Xây Dựng Kế Hoạch Thu Phí Và Ký Kết Hợp Đồng Với Khách Hàng.

- Bồi thường tổn thất chung.

Người bảo hiểm bồi thườngcho người được bảo hiểm phần đóng góp vào tổn thất chung dù hàng được bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm nào. Nếu số tiền bảo hiểm thấp hơn giá trị phải đóng góp vào tổn thất chung, người bảo hiểm chỉ bồi thường theo tỷ lệ giữa số tiền được bảo hiểm và giá trị phải đóng góp vào tổn thất chung.

Người bảo hiểm không bồi thường trực tiếp cho người được bảo hiểm mà thanh toán cho người tính toán tổn thất chung do hãng tàu (người chuyên chở) chỉ định.

Số tiền bồi thường này được cộng thêm hay khấu trừ phần chênh lệch giữa số tiền thực tế đã đóng góp vào tổn thất chung và số tiền phải đóng góp vào tổn thất chung.

` - Bồi thường tổn thất riêng.

Đối với tổn thất toàn bộ thực tế: Bồi thường toàn bộ số tiền bảo hiểm.

Đối với tổn thất toàn bộ ước tính: Bồi thường toàn bộ số tiền bảo hiểm nếu người được bảo hiểm từ bỏ hàng và Công ty bảo hiểm có quyền sở hữu số hàng còn lại.

Trong trường hợp người được bảo hiểm không từ bỏ hàng hoặc xin từ bỏ hàng nhưng người bảo hiểm không chấp nhận, sẽ bồi thường theo mức độ tổn thất thực tế.

Đối với tổn thất bộ phận:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 77 trang tài liệu này.

Về nguyên tắc, cách tính toán tiền bồi thường là phải lấy tỉ lệ tổn thất được xác định trên cơ sở lấy mức chênh lệch giữa giá trị của hàng hoá khi còn nguyên vẹn ở cảng dỡ và giá trị hàng hoá sau khi đã bị tổn thất tại cảng dỡ chia cho giá trị hàng hoá khi còn nguyên vẹn nói trên, nhân với số tiền bảo hiểm, nếu số tiền bảo hiểm nhỏ hơn giá trị bảo hiểm. Làm như vậy mới đảm bảo bồi thường thật chính xác trong trường hợp giá cả hàng hoá biến động lớn (tăng hoặc giảm) kể từ lúc bắt đầu bảo hiểm cho đến khi hàng đến cảng. Tuy nhiên

trong thực tế, khi tính toán bồi thường tổn thất, các Công ty bảo hiểm Việt Nam không tính đến yếu tố biến động về giá cả trên thị trường, hay nói cách khác là coi như giá cả không biến động từ lúc bắt đầu bảo hiểm cho đến khi tính toán bồi thường tổn thất. Việc tính toán bồi thường tổn thất tại Việt Nam như sau: bồi thường số kiện, số bao hàng bị thiếu, mất hay giá trị trọng lượng số hàng bị thiếu nhân với đơn giá. Nếu hàng hoá bị mốc, bị cong vênh, nhiễm bẩn... thì tính tỷ lệ bị giảm giá trị thương mại sau đó nhân với giá trị số hàng theo đơn giá.

- Bồi thường các chi phí: Các chi phí thường được bảo hiểm gồm:

+Chi phí tố tụng và đề phòng tổn thất là cho phí được chi ra nhằm ngăn ngừa, làm giảm tổn thất hoặc để bảo vệ quyền lợi của hàng hoá bảo hiểm hoặc những chi phí liên quan đến việc đòi người thứ ba.

+Chi phí giám định tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm.

Ngoài ra, nếu trong hợp đồng bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu có ấn định mức miễn thường của Công ty bảo hiểm thì khi tổn thất xảy ra, xác định bồi thường đối với giá trị hàng bị tổn thất phải xét đến mức miễn thường này.

