Hệ Thống Erp Dưới Góc Nhìn Hệ Thống Hoạt Động

MISQ, ISR và JMIS. Alter nhận thấy có rất nhiều cách tiếp cận khác nhau nghiên cứu về rủi ro và ông đã tổng kết thấy có 2 phân loại lớn về rủi ro: (Sherer and Alter, 2004)

 Nhóm 1 : Rủi ro về các khía cạnh hay phạm vi đo lường kết quả thành công của hệ thống hay dự án, bao gồm : rủi ro về tài chính, rủi ro về an toàn hệ thống, rủi ro kỹ thuật, rủi ro kinh doanh, rủi ro về chức năng hệ thống, rủi ro con người v.v.

 Nhóm 2 : Rủi ro được trình bày như các nhân tố ảnh hưởng tới việc không thành công, tức là các nguyên nhân dẫn tới việc không thành công của hệ thống hay dự án. Chẳng hạn như nhân tố có ứng dụng kỹ thuật mới, nhân tố thiếu sự cam kết hay hỗ trợ của người quản lý v.v..

Alter sử dụng mô hình WS để phân loại rủi ro như sau :

Rủi ro: Kết quả

đo lường mục tiêu

Phân tích theo từng giai đoạn

phát triển hệ thống

Mục tiêu

kiểm soát

Nhân tố rủi ro

Hệ thống hoạt

động: 9 thành phần hệ thống

Hình 2.2. Qui trình phân loại rủi ro của Alter

Nguồn (Alter, 2002)

Trước hết, dựa vào mục tiêu của hệ thống và từng thành phần của hệ thống để xác định các nhân tố rủi ro ảnh hưởng tới mục tiêu kiểm soát. Dựa các nhân tố rủi ro này, xác định các ảnh hưởng tới các khía cạnh đánh giá sự thành công hay mục tiêu. Tất cả các vấn đề liên quan như trên đều được xem xét theo từng giai đoạn phát triển của hệ thống.

Mô hình phân loại rủi ro trên cũng được áp dụng để phân tích các « cơ hội » hay các nhân tố thành công chủ yếu.

6. Thông tin kế toán là một trong các sản phẩm của hệ thống ERP. Bản thân hệ thống ERP cũng là một hệ thống thông tin kết hợp với hệ thống quản lý nên nó đủ điều kiện để thỏa mãn khái niệm « hệ thống hoạt động ».

Phương pháp nhận diện nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP được xây dựng trên nguyên tắc suy diễn là: vì chất lượng thông tin phụ thuộc chất lượng hệ thống tạo và cung cấp dịch vụ thông tin nên nếu nhân tố nào ảnh hưởng tới sự thành công của hệ thống (đảm bảo hệ thống đạt mục tiêu tin cậy, đủ chất lượng) thì cũng chính là nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán. Vì vậy trong môi trường ERP, nhân tố nào ảnh hưởng tới sự thành công và tạo chất lượng hệ thống ERP cũng chính là nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán. Dựa vào nguyên tắc này, luận án sẽ dùng mô hình hệ thống hoạt động để phân tích từng thành phần của hệ thống ERP ảnh hưởng tới chất lượng ERP thế nào. Từ đó, nhận diện ra nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán.

2.2.2. Hệ thống ERP dưới góc nhìn hệ thống hoạt động

Theo khái niệm hệ thống hoạt động thì ERP chính là một hệ thống hoạt động. Vì luận án sử dụng mô hình hệ thống hoạt động để phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP, nên chúng ta cần xem xét các thành phần hệ thống ERP theo cách nhìn hệ thống hoạt động ở bảng 2.2 sau.

Bảng 2.2. Các thành phần hệ thống ERP theo góc nhìn hệ thống hoạt động

Thành

phần

Khái niệm hệ thống hoạt

động

Khái niệm hệ thống ERP theo

góc nhìn hệ thống hoạt động

Qui trình thực hiện/qui trình hoạt

Là một chuỗi gồm nhiều bước xử lý theo qui trình nhất định đã được thiết kế để tạo sản phẩm hay dịch vụ.

Là qui trình xử lý thông tin để đạt được sản phẩm mong muốn. Quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh luôn gắn kèm cùng qui trình

xử lý thông tin. Vì vậy, nó gồm

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 226 trang tài liệu này.

