Mối Quan Hệ Giữa Chiến Lược Và Cơ Cấu Tổ Chức [11]

vụ thì bộ phận tiếp xúc phục vụ khách hàng là quan trọng. Nghiên cứu mối liên hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức của 500 công ty hàng đầu nước Mỹ có kết quả trong bảng 2.1.

Bảng 2.1: Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức [11]

Chiến lược

Cơ cấu tổ chức
- Kinh doanh đơn ngành nghế	- Chức năng
- Đa dạng hoạt động dọc theo dây chuyền sản xuất	- Chức năng với bộ phận phụ trợ vận hành như những đơn vị lợi ích.
- Đa dạng hoá các ngành nghề có mối quan hệ rất chặt chẽ	- Đơn vị chiến lược
- Đa dạng hoá các ngành nghề có mối quan hệ không chặt chẽ	- Cơ cấu hỗn hợp với nhiều phương thức tổ chức áp dụng cụ thể cho từng bộ phận
- Đa dạng hoá các hoạt động độc lập	- Công ty mẹ nắm giữ cổ phần

Có thể bạn quan tâm!

• Xây dựng mô hình kế toán trách nhiệm trong các doanh nghiệp sản xuất sữa Việt Nam - 4
• Bản Chất, Vai Trò Và Nhiệm Vụ Kế Toán Trách Nhiệm Trong Doanh Nghiệp
• Cơ Cấu Quản Lý Trực Tuyến Của Doanh Nghiệp [11]
• Nội Dung Kế Toán Trách Nhiệm Cho Các Trung Tâm Trách Nhiệm Trong Doanh Nghiệp
• Xây dựng mô hình kế toán trách nhiệm trong các doanh nghiệp sản xuất sữa Việt Nam - 9
• Kế Toán Trách Nhiệm Của Một Số Nước Trên Thế Giới Và Bài Học Kinh Nghiệm Cho Doanh Nghiệp Việt Nam

Xem toàn bộ 222 trang tài liệu này.

Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức. Tổ chức có quy mô lớn, thực hiện những hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá, tiêu chuẩn hoá, hình thức hoá cao hơn, nhưng lại ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ thực hiện những hoạt động không quá phức tạp.

Trình độ, sở thích, thói quen, quan niệm riêng của người quản trị và năng lực của đội ngũ lao động. Thái độ của lãnh đạo cấp cao có thể tác động đến cơ cấu tổ chức. Các cán bộ quản trị theo phương thức truyền thống thường thích sử dụng những hình thức tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc mà ít sử dụng các hình thức tổ chức theo ma trận hay mạng lưới, hay những mô hình phân tán với các đơn vị chiến lược. Nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thường hướng đến các mô hình quản trị mở. Các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích mô hình tổ chức có nhiều tổ đội, bộ phận được chuyên môn hoá vì những mô hình như vậy cóa sự phân định rõ nhiệm vụ và tạo cơ hội để liên kết với những đối tượng có chuyên môn tương đồng.

Môi trường kinh doanh, đây là những yếu tố bên trong và bên ngoài tác động đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những tính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức.

Ngoài ra hình thức pháp lý của doanh nghiệp; quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp; Các phương tiện phục vụ quản trị; Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản trị cũng có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

Như vậy, cơ cấu tổ chức quản lý hình thành nên những bộ phận trong công ty, xác lập mối quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó. Cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp sẽ khác nhau tùy thuộc vào các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Mỗi cơ cấu tổ chức đều phân chia thành các bộ phận với sự phân quyền khác nhau tại mỗi bộ phận. Đây là cơ sở để hình thành nên các trung tâm trách nhiệm với quyền hạn khác nhau giữa các cấp.

2.2.2. Hệ thống kế toán trách nhiệm trong mối quan hệ với cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh

Các doanh nghiệp sản xuất lớn và bán nhiều sản phẩm, do tính chất phức tạp trong hoạt động của họ, việc kiểm soát hoạt động là rất khó khăn đối với các nhà quản trị. Chính vì vậy, việc phân chia một tổ chức thành các bộ phận riêng biệt, cho phép nhà quản trị có thể kiểm soát và quản lý dễ dàng hơn, bộ phận là cơ sở để hình thành các trung tâm trách nhiệm của KTTN.

