Tổ Chức Hệ Thống Chứng Từ Kế Toán Trong Đơn Vị Sncl

kiện, hoàn cảnh cụ thể của từng đơn vị thì mới phát huy được vai trò tích cực của chúng. Mặt khác, công tác kế toán phải do một bộ máy với nhiều người, nhiều khâu đảm nhận, do vậy theo tác giả khi tổ chức công tác kế toán phải đề cập đến tổ chức bộ máy kế toán, phải có kế hoạch cụ thể theo thời gian, phân công, phân nhiệm cụ thể cho từng bộ phận, từng cán bộ, nhân viên kế toán thì mới đảm bảo chất lượng và hiệu quả.

Hai là, xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị về các công việc liên quan đến công tác kế toán và thu nhận, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính liên quan cho các nhà quản lý.

Thực tế để cung cấp thông tin phục vụ đáp ứng yêu cầu các ngành quản lý, quản trị trong đơn vị, đòi hỏi có sự liên quan và phối kết hợp giữa các bộ phận chức năng trong toàn đơn vị. Mỗi bộ phận có nhiệm vụ riêng, tuy nhiên, chúng có liên quan và có mối quan hệ tạo thành bộ máy quản lý toàn đơn vị. Do vậy, khi tổ chức bộ máy kế toán cần xác định rõ nhiệm vụ và mối quan hệ về cung cấp thông tin giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng liên quan trong toàn đơn vị.

Ba là, tổ chức vận dụng chế độ kế toán, chuần mực kế toán, Luật kế toán đã ban hành và được thừa nhận với việc lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị.

Việc tổ chức công tác kế toán ở đơn vị sự nghiệp công lập có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, tổ chức thực hiện và vận dụng các nguyên tắc kế toán, Luật Kế toán, chế độ kế toán quy định vào đơn vị cho đúng và phù hợp để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý đơn vị, đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Việc lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị cũng là một trong các nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán, nhằm giúp đơn vị tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù hợp và hiệu quả nhất.

Bốn là, tổ chức áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý; từng bước trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán, hiện đại. Tổ chức bồi

dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cho cán bộ kế toán. Tổ chức phổ biến hướng dẫn các chế độ về tài chính kế toán cho công chức viên chức trong đơn vị. Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ.

Trong điều kiện hiện nay, khoa học kỹ thuật thông tin phát triển rất nhanh và tin học đã xâm nhập sâu vào khoa học quản lý, trở thành một yếu tố và phương tiện quan trọng, không thể thiếu. Do đó, theo tác giả khi tổ chức công tác kế toán ở đơn vị sự nghiệp công lập cần quán triệt nhiệm vụ ứng dụng những thành tựu khoa học tiên tiến, hiện đại, sử dụng các chương trình phần mềm, trang thiết bị kỹ thuật hỗ trợ tính toán, thiết lập hệ thống thông tin, khai thác và lưu trữ thông tin cho hiệu quả.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 153 trang tài liệu này.

Mặt khác, kế toán là khoa học quản lý, nó luôn có sự cải tiến và hoàn thiện cùng với sự thay đổi cơ chế chính sách kinh tế, tài chính theo từng giai đoạn và thời kỳ, do vậy, người làm kế toán cần có sự hiểu biết, cập nhật kiến thức, cơ chế, chính sách, chế độ mới, cũng như các lĩnh vực khoa học kỹ thuật liên quan khác. Bên cạnh đó, việc tổ chức công tác kế toán cũng cần quan tâm đến việc bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, cập nhật kiến thức mới về khoa học kỹ thuật liên quan cho cán bộ, nhân viên kế toán.

Đồng thời, quá trình hoạt động của đơn vị chính là quá trình thực hiện các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước. Kế toán với tư cách là công cụ phục vụ quản lý kinh tế, tài chính của đơn vị, do vậy để thực hiện tốt các chính sách, chế độ của Nhà nước, khi tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải thực hiện nhiệm vụ phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra quá trình chấp hành chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị, nhằm đưa công tác kế toán và công tác quản lý vào nề nếp.