Mức miễn thường là một tỷ lệ miễn trách nhiệm bồi thường của người bảo hiểm khi tổn thất xảy ra đối với hàng hoá được bảo hiểm. Mức miễn thường có hai loại: Miễn thường có khấu trừ và miễn thường không có khấu trừ. Theo hợp đồng bảo hiểm có áp dụng miễn thường có khấu trừ a%, nếu tổn thất vượt quá a% số tiền bảo hiểm thù người bảo hiểm sẽ bồi thường phần vượt quá đó. Theo hợp đồng bảo hiểm có áp dụng miễn thường không khấu trừ a%, nếu tổn thất xảy ra vượt quá a% số tiền bảo hiểm thì người bảo hiểm bồi hoàn toàn bộ tổn thất. Nếu tổn thất xảy ra nhỏ hơn a% số tiền bảo hiểm thì cả hai trường hợp trên Công ty bảo hiểm sẽ không bồi thường.

Lưu ý: trong trường hợp tàu bị mất tích, hàng hoá được coi là tổn thất toàn bộ ước tính hoặc hàng bị mất mà sau khi đã bồi thường, lại tìm thấy hàng thì số hàng đó thuộc quyền sở hữu của người bảo hiểm.

IV- Quy trình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng xuất nhập khẩu vận

chuyển bằng đường biển.

1. Khai thác bảo hiểm.

1.1 Xây dựng kế hoạch thu phí và ký kết hợp đồng với khách hàng.

Nắm vững kim ngạch, các mặt hàng và số lượng hàng nhập khẩu hàng năm từ các nguồn vốn XNK của các đơn vị XNK ( nguồn vốn trung ương, địa phương, viện trợ, tự có, vay nợ) để xây dựng kế hoạch thu phí trong năm . Cụ thể là:

- Đầu năm: Thông qua các đơn vị XNK để nắm số liệu kế hoạch XNK của từng đơn vị . Trên cơ sở đó xác định số kim ngạch sẽ qua bảo hiểm để xây dựmg kế hoạch thu phí bảo hiểm trong năm đó của từng khách hàng theo mặt hàng.

- Trong số kim ngạch XNK của khách hàng cần tách riêng kim ngạch của từng khu vực theo giá C .I . F .. C . F . và F .O .P để lập kế hoạch thu phí sát với thực tế.

Chuẩn bị hợp đồng để ký kết với khách hàng hàng năm

1.2. Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch.

- Từng quý có số liệu hàng nhập về của từng khách hàng để qua đó đối chiếu kim ngạch qua bảo hiểm để nắm được khối lượng hàng về thực tế nhằm kịp thời điều chỉnh kế hoạch thu phí đầu năm đã xây dựng.

- Đôn đốc khách hàng mua bảo hiểm theo đúng thời hạn đã quy định và mua bảo hiểm hết phần kim ngạch hàng nhập về theo giá FOB và CIF.

- Thường xuyên quan hệ với khách hàng để khai thác những nguồn hàng nhập hoặc kế hoạch bổ xung hoặc ngoài kế hoạch nhằm tranh thủ bảo hiểm và chuẩn bị tài liệu và phí để chào.

- Phải đi sâu tìm hiểu rõ tính chất và quy cách đóng gói thích hợp của các mặt hàng xuất nhập khẩu để áp dụng các điều kiện bảo hiểm thích hợp theo tập quán và quy định.

- Nắm vững các mặt hàng có tỷ trọng lớn trong kim ngạch nhập qua đó

phân tích ảnh hưởng của các nhân tố đó với số phí thu.

- Thu nhập đầy đủ và nghiên cứu các thông tin và bảo hiểm như các quy

tắc, tỷ lệ phí, điều khoản bảo hiểm của thị trường nước ngoài để khi cần có thể

đề nghị điều chỉnh các văn bản của ta hoặc giải thích và sử dụng chính những điều khoản đó khi có yêu cầu của khách hàng.