Hệ thống KTTN gắn liền với sự tồn tại và phát triển của sự phân cấp về quản lý. Một tổ chức có sự phân quyền, khi đó quyền ra quyết định và trách nhiệm được trải rộng trong toàn tổ chức. Các cấp quản lý khác nhau được quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm với phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của họ. Hoạt động của tổ chức gắn liền với hệ thống quyền hạn, trách nhiệm của tất cả các bộ phận thành viên. [38]

Trong một tổ chức có sự phân quyền dẫn đến hình thành các trung tâm trách nhiệm. Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận phụ thuộc cơ cấu tổ chức quản lý của một tổ chức mà người quản lý ở đó có quyền và chịu trách nhiệm đối với kết quả tài

chính của các hoạt động thuộc phạm vi mình quản lý. Thật vậy, với sự phân quyền trong tổ chức đứng đầu doanh nghiệp là CT HĐQT, chịu trách nhiệm về vốn đầu tư, các hoạt động, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Tiếp theo là các doanh nghiệp thành viên, chịu trách nhiệm về lợi nhuận và phải báo cáo hoạt động của doanh nghiệp mình trước CT HĐQT. Đồng thời, các chi nhánh bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm trước Tổng GĐ về doanh thu và cuối cùng các bộ phận khác chịu trách nhiệm về chi phí do các trưởng phòng chịu trách nhiệm trước GĐ. Với cơ cấu tổ chức như vậy, hệ thống KTTN sẽ hình thành tương ứng, thể hiện trong sơ đồ 2.9.

Cơ cấu tổ chức quản lý

	Kế toán trách nhiệm		Chỉ tiêu đánh giá

Hội đồng quản trị

Trung tâm đầu tư

- ROI

- RI

Các công ty thành viên

Trung tâm lợi nhuận

- Lợi nhuận

- Tỷ lệ LN/Vốn

Chi nhánh, bộ phận bán hàng

Trung tâm doanh thu

- Doanh thu

- Tỷ suất LN/DT

Phòng ban, Bộ phận sản xuất

Trung tâm chi phí

-Chênh lệch chi phí

- Cơ cấu chi phí

Sơ đồ 2.9: Hệ thống kế toán trách nhiệm trong mối quan hệ với cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp [16]

Phân cấp có thể cải thiện được quá trình ra quyết định, các quyết định đáp ứng được tính nhanh chóng, kịp thời. Chất lượng của quyết định cũng được cải thiện vì quyết định được thực hiện bởi những người có trình độ, chuyên môn và quen thuộc tình hình nắm được toàn bộ các thông tin của bộ phận, lĩnh vực mình quản lý như về đặc điểm sản phẩm, qui trình sản xuất....

Ngoài ra, phân cấp và hình thành các trung tâm trách nhiệm tạo cho các nhà quản trị có tính tự chủ cao, quyền tự do nhất định, đây chính là những thách thức và

cơ hội cho nhà quản lý. Sự phân cấp quản lý còn khuyến khích tạo điều kiện phát huy khả năng lãnh đạo, năng lực quản trị của các cấp quản trị đồng thời phát triển kỹ năng, nâng cao, tập trung trình độ chuyên môn cho các nhà quản trị các cấp.

Một lý do quan trọng cho việc phân cấp quản lý nữa là, giải phóng cho nhà quản lý cấp cao nhất khỏi sự tham gia chi tiết các hoạt động hàng ngày, cho phép họ có nhiều thời gian, sức lực vào việc lập kế hoạch và chiến lược kinh doanh, kế hoạch dài hạn và điều phối hoạt động của các bộ phận trong tổ chức đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu chung.

Bên cạnh những ưu điểm trên, phân cấp quản lý cũng tồn tại hạn chế như khó thống nhất được mục tiêu chung. Bởi trong tổ chức bao gồm nhiều cấp quản lý có vị trí, vai trò khác nhau và do các cá nhân quản lý khác nhau, mỗi cá nhân có tính cách, mục tiêu, quyết định khác nhau vì mục tiêu riêng của bộ phận mình mà thường không quan tâm đến kết quả hay mục tiêu chung của tổ chức. Các bộ phận có thể cạnh tranh nhau gay gắt, mỗi nhà quản lý vì mục tiêu riêng của mình mà bất chấp làm ảnh hưởng đến mục tiêu của bộ phận khác, dẫn đến sự bất hòa trong nội bộ. Một vấn đề nữa đặt ra, với cấu trúc tổ chức phân cấp sẽ tốn chi phí hơn cấu trúc tập trung. Căn cứ vào những hạn chế trên, hệ thống KTTN cần phải được xây dựng phù hợp và linh hoạt đảm bảo tính hiệu quả cao, đồng thời khắc phục được những hạn chế nói trên.

