3.2.4 KIỂM TRA
3.2.4.1 Kiểm tra vật chất
Đối với tiền mặt tại quỹ
Thành viên trong nhóm kiểm toán được giao nhiệm vụ kiểm tiền, kiểm toán viên sẽ yêu cầu đơn vị cung cấp biên bản kiểm kê tiền. Nếu hợp đồng kiểm toán của công ty S&S ký sau ngày kết thúc niên độ kế toán, kiểm toán viên không thể có mặt để tham gia trực tiếp vào việc kiểm kê hay chứng kiến kiểm kê. Trong trường hơp này, kiểm toán viên sử dụng lại biên bản kiểm kê tiền tồn tại quỹ vào ngày khoá sổ kế toán như một bằng chứng có hiệu lực chứ ít khi thực hiện kiểm kê lại vì chi phí cho một cuộc kiểm kê là khá tốn kém và giới hạn về thời gian. Nếu hợp đồng kiểm toán được ký kết trước khi khách hàng thực hiện kiểm kê tiền, kiểm toán viên sẽ tham gia, chứng kiến cuộc kiểm kê đó.
Trong trường hợp khách hàng không thực hiện kiểm kê tiền mặt tồn tại quỹ vào ngày kết thúc năm tài khoá hoặc số dư tài khoản tiền mặt là lớn và dựa vào sự xét đoán nghề nghiệp của mình, kiểm toán viên sẽ đánh giá mức độ tin cậy của biên bản kiểm kê quỹ do khách hàng cung cấp. Nếu xét thấy mức độ tin cậy thấp, kiểm toán viên có thể phối hợp với khách hàng tổ chức kiểm kê tại thời điểm kiểm toán và cộng trừ lùi để xác định số dư tiền mặt tồn tại quỹ thực tế cuối kỳ. Ở một số đơn vị, tiền mặt không phải là một khoản mục trọng yếu nhưng kiểm toán viên vẫn phải xem các việc kiểm kê tiền mặt tồn tại quỹ vì đây là một khoản mục dễ xảy ra gian lận.
Việc kiểm kê tiền mặt tồn tại quỹ được thực hiện bởi thủ quỹ của khách hàng, kiểm toán viên sẽ quan sát quá trình này. Biên bản kiểm kê tiền mặt tồn quỹ phải có đủ chữ ký của thủ quỹ, kế toán trưởng, và được kiểm toán viên lưu giữ một bản để làm bằng chứng đối chiếu với số dư cuối kỳ trên sổ cái và sổ chi tiết.
Nếu tiền mặt tồn tại quỹ tại thời điểm kiểm kê khác với số tiền được ghi nhận trên sổ sách kế toán, kiểm toán viên yêu cầu kế toán đơn vị giải trình về sự chênh lệch trên. Nếu số dư tiền mặt tồn tại quỹ là trọng yếu và kế toán đơn vị không thể giải trình khoản chênh lệch trên thì kiểm toán viên sẽ đề nghị bút toán điều chỉnh. Trường hợp khoản chênh lệch không trọng yếu, kiểm toán viên sẽ bỏ qua.
Minh hoạ 1: Biên bản kiểm kê do kiểm toán viên chọn mẫu và thực hiện kiểm kê
CÔNG TY CY VINA CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ HÀNG HOÁ
Đến 0h ngày 01 tháng 01 năm 2012
Hôm nay, ngày 01 tháng 01 năm 2012. Ban kiểm kê tài sản tiến hành kiểm kê tài sản đến 0h ngày 01 tháng 01 năm 2012 như sau:
BAN KIỂM KÊ GỒM:
Giám đốc | Trưởng ban | |
2. (Ông) Huỳnh Quang Minh | Trưởng phòng VT-TB | Uỷ viên trực |
3. (Bà) Nguyễn Thị Trang Thảo | Kế toán trưởng | Phó ban |
4. (Bà) Trần Lê Uyên Thục | Kế toán tài sản | Uỷ viên |
5. (Ông) Hoàng Đình Bảo | Thủ kho | Uỷ viên |
Có thể bạn quan tâm!
