Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam

nội dung ảnh hưởng tới sự thành công của dự án ERP và cũng là ảnh hưởng tới chất lượng thông tin kế toán, đó là :

 Kinh nghiệm, năng lực nhà tư vấn triển khai thể hiện qua việc tuân thủ qui trình thử nghiệm, huấn luyện người sử dụng hệ thống, giải quyết sự cố trong giai đoạn thực hiện hệ thống.

 Cam kết và hỗ trợ của Ban quản lý cấp cao doanh nghiệp. Thể hiện ở sự cam kết đổi mới, quyết tâm theo đổi dự án, các biện pháp hỗ trợ ổn định doanh nghiệp

 Năng lực đội dự án trong quá trình tham gia thử nghiệm hệ thống

 Huấn luyện người sử dụng hệ thống ERP

 Thử nghiệm hệ thống : thể hiện phương pháp và thông tin phục vụ thử nghiệm.

 Chất lượng dữ liệu chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Nó được đánh giá qua nội dung, hình thức phù hợp của dữ liệu chuyển đổi cũng như có đầy đủ hồ sơ chuyển đổi dữ liệu.

 Chính sách Quản lý thay đổi : Quản lý sự phản ứng của nhân viên

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 226 trang tài liệu này.

2.2.3.4. Giai đoạn vận hành sử dụng.

Đây là giai đoạn hệ thống ERP được sử dụng chính thức. Trong giai đoạn này các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP để thực hiện các hoạt động theo chức năng của mình. Sản phẩm thông tin kế toán được tạo ra trực tiếp từ giai đoạn này.

Sản phẩm dịch vụ. Là các báo cáo về thông tin tài chính doanh nghiệp, thông tin hoạt động doanh nghiệp. Đối với kế toán, chất lượng thông tin kế toán chính là chất lượng sản phẩm thông tin của hệ thống ERP.

Thực hiện công việc. Là qui trình xử lý gồm: thu thập, nhập liệu, xử lý thông tin của các phân hệ trong hệ thống ERP. Do đặc điểm ERP, qui trình xử lý thông tin gắn kèm cũng qui trình quản lý và thực hiện hoạt động kinh doanh (xét duyệt và thực hiện) và kiểm soát ; và nó cũng chính là qui trình xử lý của phần mềm ERP. Qui trình này cần phù hợp với nhu cầu xử lý kinh doanh

và xử lý thông tin của doanh nghiệp và nó quyết định chất lượng sản phẩm thông tin. Vì vậy các nghiên cứu đều nhận định đây là nhân tố quyết định thành công hệ thống ERP, thể hiện ở thành công tái cấu trúc qui trình xử lý và chọn lựa phần mềm ERP phù hợp (Plant and Willcocks, 2007). Luận án chọn « qui trình xử lý » là nội dung có ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán.

Người tham gia. Trong giai đoạn sử dụng, có rất nhiều người tham gia vào qui trình hoạt động kinh doanh và xử lý thông tin. Trong doanh nghiệp, người tham gia hệ thống gồm (1) nhân viên thực hiện hoạt động kinh doanh;

(2) nhóm người quản lý, giám sát và xét duyệt hoạt động; (3) nhân viên kế toán đưa các dữ liệu liên quan nghiệp vụ ước tính kế toán cuối tháng như bút toán khóa sổ, điều chỉnh; (4) nhóm người CNTT xây dựng các chính sách liên quan tới chính sách an toàn hệ thống và xử lý thông tin kế toán; (5) nhóm kiểm toán đánh giá, kiểm tra toàn hệ thống và (6) ban quản lý cấp cao doanh nghiệp. Bên ngoài doanh nghiệp là nhà tư vấn, triển khai ERP cung cấp dịch vụ hỗ trợ nhóm người tham gia của doanh nghiệp.