- Kết hợp với bộ phận bồi thường để tính được kết quả bảo hiểm đối với từng khách hàng theo năm nghiệp vụ, để kịp thời đề xuất ý kiến điều chỉnh tỷ lệ phí cho thích hợp nhằm đáp ứng yêu cầu của công tác kinh doanh và phù hợp với từng đối tượng bảo hiểm.

- Cuối năm chuẩn bị đầy đủ số liệu để họp khách hàng thông báo tình hình tham gia bảo hiểm, nêu những ưu, nhược điểm trong năm qua và những vấn đề cần khắc phục trong năm tới của từng khách hàng nhằm hạn chế được nhầm lẫn, sai sót và tổn thất cho hàng hoá qua đó giúp PJICO làm tốt công tác giám định, đề phòng và hạn chế tổn thất bồi thường đối với hàng hoá được bảo hiểm và đối với người thứ 3.

- Phối hợp chặt chẽ với các phòng liên quan như tài vụ, tái bảo hiểm, tổ chức giải quyết kịp thời các vướng mắc trong khâu thu phí bảo hiểm phân tán rủi ro liên quan đến nghiệp vụ gốc và điều chỉnh kế hoạch thu phí bảo hiểm trong năm đó, xây dựng văn bản, thể lệ giám định, khiếu lại và bồi thường tổn thất.

2. Cấp đơn bảo hiểm.

2.1. Đối với hàng nhập.

Bước 1: Kiểm tra chứng từ.

Khi nhận được giấy yêu cầu bảo hiểm (Giấy làm theo hình thức 1 đơn bảo hiểm) phải kiểm tra chứng từ đó xem có hợp lệ không? Một giấy yêu cầu được coi là hợp lệ phải có đủ yêu cầu sau:

+ Trên giấy yêu cầu bảo hiểm phải kê khai rõ tất cả những đề mục đã in sẵn trên đơn. Trường hợp khai thiếu những đề mục như: Số B/L ký mã hiệu, trọng lượng, số kiện (do chưa được thông báo đầy đủ) thì vẫn chấp nhận cấp đơn nhưng yêu cầu khách hàng phải bổ xung ngay sau khi nhận được thông báo.

+ Nếu khai thiếu một trong những đề mục cơ bản như: Số tiền bảo hiểm

( trị giá FOB và C&F), tên tàu vận chuyển, ngày khởi hành, cảng đi và điều kiện bảo hiểm và đơn bảo hiểm đó coi như chưa hợp lệ cần trả lại cho khách hàng đồng thời giải thích rõ yêu cầu của bảo hiểm để họ khai đủ mới cấp đơn.

+ Phải xem xét kỹ tính chất vầ phương thức xếp hàng của từng mặt hàng có phù hợp với điều kiện bảo hiểm mà khách hàng lựa chọn không để yêu cầu và giải thích khách hàng điều chỉnh lại cho thích hợp với mặt hàng đó.

+ Trên đơn bảo hiểm phải yêu cầu khách hàng trả lời được các nội dung yêu cầu của phòng kế toán – tài vụ quy định nhằm giúp phòng kế toán – tài vụ làm đủ các thủ tục thu phí nhanh chóng.

Lưu ý:

- Giấy yêu cầu bảo hiểm thì phải có đầy đủ tên, dấu và chữ ký của khách

hàng. Giấy chứng nhận bảo hiểm phải đánh máy đủ 08 bản.

- Cần xem kỹ tên tàu vận chuyển (nếu là tầu chuyển) phải yêu cầu khách hàng kê khai rõ Quốc tịch tàu, năm đóng tàu để biết được tuổi tàu. Nếu là tàu già phải thu thêm phí như đã quy định trong biểu phí bảo hiểm.

- Trường hợp trị giá hàng bảo hiểm cao trên mức quy định phân cấp của công ty, trước khi cấp đơn cần thông báo và trao đổi ý kiến với phòng tái bảo hiểm để có kế hoạch phân tán rủi ro.

Bước 2: Vào sổ cấp đơn, lấy số đơn vầ xếp chuyến tàu.

