Sơ Đồ Tóm Tắt Quy Trình Làm Tthq Của Nh Ân Viên Giao Nhận

3.1.1.3. Làm thủ tụ c hải quan

Hình 3.1. Sơ đồ tóm tắt quy trình làm TTHQ của nh ân viên giao nhận

Quy trình làm TTHQ cho hàng hóa XK gồm 4 bước như sau:

 Bướ c 1: Để thuận tiện cho việc kiểm hóa (nếu có) nhân viên giao nhận sẽ tranh thủ chở hàng ra cảng sao cho trùng khớp với thời gian tờ khai được đăng ký để việc khai quan được nhanh chóng và thuận tiện, tiết kiệm các chi phi khác có thể phát sinh thêm.

N hân viên giao nhận nộp Bộ hồ sơ khai hải q uan tại quầy “Đăng kí tờ khai xuất”. Công chứ c hải quan nhận, kiểm tra sơ bộ và nhập số tiếp nhận khai quan qua mạng vào hệ thống máy tính, thông tin được tự động xử lí để kiểm tra số tờ khai, phân luồng và các chi tiết liên quan đến Bộ chứ ng từ coi có phù hợp với thông tin được lưu trữ không.

 Bước 2: Nhân viên giao nhận tranh thủ lúc chờ đợi, sẽ dán tem Lệ phí cho một bộ Hồ sơ là 20.000đ. Nếu hàng có kiểm hóa sẽ đóng luôn tiền mua seal. Tùy theo mức độ phân luồng trên Tờ Khai HQĐT, Công chức hải quan sẽ kiểm tra:

- Nếu tờ khai được phân luồng xanh: DN in 2 bản t ờ khai điện tử, ký t ên, đóng dấu DN , đem ra cơ quan hải quan nộp cho cán bộ đăng ký đóng dấu thông quan hàng hóa. T rường hợp này, cán bộ đăng ký ký thông quan hàng hóa.

- Nếu tờ khai được phân luồng vàng:

+ Luồng vàng điện tử: t hì hình thức giống như luồng xanh;

+ Luồng vàng giấy : thì DN in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu D N, kèm với toàn bộ chứng từ xuất khẩu cần thiết đem ra cơ quan hải quan làm thủ tục. Tờ khai sẽ được chuyển qua để cán bộ thuế kiểm tra và quyết định DN có được thông quan hàng hóa hay không.

- Nếu tờ khai được phân luồng đỏ: DN in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu DN, kèm bộ chứng từ xuất khẩu cần thiết đem ra cơ quan hải quan. M ức độ kiểm tra thuộc mức (3) (luồng đỏ) có 3 mức độ kiểm tra thực tế như s au:

+ Mức 3).a : Kiểm tra toàn bộ lô hàng;

+ Mức 3).b: Kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho t ới khi kết luận được mức độ vi phạm.

+ Mức 3).c: Kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì

kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.

Tờ khai sẽ được xử lý qua các khâu đăng ký - tính thuế và cuối cùng là kiểm hoá để kiểm tra thực tế hàng hóa. Việc phân công nhân viên kiểm hóa thường do Đội trư ởng hoặc Đội phó công chức hải quan đảm nhiệm. Thông qua máy tính chạy tên các nhân viên hải quan kiểm hóa tại lối ra vào kho CFS. Biết được công chứ c hải quan phụ trách kiểm hóa lô hàng, nhân viên giao nhận phải nhanh chóng tìm vị trí cont, liên hệ với hải quan kiểm hóa để đăng ký giờ kiểm hóa thường giờ kiểm hóa từ 8h-11h30, và 14h-17h. T rư ờng hợp này, cán bộ kiểm hóa ký thông quan hàng hóa.

 Bước 3: Nhân viên giao nhận cùng cán bộ hải quan kiểm hóa đi xuống bãi container để t iến hành công tác kiểm hóa. Công chứ c hải quan sẽ yêu cầu mở container kiểm tra hàng hóa bên trong tùy theo mức độ phải kiểm hóa, mức độ kiểm hóa có thể là 5% ( mức 3c), 10% ( mức 3b) hay toàn bộ lô hàng (mứ c 3a). Trong quá trình kiểm hóa có thể điều động đội bốc xếp của cảng để quá trình

kiểm hóa diễn ra nhanh chóng. Kiểm hóa xong, Công chức hải quan này ghi kết quả kiểm hóa lên tờ khai hải quan và bấm seal hải quan, nhân viên giao nhận cũng bấm luôn seal của hãng tàu.

