Tổ Chức Lập, Phân Tích Và Công Khai Báo Cáo Kế Toán

Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán áp dụng ở đơn vị

Các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.

Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại Thông tư này và các văn bản khác, đơn vị hành chính sự nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

Thứ hai, tổ chức lập chứng từ kế toán

Trên cơ sở danh mục chứng từ các đơn vị đã lựa chọn để sử dụng ở trên chi tiết tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vịđều được tổ chức lập và thu nhận chứng từ kế toán theo đúng qui định hiện hành. Nhìn chung, các nội dung trên chứng từ kế toán đều được lập rò ràng, đúng với từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ đều ghi rò trách nhiệm của từng người liên quan đến chứng từ như người lập, phụ trách bộ phận, kế toán trưởng, lãnh đạo đơn vị,... đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành và là căn cứ khai báo và nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị. Hiện nay, các đơn vị trực thuộc đều sử dụng phần mềm kế toán do vậy một số chứng từ kế toán được lập trên phần mềm kế toán như phiếu thu, phiếu chi... các chứng từ lập trên excel gồm: các mẫu chứng từ, các bảng phân bổ chi phí, bảng thanh toán tiền lương... còn lại được lập thủ công theo mẫu hướng dẫn và bắt buộc của Bộ Tài chính. Do vậy, tốc độ lập chứng từ kế toán đã được cải thiện đáng kể. Như vậy, việc lập chứng từ kế toán tại các đơn vị đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành.

Thứ ba, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán

Sau khi chứng từ kế toán được lập, kế toán phần hành có trách nhiệm kiểm tra nội dung nghiệp vụ đã được phản ánh trên chứng từ nhằm đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán trên chứng từ. Bộ phận kế toán cần tổ chức kiểm tra chặt chẽ toàn bộ chứng từ đã thu nhận trước khi ghi sổ kế toán và phải quy định rò trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên kế toán trong việc kiểm tra

thông tin trên chứng từ kế toán. Kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán cần kiểm tra các nội dung sau: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra tính trung thực, chính xác chỉ tiêu số lượng và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 168 trang tài liệu này.

Sau khi việc thực hiện kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới dùng chứng từ để ghi sổ kế toán như: Lập định khoản kế toán...

Thứ tư, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ để thực hiện việc ghi sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động ở đơn vị.

Thứ năm, tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán.

Sau khi ghi sổ kế toán, chứng từ phải được bảo quản đầy đủ, an toàn tại các đơn vị hành chính sự nghiệp để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Khi kết thúc kǶ kế toán năm, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ tự thời gian phát sinh. Tùy theo từng loại tài liệu mà thời gian lưu trữ quy định có thể khác nhau. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo quy định.

Tóm lại, trên cơ sở yêu cầu chung về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị hành chính sự nghiệp cần xác định cho mình một hệ thống chứng từ kế toán nhất định và tổ chức luân chuyển, xử lý chứng từ kế toán cho phù hợp để cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý.

1.3.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế theo trình tự thời gian.

Tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí NSNN cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.

Hiện nay các đơn vị HCSN đang tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC. Hệ thống tài khoản được Bộ Tài Chính quy định cụ thể chỉ bắt buộc ở tài khoản cấp I bao gồm 10 nhóm tài khoản.

Đơn vị HCSN tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản thông qua việc chi tiết các tài khoản cấp II, III và IV dựa trên kế toán phần hành, yêu cầu quản lý nội dung loại nghiệp vụ kế toán.

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản gắn với kế toán phần hành. Các kế toán bộ phận căn cứ trên chức năng, nhiệm vụ được giao để lựa chọn hệ thống tài khoản phù hợp.

+ Kế toán thanh toán sử dụng các tài khoản liên quan đến tiền bao gồm tài khoản 111 “Tiền mặt”, tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng, kho bạc”, việc chi tiết các tài khoản cấp II, III, IV có thể dựa trên hệ thống ngân hàng, hệ thống đơn vị tiền tệ tại đơn vị để tiện cho việc quản lý số dư và hạch toán.

+ Kế toán công nợ sử dụng các tài khoản 131” Phải thu khách hàng”, tài khoản 331 “ Phải trả người bán”, tài khoản 338 “Phải trả khác” để phục vụ công tác theo dòi tình hình công nợ của đơn vị.

