Sơ Đồ Cơ Cấu Tổ Chức Của Trung Tâm Lữ Hành Hội An

Chú thích:

Quan hệ trực tuyến:

Quan hệ chức năng:

- BGĐ: Ban giám đốc

- Phòng TC – KH: Phòng Tài chính – Kế hoạch

- PTDA – ĐTTC: Phát triển dự án – Đầu tư tài chính

- KDL: Khu du lịch

- T.trường cơ sở: Thị trường cơ sở

- Kh. cung ứng: Kế hoạch cung ứng

- XDCB: Xây dựng cơ bản

- Q.cáo tiếp thị: Quảng cáo tiếp thị

- LĐ – TL – ĐT: Lao động – Tiền lương – Đào tạo

- Qlý chất lượng: Quản lý chất lượng

- VT – TK – KT: Văn thư – Thủ kho – Kế toán

Qua sơ đồ trên, có thể nhận thấy tuy quy mô bộ máy tổ chức của công ty khá lớn, nhưng quyền hạn và nhiệm vụ đối với mỗi phòng ban vẫn được phân chia rất rõ ràng. Tất cả moi hoạt động của Công ty đều dựa trên cơ sở các mối quan hệ trực tuyến – chức năng, trong đó chế độ quản lý một thủ trưởng đặt dưới sự kiểm soát của Hội đồng quản trị, Ban giám sát sẽ tránh sự chồng chéo trong thực hiện công việc, rút ngắn thời gian và chi phí không cần thiết. Đứng đầu và quản lý trực tiếp các phòng ban chức năng là Tổng giám đốc, giúp việc cho Tổng giám đốc là các Phó tổng giám đốc, điều này giúp làm giảm áp lực cho tổng giám đốc cũng như tạo thuận lợi cho việc quản lý các bộ phận. Các phòng ban chức năng có quan hệ mật thiết với nhau sẽ thuận tiện hơn trong việc hỗ trợ và trao đổi thông tin lẫn nhau. Tuy nhiên, với bộ máy tổ chức tương đối lớn như vậy thì việc

truyền thông tin giữa các bộ phận sẽ tốn một khoảng thời gian nhất định, đặc biệt là Hội An Beach resort do nằm khá xa so với trụ sở chính của công ty.

2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban

a) Hội đồng quản trị

 Quản trị công ty theo quy định của pháp luật, điều lệ công ty, quy chế tài chính

và các quy định nội bộ khác

 Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Đại hội đồng cổ đông về kết quả hoạt động kinh doanh cũng như những sai phạm trong quản lý – vi phạm điều lệ và vi phạm pháp luật gây thiệt hại cho công ty

 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, quyết định mức lương cho Tổng giám đốc. Điều hành, quản lý Phó Tổng giám đốc, kế toán trưởng trên cơ sở đề nghị của Tổng giám đốc.

 Giám sát Tổng giám đốc và các bộ phận quản lý, xem xét những cá nhân và tập thể sai phạm gây thiệt hại cho công ty và có biện pháp khắc phục

b) Ban kiểm soát

 Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính của công ty. Yêu cầu công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu cần thiết để phục vụ cho công tác kiểm tra.

 Thẩm định báo cáo tài chính trước khi trình Hội đồng quản trị. Kiểm tra các vấn đề cụ thể có liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết

 Thảo luận những vấn đề khó khăn và những tồn tại yếu kếm. Kiểm tra các kết quả kiểm toán giữa kỳ hoặc cuối kỳ cũng như các vẫn đề mà bộ phận kế toán muốn bàn bạc.

c) Tổng giám đốc

 Đại diện theo pháp luật của công ty, quyết định các vấn đề có liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần có quyết định của Hội đồng quản trị.

 Tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.

 Quyết định lương và phụ cấp đối với người lao dộng, kể cả người quản lý thuộc

thẩm quyền bổ nhiệm của Tổng giám đốc

 Được quyết định vượt thẩm quyền trong những trường hợp khẩn cấp như thiên

tai, bão lụt.. chịu trách nhiệm về những quyết định này và báo cáo cho Hội đồng quản trị.

 Thiết lập Chính sách chất lượng: mục tiêu chất lượng, chỉ đạo, giám sát đối với hệ thống chất lượng công ty và đơn vị phu trách; tiến hành việc xem xét của lãnh đạo đối với hệ thống và cung cấp nguồn nhân lực cần thiết đẻ duy trì hệ thống chất lượng, phê duyệt các tài liệu, văn bản trong hệ thống ISO của công ty.

d) Phó Tổng giám đốc

 Hỗ trợ cho Tổng giám đốc, điều hành những công việc được Tổng giám đốc phân công, phụ trách hoặc ủy quyền. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, trước pháp luật về sự phân công hay ủy quyền đó.