o Nhóm nhân viên thực hiện hoạt động kinh doanh. Họ vừa là người trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh, vừa là người đưa dữ liệu ban đầu về hoạt động kinh doanh hàng ngày vào hệ thống. Chất lượng của dữ liệu và thông tin phụ thuộc chủ yếu vào hoạt động đưa dữ liệu vào hệ thống của nhóm người này. Vì vậy kỹ năng thao tác hệ thống cùng trình độ nghiệp vụ, hiểu biết dòng thông tin và sự tuân thủ theo các chính sách và kỷ luật doanh nghiệp là nội dung rất ảnh hưởng cốt lõi tới chất lượng thông tin.

o Nhóm người giám sát. Họ cần đưa ra các xét duyệt hoạt động không chỉ trên giấy tờ mà còn trên hệ thống ERP để đảm bảo kịp tiến độ theo qui trình hoạt động và đảm bảo kiểm soát hoạt động kinh doanh.

o Nhóm nhân viên kế toán. Trong kỳ, kế toán cần nhập các dữ liệu liên quan hoạt động kinh doanh nhưng chưa nhập ở bộ phận hoạt động kinh doanh như mua dịch vụ hoặc chi phí tạo giá trị cho các tài sản hiện vật đã được đưa vào hệ thống từ bộ phận hoạt động kinh doanh. Cuối kỳ, kế

toán nhập các dữ liệu ước tính kế toán, tạo các bút toán khóa sổ và các báo cáo kế toán liên quan. Nhóm người này rất cần kỹ năng và hiểu biết về kế toán và hệ thống để có thể phát hiện kịp thời các sai sót về dữ liệu trong hệ thống liên quan hoạt động kinh doanh cũng như đưa ra các phân tích thông tin hữu hiệu để cung cấp người sử dụng. Ngoài ra kế toán viên thực hiện các ước tính kế toán cuối kỳ nên tính tin cậy của thông tin bị ảnh hưởng bởi sự xét đoán của kế toán

o Nhóm người xây dựng các chính sách an toàn thông tin và hệ thống (Nhóm người quản lý cấp bộ phận). Trong môi trường ERP, người sử dụng có cơ hội truy cập vào dữ liệu hệ thống nhiều hơn, có thể dự đoán dễ dàng hơn kết quả liên quan tới việc hoàn thành các mục tiêu tài chính cho trung tâm hay bộ phận của mình, do đó họ có khuynh hướng can thiệp vào các dữ liệu có tính ước tính hay điều chỉnh bởi chính sách (Brazel and Li, 2005, Brazel and Li, 2008). Vì lẽ này, vai trò của nhóm người xây dựng chính sách an toàn hệ thống và thông tin rất quan trọng. Họ cần xây dựng chính sách quyền truy cập hệ thống và dữ liệu như nhập liệu tập tin chính (khai báo dữ liệu), nhập liệu nghiệp vụ phát sinh, xem dữ liệu, chỉnh sửa dữ liệu. Đặc biệt việc khai báo và chỉnh sửa dữ liệu khai báo về các chính sách là cực kỳ quan trọng nhằm hạn chế những điều chỉnh “linh hoạt” phục vụ việc hoàn thành mục tiêu tài chính bộ phận. Ví dụ khai báo và điểu chỉnh chính sách khấu hao và chính sách dự phòng, phân bổ, kết chuyển chi phí. Họ cũng cần xây dựng hồ sơ bảo mật, an toàn truy cập và cẩm nang hướng dẫn thao tác bào mật cho các nhân viên khác chẳng hạn như mật khẩu truy cập, thói quen thao tác hệ thống v.v.

o Nhóm kiểm toán. Họ có chức năng soát xét và đánh giá việc tuân thủ quy định của doanh nghiệp, các tính tin cậy của báo cáo và kiểm soát hệ thống.

o Ban quản lý cấp cao doanh nghiệp. Họ có vai trò hỗ trợ cho các hoạt động của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp, giải quyết các mâu

thuẫn hay chống đối của nhân viên doanh nghiệp với việc thực hiện ERP. Đây là nhân tố thành công hệ thống ERP (Wang and Chen, 2006, Xu et al., 2002)

o Nhà tư vấn triển khai. Họ có vai trò hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hệ thống ERP. Đây là nhân tố thành công hệ thống ERP (Plant and Willcocks, 2007, Wang and Chen, 2006)