Những nhiệm vụ trên, theo tác giả phải được triển khai đồng bộ mới có thể phát huy được tốt các nội dung của tổ chức công tác kế toán.

2.3. Nội dung của tổ chức công tác kế toán

Theo Thông tư 107/2017/TT – BTC của Bộ Tài Chính thì nội dung tổ chức công tác kế toán trong một đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm:

2.3.1. Công tác lập và chấp hành dự toán thu, chi

2.3.1.1. Lập dự toán thu, chi

Lập dự toán đối với đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư; đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên.

Hàng năm căn cứ vào kết quả thực hiện về số lượng, khối lượng dịch vụ; tình hình thu, chi hoạt động cung cấp dịch vụ sự nghiệp công và các dịch vụ khác của năm hiện hành; yêu cầu nhiệm vụ của năm kế hoạch, đơn vị lập kế hoạch về số lượng, khối lượng dịch vụ và dự toán thu, chi báo cáo cơ quan quản lý cấp trên;

Đối với dịch vụ sự nghiệp công do Nhà nước đặt hàng: Hàng năm căn cứ đơn giá, số lượng, khối lượng dịch vụ sự nghiệp công được đặt hàng theo hướng dẫn của Bộ, cơ quan Trung ương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đơn vị lập dự toán gửi cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.

Lập dự toán đối với ĐVSN công tự bảo đảm một phần chi thường xuyên (do giá, phí dịch vụ sự nghiệp công chưa kết cấu đủ chi phí, được Nhà nước đặt hàng, giao nhiệm vụ cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá, phí chưa tính đủ chi phí): Căn cứ tình hình thực hiện năm hiện hành, nhiệm vụ của năm kế hoạch, đơn vị lập kế hoạch về số lượng, khối lượng dịch vụ sự nghiệp công và dự toán thu, chi (bao gồm cả phần kinh phí ngân sách nhà nước hỗ trợ do giá, phí dịch vụ sự nghiệp công chưa kết cấu đủ chi phí) báo cáo cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.

Lập dự toán thu, chi phí theo pháp luật về phí, lệ phí, các nhiệm vụ không thường xuyên theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước. Căn cứ vào dự toán thu, chi do đơn vị sự nghiệp công xây dựng, cơ quan quản lý cấp trên có trách nhiệm xem xét, tổng hợp dự toán thu, chi của đơn vị gửi cơ quan tài chính và cơ quan có liên quan theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước.

2.3.1.2. Chấp hành dự toán thu, chi

Việc phân bổ và giao dự toán của cơ quan quản lý cấp trên cho đơn vị sự nghiệp công thực hiện theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước.

Căn cứ lộ trình tính giá dịch vụ sự nghiệp công quy định tại Khoản 1 Điều 10 Nghị định số 16/2015/NĐ-CP, cơ quan quản lý cấp trên thực hiện đặt hàng đối với đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư và đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên; đặt hàng, giao kinh phí hỗ trợ từ ngân sách nhà nước đối với đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm một phần chi thường xuyên (do giá, phí dịch vụ sự nghiệp công chưa kết cấu đủ chi phí, được Nhà nước đặt hàng, giao nhiệm vụ cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá, phí chưa tính đủ chi phí).

Đối với đơn vị sự nghiệp công do Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên (theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao, không có nguồn thu hoặc nguồn thu thấp): Cơ quan quản lý cấp trên thực hiện giao dự toán ổn định trong thời gian 3 năm và được điều chỉnh khi Nhà nước thay đổi nhiệm vụ, cơ chế chính sách theo quy định.

2.3.2. Công tác kế toán theo quá trình xử lý thông tin

2.3.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán

Cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ là các văn bản pháp lý về chứng từ,đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị. Hệ thống các văn bản pháp lý có liên quan đến chứng từ chủ yếu là chế độ kế toán và một số văn bản pháp qui khác. Đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán tác động đến nội dung chứng từ, thời điểm lập chứng từ, nơi lập và nơi nhận chứng từ. Tùy theo đặc điểm hoạt động mà hệ thống chứng từ cần xây dựng cho phù hợp với đặc điểm đó.

