Tổ Chức Hệ Thống Báo Cáo Tài Chính Và Báo Cáo Quyết Toán

 Tổ chức ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính, các giao dịch phát sinh ở đơn vị vào các sổ kế toán theo đúng quy tắc, trình độ ghi sổ và nguyên tắc hạch toán.

Theo Luật kế toán quy định: Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Ðơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị. Ðơn vị kế toán được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán.

2.3.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán

BCTC, báo cáo quyết toán dùng để tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí NSNN, tình hình thu, chi và kết quả hoạt động của đơn vị SNCL trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị

a) Hệ thống báo cáo tài chính

Sau khi kết thúc kỳ kế toán năm, các đơn vị hành chính, sự nghiệp phải khóa sổ và lập báo cáo tài chính để gửi cơ quan có thẩm quyền và các đơn vị có liên quan theo quy định. BCTC được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để tổng hợp, thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Đơn vị phải lập các báo cáo theo quy định.

BCTC dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động tài chính và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị, cung cấp cho những người có liên quan để xem xét và đưa ra các quyết định về các hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị. Thông tin trên BCTC giúp cho việc nâng cao trách nhiệm giải trình của đơn vị về việc tiếp nhận và sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật. Thông tin trên BCTC của đơn vị SNCL là thông tin cơ sở để hợp nhất BCTC của đơn vị cấp trên.

Nguyên tắc việc lập BCTC phải được căn cứ vào số liệu kế toán sau khi khóa sổ kế toán. BCTC phải được lập đúng nguyên tắc, nội dung, phương pháp theo quy định và được trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán, trường hợp BCTC trình bày khác

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 153 trang tài liệu này.

nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do. BCTC phải có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và thủ trưởng của đơn vị kế toán. Người ký BCTC phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.

Yêu cầu của BCTC phải được phản ánh một cách trung thực, khách quan về nội dung và giá trị các chỉ tiêu báo cáo; trình bày theo một cấu trúc chặt chẽ, có hệ thống về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị. BCTC phải được lập kịp thời, đúng thời gian quy định đối với từng loại hình đơn vị, trình bày rõ ràng, dễ hiểu, chính xác thông tin, số liệu kế toán.

Thông tin, số liệu báo cáo phải được phản ánh liên tục, số liệu của kỳ này phải kế tiếp số liệu của kỳ trước. BCTC phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị ký.

b) Hệ thống báo cáo quyết toán

Đơn vị hành chính sự nghiệp có sử dụng ngân sách nhà nước phải lập báo cáo quyết toán ngân sách đối với phần kinh phí do ngân sách nhà nước cấp.

Báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước dùng để tổng hợp tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí NSNN của đơn vị hành chính, sự nghiệp, được trình bày chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước để cung cấp cho cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan có thẩm quyền khác. Thông tin trên Báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước phục vụ cho việc đánh giá tình hình tuân thủ, chấp hành quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước và các cơ chế tài chính khác mà đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, đơn vị cấp trên và lãnh đạo đơn vị kiểm tra, đánh giá, giám sát và điều hành hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị.

Báo cáo quyết toán nguồn khác phản ánh tình hình thu - chi các nguồn khác (ngoài nguồn ngân sách nhà nước) của đơn vị hành chính, sự nghiệp, theo quy định của pháp luật phải thực hiện quyết toán với cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan có thẩm quyền khác. Thông tin trên Báo cáo quyết toán nguồn khác phục vụ cho việc đánh giá tình hình thực hiện cơ chế tài chính mà đơn vị áp dụng, là căn cứ quan trọng

giúp cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính, cơ quan có thẩm quyền khác và lãnh đạo đơn vị đánh giá hiệu quả của các cơ chế, chính sách áp dụng cho đơn vị.

Nguyên tắc lập báo cáo quyết toán:

- Việc lập báo cáo quyết toán phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán.