Các nghiên cứu chỉ ra các nhóm người tham gia trong doanh nghiệp ảnh hưởng quan trọng tới chất lượng hệ thống ERP, đòi hỏi họ có kỹ năng và hiểu trách nhiệm trong vai trò và vị trí của mình (Vosburg and Kumar, 2001, Grabski et al.) và do đó ảnh hưởng tới chất lượng thông tin kế toán. Luận án chọn nhóm người trong doanh nghiệp với tiêu đề kỹ năng và hiểu biết của người tham gia hệ thống” là thành phần nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán. Kỹ năng và hiểu biết của người tham gia (người sử dụng hệ thống) thể hiện việc tuân thủ qui trình sử dụng, mức độ thành thạo và thuần thục thao tác hệ thống, cách khai thác thông tin từ hệ thống. Sự hỗ trợ của ban quản lý cấp cao doanh nghiệp và Hỗ trợ của nhà tư vấn triển khai cũng được chọn là thành phần nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán.

Dữ liệu. Đó là dữ liệu thu thập trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh và các dữ liệu lưu trữ trong cơ sở dữ liệu về chính sách qui định, hoạt động kinh doanh đã thực hiện và dữ liệu kế toán liên quan. “Rác vào rác ra” là thuật ngữ các sách tin học thường hay dùng để chỉ tầm quan trọng của dữ liệu với chất lượng thông tin. Thuật ngữ “dữ liệu bẩn” được dùng trong tin học để chỉ những dữ liệu: “không chính xác, không nhất quán trong quá trình thu thập, lưu trữ dữ liệu ở những vị trí khác nhau trong quá trình thu thập, lưu trữ, truy cập dữ liệu” (Vosburg and Kumar, 2001). Một ví dụ dữ liệu bẩn như: cùng một khách hàng có thể được lưu trữ với 2 thông tin khác nhau ở 2 mã khách hàng khác nhau; hoặc cùng thông tin đặt hàng nhưng khi lưu ở bộ phận bán hàng khác với thông tin ở bộ phận kế toán về ngày giao hàng hay thực hiện. Yêu cầu dữ liệu cần

“toàn vẹn” nghĩa là cần: đầy đủ, chính xác, nhất quán, có như vậy mới tạo được thông tin toàn vẹn và tin cậy nhờ sự chính xác, đầy đủ, nhất quán với nhau. Do tầm quan trọng của dữ liệu tạo thông tin nên luận án chọn “chất lượng dữ liệu thu thập và lưu trữ” là một thành phần nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán. Chất lượng dữ liệu thu thập và lưu trữ thể hiện qua sự chính xác, kịp thời và đầy đủ, phù hợp nhu cầu thông tin của người sử dụng; an toàn trong lưu trữ dữ liệu.

Kỹ thuật. Ở giai đoạn sử dụng, “kỹ thuật” chính là qui trình xử lý và phần mềm ERP. Trong môi trường ERP, qui trình xử lý hoạt động kinh doanh và xử lý thông tin được thực hiện qua hoạt động của phần mềm ERP. Nó thể hiện qua việc đáp ứng yêu cầu xử lý hoạt động kinh doanh và xử lý thông tin của doanh nghiệp, kiểm soát quá trình xử lý thông tin, phần mềm ERP ổn định, sẵn sàng sử dụng; thuận tiện, dễ sử dụng, dễ nâng cấp. Như vậy chất lượng thông tin bị ảnh hưởng trực tiếp bởi qui trình xử lý và chất lượng phần mềm ERP. Luận án chọn “qui trình xử lý và chất lượng phần mềm ERP” làm thành phần nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán.