+ Kế toán quản lý nguồn kinh phí NSNN cấp vận dụng các tài khoản 511 “Thu hoạt động NSNN cấp”, tài khoản 611 “Chi phí hoạt động”, tài khoản 137 “Tạm chi”, tài khoản 337 “Tạm thu”, tài khoản 366 “Các khoản nhận trước chưa ghi thu”, tài khoản 431 “Các quỹ” và nhóm tài khoản ngoài bảng.

+ Kế toán thuế sử dụng tài khoản 133 “Thuế GTGT đầu vào”, tài khoản 333 “Thuế giá trị gia tăng đầu ra”.

+ Kế toán kho sử dụng các tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản 153 “công cụ dụng cụ” và tất cả các nhóm tài khoản loại 2 “TSCĐ”.

+ Kế toán lương sử dụng các khoản phải trả người lao động, tài khoản phải trả bảo hiểm.

+ Kế toán tổng hợp sử dụng các tài khoản phục vụ công tác ghi sổ, lập báo cáo tài chính sau này như chi tiết tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, chi phí quản lý hoạt động cung cấp dịch vụ, giá vốn hàng bán…Sử dụng tài khoản nhóm 9 xác định kết quả kinh doanh để lên báo cáo tài chính.

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản gắn với yêu cầu quản lý từng nội dung loại nghiệp vụ kế toán. Căn cứ trên nhu cầu quản lý của từng đơn vị HCSN, kế toán lựa chọn tài khoản phù hợp và xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2,3,4.

+ Đối với loại nghiệp vụ kinh tế phản ánh tình hình biến động của tài sản trong đơn vị, kế toán lựa chọn các tài khoản thuộc các nhóm:

Nhóm 1: Tiền, vật tư, phải thu khách hàng Nhóm 2: TSCĐ

+ Đối với loại nghiệp vụ kinh tế phản ánh tình hình biến động của nguồn kinh phí trong đơn vị, kế toán lựa chọn các tài khoản thuộc nhóm :

Nhóm 3: Phải trả nhà cung cấp Nhóm 4: Nguồn kinh phí

+ Đối với loại nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh của đơn vị, kế toán lựa chọn các tài khoản thuộc nhóm:

Nhóm 5: Các khoản thu Nhóm 6: Các khoản chi Nhóm 7: Thu khác Nhóm 8: Chi khác

Nhóm 9: Xác định kết quả kinh doanh

+ Đối với các nghiệp vụ phản ánh tình hình biến động của nguồn kinh phí NSNN hoặc có nguồn gốc NSNN kế toán lựa chọn các tài khoản thuộc nhóm 0 “Tài khoản ngoài bảng” phản ánh theo mục lục NSNN.

Tóm lại, căn cứ trên tình hình thực tiễn tại đơn vị, bộ phận kế toán được phép vận dụng hệ thống các tài khoản một cách linh hoạt, tuy nhiên trường hợp bổ sung tài khoản ngang cấp với các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.

1.3.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán trong các đơn vị HCSN phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị HCSN đã lựa chọn, đặc điểm hoạt động, đặc điểm về quy mô và năng lực, trình độ của đội ngǜ cán bộ kế toán. Cụ thể theo bốn trường hợp sau đây:

- Trường hợp đơn vị HCSN lựa chọn hình thức kế toán “Nhật ký chung”: Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế sau đó.

Với việc lựa chọn hình thức này kế toán phải mở và ghi chép nghiệp vụ vào các sổ sau: Sổ nhật ký chung; sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trong đó sổ nhật ký chung và sổ cái là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Sổ kế toán chi tiết được sử dụng để ghi chép cụ thể các hoạt động kinh tế tài chính theo yêu cầu quản lý chi tiết cụ thể của đơn vị đối với hoạt động tài chính đó.

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bộ phận kế toán tiến hành vào sổ nhật ký chung, sau đó từ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán thích hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm khóa sổ cái và các sổ, thẻ chi tiết. Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập “ Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số liệu khóa sổ trên sổ cái nếu đảm bảo khớp đúng thì căn cứ vào số liệu khóa sổ trên sổ cái lập “ Bảng cân đối tài khoản” và các báo cáo tài chính khác.

