Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

Theo các cán bộ của Trung tâm thông tin - thư viện, sau quá trình sử dụng thì tiện ích nổi trội của công nghệ RFID là ở cổng an ninh kép. Cổng an ninh hạn chế được vấn đề tài liệu bị đem ra ngoài bất hợp pháp. Với khả năng phát hiện tài liệu với khoảng cách xa và trong không gian 3 chiều, vì vậy khả năng chống trộm của nó an toàn và đáng tin cậy. TT TT-TV ĐHGTVT đã ứng dụng khá tốt chức năng này đảm bảo quản lý an ninh kho tài liệu của mình.

3.1.2. Những tồn tại và hạn chế

3.1.2.1. Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib

Công tác bổ sung

Trên thực tế, một số chức năng của modul Bổ sung vẫn chưa được triển khai, như các chức năng đối với ấn phẩm định kỳ (báo – tạp chí), quản lý quỹ bổ sung, giao dịch thương mại điện tử.

Việc tạo và đặt các ấn phẩm chưa được triển khai ứng dụng tự động vẫn làm theo phương pháp thủ công.

Việc báo cáo thống kê tài liệu bổ sung và các nguồn bổ sung chưa được chính xác về số lượng, chủ yếu vẫn in và theo dòi bằng sổ sách.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 84 trang tài liệu này.

Công tác biên mục

Phụ thuộc nhiều vào hệ thống máy tính như máy hỏng, lỗi mạng, lỗi phần mềm.

Báo cáo số lượng biểu ghi biên mục còn thiếu chính xác.

Chức năng biên mục sao chép qua cổng Z39.50 triển khai còn hạn chế. Tính năng tạo từ điển tham chiếu trong quá trình biên mục tài liệu chưa được sử dụng. Chức năng về dữ liệu số vẫn chưa được triển khai.

Việc tiêu chuẩn hóa công tác xử lý kỹ thuật thư viện chưa được chú trọng đúng mức như khổ mẫu MARC21, qui tắc mô tả thư mục AACR2, bảng phân loại, từ khóa,…

Còn mất nhiều thời gian hiệu đính trên máy do xử lý tài liệu, nhập máy sai, nhiều biểu ghi bị rỗng dẫn tới tài liệu có trong kho nhưng bạn đọc không thể tìm được khi tra cứu trên máy.

Mức độ xử lý nội dung tài liệu chưa sâu, mới chỉ dừng lại ở việc phân loại, định từ khóa, Thư viện vẫn chưa tiến hành làm tóm tắt, định chủ đề cho tài liệu.

Công tác lưu thông và quản lý bạn đọc

Phụ thuộc vào hệ thống máy tính, mạng Internet, nếu máy tính hỏng, đường truyền mạng bị lỗi, chậm,…sẽ làm gián đoạn, mất thời gian khi thực hiện công tác mượn trả.

Đòi hỏi phải có cơ sở vật chất tốt như hệ thống máy tính, mạng Internet, máy quét mã vạch, máy camera, cổng từ,…phục vụ cho công tác quản lý, kiểm soát mượn/trả tài liệu.

Trung tâm hiện vẫn chưa thực hiện triệt để được việc xây dựng chính sách lưu thông, xử lý phạt đối với bạn đọc vi phạm nội quy mượn/trả tài liệu, đặc biệt là đối tượng bạn đọc là cán bộ, giảng viện trong trường, tình trạng nợ đọng, mất tài liệu còn phổ biến, chưa tính được khấu hao khi cho mượn giáo trình.

Công tác quản lý kho

Chức năng quản lý kho chưa được triển khai nhiều do mới biên mục và xếp giá sách mới, còn sách cũ vẫn chưa làm. Sách trong kho chưa được báo cáo thường xuyên.

Công tác tra cứu

Công tác hướng dẫn và đào tạo người dùng tin về kỹ năng sử dụng thư viện, kỹ năng tra cứu, sử dụng các sản phẩm và dịch vụ tại thư viện còn chưa được quan tâm đúng mức, do đó hiệu quả tra cứu chưa cao: nhiều bạn đọc còn chưa nắm rò các nội quy sử dụng thư viện, chưa biết cách tra cứu tài liệu hoặc tra cứu chậm, không chính xác, chưa biết cách tìm kiếm nâng cao.

Bộ máy tra cứu hiện đại còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nguồn điện, đường truyền mạng Internet… Tình trạng lỗi hệ thống mạng, nhiều máy tính cũ, hỏng chưa

được sửa chữa kịp thời đã làm ảnh hưởng không nhỏ tới công tác tra cứu, hiệu quả đáp ứng nhu cầu tin cho bạn đọc.