-
Phương Pháp Thu Thập Bằng Chứng Kiểm Toán Tại Công Ty -
Các phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn S&S - 4 -
Phân Tích Tỷ Trọng Số Dư Tiền Gửi Trên Tổng Tài Sản Ngắn Hạn -
Các phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn S&S - 7 -
Các phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn S&S - 8
Xem toàn bộ 65 trang tài liệu này.
Sau khi tiến hành kiểm kê, vật tư hàng hoá gồm có như sau:
Tên VT- HH | Mã | ĐVT | Theo sổ sách | Theo kiểm kê | Chênh lệch | Ghi chú | ||||
SL | Thành tiền | SL | Thành tiền | SL | Thành tiền | |||||
1 | Đồ thể thao | TT- TE01 | Bộ | 10,000 | 5,120,000,000 | 9,988 | 5,113,856,000 | 12 | 6,144,000 | |
2 | Áo nữ | AT- NDT01 | Cái | 5,893 | 1,237,530,000 | 5,890 | 1,236,900,000 | 3 | 630,000 | |
3 | Áo khoác | AK- DT01 | Cái | 6,982 | 2,639,196,000 | 6,982 | 2,639,196,000 | 0 | 0 | |
Tổng cộng | 8,996,726,000 | 8,989,952,000 | 15 | 6,774,000 | ||||||
Kiến nghị của Ban kiểm kê
Ban kiểm kê ký tên
Minh hoạ 2: Do kí hợp đồng kiểm toán trước ngày 31/12/2011, kiểm toán viên
đã tham gia chứng kiến kiểm kê tiền mặt tồn tại quỹ
Địa điểm kiểm kê: Văn phòng công ty SAS. Số 06, đường Hậu Giang, phường 02, Quận 6, TP. Hồ Chí Minh Thời điểm kiểm kê: 17h ngày 31 tháng 12 năm 2011 Đại diện Công ty TNHH Tư vấn và Kiểm toán S&S Mr./Ms. : Bùi Chi Giao Chức danh (Position): Kiểm toán viên Đại diện khách hàng Mr./Ms. : Hoàng Ngọc Lan Chức danh (Position): Kế toán trưởng Mr./Ms. : Lê Yến Như Chức danh (Position): Thủ quỹ Cùng kiểm kê quỹ tiền mặt VNĐ như sau (Together to perform cash count as follows): Tiền mặt (Cash) Loại tiền (Notes)Số lượng (Quantity)Số tiền (Amount)500,000 1500 750,000,000 200,000 450 90,000,000 100,000 1600 160,000,000 50,000 987 49,350,000 20,000 12 240,000 10,000 95 950,000 5,000 13 65,000 1,000 3 3,000 Cộng tiền mặt 1,050,608,000 Thủ quỹ (Cashier) Kiểm toán viên (Auditor) Kế toán trưởng (Chief Acct.) |
Đối với hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một khoản mục trọng yếu, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của một doanh nghiệp (trừ các doanh nghiệp dịch vụ). Kiểm kê hàng tồn kho là một trong những thủ tục kiểm soát then chốt của đơn vị nhằm xác định số lượng và phẩm chất hàng tồn kho. Kết quả kiểm kê có ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính của đơn vị. Do đó, trên phương diện kiểm toán báo cáo tài chính, việc tham gia kiểm kê hàng tồn kho của kiểm toán viên là một thủ tục rất hữu hiệu và quan trọng. Phương pháp kiểm tra hàng tồn kho đem lại bằng chứng kiểm toán có mức độ tin cậy cao về các mục tiêu đảm bảo tính hiện hữu, đầy đủ và đánh giá đối với khoản mục hàng tồn kho.