Theo Thông tư 107/2017/TT-BTC thì tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị là việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán được ban hành, quy định mẫu chứng từ nội sinh (chứng từ nghiệp vụ kế toán). Xét trên góc độ nội dung, tổ chức chứng từ kế toán được hiểu là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng

hợp kế toán. Như vậy tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là xác lập, ghi chép, luân chuyển, bảo quản và lưu trữ các loại chứng từ kế toán trong đơn vị để thu thập hệ thống thông tin ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong các đơn vị đảm bảo chính xác, đầy đủ và kịp thời.

Nội dung của tổ chức chứng từ kế toán trong đơn vị SNCL được khái quát qua sơ đồ sau:

Xác định danh mục chứng từ

Tổ chức

hạch

toán

ban đầu

Luân chuyển chứng từ

Lưu trữ, bảo quản

và tiêu hủy chứng từ

Sơ đồ 2.2: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong đơn vị SNCL

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Thứ nhất - Xác định hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại đơn vị: Dựa vào hệ thống chứng từ kế toán của Nhà nước (Bộ tài chính) ban hành và căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu quản lý các đối tượng kế toán, nội dung các hoạt động, các nghiệp vụ, các giao dịch kinh tế, tài chính sẽ phát sinh trong đơn vị để xác định những chứng từ sẽ áp dụng cho đơn vị mình. Ngoài các chứng từ theo qui định chung của nhà nước, tùy đặc điểm cụ thể và yêu cầu quản lý của đơn vị, có thể qui định những chứng từ nội bộ sử dụng riêng của đơn vị.

Thứ hai - Tổ chức hạch toán ban đầu: Thiết lập các qui định về chứng từ, kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ và tổng hợp chứng từ. Chứng từ kế toán phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ và đảm bảo tính trung thực, khách quan.

Thứ ba - Luân chuyển chứng từ: là bước tiếp theo của quá trình thu thập thông tin ban đầu. Lập kế hoạch luân chuyển chứng từ là thiết kế đường đi của từng loại chứng từ đến các bộ phận kế toán liên quan, dựa vào đó quá trình vận động của chứng từ phát sinh sẽ được thực hiện có tính ổn định, khoa học, hợp lý, tránh trùng lắp, bỏ sót hoặc luân chuyển vòng vèo, không khoa học.

Thứ tư - Lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy chứng từ: chứng từ kế toán sau khi đã được sử dụng để ghi sổ kế toán. Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán được thực hiện theo qui định chung của Luật kế toán.

Hiện nay, chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị SNCL tuân theo quy định của Luật kế toán, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày ngày 30 tháng 12 năm 2016 quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán. Trên cơ sở hệ thống văn bản pháp lý về chứng từ kế toán, dựa vào đặc điểm quản lý, qui mô cụ thể, mỗi đơn vị SNCL cần tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cho phù hợp nhằm cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý.

2.3.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Mỗi đơn vị cần tổ chức hệ thống tài khoản kế toán ở đơn vị mình phục vụ cho việc hệ thống hóa thông tin, đảm bảo tính khoa học và hiệu quả của công tác kế toán. Có nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.

Xét về nội dung: “Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán ở một đơn vị là việc thiết lập danh mục tài khoản kế toán cần sử dụng ở đơn vị đó đủ để phản ánh toàn bộ đối tượng kế toán và tổ chức việc ghi chép, hạch toán trên các tài khoản kế toán sử dụng’’ (Đoàn Xuân Tiên, 2012).

Hệ thống tài khoản kế toán được xem là “xương sống’’ của hệ thống kế toán, đảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng.

Căn cứ để tiến hành xây dựng hệ thống tài khoản như sau:

- Hệ thống tài khoản kế toán theo quy định của Thông tư số 107/2017/TT-BTC của Bộ trưởng BTC áp dụng cho các đơn vị HCSN. Tùy thuộc vào hệ thống tài khoản kế toán theo qui định hiện hành mà tổ chức hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp với loại hình hoạt động của đơn vị.