+ Sau khi kiểm tra đơn xong vào sổ cấp đơn theo từng danh mục ghi trong sổ.

+ Số đơn bảo hiểm lấy theo số thứ tự trong sổ cấp đơn.

+ Xếp chuyến tàu theo số thứ tự trong sổ đăng ký số chuyến tàu.

Lưu ý:

- Thông thường luồng châu á đi trong khoảng 20-30 ngày làm một chuyến.

- Luồng châu Âu đi trong khoảng 2-4 tháng làm một chuyến.

- Số đơn bảo hiểm và số chuyến tàu ghi rõ trrong đơn, số chuyến ghi trước

và số đơn bảo hiểm ghi sau:

Thí dụ: Số đơn bảo hiểm là 100, số chuyến tàu là 8 thì ghi: 8/100.

Bước 3: Tính phí bảo hiểm, sửa đổi và huỷ đơn bảo hiểm.

a) Trước khi tính phí bảo hiểm phải xác định số tiền bảo hiểm. Số tiền bảo

hiểm được tính theo công thức:

CIF C F

1 R

Trong đó:

- C: là giá trị hàng (tức giá FOB).

- F: là cước phí vận tải.

- Trường hợp khách hàng nhập theo giá FOB, nếu họ không xác định được phí vận tải thì bảo hiểm ước tính như sau:

+ Đối với luồng châu á cước phí vận tải F = 5% giá FOB.

+ Đối với luồng châu Âu cước phí vận tải F = 10% giá FOB.

- R là tổng tỷ lệ phí áp dụng cho từng mặt hàng tuỳ theo từng điều kiện

bảo hiểm.

- R = R1 + R2. Trong đó R1 bao gồm tỷ lệ chính + tỷ lệ phí theo luồng.

R2 là tỷ lệ phụ.

- Tỷ lệ phụ được cộng thêm khi khách hàng mua thêm các điều kiện bảo hiểm phụ như: Bảo hiểm chiến tranh, đình công, dấu nguyên kiện, hụt trọng lượng

Lưu ý:

- Mỗi mặt hàng có tỷ lệ phí bảo hiểm khác nhau tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm. Do đó khi tính phụ phí phải xem xét kỹ tính chất của từng mặt hàng, điều kiện bảo hiểm mà khách hàng lựa chọn có phù hợp với quy định của bảo hiểm đối mặt hàng đó không, trên cơ sở đó để xác định tỷ lệ phí cho chính xác.

b) Phí bảo hiểm được tính trên cơ sở số tiền bảo hiểm và tỷ lệ phí bảo hiểm:

I = CIFxR

- Trường hợp tàu già khi tính phí bảo hiểm sẽ tính như sau:

CIF C F

1 R

(I = CIFxR)

(R = R1 + R2)

(R = R1 + R2 + R3)

R3 là tỷ lệ phí tàu già.

c) Trường hợp khách hàng xin điều chỉnh giá trị bảo hiểm như điều chỉnh giá FOB, CIF, cước phí vận tải và điều kiện bảo hiểm thì phải tính lại giá CIF và phí bảo hiểm bằng hình thức cấp cho khách hàng 1 Giấy sửa đổi bổ sung và thu lệ phí sửa đổi đơn.

- Phần chênh lệch tăng: Đề nghị khách hàng thanh toán thêm phí

- Phần chênh lệch giảm: Bảo hiểm sẽ hoàn phí cho khách hàng

- Trừ trường hợp điều chỉnh số BL, trong lượng, số kiện thì không thu lệ phí và không cần giấy sửa đổi bổ sung và có thể điều chỉnh ngay trên đơn có đóng dấu bảo hiểm.

- Riêng điều chỉnh trên tàu vẫn đánh giấy sửa đổi bổ sung.