 Bước 4: Nhân viên giao nhận trở về phòng chờ và chờ nhận lại Tờ khai bản

lưu người khai H Q. Để nhận lại t ờ khai cần xuất trình liên hóa đơn đóng phí TTHQ bản màu tím và kí xác nhận vào sổ theo dõi. Trên tờ khai bản lưu người khai hải quan này phải có đóng dấu xanh ghi tên nhữ ng cán bộ kiểm hóa ở tiêu thức 31 (nếu có kiểm hóa), dấu xanh xác nh ận đã làm TTHQ ở tiêu thức số 32. Nhân viên giao nhận ghi lại số cont ainer-số seal lên m ặt tờ khai và cầm tờ khai này đến HQ giám sát bãi để làm t hủ tục thanh lí HQ và đến văn phòng cảng để làm thủ tục vào sổ tàu. Sau khi vào sổ tàu là hoàn t ất quá trình làm các thủ tục hải quan.

3.1.2. Quá trình của hệ thống trong quản lý dữ liệu khai báo HQĐ T

Đối với t ất cả các loại hình doanh nghiệp thì quá trình quản lý dữ liệu khai báo HQĐT bao gồm các qu átrình cơ b ản sau:

 Tuyển dụng nhân viên làm công việc xu ất n hập khẩu (bao gồm nhân vi ên chứng từ, nhân viên giao nhận) theo nhu cầu thực tế của lĩnh vực xuất nhập khẩu.

 Đào tạo và t ái đào tạo c ho các nhân viên làm c ác c ông việc liên quan đến quy trình thủ tục HQĐ T.

 Chỉ đạo, giám sát và hướng dẫn trự c tiếp các nhân viên trong quá trình

thực hiện công việc khai báo thủ tục HQĐT.

Công việc chủ yếu của họ là phải nắ m vững kỹ năng về m áy t ính, chuy ên môn nghi ệp vụ v ề hàng hóa XN K và các loại hình hàng hóa X NK của cô ng t y.

 Theo dõi và kiểm soát các vấn đề n ảy sinh trong lúc thực hiện quy trình khai báo thủ tục HQĐT đối với hàng hóa XN K.

 Triển khai các ho ạt động hỗ trợ và phòng ngừa (như tờ khai bị sai, sự cố mạng, đường truyền...).

 Đánh giá chất lư ợng của hệ thống quản lý nội bộ v à điều chỉnh những tồn tại trong doanh nghiệp.

3.1.3. Áp dụng các phươn g pháp đán h giá hiệu quả quy trình thủ tục HQ ĐT đối với hàn g hóa xuất nh ập khẩu bằn g đường biển tại th ành phố Hồ Chí Minh.

Để có cơ s ở phân tích các giải pháp hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan

điện tử đối với hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại TP. HCM luận văn đã tiến hành điều tra thực tế các ý kiến phải hồi của các doanh nghiệp có hoạt động khai báo hải quan điện tử đối vớ i hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển.

Qua xử lý số liệu điều tra có t hể cho biết danh mục ưu tiên trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Các bư ớc kỹ thuật đánh giá được áp dụng trong quá trình thực hiện th eo 4 bước cơ bản: Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh (PD CA ).

Bảng 3.1. Kỹ th uật đánh giá áp dụng tron g việc làm thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xu ất nhập khẩu bằng đường biển tại TP. HCM

Tiến trình

Nội dung

Nội dun g triển k hai

Lập

kế hoạch

- Lập kế hoạch

cho các quá trình

- Chuẩn đoán các vấn đề cần phải điểu tra

- Đưa ra các dự án đề nghị

- Quá trình tiến hành điều tra thực tế của

luận văn

+ Viết phiếu điều tra (có tham khảo ý kiến các đơn vị kinh d oanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu)

+ Lấy ý kiến phản hồi các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Tp.Hồ Chí Minh

- Xử lý số liệu điều tra theo phương pháp mức chất lượng và trung bình trọng số

- Phân tích số liệu điều tra, đối chiếu với các nguồn thông tin khác.

- X ếp danh mục ưu tiên cần phải hoàn thiện cho quy trình hải quan điện tử

- Đề xuất các giải pháp với các cơ quan chức

năng

Th ực hiện

- Thực hiện dự án

Các bước triển khai như sau:

1) Xác định ranh giới cho các quá trình thực

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 90 trang tài liệu này.

hiện Hải quan điện tử

2) Xác định điểm mạnh yếu của các nghiệp vụ và ghi nhận b ằng văn bản.

3) Chọn lựa các yếu tố cần phải hoàn thiện.

4) Đưa ra các t hỏa thuận đối với việc đán h giá.

5) T hu thập thông tin về quy trình này.