Nội dung công tác tổ chức hệ thống tài khoản kế toán như sau:

Thứ nhất: Xác định danh mục tài khoản kế toán tổng hợp, tài khoản kế toán chi tiết áp dụng ở đơn vị theo hai góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị.

Danh mục các tài khoản kế toán theo góc độ kế toán tài chính là các tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích tuân thủ những qui định pháp lý về kế toán hiện hành. Danh mục các tài khoản kế toán theo góc độ kế toán quản trị là hệ thống các tài khoản được xây dựng theo yêu cầu quản trị nội bộ. Khi xác định danh mục các tài khoản kế toán áp dụng trong các đơn vị, cần quán triệt các nguyên tắc sau:

 Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị phải đảm bảo bao quát được đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính, các nghiệp vụ, giao dịch phát sinh ở tất cả các bộ phận trong đơn vị. Có như vậy, kế toán mới có thể thu nhận, phản ánh đầy đủ những thông tin thuộc tất cả các đối tượng kế toán cần quản lý ở đơn vị.

 Đơn vị không được tự ý qui định thêm các tài khoản kế toán tổng hợp (tài khoản cấp 1) ngoài các tài khoản tổng hợp trong hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán ban hành. Trường hợp cần mở thêm các tài khoản kế toán tổng hợp cần có sự chấp thuận bằng văn bản của BTC.

 Các tài khoản chi tiết (cấp 2, 3, 4, …) ngành và đơn vị có thể qui định chi tiết cụ thể hoặc mở thêm các tài khoản chi tiết để phục vụ yêu cầu quản lý theo tính chất đặc thù của đơn vị.

 Hệ thống tài khoản kế toán phải được xây dựng đơn giản, dễ làm, dễ kiểm soát đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị và những đối tượng sử dụng TTKT.

 Hệ thống tài khoản kế toán xây dựng phải đáp ứng yêu cầu xử lý, thông tin bằng phần mềm và máy tính, thỏa mãn thông tin cho các nhà quản lý và quản trị.

Thứ hai, xác định nội dung, kết cấu, phạm vi ghi chép trên các tài khoản kế toán tổng hợp và tài khoản kế toán chi tiết.

Tóm lại, trên cơ sở các nguyên tắc chung về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị cần tổ chức hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp nhằm hệ thống hóa và cung cấp thông tin một cách kịp thời và hiệu quả.

2.3.2.3 Lựa chọn hình thức sổ kế toán

Để tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán, các đơn vị kế toán phải tổ chức hệ thống sổ kế toán. Việc xây dựng các mô hình hệ thống sổ kế toán được gọi là các hình thức kế toán. Bản chất của hình thức kế toán, bao gồm số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định nhằm cung cấp số liệu cần thiết cho việc lập báo các báo cáo kế toán. Đặc trưng của hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng trong đơn vị, trình tự và phương pháp ghi sổ từ chứng từ ban đầu đến sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, cho đến khâu cuối cùng là lập các báo cáo kế toán.

Mỗi đơn vị SNCL tiến hành lựa chọn và thiết lập hệ thống sổ kế toán cần sử dụng ở đơn vị gọi là tổ chức hệ thống sổ kế toán. Với mỗi hệ thống sổ kế toán tạo nên một hình thức kế toán. Tổ chức sổ kế toán đồng nghĩa với lựa chọn hình thức kế toán. Theo chế độ kế toán hiện hành, đơn vị SNCL được áp dụng một trong các hình thức kế toán sau:

 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

 Hình thức kế toán Nhật ký chung

 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

 Hình thức kế toán trên máy tính

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.

Theo giáo trình Tổ chức công tác kế toán của Học viện tài chính, tổ chức hệ thống sổ kế toán trong các đơn vị SNCL bao gồm các công việc sau:

 Lựa chọn một trong các hình thức kế toán trên áp dụng vào đơn vị cho phù hợp điều kiện cụ thể của đơn vị về qui mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý, điều kiện về trình độ nhân viên kế toán, ứng dụng trang thiết bị, phương tiện tính toán.

 Xây dựng hệ thống sổ kế toán (sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết) áp dụng ở đơn vị phù hợp với hình thức kế toán đã lựa chọn.