Thành

phần

Khái niệm hệ thống hoạt động	Khái niệm hệ thống ERP theo góc nhìn hệ thống hoạt động
động		toàn bộ qui trình xử lý ở tất cả các bộ phận chức năng kinh doanh và kế toán tham gia trong qui trình của hệ thống ERP.
Người tham gia	Là những người tham gia trong “qui trình thực hiện” mô tả trên.	Là những người thực hiện thuần túy công việc kinh doanh như nhà quản lý hoặc nhân viên (cũng đồng thời là người đưa dữ liệu hoạt động kinh doanh vào hệ thống hay truy xuất dữ liệu từ hệ thống để thực hiện công việc) hoặc là các nhân viên kế toán, nhân viên CNTT xử lý thông tin.
Thông tin (hay dữ liệu)	Là những thông tin hay dữ liệu mà “người tham gia” sử dụng để thực hiện các công việc theo nhiệm vụ của mình.	Nó có thể là dữ liệu đầu vào được thu thập trực tiếp từ quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh hoặc từ hệ thống khác (ví dụ bán hàng nhận dữ liệu đặt hàng từ hệ thống đặt hàng của khách hàng) hoặc từ dữ liệu lưu trữ trong cơ sơ dữ liệu hệ thống. Để rõ ràng, các phân tích sau này, luận án sẽ dùng chữ “dữ liệu” thay cho chữ “thông tin”.
Kỹ thuật/Công	Là những công cụ được sử dụng trong “qui trình thực	Gồm tất cả các thiết bị thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu, phần mềm hệ thống điều khiển thiết bị trong hệ

Thành

phần

Khái niệm hệ thống hoạt động	Khái niệm hệ thống ERP theo góc nhìn hệ thống hoạt động
nghệ	hiện”,	thống ERP và phần mềm xử lý thông tin ERP
Sản phẩm dịch vụ	Là sản phẩm cuối cùng của hệ thống	Tùy mức phạm vi, có thể là thông tin của từng hệ thống thông tin ví dụ hệ thống bán hàng, mua hàng, hệ thống kế toán. Ở góc độ hệ thống ERP thì thông tin kế toán là thông tin ở lĩnh vực cuối cùng của một chu kỳ kinh doanh mà doanh nghiệp cần quan tâm.
Khách hàng	Là người nhận lợi ích trực tiếp từ sản phẩm do hệ thống cung cấp	Nếu là hệ thống thông tin phục vụ nội bộ thì khách hàng là các cá nhân trong nội bộ doanh nghiệp. Nếu là hệ thống kế toán thì khách hàng là các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp.
Môi trường	Là khái niệm bao gồm tổ chức, văn hóa, luật pháp hoặc qui định, vấn đề kỹ thuật mà “Hệ thống hoạt động” hoạt động trong phạm vi môi trường này.	Là khái niệm bao gồm tổ chức, văn hóa, luật pháp hoặc qui định mà hệ thống ERP hoạt động. Vì ERP là hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp nên vấn đề kỹ thuật không còn là môi trường hệ thống ERP nữa.
Chiến lược	Là các vấn đề liên quan tới chiến lược tổ chức và hoạt động hệ thống.	Chiến lược phát triển hệ thống ERP (hình thành, chất lượng, nhân sự, quản lý thay đổi v.v.)

Thành

phần

Khái niệm hệ thống hoạt

động

Khái niệm hệ thống ERP theo

góc nhìn hệ thống hoạt động

Cơ sở hạ tầng

Cơ sở hạ tầng bao gồm nguồn lực con người, nguồn thông tin và kĩ thuật mà hệ thống thông tin dựa trên đó để hoạt động.

Cơ sở hạ tầng cho hệ thống ERP hoạt động có thể bao gồm nhân viên hỗ trợ, huấn luyện/đào tạo, cơ sở dữ liệu, phần mềm, kĩ thuật mạng, nhà cửa, văn phòng…

Nguồn : tác giả tự tổng hợp

Hệ thống ERP của doanh nghiệp cũng được hình thành và phát triển theo chu trình phát triển hệ thống.

Theo lý thuyết quá trình phát triển hệ thống gồm 4 giai đoạn cơ bản là phân tích, thiết kế, thực hiện và vận hành sử dụng hệ thống dựa trên kế hoạch phát triển hệ thống của đơn vị. Nhìn từ góc độ thực tế, đa phần doanh nghiệp sử dụng ERP đóng gói nên giai đoạn phân tích và thiết kế bị trùng lắp và khó tách rời. Trong thực tế, người ta thường sử dụng thuật ngữ triển khai hệ thống để chỉ giai đoạn từ khi nhà cung cấp phần mềm hoặc dịch vụ tư vấn phân tích hệ thống hoạt động của doanh nghiệp cho đến khi cài đặt hệ thống ERP và huấn luyện sử dụng ERP. Kết thúc giai đoạn triển khai là giai đoạn vận hành sử dụng, bảo dưỡng hệ thống ERP được cài đặt và sử dụng.