Chất lượng tra cứu thông tin còn phụ thuộc vào trình độ của NDT. Nếu NDT có trình độ tra cứu cao thì kết quả tìm được càng chính xác, ngược lại thì hiệu quả tra cứu sẽ không cao, có thể bị nhiễu tin hoặc mất tin.

3.1.2.2. Công nghệ Barcode

Về cơ bản, Trung tâm đã đưa vào triển khai và đạt hiệu quả khá tốt công nghệ mã vạch trong các hoạt động của thư viện, tuy nhiên còn một số hạn chế do kinh phí, cơ sở vật chất và các thiết bị kỹ thuật sử dụng lâu năm đã có hiện tượng xuống cấp, nhiều máy tính, máy đọc mã vạch đã cũ, hỏng chưa được bảo trì và sửa chữa kịp thời gây ảnh hưởng tới các công tác mượn/trả, quản lý bạn đọc và tài liệu.

Công tác mượn/trả, kiểm kê mới chỉ tiến hành theo phương pháp bán tự động, chưa tích hợp được với công nghệ RFID để có thể kiểm kê tài liệu tự động.

3.1.2.3. Công nghệ RFID

Công nghệ RFID được coi là một giải pháp quản lý thư viện thông minh cho các thư viện hiện đại với rất nhiều tính năng ưu việt nổi trội. TT TT-TV ĐHGTVT là một trong những thư viện được đầu tư ứng dụng công nghệ này từ khá sớm (năm 2005).

Tuy nhiên, vì nhiều lý do khác nhau, đặc biệt là việc tích hợp giữa công nghệ RFID và phần mềm quản lý thư viện iLib chưa triển khai được cho nên thư viện chưa sử dụng được hết các tính năng của RFID. Hiện nay việc ứng dụng công nghệ này mới chỉ dừng lại ở công tác an ninh cho tài liệu, còn các công tác khác vẫn tiến hành theo phương pháp thủ công hoặc bán tự động.

Việc ứng dụng công nghệ RFID còn đòi hỏi chi phí đầu tư cao, đây là nhược điểm lớn nhất cản trợ việc ứng dụng RFID trong các thư viện nói chung.

Thẻ RFID có giá khoảng 1 USD (khoảng 21.000 VNĐ)/thẻ không năng, trong khi đó một nhãn mã vạch chuyên dụng khoảng 100 đồng, nghĩa là gấp hơn 200 lần. Ngoài ra, các trang thiết bị khác như máy đọc, cổng an ninh, máy gom di động, phần

mềm, hệ thống chuyển đổi từ hệ thống mã vạch sang hệ thống RFID còn khá cao. Bên cạnh đó, nó cũng đặt ra những vấn đề chi phí bảo trì, bảo dưỡng hệ thống, về trình độ của cán bộ thư viện để có thể vận hành tốt được hệ thống.

Đối với hệ thống an ninh sử dụng công nghệ từ, thông thường nhãn từ sẽ được gắn vào trong gáy sách vì vậy bạn đọc muốn bóc nhãn từ này ra cũng sẽ gặp khó khăn hơn. Các thẻ RFID lại được gắn lộ ra ngoài ở phần bên trong của trang bìa sau của sách, mặc dù được che phủ bởi một tấm logo của Thư viện nhưng nó vẫn rất dễ bị bạn đọc bóc ra.

3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

3.2.1. Tăng cường đầu tư hoàn thiện cơ sở vật chất - kỹ thuật, hạ tầng thông tin

Trên cơ sở những thành tựu đã đạt được, để Thư viện phát triển hiện đại hơn nữa, việc tăng cường đầu tư hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật, cơ sở hạ tầng thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng. Trong giai đoạn tới, Trung tâm cần quan tâm, chú trọng đầu tư vào các hạng mục sau:

+ Đầu tư kinh phí mua mua sắm thêm các trang thiết bị như máy tính, chip điện

tử,…

+ Có kế hoạch bảo trì, sửa chữa kịp thời các trang thiết bị, máy móc đã có dấu

hiệu xuống cấp, cũ, hỏng như hệ thống máy tính, máy in, máy photocopy, máy quét mã vạch…

+ Nâng cấp cơ sở hạ tầng thông tin cũng là một trong những yêu cầu bức thiết đặt ra trong hoạt động của thư viện.

Qua quá trình sử dụng lâu dài, cơ sở hạ tầng thông tin của Thư viện đã bộc lộ những yếu kém, gây khó khăn cho công tác xử lý thông tin, công tác tra cứu, công tác phục vụ bạn đọc…

Việc tiến hành sao chép biểu ghi trong các CSDL của các thư viện trên thế giới qua cổng Z39.50 đòi hỏi hệ thống phải kết nối Internet tại thời điểm truy cập và tải

xuống. Tuy nhiên, nhiều khi việc sao chép biểu ghi không thành công do mạng Internet bị gián đoạn đường truyền, không thể truy cập được. Nhiều tài liệu phải xử lý từ đầu theo hình thức biên mục gốc làm mất nhiều thời gian, công sức của cán bộ thư viện.