- Đối với báo cáo quyết toán NSNN:

+ Số quyết toán NSNN bao gồm số kinh phí đơn vị đã nhận và sử dụng từ nguồn ngân sách nhà nước cấp trong năm, bao gồm cả số liệu phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước.

+ Số liệu quyết toán NSNN của đơn vị phải được đối chiếu, có xác nhận của Kho bạc nhà nước nơi giao dịch.

+ Số quyết toán chi NSNN là số đã thực chi, có đầy đủ hồ sơ chứng từ, riêng khoản chi thuộc nguồn phải ghi thu ghi chi NSNN thì chỉ quyết toán khi đã có thủ tục xác nhận ghi thu - ghi chi vào NSNN của cơ quan có thẩm quyền.

- Đối với báo cáo quyết toán nguồn khác: Số liệu quyết toán bao gồm số thu, chi từ nguồn khác không thuộc NSNN mà đơn vị đã thực hiện từ đầu năm đến hết ngày 31/12 hàng năm.

Việc lập báo cáo quyết toán phải bảo đảm sự trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, phản ánh đúng tình hình thu, chi đối với từng nguồn kinh phí của đơn vị hành chính, sự nghiệp. Báo cáo quyết toán phải được lập đúng nội dung, phương pháp theo quy định và được trình bày nhất quán giữa các kỳ báo cáo. Hệ thống chỉ tiêu của báo cáo quyết toán NSNN phải phù hợp và thống nhất với chỉ tiêu dự toán năm được cơ quan có thẩm quyền giao và mục lục NSNN, đảm bảo có thể so sánh được giữa số thực hiện với số dự toán và giữa các kỳ kế toán với nhau.

Trường hợp báo cáo quyết toán ngân sách được lập có nội dung và phương pháp trình bày khác với các chỉ tiêu trong dự toán hoặc khác với báo cáo kỳ kế toán năm trước thì phải giải trình trong phần thuyết minh báo cáo quyết toán năm.

2.3.2.5 Tổ chức kiểm tra kế toán và công khai tài chính

(a) Tổ chức kiểm tra kế toán

Theo Luật Kế toán (2015) qui định “Kiểm tra kế toán là việc xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán’’. Như vậy, kiểm tra kế toán chính là việc đánh giá hiệu quả của tổ chức Công tác kế toán trong các đơn vị SNCL.

Phân loại công tác kiểm tra kế toán trong mỗi đơn vị: Tùy theo tiêu thức lựa chọn để phân loại công tác kiểm tra. Theo giáo trình tổ chức công tác kế toán, trường Đại học Mở Hà Nội, thông thường có các cách phân loại kiểm tra kế toán cơ bản như sau:

 Căn cứ vào chủ thể kiểm tra: Công tác kiểm tra kế toán bao gồm hai loại nội kiểm và ngoại kiểm. Nội kiểm là công tác kiểm tra do bản thân đơn vị tiến hành. Ngoại kiểm là công tác kiểm tra do các cơ quan chức năng bên ngoài đơn vị thực hiện.

 Căn cứ vào phạm vi kiểm tra kế toán: Công tác kiểm tra kế toán được phân thành 2 loại: Kiểm tra toàn diện và kiểm tra chuyên đề: Kiểm tra toàn diện công tác kế toán là kiểm tra tất cả các qui trình kế toán của đơn vị nhằm đánh giá một cách toàn diện hiệu quả công tác kế toán của đơn vị qua một thời kỳ nhất định. Hình thức kiểm tra này thường được thực hiện theo kế hoạch; Kiểm tra chuyên đề là công tác kiểm tra kế toán đột xuất nhằm phát hiện, ngăn chặn kịp thời hoặc giải quyết triệt để những tồn tại trong một khâu, bộ phận cụ thể của công tác kế toán.