Lưu ý: Trước khi làm sửa đổi bổ sung phải yêu cầu khách hàng gửi lại toàn bộ đơn bảo hiểm đã cấp điều chỉnh. Sau khi làm xong giấy sửa phải ghi rõ trên đơn bảo hiểm, số giấy sửa đổi để bộ phận bồi thường tiện theo dõi khi xem xét bồi thường. Sau gửi trả lại đơn cho khách hàng kèm theo giấy sửa đổi.

d) Nếu khách yêu cầu huỷ đơn phải xem xét dõ lý do, sau đó cấp cho khách hàng giấy sửa đổi: Huỷ đơn, hoàn lại cho khách toàn bộ phí để huỷ đi, đơn được huỷ phải huỷ ngay để tránh nhầm lẫn.

Giấy sửa đổi bổ sung: Đánh máy 06 bản (1 bản lưu kèm theo công văn yêu cầu sửa đổi của khách hàng, 1 bản gửi cho tái bảo hiểm, 1 bản trả khách hàng). Trường hợp:

+ Yêu cầu khách hàng thanh toán thêm phí đưa tài vụ 3 bản.

+ Hoàn phí và huỷ đơn: Đưa tài vụ 2 bản.

+ Điều chỉnh tên tàu: Đưa tài vụ 1 bản.

f) Sau khi đánh máy, kiểm tra lại đơn và đóng dấu, “Thu phí bảo hiểm bằng ngoại tệ” hoặc “Thu phí bảo hiểm bằng tiền Việt Nam” lên đơn theo yêu cầu thanh toán phí của khách hàng.

Bước 4: Giao chứng từ cho các bộ phận liên quan.

Sau khi thực hiện 3 bước trên, đánh máy, trình ký và đóng dấu xong

chứng từ được phân ra như sau: Bản gốc viết tay (bản đầu tiên) nghiệp vụ giữ, 3

bản gửi tài vụ, 1 bản gửi tái bảo hiểm, nếu chi nhánh cấp đơn thì gửi 1 bản cho

Công ty còn lại trả cho khách hàng.

2.2. Đối với hàng xuất.

Bước 1: Kiểm tra chứng từ.

- Tương tự hàng nhập.

Lưu ý:

- Đối với hàng xuất chỉ bảo hiểm bằng ngoại tệ không bảo hiểm bằng đồng Việt Nam.

- Đơn bảo hiểm hàng xuất và giấy sửa đổi bổ sung phải đánh máy bằng

tiếng Anh hoặc Pháp.

- Phải chú ý đến “điều kiện bảo hiểm” do khách hàng đề nghị. Nếu theo tín dụng (L/C) thì phải làm đúng tín dụng thư đã mở nhưng nếu điều kiện đề nghị có những điểm bất hợp lý hoặc vượt quá phạm vi trách nhiệm thông thường của công ty thì phải sửa lại (nếu việc sửa lại đó không mâu thuẫn với thư tín dụng về cơ bản) hoặc hỏi lại người mua hàng ở nước ngoài.

- Đối với hàng xuất tư nhân của các đại sứ quán phải yêu cầu khách hàng cung cấp “bản kê chi tiết hàng hoá” và giá tiền của mỗi loại.

- Chỉ bảo hiểm theo điều kiện “mọi rủi ro” cho các loại hàng mới, đối với

hàng cũ bảo hiểm theo điều kiện FPA hoặc điều kiện C.

- Trước khi chấp nhận bảo hiểm phải yêu cầu khách hàng cho xem cụ thể

hàng hoá và bao bì để xác định giá hàng và điều kiện bảo hiểm.

- Giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ cần đánh máy 6 bản là đủ.

Bước 2: Vào sổ cấp đơn.

- Sau khi kiểm tra xong giấy yêu cầu bảo hiểm phải vào sổ cấp đơn theo

từng danh mục ghi trong sổ.

- Số đơn bảo hiểm đã được in sẵn trên đơn chỉ cần đánh máy thêm chữ HX và năm cấp đơn đó. Đơn của địa phương nào thì ghi chú thêm ký hiệu của địa phương đó để nghiệp vụ tiện theo dõi.