Kiểm tra

- Đối chiếu viêc đã làm đư ợc với các việc trong kế

hoạch

- Phân tích các thông tin trong bảng điều tra

- Lập kế hoạch hành động và sửa đổi các hoạt động về quy trình thủ tục hải quan điện tử và

thực hiện theo dõi đối t ác được lựa chọn

Điều chỉnh

- Tiến hành sữa chữ a, cải tiến

- Làm P CDA lần

hai

- Theo dõi quy trình thực hiện cải tiến này

- Cập nhật các thông tin và tự chỉnh lại từ đầu

- Điều chỉnh lại nội dung cần phân tích

Áp dụng vào việc phân t ích đánh giá quy trình thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển trong luận văn theo các bước của lưu đồ như sau:

 Xác định nhu cầu cần phải hoànthiện quy trình thủ tục hải quan điện tử được đặt ra với các thủ tục đăng ký hải quan điện tử.

 Các kinh nghiệm , kiến thứ c và các thông tin cập nhật về thủ tục hải quan điện tử trong các doanh nghiệp thì ít đư ợc đề cập đến.

Việc lựa chọn các loại hình phù hợp với tình hình thực tế của xuất nhập khẩu hàng hóa và nhận thứ c của các cơ quan chức năng thì rất khó khăn.

 Bảng điều tra được thiết kế theo sự nhận thức nhu cầu của từng loại hình doanh nghiệp và của mỗi mô hình quản lý riêng. T hực ch ất đây là nhận thức thực t ế sự cải tiến quy trình đòi hỏi phải có sự thỏa m ãn của cả hai phía doanh nghiệp và cơ quan chức năn g.

Vấn đề quan trọng là mỗi loại hình công ty khác nhaut hì có lư ợng đội ngũ

nhân sự khác nhau. Do đó, sẽ khác nhau về p hư ơng thức cải thiện và đào tạo đội ngũ nhân sự k hác nhau.

 Luận văn chỉ tập trung v ào các yếu tố thuộc bản th ân doanh nghiệp có hoạt động khai báo HQ ĐT đối với hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đư ờng biển t ại

TP. HCM cùng nhữn g ngư ời trực tiếp thực hiện nghiệp vụ này, và cố gắng phác họa một cách khách quan những ảnh hưởng đến các côngt ác này.

 Để đảm bảo độ t in cậy khách quan cao nhất thì số liệu điều tra được các chuyên viên thống kê và tiến hành xử lý.

 Các công việc cần tiến hành trung thực sẽ xác định vị trí ưu tiên th eo các cấp độ khác nhau.

3.2. Điều tra về th ực trạng quy trình thủ tụ c HQĐ T đối với h àng hóa xuất nhập khẩu bằng đườn g biển tại thành phố Hồ C hí Minh.

3.2.1. Cách viết phiếu đi ều tra:

Để các ý kiến phản hồi của đối tượng được thăm dò ý kiến m ang tính khách quan và độ tin cậy có thể bảo đảm, phiếu điều tra của khóa luận được thiết kế ở dạng khuyết danh n hưng có đề cập đến các khía cạnh: loại hình doanh nghiệp đang công tác, thời gian hoạt động của doanh nghiệp, đội ngũ nhân sự và trình độ… Mục đích quan t âm của khóa luận là số lượng tờ khai HQĐ T và các loại hình doanh nghiệp.

Bư ớc : Lựa chọn đối tượng tập trung chủ y ếu vào các DN có hoạt động

khai báo HQ ĐT đối với hàng hóa xuất nhập khẩu t ại khu vực TP. HCM.

Bư ớc : Phân theo thời gian hoạt động của doanh nghiệp, loại hình doanh nghiệp, đội ngũ nhân sự và trình độ của đội ngũ nhân sự, lự a chọn đối tượng là các doanh nghiệp có hoạt động khai báo thủ tục H QĐT đối với hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường b iển.

Các loại hình doanh nghi ệp khác nhau thì quy mô về nhân sự cũng như trình độ đầu vào của đội ngũ nhân sự cũng khác nhau. Sự ch ú trọng vào đội ngũ nhân sự và tr ình độ nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực XN K nói chung và trong thực hiện quy trình HQĐ T nói riêng. (Xem bảng 3.2, 3.3, 3.4 Phụ lục 1).

Bư ớc : S oạn thảo các nội dung câu hỏi, định vị các khu vự c chịu sự ảnh hưởng của việc đánh giá.

Các câu hỏi của từng phần bao hàm n hiều y ếu tố khác nhau. Có 3 yếu tố chính t ác động đến hiệu quả quy trình thủ tục H QĐ T đối với hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển:

- Con người và các chính sách, quy định của Nh à nước.

- Tác đ ộng của cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin.

- Chất lượ ng của phần m ềm khai báo HQ ĐT.