 Căn cứ vào thời gian tiến hành kiểm tra công tác kế toán: công tác kiểm tra kế toán chia thành 2 loại: Kiểm tra định kỳ và kiểm tra thường xuyên: Kiểm tra định kỳ là công tác kiểm tra diễn ra vào khoảng thời gian định trước theo kế hoạch: thường vào sau mỗi kỳ kế toán; Kiểm tra thường xuyên là công tác kiểm tra có thể tiến hành bất cứ lúc nào, trước, trong và sau kỳ kế toán.

Nội dung kiểm tra kế toán: Theo Luật kế toán quy định: đơn vị kế toán phải chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền và không quá một lần kiểm tra cùng một

nội dung trong một năm.Việc kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Theo Luật Kế toán (2015): Nội dung kiểm tra kế toán phải được xác định trong quyết định kiểm tra. Nội dung kiểm tra kế toán gồm: Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán; Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán; Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán; Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán.

Kết quả kiểm tra kế toán đánh giá những tồn tại, nguyên nhân và đưa ra phương hướng khắc phục, giúp các đơn vị rút kinh nghiệm và nâng cao chất lượng công tác quản lý tài chính, kế toán tại đơn vị.

(b) Công khai tài chính

Công khai tài chính ở các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo quy định tại Thông tư số 61/2017/TT-BTC ngày 15 tháng 06 năm 2017 hướng dẫn về công khai ngân sách đối vơi đơn vị dự toán ngân sách, tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ thay thế cho Thông tư số 21/2005/TT-BTC ngày 22/3/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện quy chế công khai tài chính đối với các đơn vị dự toán ngân sách và các tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ. Các nội dung công khai tài chính:

- Công khai kinh phí ngân sách nhà nước hỗ trợ.

- Công khai số liệu và thuyết minh tình hình thực hiện dự toán ngân sách nhà nước hỗ trợ (quý, 6 tháng, năm).

- Công khai quyết toán ngân sách nhà nước hỗ trợ.

Công khai tài chính là quá trình công khai đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin ngân sách theo các hình thức quy định nhằm đảm bảo yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định

2.3.2.6 Tổ chức trang bị các phương tiện, thiết bị tính toán

Ứng dụng công nghệ thông tin có ảnh hưởng rất lớn đối với công tác kế toán trong doanh nghiệp, nếu biết ứng dụng công nghệ thông tin thì doanh nghiệp sẽ thu

được những lợi ích tích cực. Tuy nhiên đội ngũ nhân sự phải có trình độ chuyên môn nhất định mới có thể sử dụng máy móc thiết bị hiện đại và điều khiển chúng phục vụ hiệu quả.

 Trang bị phần cứng: các đơn vị phải biết mình cần gì khi sử dụng những thiết bị này để trang bị máy móc thiết bị phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị. Tránh mua thiết bị quá cũ kĩ dẫn đến việc tuy có máy nhưng đôi khi phải xử lý công việc bằng tay hoặc máy xử lý quá chậm. Cũng như tránh mua những thiết bị quá tối tân làm cho chi phí quá cao nhưng lại không cần thiết để xử lý những công việc đó.

 Mua hoặc thuê viết phần mềm kế toán: đơn vị cần đưa ra những yêu cầu cần có khi xử lý công việc kế toán trước khi lựa chọn một phần mềm bán sẵn trên thị trường hoặc đề nghị người bán viết chương trình phần mềm cho phù hợp.

 Tổ chức KSNB trong môi trường sử dụng máy tính: là việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho mỗi nhân viên, không để một nhân viên có thể kiêm nhiều việc hoặc có thể tiếp xúc với dữ liệu ở nhiều bộ phận trong máy. Đơn vị cũng cần qui định việc phê duyệt của lãnh đạo khi nhân viên cần lấy dữ liệu trong máy, đề phòng những nhân viên có ý định phá hoại hoặc thay đổi dữ liệu.