Thông thường, đơn vị được kiểm toán sẽ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho vào ngày kết thúc niên độ kế toán như kiểm kê tiền mặt tồn tại quỹ. Tuỳ thuộc vào quy mô của đơn vị, số lượng hàng tồn kho và số lượng kho mà quy định số lượng kiểm toán viên tham gia kiểm kê hàng tồn kho. Đối với các đơn vị được kiểm toán có số lượng kho nhiều và nằm tại các địa điểm khác nhau, công ty kiểm toán nên phân công số lượng kiểm toán viên thích hợp để tham gia kiểm kê tại mỗi kho để đảm bảo tính đầy đủ của bằng chứng kiểm toán.
Cũng như kiểm kê tiền tồn quỹ, khi bắt đầu tham gia kiểm kê hàng tồn kho, kiểm toán viên sẽ yêu cầu đơn vị được kiểm toán cung cấp chi tiết, đầy đủ danh sách hàng tồn kho. Tại công ty S&S, kiểm toán viên chứng kiến khách hàng kiểm kê kho và chọn mẫu một số mặt hàng thực tế so với sổ sách (nhằm đảm bảo yêu cầu về tính đầy đủ), kiểm tra một số mặt hàng trên sổ sách so với số thực tế (nhằm đảm bảo yêu cầu về tính hiện hữu). Biên bản kiểm kê hàng tồn kho phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Kiểm toán viên chỉ ký nhận vào biên bản kiểm kê mà kiểm toán viên đã chọn mẫu để kiểm. Kiểm toán viên sẽ giữ một bản để làm bằng chứng cho quá trình kiểm toán sau này. Đồng thời, kiểm toán viên thu thập khoảng năm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho cuối cùng xung quanh thời điểm khoá sổ kế toán.
Nếu hàng tồn kho được xác định là trọng yếu trong báo cáo tài chính, nhưng do khách hàng lưu trữ không trật tự, bảo quản không hợp lý dẫn đến khó khăn trong quá trình kiểm kê, hoặc khách hàng không tổ chức kiểm kê hàng tồn kho vào ngày kết thúc năm tài khoá, kiểm toán viên không thể tiến hành các thủ tục thay thế thì kiểm toán viên sẽ đưa ra ý kiến chấp nhận từng phần đối với khoản mục hàng tồn kho.
Đối với tài sản cố định
Quy trình kiểm kê tài sản cố định cũng tương tự như kiểm kê tiền mặt và hàng tồn kho. Thông thường, kiểm tra tài sản cố định được tiến hành đồng thời với kiểm kê hàng tồn kho. Trước tiên, kiểm toán viên yêu cầu khách hàng cung cấp danh mục tài sản cố định. Dựa vào đó, kiểm toán viên có thể xác định đúng tên tài sản cố định. Biên
bản kiểm kê tài sản cố định phải có đầy đủ chữ ký của các bên tham gia quá trình kiểm kê và kiểm toán viên giữ một bản để làm bằng chứng cho quá trình kiểm toán sau này.
Kiểm kê tài sản là nhiệm vụ của đơn vị, kiểm toán viên chỉ tham gia chứng kiến kiểm kê, do đó không cần tham gia kiểm kê tất cả các tài sản mà chỉ quan sát quy trình kiểm kê của đơn vị có hợp lý chưa, có dễ dẫn đến sai sót, gian lận không. Nếu thấy quy trình kiểm kê của đơn vị là hợp lý và nghiêm túc, kiểm toán viên chỉ cần chọn mẫu ngẫu nhiên một số tài sản trong danh mục để kiểm kê. Riêng đối với tài sản cố định hữu hình, các nghiệp vụ tăng giảm trong năm thường ít, nên kiểm toán viên nên kiểm tra toàn bộ.
3.4.4.2 Kiểm tra tài liệu
Kiểm tra tài liệu là phương pháp được kiểm toán viên sử dụng nhiều nhất trong quá trình kiểm toán, nó chiếm phần lớn thời gian của một cuộc kiểm toán. Tại công ty kiểm toán S&S, kiểm tra tài liệu được chia làm hai cách:
Kiểm tra chứng từ gốc lên sổ sách kế toán
Kiểm tra từ sổ sách kế toán ngược về chứng từ gốc
Hai kỹ thuật này được kiểm toán viên thực hiện xen kẽ, nhưng thông thường kiểm toán viên kiểm tra từ sổ sách kế toán ngược về chứng từ gốc.