Qúa trình điều tra trong phiếu khảo sát khóa lu ận đư ợc xuất phát từ tình hì nh t hực tế của quy trình HQĐT đối với hàng hóa XN K bằng đườn g biển tại TP. HCM. Nội dung các quá trình này liên quan đến nhu c ầu cần phải nâng cao hiệu quả của q uy trình thủ tục HQ ĐT tại TP. H CM nói riêng và trên cả nư ớc nói chung.

Bảng 3.5. Nội dung quá trình cải tiến quy trình thủ tục hải qu an điện tử

STT

Nội dung điều tra	Vấn đề liên quan	Qúa trình cần cải tiến	Câu hỏi liên quan
1	Mức độ quan trọng của các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quy t rình TT HQĐT	Yếu tố con người	 Kinh nghiệm và thái độ làm v iệc  Cơ sở vật chất kỹ thuật  Chất lượng phần mềm khai báo TTHQĐT  Trình độ quản lý	1, 2, 3, 4,5, 9, 10
2	Tình hình làm việc của cán bộ HQ	Yếu tố con người	 Thái độ cửa q uyền  Tình trạngnhận hối lộ của một bộ phận công chức HQ	1, 2, 10, 11
3	Tốc độ xử lý và phản	Cơ sở h ạ tầng về	 Cải tiến đường tr uy ền	3, 4, 5, 10,
	hồi thôngtin	công nghệ thông		11, 12
		tin
4	Thời gian xử lý trung	Chất lượng của	 Thiết kế lại phần mềm	3, 4, 5, 10,
	bình 1 tờ khai điện tử	phần mềm khai		11
		báo HQĐT
5	Một số lỗi phần mềm	Chất lượng của	 Thêm m ới một số tính	3, 4, 5, 10,
	khai báo HQĐT	phần mềm khai	năng	11
		báo HQĐT	 Cải tiến một số tính
			năng của phần mềm
6	Tính hợp lý của quy	Chưa hợp lý,	 Tính đồn g bộ giữa các	6, 9, 11,
	trình HQĐT	nhưngchấp nhận	chi cục th ực h iện HQĐT	12
		được	trong địa bàn TP. HCM
7	Tính hợp lý và đầy đủ	Chưa đầy đủ,	 Cần p hải sửa đổi, bổ	7, 11, 12

của các văn bản luật hiện hành về HQĐT	nhưngchấp nhận được	su ng một số điều luật
8	Tình trạng cơ sở hạ tầngph ục vụcông t ác khai báo HQĐT t ại DN	Chưa đầy đủ, nhưngchấp nhận được	 Cần thay mới một số thiết bị, máy móc	8, 10, 11
9	Trình độ của Bộ ph ận quản trị rủi ro	Quản lý còn lỏn g lẻo, chưa thực sự có hiệu quả	 Cần cải tiến chương trình hoạt động	8, 9, 11
10	Các giải pháp cấp công typhát triển TTHQĐT trongtươn g lai	Nhóm giải pháp về cơ sở hạ tần g, con người	 Nâng cấp và thay mới một số máy móc, thiết bị  Nâng cao trình độ NV đầu vào	10, 11
11	Các giải pháp c ấp cơ quan, bộ, ngành phát triển TT HQĐT trong tương lai	Nhóm giải pháp về cơ sở hạ tần g công nghệ thông tin	 Nâng cấp hệ thống cơ sở hạ tầng phục vụ HQĐT như đường truyền, máy chủ, máy tại các chi cục, máy c ủa c án bộ hải quan	10, 11
12	Mức độ ảnh hưởng của chữ ký số và ch ứn gtừ điện tử đến quy tr ình HQĐT	Là yếu tố đảm bảo quy trình TT HQĐT diễn ra an toàn và hiệu quả	 Cần phát triển dị ch vụ này rộng r ãi t rong cộn g đồn g doanh nghiệp	12

3.2.2. Thiết kế bảng c âu hỏi trong phiếu điều tra

Các số liệu được thự c hiện trong luận văn đ ược lấy từ các phiếu điều tra thăm dò ý kiến c ủa các doanh nghiệp có hoạt động khai báo thủ tục H QĐ T đối với hàng hóa xuất nhập khẩu tại TP. HCM để đánh giá thực trạng quy trình này. Những chỉ dẫn của q uá trình thực hiện quy trình thủ tục HQ ĐT của 5 loại hình doanh nghiệp khác nhau sẽ có sự phản ánh khác nhau được thể hiện trên kết quả đi ều t ra.

Phiếu điều tra đư ợc xây dựn gtrên cơ sở 12 câu hỏi lớn, trong mỗi câu có các câu hỏi nhỏ và có sự tham gia đóng góp ý kiến của các chuyên gia thự c hiện