 Phải có chiến lược phát triển hệ thống Ứng dụng công nghệ thông tin: Đơn vị phải lập kế hoạch cho từng giai đoạn mua, nâng cấp và thanh lý máy móc thiết bị cũng như phần mềm kế toán.

2.3.2.7 Tổ chức bộ máy kế toán

Trong các đơn vị, việc tổ chức hợp lý và khoa học bộ máy kế toán nhằm thực hiện đầy đủ chức năng của kế toán, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ và trung thực các thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản phục vụ cho công tác quản lý là cần thiết. Khối lượng công tác kế toán của đơn vị phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động, gắn liền với các bộ phận kế toán cụ thể và được thực hiện bởi người làm kế toán ở các bộ phận.

Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán

 Phải phân công trách nhiệm cụ thể, chức năng, quyền hạn cho từng người làm kế toán trong từng phần hành

 Tổ chức bộ máy kế toán phải gọn nhẹ để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý

 Tổ chức bộ máy kế toán phải căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu cụ thể của tổ chức để vận dụng mô hình tổ chức công tác kế toán cho phù hợp

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán là việc lựa chọn, sắp xếp bộ máy đó làm việc theo dạng nào cho phù hợp với quy mô của tổ chức, phù hợp với trình độ tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của đơn vị

Hình thức tổ chức bộ máy quản lý trong các đơn vị SNCL sẽ chi phối quá trình tổ chức, quản lý các hoạt động của đơn vị này. Do vậy, ảnh hưởng đến quá trình tổ chức trong các đơn vị này. Hiện nay, các đơn vị SNCL có thể lựa chọn một trong 3 hình thức tổ chức quản lý sau để tổ chức quản lý các hoạt động diễn ra trong đơn vị SNCL:

(a)Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung:

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung là một bộ máy kế toán chỉ có một cấp. Nghĩa là toàn bộ đơn vị (đơn vị hạch toán cơ sở) chỉ tổ chức 1 phòng kế toán ở đơn vị chính, còn các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng.

Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính trong toàn doanh nghiệp. Các đơn vị cấp dưới không có tổ chức kế toán riêng mà chỉ có nhân viên làm nhịêm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra và định kỳ gửi các chứng từ về phòng kế toán. Hoặc cũng có trường hợp các đơn vị cấp dưới trở thành đơn vị hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ và định kỳ gửi các sổ theo chế độ báo sổ này về Phòng kế toán. Phòng kế toán tổ chức hệ thống sỏ tổng hợp và chi tiết đê xử lý, ghi chép toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, lập báo cáo kế toán và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý toàn doanh nghiệp. Mô hình này thường áp dụng cho đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, quy mô sản xuất tương đối tập trung trên

một địa bàn nhất định, có khả năng luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận nhanh chóng, kịp thời.

Kế toán trưởng

Kế toán TSCĐ và

vật tư

Kế toán Tiền lương & các khoản trích

theo lương

Kế toán nguồn vốn và

các quỹ

Kế toán vốn bằng tiền và

thanh toán

Kế toán chi phí và tính giá

thành

Kế toán Tổng hợp và kiểm

tra

Các nhân viên hạch toán ban đầu ở các đơn vị phụ thuộc

Sơ đồ 2.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung

(b)Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu phân tán:

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu phận tán ( còn gọi là mô hình 2 cấp), với mô hình này công tác kế toán được phân bổ chủ yếu cho các đơn vị cấp dưới, còn lại công việc kế toán thực hiện ở cấp trên phàn lớn là tổng hợp và lập báo cáo kế toán chung toán doanh nghiệp.

Trong mô hình này, toàn bộ công việc kế toán, tài chính, thống kê trong toàn bộ doanh nghiệp được phân công, phân cấp như sau:

* Ở phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

- Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và lập báo cáo kế toán phần hành công việc thực hiện.

- Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của doanh nghiệp và hướng dẫn, thực hiện công tác thống kê các chỉ tiêu cần thiết.

- Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị phụ thuộc.