 Tổ chức, quản lý, điều hành, khai thác các nguồn lực, đầu tư dự án nhằm thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tiền lương được ban giám đốc giao hàng năm.

 Quản lý các công tác tài chính, kế toán tại đơn vị phụ trách, đảm bảo đúng nguyên tắc và quy định của pháp luật, quy chế của công ty. Quản lý chặt chẽ các khoản chi phí nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh.

e) Phòng tài chính – kế hoạch

 Lập kế hoạch đầu tư tài chính, kế hoạch hoạt động, cân đối các nguồn vốn phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh và chiến lược đầu tư phát triển của công ty trong từng thời kỳ.

 Theo dõi, cập nhật, báo cáo đầy đủ kịp thời, chính xác tình hình sử dụng, quản lý các quỹ, tài sản, vật tư nguồn vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

 Quản lý mọi khoản thu chi theo đúng chế độ, chính sách nhà nước và quy định

của công ty, đảm bảo phục vụ tốt hoạt động kinh doanh.

 Tính toán, trích nộp đầy đủ và kịp thời các khoản nộp ngân sách, nghĩa vụ thuế và những nghĩa vụ khác theo quy định. Thanh toán, thu hồi đúng các khoản nợ, các khoản phái trả.

f) Phòng tổ chức

 Tổ chức thực hiện công tác quản lý nhân sự, quản ý toàn bộ hồ sơ của người lao động. Thực hiện ký kết hợp đồng lao động.

 Cung cấp thông tin cho việc sắp xếp, bố trí và sử dụng lao động. Giúp Tổng giám đốc đánh giá, nhận xét người lao động theo định kỳ hoặc theo yêu cầu.

 Quản lý, thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách, đảm bảo đời sống vất chất và tinh thần cho người lao động theo quy định.

g) Phòng thị trường

 Tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc xây dựng chiến lược, kế hoạch về

công tác thị trường trong phạm vi toàn công ty.

 Nghiên cứu thị trường, thu thập thống kê, phân tích dữ liệu thị trường, khách hàng, sự thỏa mãn của khách hàng, yêu cầu của khách hàng, của đối tác và đối thủ cạnh tranh để tham mưu cho Ban giám đốc và các bộ phận có liên quan trong công ty khi khai thác thị trường, tiêu thụ sản phẩm.

 Nghiên cứu, đề xuất, phát triển sản phẩm, dịch vụ mới, nâng cao chất lượng dịch vụ, xây dựng các chính sách giá cả, các hình thức khuyến mãi, ưu đãi theo từng thời điểm, từng đối tượng khách hàng và đối tác.

h) Phòng Phát triển dự án – Đầu tư tài chính

 Nghiên cứu, tìm kiếm và hoạch định các dự án

 Xem xét tính khả thi, lập kế hoạch dự án

 Tìm kiếm các nguồn đầu tư

 Kiểm tra quá trình đầu tư, quá trình hoạt động của dự án.

 Chịu trách nhiệm quản lý dự án.

2.2 Trung tâm lữ hành Hội An

2.1.3. Chức năng, nhiêm vụ của Trung tâm

2.1.3.1. Chức năng của Trung tâm

- Kết hợp các sản phẩm riêng lẻ như lưu trú, ăn uống, vận chuyển và các dịch vụ khác thành một chương trình du lịch phục vụ khách nhằm thỏa mãn nhu cầu du lịch cho du khách.

- Ngoài việc thông tin cho khách hàng về những sản phẩm, chương trình du lịch cho khách, công ty còn cung cấp các hoạt động trung gian khác như bán vé máy bay, thủ tục Visa, đổi ngoại tệ, cho thuê xe…

2.1.3.2. Nhiệm vụ của Trung tâm

- Tổ chức, điều hành các hoạt động kinh doanh tại Trung tâm lữ hành, đảm bảo đạt hiệu quả và đúng pháp luật theo các ngành nghề đã được cấp phép: kinh doanh lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế, vận chuyển du lịch bằng đường bộ, đường sông, dịch vụ bán vé máy bay.

- Phối hợp với phòng thị trường thực hiện công tác quảng cáo, tiếp thị, nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn khách nhằm tiêu thụ có hiệu quả sản phẩm du lịch của Trung tâm.

- Quản lý, khai thác các nguồn lực, tài sản, phương tiện, trang thiết bị một cách có

hiệu quả.

- Quản lý, điều hành, huấn luyện nghiệp vụ cho đội ngũ lao động trong phạm vi

quản lý.

- Nghiên cứu, đầu tư, nâng cao chất lượng sản phẩm. Phát triển mới các loại hình sản phẩm dịch vụ.

GĐ TTLH

Tổ điều hành

Kế toán

2.1.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm lữ hành Hội An

BP điều

BP vận

BP thị

BP vé

hành

chuyển

hướng

Trà

trường

máy

tour

dẫn

Quế

cơ sở

bay

desk

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 94 trang tài liệu này.

Tổ thị trường

Chú thích:

Quan hệ trực tuyến:

Quan hệ chức năng:

Với sơ đồ trên, ta thấy cơ cấu của Trung tâm cũng được phân chia rất rõ ràng như bộ máy của công ty mẹ, mọi hoạt động cũng đều dựa trên mối quan hệ trực tuyến – chức năng. Vì các bộ phận của Trung tâm không nhiều lại được phân chia rất rõ ràng nên việc quản lý trở nên đơn giản hơn, và thông tin lưu truyền cũng nhanh chóng. Điều này làm cho Trung tâm trở nên linh hoạt hơn và xử lý các vấn đề cũng dễ dàng hơn. Đây có thể coi là một trong những ưu điểm của Trung tâm lữ hành Hội An

2.1.5. Các lĩnh vực hoạt động

a) Hoạt động kinh doanh lữ hành

Hoạt động chính của Trung tâm lữ hành Hội An là kinh doanh lữ hành cả khách quốc tế và khách nội địa, trong xu hướng phát triển kinh tế toàn cầu như hiện nay thì nhu cầu đi du lịch, nghỉ ngơi, giải trí, tìm hiểu văn hóa lịch sử…cũng trở nên phổ biến hơn do thu nhập của người dân ngày càng tăng.

b) Tổ chức hội thảo, hội nghị

c) Hướng dẫn du lịch cho khách tham quan

d) Hoạt động kinh doanh vận chuyển

Với sự trang bị đầy đủ về các loại phương tiện vận chuyển, Trung tâm lữ hành Hội An không chỉ cung cấp phương tiện vận chuyển trong các tour du lịch của mình mà còn là đơn vị cho thuê phương tiện vận chuyển cho các nơi khác. Và đây cũng là một trong những hoạt động mang về nguồn lợi lớn cho công ty. Với sự đa dạng về chủng loại và chất lượng cao nên đã đáp ứng được nhu cầu của khách du lịch.

e) Đặt phòng khách sạn cho khách

f) Bán vé tàu, vé máy bay trong nước và quốc tế

Công ty là đối tác tin cậy của hãng hàng không Vietnam Airline và hãng Pacific Airline, được 2 hãng hàng không này chọn làm đại lý bán vé chính thức. Với thương hiệu và uy tín của công ty trên thị trường cũng như trong lĩnh vực kinh doanh lữ hành đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc bán vé cho khách tham gia chương trình du lịch. Chính nhờ việc kinh doanh có hiệu quả mà trong năm tới, Trung tâm sẽ mở rộng mang lưới đại lý cấp một tại thành phố Tam Kỳ.

Đặc biệt công ty còn có sự liên kết với các hãng hàng không khác trong khu vực để nâng cao yếu tố cạnh tranh thu hút khách của Công ty như PB air, Silkair, QAtar Airways. Ngoài ra, công ty còn có dự định đăng ký đại lý vé máy bay cho các hãng hàng không giá rẻ như Air Asia, Nok Air, Thai airways.

g) Các hoạt động kinh doanh khác

. Ngoài các hoạt động trên, trung tâm còn có các dịch vụ khác như đổi ngoại tệ, làm giấy tờ xuất nhập cảnh, visa, hộ chiếu, cung cấp các thông tin, thực hiện bảo hiểm du lịch, dịch vụ internet… những hoạt động này ngoài việc mang tính chất hỗ trợ còn mang lại doanh thu cho công ty, đáp ứng cao nhu cầu của du khách. Đây là 1 lợi thế trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh, tạo uy tín đối với khách hàng

2.1.6. Các nguồn lực của Trung tâm.

2.1.6.1. Lực lượng lao động

Nguồn nhân lực là một trong các yếu tố quan trọng trong việc quyết định tính sống còn của một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp với nguồn nhân lực có trình độ học vấn cao, được trang bị đầy đủ chuyên môn nghiệp vụ thì sẽ mang lại hiệu quả hoạt động cao.

Bảng 2.1: SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN TẠI TTLH HỘI AN NĂM 2007

ĐVT: người

Đại học	Cao đẳng	Trung cấp	Tổng
BP gián tiếp	3	0	0	3
BP điều hành	5	0	0	5
BP tour desk	4	0	0	4
BP vé máy bay	3	0	0	3
BP lái xe, thuyền		0	10	10
BP hướng dẫn	1	0	0	1
Tổng	16	0	0	26

Nguồn: phòng sales Qua bảng trên ta thấy nhân viên ở các bộ phận chủ chốt đều có trình độ Đại học.

Điều này tạo ra một lợi thế rất lớn cho Trung tâm trong hoạt động kinh doanh, vì với trình độ như thế, ngoài khả năng xử lý tốt công việc và linh hoạt trong nhiều trường hợp, nhân viên cũng sẽ phát huy tốt năng lực bản thân trong những tình huống khó khăn, giúp cho

Trung tâm ngày càng phát triển. Thực tế, trong những năm trước, Trung tâm vẫn có tuyển dụng nhân viên trình độ Cao đẳng vì lúc bấy giờ, Hội An đang tăng mạnh về nhu cầu du lịch dẫn đến nhu cầu về lực lượng lao động tăng mà trên thị trường nguồn cung lại không đáp ứng đủ. Sau này, khi đã đi vào ổn định, Trung tâm đã chủ trương chỉ tuyển dụng nhân viên có bằng Đại học mà thôi.

Trong tất cả các bộ phận thì bộ phận hướng dẫn viên là ít nhất (1 người). Sở dĩ như vậy vì trong xu hướng hiện nay, rất ít hướng dẫn viên chấp nhận làm việc cho một công ty duy nhất mà họ muốn được tự do tìm kiếm công việc cho mình. Theo đó, các công ty lữ hành cũng chỉ giữ lại cho mình 1 hoặc 2 hướng dẫn có thâm niên, trình độ cao, còn lại là hợp tác với các hướng dẫn viên tự do. Mặc dù sẽ gặp khó khăn trong công tác quản lý những người này nhưng ta lại có thể chủ động trong việc tìm kiếm nhân lực, linh hoạt hơn vào mùa cao điểm hay thấp điểm.

2.1.6.2. Đội xe

Tại Trung tâm lữ hành Hội An thì vốn đầu tư cho phương tiện vận chuyển chiếm tỷ trọng lớn nhất vì đây là nguồn lực mang lại doanh thu cao nhất của toàn Trung tâm. Hiện nay Trung tâm đang quản lý 2 xe 45 chỗ, 1 xe 30 chỗ, 3 xe 16 chỗ, 1 xe 7 chỗ, 2 xe 4 chỗ và 3 thuyền du lịch, gồm 1 thuyền lớn (18 chỗ ngồi), 2 thuyền nhỏ (10 chỗ ngồi) cùng những phương tiện khác. Tổng đầu tư cho đội xe và thuyền này khoảng gần 9 tỷ đồng. Với sự đầu tư lớn về phương tiện vận chuyển như trên, Trung tâm lại thường xuyên đầu tư, sữa chữa, bảo trì và thanh lý những xe không thể sử dụng được, nhờ thế, chất lượng của đội xe luôn luôn cao và đảm bảo an toàn, mang lại sự hài lòng cho khách hàng.

Bộ phận lái xe và lái thuyền của Trung tâm gồm 10 người, tuy chỉ có trình độ sơ cấp nhưng họ đều được trang bị đầy đủ các kỹ năng và chuyên môn nghiệp vụ. Hơn nữa, mặc dù luôn bận rộn và thường xuyên xa nhà nhưng đội ngũ này luôn tự rèn luyện ngoại ngữ, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình, bảo quản xe tốt, duy trì thái độ phục vụ tốt với khách hàng, cơ bản đảm bảo các tiêu chuẩn đã đề ra. Điều này cho thấy tinh thần tự giác rất cao của họ và thể hiện cung cách làm việc chuyên nghiệp.

2.1.6.3. Trang thiết bị khác

Ngoài những phương tiện vận chuyển được nêu trên thì Trung tâm còn trang bị cho

mình những thiết bị khác; bao gồm mạng lưới internet, hệ thống máy vi tính, điện thoại