2.3. Hệ thống phương pháp sử dụng trong kế toán trách nhiệm

2.3.1. Hệ thống phương pháp dự toán

Khi tổ chức được phân cấp quản lý, hình thành các trung tâm trách nhiệm, mỗi trung tâm trách nhiệm được giao các chỉ tiêu kế hoạch và đánh giá trách nhiệm thông qua việc các chỉ tiêu so sánh giữa thực tế và kế hoạch để phán ánh mức độ hoàn thành, hiệu quả công việc. Điều này dẫn đến việc xác lập hệ thống dự toán trong các trung tâm trách nhiệm. Dự toán là 1 kế hoạch chi tiết về tình hình huy động và sử dụng các yếu tố sản xuất, các nguồn tài chính của một tổ chức kinh tế nhằm đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra 1 cách bình thường. Có nhiều tiêu thức để phân loại dự toán như:

Căn cứ vào thời gian sử dụng và xây dựng dự toán, dự toán chia thành 2 dạng dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn. Đối với dự toán ngắn hạn, thường được xây dựng trong phạm vi dưới 1 năm bao gồm các dự toán: ngày, tuần, tháng. Dự toán ngắn hạn là căn cứ để đưa ra quyết định tác nghiệp và được xây dựng dựa trên cơ sở dự toán dài hạn. Còn dự toán dài hạn, thường được xây dựng trong phạm vi trên 1 năm để thực hiện các mục tiêu, chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp.

DT tiêu thụ

DT CP bán hàng & QL

Căn cứ vào nội dung kinh tế của dự toán, (sơ đồ 2.10): Đây là tập hợp các dự toán liên quan bao trùm các hoạt động tiêu thụ, sản xuất, cung ứng, nhân lực, CPSXC, chi phí hành chính và các hoạt động tài chính. Cụ thể, bao gồm: Dự toán về khối lượng hàng hóa, sản phẩm tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ, kế hoạch tiêu thụ của khách hàng. Dự toán về khối lượng sản phẩm, hàng hóa sản xuất thu mua, hàng dự trữ cuối kỳ. Dự toán về các khoản chi phí. Dự toán về tình hình cân đối thu chi tiền và dự toán về hệ thống báo cáo tài chính.

DT CP NVL

trực tiếp

DT CP NCTT

DT chi phí sản xuất chung

DT sản xuất

DT giá vốn hàng bán

DT tiền mặt

DT BC KQKD

DT BCĐKT

DT BCLC

tiền tệ

DT tồn kho cuối kỳ

Sơ đồ 2.10: Hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh [tr180, 16]

Căn cứ vào tính chất của dự toán, dự toán có thể chia thành 2 dạng là dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt: Dự toán tĩnh thường không thay đổi trong phạm vi của hoạt động kinh doanh, các dự toán đó thường thực hiện các khoản chi phí cố

định như: Dự toán chi phí quản lý trong doanh nghiệp. Còn dự toán linh hoạt có thể thay đổi gắn với qui mô của hoạt động kinh doanh như: Dự toán CP NVL trực tiếp.

Đối với các nhà quản lý cấp cao, dự toán là cụng cụ giúp truyền đạt thông tin về kế hoạch sản xuất kinh doanh đến các bộ phận nhằm phân bổ các nguồn lực cho quá trỡnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Khi thực hiện, dự toán giúp nhà quản trị kiểm soát, đánh giá hoạt động của cỏc bộ phận tìm hiểu nguyên nhân để có những quyết định kịp thời và phù hợp đảm bảo thực hiện mục tiêu chung. Cuối cùng dự toán là căn cứ để phân tích giữa kết quả thực hiện so với các dự toán đã xây dựng từ đó có những thông tin đánh giá về tính kế hoạch của dự toán đã xây dựng hoặc sự thay đổi bất thường của các yếu tố thuộc về điều kiện sản xuất cho từng bộ phận cụ thể làm cơ sở đánh giá trách nhiệm của từng trung tâm trách nhiệm.

Ngoài ra dự toán tạo sự phối hợp đồng bộ của các yếu tố sản xuất để từ đó tạo ra sự nhịp nhàng trong quá trình sản xuất và giúp cho các nhà quản trị kinh doanh chủ động trong các quyết định. Dự toán là căn cứ để phê duyệt các quyết toán về kinh phí sử dụng và cấp phát giúp cho các nhà quản trị chủ động trong việc phân bổ các nguồn kinh phí, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

Dự toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thường được xây dựng từ cấp cơ sở (phân xưởng, đội sản xuất) do các chuyên gia có trình độ chuyên môn trong từng hoạt động sẽ xây dựng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của cơ sở sau đó thông qua các cấp chuyên môn (phòng, ban) đóng góp về tính khả thi của các dự toán. Sau đó gửi cho cấp cao nhất để xem xét phê duyệt tính khả thi của các dự toán. HĐQT căn cứ trên số liệu chi tiết của cấp dưới gửi lên, kết hợp với chiến lược mục tiêu của doanh nghiệp cũng như năng lực của doanh nghiệp xây dựng lên bảng dự toán có tính thống nhất và khả thi nhất. Cuối cùng bảng dự toán được gửi xuống cấp cơ sở để thực hiện, theo sơ đồ 2.11.

