiết lập các tiêu chuẩn, chỉ tiêu

- Xây dựng các thước đo và hệ thống giám sát

- So sánh thực tế với mục tiêu

- Đánh giá kết quả và điều chỉnh nếu cần

Mục tiêu của việc kiểm tra, kiểm soát là đánh giá tính hợp lý và đo lường hiệu quả thực hiện của các loại kế hoạch. Nếu nhà quản trị phát hiện ra các bất hợp lý, các sai lệch so với mục tiêu thì sẽ thực hiện biện pháp điều chỉnh phù hợp.

Việc kiểm tra cần thực hiện thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất tuỳ theo nội dung hoặc hoạt động cần kiểm tra. Kiểm tra cần được thực hiện ở các cấp, các bộ phận trong tổ chức.

Những hình thức cơ bản cần thực hiện là:

+ Kiểm tra các kế hoạch: sau khi xây dựng các loại kế hoạch theo thứ bậc trong