Đối với khoản mục tiền mặt tồn tại quỹ
Một số tài liệu mà kiểm toán viên cần thu thập để tiến hành cuộc kiểm toán bao
gồm:
Báo cáo kiểm toán của năm trước: nhằm đảm bảo số dư đầu kỳ trên báo cáo tài
chính phải đúng với số dư cuối kỳ năm trước đã được kiểm toán. Trường hợp đơn vị được kiểm toán là khách hàng mới, kiểm toán viên phải mượn báo cáo kiểm toán năm trước của đơn vị, sao chép lại và lưu vào hồ sơ để kiểm tra, đối chiếu. Việc kiểm tra này cũng được thực hiện với tất cả các khoản mục còn lại trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Kiểm toán viên cần thu thập biên bản kiểm kê tiền mặt tồn tại quỹ của đơn vị có đầy đủ chữ ký của thủ quỹ, kế toán trưởng và người đại diện hợp pháp của đơn vị cũng như thời gian, địa điểm tiến hành kiểm kê. Kiểm toán viên lưu vào hồ sơ kiểm toán để đối chiếu với số dư tiền mặt tồn tại quỹ cuối kỳ trên sổ sách kê toán.
Sổ quỹ tiền mặt: kiểm toán viên cần thu thập sổ quỹ tiền mặt của đơn vị, đọc lướt qua để kiểm tra các nghiệp vụ bất thường, các giao dịch có giá trị lớn và kiểm tra đối chiếu chứng từ gốc.
Chứng từ gốc: kiểm toán viên thường chọn mẫu là vài tháng bất kỳ (thông thường là những tháng có phát sinh lớn), mỗi tháng chọn mẫu một số nghiệp vụ có phát sinh lớn để kiểm tra, đối chiếu chứng từ gốc.
toán.
Đối với khoản mục tiền gửi ngân hàng
Kiểm toán viên thu thập các bằng chứng sau:
Thư xác nhận số dư tiền gửi ngân hàng của đơn vị vào ngày cuối niên độ kế
Nếu không có thư xác nhận của ngân hàng, kiểm toán viên thu thập bản sao kê
tài khoản ngân hàng vào thời điểm ngày kết thúc năm tài khoá. Nếu có sự chênh lệch giữa thư xác nhận số dư tiền gửi ngân hàng cuối kỳ với sổ sách, kiểm toán viên yêu cầu đơn vị giải thích, có thể là lỗi của ngân hàng hay lỗi của đơn vị được kiểm toán. Nếu số chênh lệch nhỏ thì kiểm toán viên bỏ qua, ngược lại nếu số chênh lệch lớn thì kiểm toán viên đề nghị bút toán điều chỉnh.
Đối với tiền đang chuyển
Tiền đang chuyển là khoản tiền mà vào ngày kết thúc niên độ kế toán đơn vị nhận được (do khách hàng thanh toán) mà chưa nhận được giấy báo có của ngân hàng, hoặc do đơn vị nộp tiền vào ngân hàng nhưng rơi vào ngày nghỉ, ngày lễ hoặc những khoản tiền đơn vị đã ghi uỷ nhiệm chi nhưng chưa nhận được giấy báo nợ của ngân hàng, vv…
Kiểm toán viên cần thu thập giấy nộp tiền ngân hàng của đơn vị vào ngày đầu tiên của niên độ sau, giấy báo có của ngân hàng. Kiểm toán viên phải kiểm tra số tiền, nội dung trên chứng từ.