Theo trình tự này, dự toán có những ưu điểm như: Mọi cấp từ cơ sở đến cao nhất đều tham gia vào lập dự toán và được lập từ cấp cơ sở nên có độ tin cậy và tính chính xác cao. Đồng thời nâng cao trách nhiệm của các phòng ban cũng như cá nhân vào việc thực hiện dự toán. Ngoài ra, việc lập dự toán như vậy, cho phép các cấp chủ động và linh hoạt trong việc thay đổi và chỉnh sửa dự toán cho sát thực tế.

Ban lãnh đạo (GĐ, CT HĐQT)

Phòng kỹ thuật			Phòng chuyên môn

Đội SX

PX SX

Đội SX

PX SX

Sơ đồ 2.11: Trình tự lập dự toán [tr169, 16]

2.3.2. Hệ thống phương pháp cung cấp các thông tin thực hiện của các trung tâm trách nhiệm

Trước hết để vận dụng KTQT nói chung và KTTN nói riêng trong các doanh nghiệp đòi hỏi phải tuân thủ các qui định về hệ thống chứng từ kế toán và sổ sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp theo các qui định nhà nước ban hành. Ngoài ra, KTQT cũng như KTTN cung cấp thông tin cho các nhà quản trị trong nội bộ doanh nghiệp, và nó mang tính linh hoạt. [1] Chính vì vậy, ngoài hệ thống chứng từ và sổ sách theo qui định của nhà nước còn có hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo được thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp cụ thể dử dụng trong nội bộ.

2.3.2.1. Hệ thống chứng từ ban đầu

Đối với hệ thống chứng từ ban đầu khi thiết kế đòi hỏi phải đảm bảo được yêu cầu phân loại chi phí theo mức độ hoạt động, nghĩa là chi phí phải được chia thành biến phí và định phí. Chứng từ về doanh thu, lợi nhuận, vốn đầu tư cần ghi rõ theo phạm vi cũng như đối tượng cụ thể làm căn cứ cho việc cung cấp thông tin cho hệ thống KTTN trong doanh nghiệp. Đồng thời, chứng từ cần được chi tiết theo từng đối tượng cụ thể nhằm đáp ứng được yêu cầu kiểm soát của các nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp. Từ hệ thống chứng từ ban đầu có thể là cơ sở để xác định các chỉ tiêu định mức làm căn cứ lập dự toán, tập hợp chi phí theo bộ phận, theo từng trung tâm trách nhiệm.

2.3.2.2. Hệ thống tài khoản, sổ kế toán

Phương pháp tài khoản kế toán, là phương pháp kế toán sử dụng để phản ánh và theo dõi một cách liên tục và có hệ thống từng đối tượng riêng biệt, qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Số liệu được ghi trên các tài khoản kế toán là một trong những nguồn số liệu quan trọng nhất, là cơ sở để xây dựng các chỉ tiêu khi lập báo cáo kế toán. Hệ thống KTTN được xây dựng cần phải tổ chức hệ thống tài khoản kế toán phù hợp, đảm bảo việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có mối liên hệ với các bộ phận. Tạo điều kiện thuận lợi trong việc theo dõi, bóc tách dữ liệu cho hệ thống các trung tâm trách nhiệm.

Từ hệ thống chứng từ ban đầu là cơ sở để vào sổ sách kế toán, hệ thống sổ sách được thiết kế đảm bảo theo qui định của Nhà nước ban hành hoặc theo hệ thống chứng từ nội bộ mà doanh nghiệp sử dụng. Đồng thời phải đảm bảo sổ sách chi tiết về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, đặc biệt các sổ sách thể hiện được số thực tế và số kế hoạch, chi phí phải được thành biến phí và định phí.

2.3.2.3. Hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm

Báo cáo KTTN nhằm cung cấp thông tin về kinh tế tài chính theo các trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm và trách nhiệm quản lý của các cấp quản trị thông qua các chỉ tiêu. Tùy thuộc vào nhu cầu thông tin của các cấp quản trị mà hệ thống báo cáo KTTN được thiết kế phù hợp đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ và cần thiết cho các cấp quản trị. Hệ thống báo cáo KTTNđược thiết kế nhằm đảm bảo nguyên tắc quản lý có thể kiểm soát được các trung tâm trách nhiệm. Căn cứ để lập báo cáo KTTN là hệ thống sổ sách.

2.3.3. Hệ thống phương pháp phân tích, đánh giá trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm

Để đánh giá hoạt động và kết quả của các trung tâm trách nhiệm hay trách nhiệm của các nhà quản trị các cấp cần sử dụng một số phương pháp để tính toán phân tích, đánh giá từ đó đưa ra các biện pháp cho phù hợp với nhu cầu, mục tiêu quản trị của các nhà quản lý.