Ngoài ra, công tác phục vụ bạn đọc, công tác tra cứu tài liệu của NDT cũng gặp nhiều trở ngại do đường truyền mạng chậm hoặc bị lỗi, hỏng. Do đó, cần phát triển hệ thống mạng và cơ sở hạ tầng CNTT hiện đại và ổn định.

+ Kiểm tra và đưa vào khai thác các thiết bị hiện có tại Thư viện nhưng chưa được đưa vào sử dụng như: Hệ thống máy sao lưu tài liệu có kết nối mạng, thiết bị kiểm kê tự động RFID.

+ Vốn tài liệu của Thư viện rất lớn, phong phú, đa dạng nhưng đa số vẫn nằm ở dạng tài liệu truyền thống. Việc xây dựng kho tài nguyên số là rất cần thiết, nhất là trong điều kiện CNTT và công nghệ số phát triển mạnh mẽ như hiện nay thì việc chuyển đổi các thông tin từ dạng truyền thống sang dạng số được thực hiện ngày càng dễ dàng. Trung tâm cần có những đề xuất với Nhà trường đầu tư kinh phí và có kế hoạch cụ thể mua các trang thiết bị, phần mềm để số hóa tài liệu.

+ Nâng cao chất lượng các CSDL hiện có, xây dựng và phát triển thêm nhiều CSDL mới với chất lượng cao, chuẩn hóa quy trình xử lý thông tin, chuẩn hóa công tác biên mục, thống nhất việc áp dụng các công cụ kiểm soát thư mục như: Khổ mẫu biên mục MARC21, các quy tắc mô tả tài liệu, phân loại, từ khóa, bảng đề mục chủ đề.

3.2.2. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thư viện

Đội ngũ cán bộ là một trong bốn yếu tố quan trọng cấu thành thư viện. Một thư viện có được tự động hóa, hiện đại hóa đến đâu cũng không thể thiếu yếu tố con người, bởi chính cán bộ thư viện mới là những người đưa vào vận hành, sử dụng các công nghệ hiện đại đó, quyết định trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của thư viện.

Trong quá trình xây dựng và phát triển mô hình thư viện hiện đại, với việc ứng dụng rất nhiều công nghệ tiên tiến vào hoạt động thư viện cũng đòi hỏi người cán bộ thư viện phải đáp ứng được những yêu cầu nhất định như: kiến thức về công nghệ

thông tin, trình độ ngoại ngữ, kỹ năng giao tiếp, khả năng sử dụng, quản lý, khai thác các phần mềm và trang thiết bị.

Với một trung tâm thông tin – thư viện lớn và hiện đại như TT TT-TV ĐHGTVT, vấn đề xây dựng đội ngũ cán bộ có năng lực để quản lý, vận hành hiệu quả là rất quan trọng.

Việc ứng dụng các công nghệ mới đã làm thay đổi hoạt động nghiệp vụ thư viện, nâng cao năng lực dịch vụ thông tin. Làm thế nào để người cán bộ thư viện ngày nay nhận thức rò được tính tất yếu của việc ứng dụng công nghệ mới trong hoạt động thông tin thư viện để nâng cao tầm nhìn, đổi mới công việc muôn thủa của mình cho ngang tầm với thời đại là vấn đề vô cùng quan trọng. Vì vậy, người cán bộ thư viện trong thời đại của kỷ nguyên thông tin, kỷ nguyên số cần trang bị cho mình một tư duy công nghệ mới. Tư duy công nghệ mới sẽ khiến người cán bộ thư viện luôn tìm, học hỏi để cải tiến công việc, sẵn sàng từ bỏ những cái đã cũ, lạc hậu để tuân thủ những tiêu chuẩn mới. Người cán bộ thư viện với tư duy công nghệ mới sẽ là những người làm việc với tác phong công nghiệp và có ý thức học tập suốt đời, luôn đổi mới để cải tiến công việc cho phù hợp với các công nghệ mới.

+ Trong công tác quản lý, yếu tố lãnh đạo là vô cùng quan trọng, là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan. Do đó, cần nâng cao hơn nữa năng lực quản lý và lãnh đạo của đội ngũ cán bộ lãnh đạo Thư viện, nắm được thực trạng hoạt động và khả năng ứng dụng CNTT tại cơ quan để đưa ra các chính sách phát triển phù hợp với điều kiện thực tế.

+ Có kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ tin học, ngoại ngữ cho cán bộ thư viện. Mỗi cán bộ thư viện phải luôn luôn học hỏi, cập nhật thông tin về các công nghệ mới, kỹ năng mới để đáp ứng nhu cầu công việc của mình.