Đối với các khoản phải thu khách hàng và doanh thu
Kiểm toán viên cần thu thập các tài liệu sau:
Báo cáo khách hàng theo tuổi nợ: kiểm toán viên cần kiểm tra việc cộng dọc, cộng ngang trên bảng kê; đối chiếu số dư đầu kỳ trên bảng kê với số dư cuối kỳ trên báo cáo kiểm toán năm trước; đối chiếu số tổng cộng trên bảng kê với số dư trên sổ cái.
Hoá đơn bán hàng: tuỳ theo mức độ hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại
đơn vị được kiểm toán mà kiểm toán viên sẽ lựa chọn mẫu thích hợp để kiểm tra.
Chọn mẫu các trường hợp hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán hoặc biên bản huỷ hoá đơn có giá trị lớn để tìm hiểu nguyên nhân và cách xử lý.
Đối chiếu đơn với bảng kê doanh thu đề đáp ứng mục tiêu đầy đủ và trình bày.
Đồng thời đối chiếu hoá đơn với tờ khai thuế giá trị gia tăng đầu ra.
Kiểm tra hoá đơn các ngày trước và sau niên độ (thường là năm hoá đơn) để
kiểm tra việc chia cắt niên độ tại đơn vị.
Bảng kê doanh thu theo mặc hàng, theo loại hình dịch vụ, theo tháng, theo quý… để kiểm tra cộng dọc, cộng ngang trên bảng kê.
Bảng kê các khoản điều chỉnh như chiết khấu thanh toán, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, v.v… để đối chiếu, kiểm tra nhằm đảm bảo tính tuân thủ các chính sách của đơn vị.
Đối với hàng tồn kho
Biên bản kiểm kê hàng tồn kho, danh mục hàng tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn: kiểm toán viên cần đối chiếu số liệu giữa các báo cáo này, đồng thời tìm hiểu và xem xét việc thực hiện nhất quán các phương pháp tính giá xuất kho và sự phù hợp với chính sách kế toán hiện hành.
Kiểm tra các chứng từ có liên quan đến việc mua hàng như: đơn đặt hàng, hoá đơn giá trị gia tăng của người bán, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, tờ khai hải quan, vận đơn, v.v… xem có khớp với báo cáo xuất nhập tồn hay không. Khi kiểm tra cần chú ý các thông tin trên chứng từ này xem có đúng tên, địa chỉ, mã số thuế, tên hàng, mã hàng, số lượng hàng hay không. Việc chọn mẫu một số nghiệp vụ có phát sinh lớn và bất thường để kiểm tra và đối chiếu với sổ chi tiết hàng tồn kho.
Kiểm tra các chứng từ có liên quan đến viêc bán hàng như: đơn đặt hàng của khách hàng, giấy chấp nhận bán chịu, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, hoá đơn bán hàng, tờ khai hải quan,v.v… Cách thức kiểm tra cũng tương tự như việc kiểm tra chứng từ liên quan đến việc mua hàng nhập kho.
Để kiểm tra việc phân kỳ các nghiệp vụ có liên quan đến hàng tồn kho, kiểm toán viên yêu cầu đơn vị cung cấp chứng từ của các nghiệp vụ mua và bán trong khoảng thời gian trước và sau thời điểm kết thúc niên độ kế toán (thường là năm bộ chứng từ).
Đối với tài sản cố định
Kiểm toán viên yêu cầu đơn vị được kiểm toán cung cấp bảng tổng hợp tài sản cố định, chi tiết các phát sinh tăng trong kỳ, giảm trong kỳ, số dư cuối kỳ của nguyên giá, khấu hao luỹ kế và gái trị còn lại theo từng nhóm tài sản. Kiểm toán viên cộng tổng và đối chiếu với sổ cái.
Dựa vào bảng tính khấu hao tài sản cố định, kiểm toán viên cộng ngang, cộng dọc và đối chiếu với sổ cái, với bảng tính lại khấu hao do kiểm toán viên lập, xem xét nếu có sự chênh lệch, nhằm đảm bảo sự nhất quán và phù hợp với quy định hiện hành.
Từ bảng tổng hợp tài sản cố định, kiểm toán viên chọn mẫu kiểm tra chứng từ gốc các nghiệp vụ ghi tăng tài sản cố định nhằm kiểm tra sự hiện hữu, quyền sở hữu rò ràng, chính xác của tài sản cố định như hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu và hoá đơn giá trị gia tăng. Thông thường, tài sản cố định phát sinh trong năm ít nên kiểm toán viên sẽ kiểm 100% tài sản cố định phát sinh trong kỳ. Đồng thời, kiểm toán viên kiểm tra cần kiểm tra xem có bất kỳ nghiệp nào ghi tăng tài sản cố định mà không đáp ứng đầy đủ điều kiện ghi tăng tài sản cố định không.
Để kiểm tra các tài sản cố định đơn vị có đem đi cầm cố, thế chấp, cho thuê hay không, trước hết kiểm toán viên phỏng vấn những người trong nội bộ đơn vị có các tài sản thuộc dạng như vậy không. Nếu có, kiểm toán viên sẽ kiểm tra hợp đồng cầm cố, cho thuê, v.v… và kiểm tra thư xác nhận ngân hàng về các tài sản cầm cố, thế chấp.
Đối với khoản phải trả nhà cung cấp
Bảng liệt kê chi tiết các khoản phải trả trước cuối kỳ, nhằm đối chiếu số tổng cộng trên báo cáo này với số dư trên sổ cái và sổ chi tiết của đơn vị tại thời điểm khoá sổ kế toán. Nếu số liệu trên báo cáo khác với số liệu trên sổ sách, kiểm toán viên hỏi đơn vị, tìm hiểu nguyên nhân và đề nghị bút toán điều chỉnh thích hợp. Đồng thời, kiểm toán viên phải kiểm tra việc trình bày công bố các khoản phải trả trên báo cáo tài chính.
Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản các khoản phải trả người bán: kiểm toán viên cần đọc nội dung của các nghiệp vụ để tìm hiểu nếu có nghiệp vụ bất thường và tìm hiểu các nghiệp vụ bất thường đó.
Bảng kê tổng hợp công nợ đến ngày kết thúc niên độ để đối chiếu số dư phải trả nhà cung cấp với thu xác nhận công nợ.
Kiểm tra các chứng từ gốc nhằm tìm kiếm các khoản nợ phải trả không được ghi nhận (nhằm đảm bảo cơ sở dẫn liệu hiện hữu). Kiểm toán viên cần kiểm tra các hoá đơn chưa thanh toán và việc thanh toán sau niên độ cho những hoá đơn phát sinh trong niên độ kế toán trước từ ngày kết thúc niên độ cho đến ngày kiểm toán.
Đối với khoản mục chi phí
Sổ chi tiết các tài khoản chi phí: kiểm toán viên sẽ kiểm tra bản chất của các chi phí dựa vào sổ chi tiết của các khoản chi phí, sau đó cộng tổng trên sổ chi tiết và đối chiếu với số dư trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Nếu có sự chênh lệch, kiểm toán viên yêu cầu đơn vị giải trình về khoản chênh lệch trên, và đề nghị bút toán điều chỉnh nếu cần thiết.
Đối với các khoản chi phí đặc biệt như chi phí thuê nhà, thuê đất, phí thuê dịch vụ tư vấn pháp lý, kiểm toán viên cần thu thập, kiểm tra hợp đồng, hoá đơn, chứng từ thanh toán.
Thông thường, kiểm toán viên công ty S&S không kiểm hết 100% các khoản chi phí mà chỉ chọn mẫu và kiểm tra khoản từ 70% đến 80% tổng chi phí phát sinh. Kiểm toán viên sẽ thu thập và lập bảng kê chi phí theo tháng, từ đó kiểm toán viên có thể kiểm tra các khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí cũng như những khoản chi phí có biến động bất thường. Khi kiểm tra, cần xem xét kỹ việc phân kỳ của các chi phí. Căn cứ vào mức độ trọng yếu của khoản mục đó để đề nghị bút toán điều chỉnh.