Khách hàng/ người sử dụng sản phẩm. Là người nhận và sử dụng thông tin kế toán do hệ thống cung cấp. Trong môi trường ERP, khách hàng gồm khách nội bộ (cũng đồng thời là tất cả các nhân viên, người quản lý nội bộ cần các thông tin kế toán cho công việc của bản thân) hoặc những người bên ngoài hệ thống chẳng hạn khách hàng hay nhà cung cấp (nếu ERP II được triển khai), nhà đầu tư. Khách hàng có thể truy cập trực tiếp vào hệ thống ERP hoặc gián tiếp thông qua kênh truyền thông doanh nghiệp để lấy thông tin.

Đối với người sử dụng trong nội bộ, họ chính là người vừa đưa dữ liệu vào hệ thống, vừa lấy thông tin do hệ thống xử lý nên thao tác, thái độ sử dụng hệ thống của họ góp phần quyết định sự ổn định và chính xác, kịp thời xử lý thông tin. Theo kinh nghiệm triển khai ERP của chính công ty FPT, do nhiều nhân viên lấy quá nhiều dữ liệu so với nhu cầu thực nên đòi hỏi hệ thống phải truy xuất dữ liệu lưu trữ từ nhiều nơi với nhiều mức thời gian khác nhau, dẫn tới hệ thống bị tắc

nghẽn, làm hệ thống xử lý chậm, giảm tính sẵn sàng của thông tin. Vì họ cũng chính là “người tham gia” hệ thống nên đã được lựa chọn ở nội dung “kỹ năng và hiểu biết của người tham gia hệ thống”

Đối với người sử dụng bên ngoài, họ là người đòi hỏi mức độ thông tin chính xác, tin cậy để ra quyết định đầu tư, cho vay. Vì thế tác động ngược lại đối với yêu cầu đảm bảo tính chính xác, tin cậy, kịp thời của hệ thống và ảnh hưởng chất lượng thông tin, và luận án chọn “người sử dụng bên ngoài” là thành phần nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán.

Môi trường. Là thành phần mô tả vấn đề về văn hóa doanh nghiệp, tổ chức, giám sát, kiểm tra, luật pháp liên quan hoạt động doanh nghiệp và phần mềm ERP.

o Môi trường văn hóa doanh nghiệp. Như đã trình bày trong giai đoạn phân tích hệ thống, văn hóa doanh nghiệp là những hoài bão, triết lý kinh doanh của doanh nghiệp do hội đồng quản trị và quản lý doanh nghiệp đưa ra, nhằm ấn định cách cư xử, cách giải quyết trong công việc của các thành viên trong doanh nghiệp. Nó là công cụ quan trọng để hướng dẫn, điều chỉnh tư duy và hành động nhân viên trong doanh nghiệp, là chất kết dính các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp. Môi trường ERP tạo sự gắn bó, phụ thuộc lẫn nhau trong quá trình thực hiện công việc. Trong giai đoạn sử dụng hệ thống, văn hóa doanh nghiệp hướng tới việc hợp tác các cá nhân, gắn bó chia sẻ với nhau trong quá trình xử lý hoạt động kinh doanh và xử lý thông tin. Nó là nền tảng giúp hoạt động hệ thống ERP kịp thời, hiệu quả, ảnh hưởng tạo thông tin kịp thời, hiệu quả. Luận án chọn “môi trường văn hóa” là thành phần nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán

o Pháp lý. Liên quan chủ yếu tới việc lựa chọn, điều chỉnh phần mềm trong quá trình triển khai hệ thống. Nó được thể hiện qua năng lực của cả nhà tư vấn, đội dự án và ban quản lý cấp cao doanh nghiệp trong việc đưa ra

quyết định điều chỉnh phần mềm nên luận án không chọn vấn đề pháp luật ở đây như nội dung ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán.