Theo hình thức kế toán Nhật ký chung phải tuân thủ nguyên tắc: Tổng phát sinh nợ và tổng phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng phát sinh nợ và tổng phát sinh có trên nhật ký chung cùng kǶ.

- Trường hợp đơn vị HCSN lựa chọn hình thức kế toán “Nhật ký-sổ cái”:Đặc trưng nhất của hình thức “Nhật ký - sổ cái” là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ cái.

Với việc lựa chọn hình thức này kế toán phải mở và ghi chép nghiệp vụ vào các sổ sau: Sổ nhật ký-sổ cái; các sổ thẻ, kế toán chi tiết.

Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết

xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Nhật ký - Sổ cái số liệu của mỗi chứng từ (hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được ghi 01 dòng đồng thời cả hai phần Nhật ký và phần Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ gốc cùng loại, phát sinh nhiều lần trong ngày hoặc định kǶ 01 đến 03 ngày (ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất...).

Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước đó và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lǜy kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ cái.

Khi kiểm tra đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong sổ Nhật ký - Sổ cái phải đủ các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của cột “phát sinh” ở phần Nhật ký

Tổng số phát sinh

= Nợ của tất cả các tài =

khoản

Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản

Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản.

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cǜng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khóa sổ của từng đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản.

Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, phát sinh có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - Sổ cái.

Số liệu trên Nhật ký - Sổ cái, và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập bảng cân đối tài khoản và các báo tài chính khác.

- Trường hợp đơn vị HCSN lựa chọn hình thức kế toán “Chứng từ-ghi sổ”: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là: “Chứng từ - Ghi sổ” việc ghi sổ kế toán.

Với việc lựa chọn hình thức này kế toán phải mở và ghi chép nghiệp vụ vào các sổ sau: Chứng từ ghi sổ; sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Hàng ngày hoặc định kǶ kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, đã dùng làm căn cứ ghi sổ, kế

toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ta tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.

Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo chi tiết. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.

- Trường hợp đơn vị HCSN lựa chọn hình thức kế toán trên máy vi tính: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán này là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các h nh thức kế toán.

Với việc lựa chọn hình thức này kế toán các thông tin được tự động vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái hoặc Nhật ký - Sổ cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Cuối tháng (hoặc bất kǶ thời điểm cần thiết nào) kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theothông tin đã được nhập trong kǶ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, quy mô hoạt động của các đơn vị ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế càng rộng, tính chất hoạt động càng phức tạp, yêu cầu hội nhập, hợp tác quốc tế càng cao thì việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kế toán càng khó khăn và phức tạp, không chỉ các nhà quản lý của đơn vị quan tâm và sử dụng, mà còn nhiều đối tượng khác cǜng quan tâm và sử dụng thông tin kế toán của đơn vị như cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan chủ quản cấp trên, ngân hàng, kho bạc.... Để đáp ứng được yêu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng khác nhau đó, đòi hỏi các nhà kế toán phải biết tổ chức kế toán sao cho hợp lý, khoa học, phù hợp với điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại. Ứng dụng máy vi tính trong tổ chức sổ kế toán có tác dụng: giảm nhẹ và nâng cao năng suất lao động của kế toán, cung cấp thông tin nhanh và lưu trữ tài liệu gọn, đáp ứng được các yêu cầu quản lý tài chính theo hướng tin học hóa và phù hợp với nhu cầu hội nhập kinh tế khu vực và trên thế giới.

Tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm tin học nhất thiết phải quán triệt và tuân thủ các nguyên tắc sau:

+ Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành nói riêng.

+ Hoàn thiện tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mô và phạm vị hoạt động của đơn vị.

+ Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hóa cao, trong đó phải tính đến độ tin cậy, an toàn và bảo mật trong công tác kế toán.Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất, song vẫn phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.

1.3.2.5. Tổ chức lập, phân tích và công khai báo cáo kế toán

- Tổ chức lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán:

Kết năm tài chính, sau khi khóa sổ bộ phận kế toán phải tiến hành lập báo cáo quyết toán nguồn kinh phí NSNN và báo cáo tài chính. Hai loại báo cáo này dùng để tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của Nhà nước; tình hình thu, chi và kết quả hoạt động của đơn vị trong kǶ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của