Trong quá trình phát triển hệ thống ERP, các bên tham gia liên quan như sau :

Doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện hoạt động phát triển hệ thống ERP.

Nhà cung cấp phần mềm (software vendor): là người tạo ra sản phẩm ERP, ví dụ Oracle, SAP...

Nhà bán lẻ với dịch vụ gia tăng: đây là hệ thống phân phối cho nhà cung cấp phần mềm. Những đơn vị này trực tiếp phát triển thị trường và bán sản phẩm ERP. Thông thường họ làm luôn việc nghiên cứu yêu cầu, tình trạng thực tế của khách hàng và tư vấn về ERP, cũng như tư vấn về lộ trình mua và triển khai, tức là cung cấp các dịch vụ gia tăng cho khách hàng, chẳng hạn những

hãng kiểm toán hàng đầu, như Accenture (Mỹ) được tách ra từ hãng Andersen Worldwide; Cap Gemini Ernst & Young từ sự hợp nhất của bộ phận tư vấn của Ernst & Young và công ty tư vấn tin học hàng đầu châu Âu Cap Gemini; IBM Consulting từ sự hợp nhất bộ phận tư vấn của IBM và bộ phận tư vấn của hãng kiểm toán PriceWaterhouseCoopers v.v... Tại Việt Nam, các « nhà bán lẻ với dịch vụ gia tăng » này chưa chính thức hiện diện, mặc dù các hãng kiểm toán sinh ra chúng như KPMG/Arthur Andersen, Ernst & Young, Price Waterhouse Coopers đều đã có mặt từ lâu.

Nhà tư vấn triển khai: Đây là người trực tiếp triển khai ERP cho khách hàng. Họ cũng thường là những người cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau triển khai. Vì vậy, trong suốt quá trình triển khai và hỗ trợ, khách hàng thường chỉ làm việc với nhà tư vấn triển khai. Đa số các nhà tư vấn triển khai đều có quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp phần mềm và được cập nhật thường xuyên về những thay đổi trong sản phẩm, và họ cũng thường phải vượt qua các kỳ kiểm tra thường xuyên và ngặt nghèo của nhà cung cấp phần mềm

Ở Việt Nam nhà tư vấn triển khai cũng kiêm luôn là « nhà bán lẻ với dịch vụ gia tăng ».

2.2.3. Ứng dụng mô hình hệ thống hoạt động trong nhận diện các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP

Vì thông tin kế toán là một sản phẩm của hệ thống ERP. Để thực hiện việc phân tích các nhân tố trong môi trường ERP ảnh hưởng tới chất lượng thông tin kế toán, luận án dựa vào từng thành phần hệ thống theo mô hình « hệ thống hoạt động » theo từng giai đoạn trong quá trình phát triển một hệ thống và các kết quả nghiên cứu về ERP đã được công bố trên các tạp chí (các nhân tố thành công, rủi ro trong triển khai, sử dụng hệ thống ERP), để nhận diện các nhân tố làm hệ thống ERP tin cậy, thành công nhằm đảm bảo sự tin cậy của hệ thống như chức năng của nó. Và theo nguyên lý suy diễn bắc cầu (chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào người sử dụng và hệ thống tạo và cung cấp sản phẩm), luận án sẽ nhận diện đó chính là các thành phần nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin ERP.

2.2.3.1. Giai đoạn lập kế hoạch phát triển hệ thống.

Doanh nghiệp muốn triển khai ERP cần lập kế hoạch phát triển hệ thống ERP gồm xây dựng chiến lược phát triển hệ thống gắn với chiến lược phát triển doanh nghiệp; lập các tiêu chuẩn trình tự phát triển và các tiêu thức lựa chọn, đánh giá dự án, kế hoạch ngân sách, thời gian, nhân sự tham gia dự án.

Sản phẩm của giai đoạn này là kế hoạch phát triển ERP bao gồm các chiến lược và kế hoạch thực hiện chiến lược như vấn đề chiến lược chất lượng hệ thống thông tin, lựa chọn nhà cung cấp và tư vấn triển khai; chiến lược hình thành và phát triển hệ thống ERP; kế hoạch ngân sách, thời gian, nhân sự phát triển hệ thống; kế hoạch lựa chọn, đánh giá nhà cung cấp và tư vấn triển khai.