o Kiểm tra, giám sát. Theo lý thuyết về kiểm soát, hoạt động giám sát kiểm tra là thành phần quan trọng giúp hệ thống phát hiện sai sót và điều chỉnh hệ thống nhằm giúp việc quản lý hệ thống đạt mục tiêu quản lý. Ở giai đoạn sử dụng hệ thống, kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng và bảo dưỡng hệ thống cực kỳ quan trọng vì nó là giai đoạn trực tiếp xử lý dữ liệu, tạo thông tin. Việc giám sát kiểm tra trước và trong quá trình xử lý nghiệp vụ sẽ do người giám sát, quản lý bộ phận thực hiện, việc giám sát sau nghiệp vụ sẽ do các nhân viên kiểm toán nội bộ hay kiểm toán độc lập thực hiện. Vì vậy luận án chọn “môi trường kiểm tra, giám sát” là một thành phần nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán. Thành phần nhân tố này được đánh giá qua hoạt động kiểm tra giám sát hệ thống định kỳ, giám sát thường xuyên việc truy cập hệ thống. Ngoài ra, môi trường kiểm tra, giám sát còn được đánh giá qua trình độ và sự hiểu biết công nghệ thông tin và ERP của kiểm toán viên.

Chiến lược. Là các chiến lược, chính sách quản lý kinh doanh, nhân sự, xử lý thông tin trong hệ thống ERP. Nó bao gồm các chiến lược, chính sách:

o Kiểm soát hệ thống ERP. Để đảm bảo kiểm soát hệ thống ERP, cần có các chính sách kiểm soát qui trình thực hiện hoạt động kinh doanh, truy cập hệ thống và dữ liệu, thông tin để xây dựng các hoạt động kiểm soát và kiểm tra giám sát hệ thống ERP. Vì vậy luận án chọn lựa “chính sách kiểm soát hệ thống ERP” là thành phần nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán.

o Nhân sự: Chính sách sử dụng, khen thưởng, kỷ luật và đào tạo huấn luyện nhân viên. Nó rất quan trọng vì là nền tảng cho việc đảm bảo và duy trì chất lượng nhân viên doanh nghiệp. Vì vậy luận án chọn “chính sách kiểm soát nhân sự” là thành phần nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán.

o Quản lý thay đổi. Trong giai đoạn sử dụng, các chính sách quản lý thay đổi về kỹ thuật thể hiện trong chính sách kiểm soát hệ thống ERP nhằm đảm bảo hệ thống đạt được sự tin cậy, an toàn, bảo mật, toàn vẹn và sẵn sàng (Romney and Steinbart, 2006) nên luận án không chọn lựa quản lý thay đổi kỹ thuật. Trong quá trình sử dụng hệ thống ERP, nếu doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với các thay đổi của nhà nước về vấn đề hạch toán thì chất lượng thông tin kế toán chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng. Vấn đề về phản ứng của người sử dụng trong giai đoạn sử dụng hệ thống chưa được trình bày ở các phần khác nên luận án lựa chọn “chính sách quản lý sự phản ứng người sử dụng và quản lý phản ứng với thay đổi của nhà nước)” là thành phần nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán.

 Cơ sở hạ tầng. Là các vấn đề về hệ thống thiết bị, mạng truyền thông liên quan hệ thống ERP. Nếu cơ sở hạ tầng bị hư hỏng hay ngưng trệ trong quá trình sử dụng sẽ ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán. Vì vậy luận án chọn “chất lượng thiết bị, cơ sở hạ tầng” là thành phần nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán. Nó được đánh giá qua sự ổn định của hệ thống và sự bảo dưỡng hệ thống.

Tóm lại, trong giai đoạn sử dụng, các nhân tố ảnh hưởng sự thành công của ERP nhiều hơn và có thể phân thành các thành phần:

 Qui trình xử lý kinh doanh và xử lý thông tin, kiểm soát hoạt động kinh doanh và xử lý thông tin phù hợp và đáp ứng đặc điểm hoạt động và nhu cầu quản lý, cung cấp thông tin

 Chất lượng phần mềm ERP: kiểm soát hoạt động xử lý thông tin, sự ổn định và sẵn sàng sử dụng, dễ sử dụng, dễ nâng cấp khi có phiên bản mới

 Chất lượng dữ liệu thu thập và lưu trữ: kịp thời, chính xác, đầy đủ và phù hợp nhu cầu thông tin của người sử dụng

 Chất lượng Cơ sở hạ tầng thiết bị, truyền thông: sự ổn định, sẵn sàng sử dụng