Cần xác định rò về mục tiêu đào tạo, nhu cầu đào tạo, nội dung, hình thức và có các chương trình đào tạo phù hợp.

+ Tăng cường đội ngũ cán bộ công nghệ thông tin có khả năng quản trị mạng, quản trị hệ thống, theo dòi và điều hành tốt hoạt động của hệ thống mạng, hệ thống thông tin trong thư viện. Bên cạnh việc tăng cường trình độ ngoại ngữ và tin học, cần nâng cao hiểu biết về nghiệp vụ thông tin – thư viện cho họ.

Liên tục cử người tham gia các khóa học ngắn hạn cũng như dài hạn để nâng cao trình độ nghiệp vụ thư viện cũng như công nghệ thông tin, tham gia các khóa học ngắn hạn về nghiệp vụ thư viện hiện đại.

+ Tăng cường đội ngũ kỹ sư CNTT chuyên trách về bảo trì mạng máy tính, phần mềm thư viện, xử lý kỹ thuật,…

+ Đưa các cán bộ đi học tập, đào tạo ở nước ngoài để học hỏi, cập nhật các công nghệ tiên tiến trên thế giới.

3.2.3. Hoàn thiện, nâng cấp phần mềm iLib và các công nghệ mới, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện

CNTT là một trong những yếu tố quan trọng của một thư viện hiện đại. Việc ứng dụng hiệu quả CNTT trong mọi hoạt động của Thư viện phải theo phương châm đảm bảo tiết kiệm, thiết thực, hiệu quả lâu dài.

Trong quá trình triển khai ứng dụng phần mềm iLib và các công nghệ mới tại Trung tâm đã có nhiều cải tiến đáng kể. Tuy nhiên, để hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm ngày càng hoàn thiện hơn, khai thác và phát huy tối đa các tính năng của chúng cần có những thay đổi sau:

+ TT TT-TV ĐHGTVT đang sử dụng phần mềm iLib phiên bản 4.0 từ năm 2005, hiện nay iLib đã cho ra đời phiên bản 5.0, ngoài việc kế thừa các tính năng ưu việt của các phiên bản trước còn có thêm nhiều tính năng nổi trội khác. Trung tâm cần có kế hoạch cụ thể để đầu tư nâng cấp phần mềm iLib và các công nghệ mới, tránh bị lạc hậu, lỗi thời về công nghệ.

+ Có kế hoạch triển khai ứng dụng hết các tính năng của phần mềm iLib có thể tích hợp với công nghệ RFID mà đến nay Trung tâm vẫn chưa đưa vào ứng dụng được.

+ Cần hoàn thiện hơn nữa modul Bổ sung và modul Biên mục do chưa tính được quỹ bổ sung chính xác, vẫn bị nhầm khi tính tiền ngoại tệ quy đổi ra tiền Việt Nam.

viện.

In phích ở modul Biên mục còn bị lỗi do chưa đáp ứng được chuẩn mẫu của thư

+ Phát triển các modul mượn từ xa, mượn liên thư viện, báo – tạp chí trong phần

mềm iLib.

+ Cần có mẫu báo cáo trong modul Xuất bản phẩm nhiều kỳ. Modul Lưu thông cần tính được khấu hao khi mượn giáo trình, phải in được số tiền phạt khi bạn đọc mượn quá hạn.

+ Khắc phục các sự cố lỗi mạng khi tra cứu qua cổng Z39.50 để có thể thuận lợi trao đổi nghiệp vụ, chia sẻ được tài nguyên thông tin với các thư viện trong nước và thế giới.

+ Trong quá trình nâng cấp từ công nghệ mã vạch lên công nghệ RFID, để nâng cao và phát huy được các tính năng của công nghệ RFID khi ứng dụng vào các hoạt động thư viện, Trung tâm phải chú ý đến các yếu tố như chuẩn trao đổi giữa phần mềm thư viện điện tử hiện tại và các ứng dụng RFID, kinh phí chuyển đổi, thiết kế và tổ chức các bộ phận, phòng ban trong thư viện cho phù hợp với quy trình làm việc của hệ thống RFID,…

3.2.4. Nâng cao chất lượng đào tạo ngưòi dùng tin

+ Cần có kế hoạch đào tạo định kỳ, thường xuyên, đa dạng hóa các hình thức đào tạo NDT.

+ Đối với đối tượng NDT là sinh viên:

Thường xuyên mở các lớp đào tạo, giới thiệu về nguồn lực thông tin, các sản phẩm và dịch vụ, nội quy thư viện, hướng dẫn bạn đọc sử dụng bộ máy tra cứu, có kỹ năng tìm tin trên các CSDL trực tuyến, các nguồn tin điện tử trên Web có hiệu quả.

+ Đối với đối tượng NDT là cán bộ, giảng viên, các nhà nghiên cứu: