Mô Hình Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Theo Kiểu Phân Tán

- Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán ở các đơn vị phụ thuộc gửi lên để tổng hợp lập báo cáo kế toán toàn doanh nghiệp.

* Ở các đơn vị phụ thuộc có nhiệm vụ:

- Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở đơn vị phụ thuộc để định kỳ lập báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm.

- Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của đơn vị.

- Thống kê các chỉ tiêu cần thiết trong phạm vi đơn vị thực hiện.

Kế toán trưởng

Bộ phận kế toán Văn phòng trung tâm và kế toán từ các đơn vị phụ thuộc không có tổ

chức KT riêng

Kế toán tổng

hợp

Kế toán vốn bằng tiền,

Thanh toán

Bộ phận tổng hợp,

kiểm tra

Kế toán các đơn vị phụ thuộc

có tổ chức kế toán riêng

Nhân viên hạch toán các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế

toán riêng

Sơ đồ 2.4: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu phân tán

(c)Mô hình tổ chức kế toán theo kiểu vừa tập trung vừa phân tán:

Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, có nhiều đơn vị phụ thuộc mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài sản nội bộ doanh nghiệp khác nhau thì có thể tổ chức công tác kế toán theo mô hình hổn hợp : vừa tập trung vừa phân tán. Thực chất, là sự kết hợp hai mô hình tổ chức công tác kế toán đã nói trên phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở đơn vị.

Bộ phận

Kế	Kế toán	Bộ
kế toán	toán	vốn bằng	phận
Văn	tổng	tiền và	kiểm
phòng	hợp	thanh	tra

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 153 trang tài liệu này.

Kế toán trưởng

Kế toán đơn vị

phụ thuộc A

Kế toán đơn vị

phụ thuộc B

Sơ đồ 2.5: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu vừa tập trung vừa phân tán

2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập

2.4.1 Khuôn khổ pháp lý kế toán

Tại Việt Nam, việc tổ chức công tác kế toán của ĐVSN có thu phải tuân thủ theo hệ thống các quy định do Nhà nước ban hành bao gồm Luật Ngân sách nhà nước, Luật Kế toán, Chế độ Kế toán HCSN, cơ chế quản lý tài chính, mục lục NSNN và các nghị định, thông tư hướng dẫn có liên quan.

Khuôn khổ pháp lý kế toán quy giúp các đơn vị định hướng công tác kế toán trong việc tổ chức bộ máy kế toán, xác định thông tin cần thu thập, cách thức xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin nhằm đạt được mục tiêu quan trọng là cung cấp thông tin kế toán có chất lượng phục vụ cho người sử dụng. Như vậy, khuôn khổ pháp lý cùng với hệ thống văn bản pháp quy có ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình của tổ chức công tác kế

toán từ giai đoạn thu thập dữ liệu đến xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin thông qua việc sử dụng các biểu mẫu chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo và cách thức, thời hạn lưu trữ thông tin. Ngoài ra, trong cơ chế quản lý tài chính đòi hỏi các trường phải xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ theo Nghị quyết 77/NQ-CP ban hành ngày 24 tháng 10 năm 2014 về thí điểm đổi mới cơ chế hoạt động đối với các cơ sở giáo dục đai học công lập giai đoạn 2014-2017 nhằm định mức các khoản thu, chi tài chính sao cho phù hợp với điều kiện hoạt động của từng đơn vị trong thời gian nhất định.

2.4.2 Nguồn nhân lực kế toán

Tổ chức công tác kế toán của bất kỳ đơn vị nào, doanh nghiệp hay đơn vị sự nghiệp công lập cũng đều có chung mục đích là tạo ra thông tin kế toán hữu ích phục vụ việc ra quyết định và đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng bên ngoài theo quy định của pháp luật, để đạt được mục tiêu này, con người với vai trò chủ thể trong tổ chức công tác kế toán là nhân tố quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức công tác kế toán cần phải có đầy đủ chuyên môn, kinh nghiệm, đạo đức nghề nghiệp để tổ chức, quản lý và vận hành hệ thống kế toán tại đơn vị.

Điều 18 Tổ chức bộ máy kế toán Nghị định 174/2016/ NĐ- CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán thì đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán đảm bảo các quy định của Luật kế toán, số lượng người làm kế toán tùy theo quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý, chức năng nhiệm vụ hoặc biên chế của đơn vị. Đơn vị kế toán có thể bố trí người làm kế toán kiêm nhiệm các công việc khác mà pháp luật về kế toán không nghiêm cấm.

Nghị định 174/2016/ NĐ-CP cũng nêu rõ người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán là người đã tốt nghiệp trung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng, đại học, sau đại học chuyên ngành tài chính, kế toán, kiểm toán tại các trường trung cấp, cao đẳng, đại học hoặc các học viện ở trong và ngoài nước; người có chứng chỉ kiểm toán viên theo quy định của Luật kiểm toán độc lập; người có chứng chỉ kế toán viên theo quy định của Luật kế toán; người có chứng chỉ chuyên gia kế toán hoặc chứng chỉ kế toán

do tổ chức nước ngoài hoặc tổ chức nghề nghiệp nước ngoài được Bộ Tài chính Việt Nam thừa nhận.

Ngày nay vai trò của kế toán không chỉ dừng lại ở việc ghi chép và lập BCTC mà chuyển sang vai trò phân tích dữ liệu, giám sát, điều này sẽ giúp gia tăng sự hữu ích, phù hợp, chất lượng, tính hữu hiệu và hiệu quả của thông tin tạo ra để hỗ trợ người quản lý đơn vị (Nguyễn Bích Liên, 2012).

2.4.3 Kiểm soát nội bộ

Theo INTOSAI 2013, kiểm soát nội bộ là một quá trình ảnh hưởng bởi Ban giám đốc, nhà quản lý và các cá nhân của tổ chức được thiết kế nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và sự tuân thủ.

Đối với một tổ chức hành chính công thì theo hướng dẫn về kiểm soát nội bộ của Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) cho thấy rõ được tầm quan trọng của tổ chức kiểm soát nội bộ trong đơn vị như:

 Tạo lập một cơ cấu kỷ cương trong toàn bộ quy trình hoạt động của đơn vị.

 Giúp nhận biết, phân tích và lựa chọn được phương pháp tối ưu đối phó với các sự kiện bất lợi trong việc thực hiện mục tiêu.

 Tạo lập được một hệ thống thông tin và truyền đạt thông tin hữu hiệu trong toàn tổ chức phục vụ cho việc thực hiện tất cả các mục tiêu kiểm soát nội bộ.

 Việc kiểm tra đánh giá thường xuyên và định kỳ giữa các bộ phận với nhau hoặc cấp trên với cấp dưới giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời những sai phạm do thiếu sót hoặc cố tình gây ra, động thời cũng giúp đánh giá và hoàn thiện hơn những bất cập cần bổ sung của hệ thống kiểm soát nội bộ…

KSNB giúp người quản lý có cái nhìn toàn diện về vấn đề kiểm soát trong tổ chức theo hướng xác định mục tiêu, đánh giá rủi ro và thiết lập các hoạt động kiểm soát; đồng thời tạo lập một môi trường kiểm soát tốt đi đôi với một hệ thống thông tin hữu hiệu.

Việc tích hợp hệ thống kiểm soát nội bộ trong tất cả các hoạt động của tổ chức nói chung và trong tổ chức công tác kế toán nói riêng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tại đơn vị. Cụ thể việc xây dựng và thực hiện hệ thống này trong tổ chức công tác kế toán góp phần:

 Đối với báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ góp phần đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC, bởi người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kiểm toán hiện hành.

 Đối với tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp nói chung và pháp luật kế toán liên quan đến các chuẩn mực, chế độ, thông tư và các quy định kế toán. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị.

 Đối với mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin.

2.4.4 Yêu cầu đối với thông tin kế toán

Theo Cao Xuân Hợp (2016), kế toán có vai trò rất quan trọng đối với việc cung cấp thông tin kế toán phục vụ công tác quản lý và điều hành, là cơ sở cho việc ra các quyết định kinh tế và điều hành của nhà quản lý cũng như đối với các đối tượng liên quan như các cơ quan quản lý Nhà nước, các đối tác làm ăn, các Nhà đầu tư, … Cùng với sự phát triển của đất nước và mục tiêu quản lý từng thời kỳ thì mức độ cần thông tin kế toán cùng thời kỳ cũng khác nhau, sự biểu hiện cũng khác nhau. Hệ thống Kế toán Việt Nam đã có những thành công rõ nét với đầy đủ cơ sở pháp lý từ Luật Kế toán, các Nghị định hướng dẫn Luật Kế toán, Hệ thống Chuẩn mực Kế toán và các thông tư hướng dẫn Chuẩn mực Kế toán; Chế độ Kế toán các loại hình đơn vị.

Một số yêu cầu cơ bản của thông tin kế toán hiện nay có thể liệt kê đó là: Trung thực, các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và

giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Khách quan, các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo; Đầy đủ, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ sót; Kịp thời, các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trước thời hạn quy định, không được chậm trễ.

Theo Nguyễn Thị Diễm Trinh (2016), Kế toán là công cụ rất cần thiết cho hoạt động quản trị trong mọi loại hình đơn vị, dù là công hay tư. Trong ĐVSN có thu, nhà quản lý (hay còn gọi là thủ trưởng đơn vị) chịu trách nhiệm quản lý, điều hành các hoạt động của đơn vị theo cơ chế, chính sách và quy định pháp lý; đồng thời chịu trách nhiệm tiếp nhận, phân bổ và sử dụng các nguồn lực do Nhà nước và các bên khác ủy thác theo dự toán được duyệt hoặc theo cam kết giữa các bên. Vì vậy, thông tin kế toán trước hết phải được cung cấp cho thủ trưởng để họ thực hiện các thủ tục phân tích, đánh giá và dự báo, từ đó đưa ra các quyết định quản lý, điều hành thích hợp cũng như thực hiện trách nhiệm giải trình trước Nhà nước và xã hội. Điều này đặc biệt quan trọng khi các ĐVSN có thu ngày càng được Nhà nước tin tưởng và giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm nhiều hơn.

2.4.5 Ứng dụng công nghệ thông tin

Đáp ứng yêu cầu hội nhập về kế toán – tài chính quốc tế, Quốc hội đã thông qua Luật Kế toán năm 2015 - Luật số 88/2015/QH13 có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2017 gồm 6 Chương, 74 Điều. Một trong những mục tiêu của việc sửa đổi Luật Kế toán nhằm nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hệ thống kế toán Việt Nam, qua đó, nâng cao chất lượng của công tác kế toán với vai trò là công cụ quản lý tài chính, vốn, tài sản của nhà nước, của doanh nghiệp, là công cụ quản lý, giám sát của Nhà nước.

Theo Thái Bá Cần và Nguyễn Thị Hồng Vân (2016), nỗ lực đưa ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động quản lý kinh tế vĩ mô và vi mô thời gian qua đạt

được nhiều thành tựu đáng ghi nhận, trong đó phải kể đến vai trò của CNTT trong công tác kế toán.

 Về quy định chứng từ điện tử: Luật Kế toán 2015 đã quy định cụ thể hơn một số nội dụng liên quan đến công tác kế toán nhằm phù hợp với nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán như các quy định về giá trị của chứng từ điện tử; Về chữ ký trên chứng từ điện tử; Về lập và lưu trữ chứng từ kế toán trên các phương tiện điện tử khi đủ điều kiện bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và tra cứu được trong thời hạn lưu trữ; thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử khi bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và tra cứu được trong thời hạn lưu trữ; …

Theo Nguyễn Thị Diễm Trinh (2016), ứng dụng công nghệ thông tin có ảnh hưởng rất lớn đối với công tác kế toán trong đơn vị, nếu biết ứng dụng công nghệ thông tin thì đơn vị sẽ thu được những lợi ích như: Giảm khối lượng công việc tổng hợp, tính toán, xử lý số liệu kế toán nhưng vẫn đảm bảo thu được kết quả nhanh chóng và chính xác, Giảm khối lượng nhân sự cần sử dụng để làm những công việc tổng hợp, tính toán, số liệu vì đã có máy vi tính làm thay, Giảm khối lượng ghi chép thông tin và không gian lưu trữ dữ liệu vì chúng ta có thể sử dụng đĩa cứng của máy để lưu trữ, Có thể đem dữ liệu từ nơi này đến nơi khác dễ dàng nhờ chép dữ liệu vào ổ đĩa di động, Có thể lưu trữ dữ liệu an toàn nhờ sử dụng mật khẩu, khi đó chỉ người nào biết mật khẩu mới có thể tiếp cận được dữ liệu trong máy, giúp cho việc tìm kiếm dữ liệu được nhanh chóng, chính xác nhờ vào các công cụ hỗ trợ của máy. Việc điều chỉnh, thay đổi số liệu cũng được thực hiện dễ dàng mà không phải mất nhiều thời gian và cũng không phải tẩy xóa dữ liệu cũ.

Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích do Ứng dụng công nghệ thông tin mang lại, người sử dụng cũng cần đáp ứng những yêu cầu sau:

 Chi phí về đầu tư tương đối lớn: Bao gồm chi phí mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị và chi phí đầu tư cho nhân viên hoặc chi phí thuê những nhân viên có trình độ chuyên môn để sử dụng, điều khiển máy móc thiết bị, …

 Xây dựng một hệ thống kiểm soát tốt để ngăn chặn những người không liên quan tiếp xúc với dữ liệu và thông tin nhằm phá hoại hoặc thay đổi dữ liệu và thông tin trong máy.

2.5 Các lý thuyết nền vận dụng trong nghiên cứu

2.5.1 Lý thuyết về hành vi

Lý thuyết hành vi là một phân hệ của ngành tâm lý học, lý thuyết này ra đời khoảng đầu thế kỷ 20 (Robert et al, 1982). Lý thuyết hành vi ban đầu nghiên cứu về tâm lý con người và phản ứng của họ với môi trường xung quanh, sau đó được mở rộng nghiên cứu sang hành vi trong quản trị (Ajzen, 1991; Fred, 2008). Lý thuyết này nghiên cứu phản ứng tâm lý của cá nhân khi gặp những tình huống cho là đe dọa, sợ hãi, cảm giác có trách nhiệm, cảm giác bị cảm trở, cảm giác tích cực khi được lợi ích, dự định ra quyết định, hay phản ứng lại để vượt qua nỗi sợ hãi (Bandura, 1986). Lý thuyết này cũng đo lường phản ứng của cá nhân đối với mô trường thay đổi, và những tính toán của cá nhân để đối phó với những hành vi được cho là bất lợi hay nhận thức sẽ đạt được lợi ích (Bandura, 1986). Trên cơ sở đó, lý thuyết xây dựng mô hình một chuỗi các phản ứng tâm lý từ nhận thức đến hành động (Fred, 2008). Dựa trên các nghiên cứu về tâm lý, Gary (2012), Brent (2012) đã tiến hành mô tả các phản ứng của các nhân viên khi tham gia triển khai công việc trong một tổ chức như công tác kế toán của đơn vị. Họ bắt đầu từ tâm lý từ chối tham gia, giận dữ và sốc với những thay đổi, sợ hãi và bối rối, đến dần chấp nhận và hào hứng. Đó là một chuỗi phản ứng tâm lý tự nhiên khi tiếp nhận một tình huống mới, tuy nhiên không phải tất cả đều vượt qua và đi đến trạng thái cuối cùng là hưng phấn tham gia, có những cá nhân bị mắc kẹt lại trong những trạng thái tiêu cực và gây ra tâm lý chống đối với các hoạt động triển khai phương pháp mới (Brent, 2012;