Chất lượng kế hoạch là nền tảng quyết định sự thành công chủ yếu của các giai đoạn sau, do đó ảnh hưởng tới sự thành công, tới chất lượng hệ thống ERP, và là nền tảng đảm bảo chất lượng thông tin. Trong phạm vi luận án, sự thành công của dự án ERP là đạt được hệ thống ERP chất lượng, nghĩa là tạo được thông tin chính xác, tin cậy và các chức năng ERP hiệu quả (Wang and Chen, 2006). Ban quản lý cấp cao doanh nghiệp và quản lý hệ thống thông tin chịu trách nhiệm chính về kế hoạch này nên nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm là tầm nhìn của ban quản lý cấp cao doanh nghiệp (Hội đồng quản trị doanh nghiệp và tổng giám đốc hoặc giám đốc doanh nghiệp) và quản lý hệ thống thông tin. Như vậy « tầm nhìn của ban quản lý cấp cao doanh nghiệp » là một trong những thành phần nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán. Tầm nhìn của ban quản lý cấp cao doanh nghiệp thể hiện qua việc xây dựng được các chiến lược phát triển hệ thống ERP phù hợp chiến lược và yêu cầu quản lý doanh nghiệp.; Biết hoạch định đúng và rõ ràng các chỉ tiêu kết quả cần đạt được của các bộ phận trong doanh nghiệp.

2.2.3.2. Giai đoạn phân tích hệ thống

Dựa vào kế hoạch phát triển ERP, ban quản lý cấp cao doanh nghiệp thiết lập đội dự án tham gia việc triển khai hệ thống. Đội dự án gồm đại diện doanh nghiệp, nhân viên các bộ phận chức năng liên quan hoạt động kinh doanh, kế toán, kiểm toán nội

bộ và bộ phận công nghệ thông tin của doanh nghiệp. Đội dự án cùng nhà tư vấn triển khai tiến hành các hoạt động trong dự án triển khai ERP. Ban quản lý dự án gồm tổng giám đốc, kế toán trưởng, trưởng các bộ phận chức năng liên quan.

Trong giai đoạn phân tích, nhà tư vấn triển khai tìm hiểu hoạt động kinh doanh và hiện trạng hệ thống thông tin của doanh nghiệp cũng như các yêu cầu của doanh nghiệp đối với hệ thống ERP.

Kết thúc giai đoạn này nhà tư vấn triển khai sẽ đưa ra giải pháp cần thiết liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp để có thể ứng dụng ERP. Thông thường đó là các vấn đề số lượng và trình tự các phân hệ sẽ sử dụng trong ERP của doanh nghiệp, giải pháp có tái cấu trúc qui trình xử lý kinh doanh doanh nghiệp hay không, và theo qui trình nào để làm sao dung hòa giữa nhu cầu, khả năng của doanh nghiệp và giải pháp phần mềm ERP. Sau khi có chấp thuận của ban quản lý cấp cao doanh nghiệp về giải pháp đề nghị, nhà tư vấn và triển khai ERP sẽ quyết định giải pháp kỹ thuật liên quan tới phần mềm ERP như giữ nguyên hay chỉnh sửa phần mềm. Tiếp theo giai đoạn phân tích là giai đoạn cài đặt và huấn luyện sử dụng phần mềm ERP.

Sau đây là phân tích các thành phần của hệ thống ERP trong giai đoạn phân tích hệ thống và tác động của thành phần phân tích tới chất lượng thông tin kế toán.

Sản phẩm dịch vụ: là kết quả hoạt động phân tích hệ thống ERP. Nó bao gồm : Tình hình thực tế và yêu cầu của doanh nghiệp với hệ thống ERP; Giải pháp qui trình quản lý và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; quyết định lựa chọn phần mềm ERP và các phân hệ phù hợp; Lựa chọn hệ thống thiết bị cơ sở hạ tầng gắn kèm; và các kiểm soát hệ thống được xác định.

Thực hiện công việc. Là quá trình phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, xác định các yêu cầu quản lý và thông tin từ người sử dụng, tìm hiểu hệ thống thông tin hiện hành để đưa ra quyết định tái cấu trúc qui trình kinh doanh và quản lý phù hợp cũng như đưa ra quyết định chọn hệ thống ERP và nhà cung cấp phù hợp, xác định các chính sách kiểm soát. Đây là nền tảng cốt lõi cho sự