Đặc Điểm Hoạt Động Và Đặc Điểm Quản Lý Tài Chính Của Đơn Vị Hành

Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán và

kiểm tra tài chính đối với đơn vị cấp dưới.

Đơn vị dự toán cấp II: Trực thuộc đơn vị dự toán đơn vị cấp I chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp I. Đơn vị dự toán cấp II quản lý phần vốn ngân sách do đơn vị cấp I phân phối bao gồm phần kinh phí của bản thân đơn vị và phần kinh phí của các đơn vị cấp III trực thuộc. Định kǶ đơn vị phải tổng hợp chi tiêu kinh phí ở đơn vị và của đơn vị dự toán cấp III báo cáo lên đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp.

Đơn vị dự toán cấp III: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp II, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp II, là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán. Đơn vị dự toán cấp III trực tiếp sử dụng kinh phí của ngân sách, chấp hành các chính sách về chỉ tiêu, về hạch toán, tổng hợp chỉ tiêu kinh phí báo cáo lên đơn vị cấp II và cơ quan tài chính cùng cấp theo định kǶ.

Đơn vị dự toán (HCSN) có thể chỉ có một cấp hoặc hai cấp. Ở các đơn vị chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của cấp I và cấp III. Ở các đơn vị được tổ chức thành hai cấp thì đơn vị dự toán cấp trên làm nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán cấp dưới làm nhiệm vụ của đơn vị cấp III.

Theo khả năng tự đảm bảo kinh phí của các đơn vị hành chính sự nghiệp

Đơn vị hành chính sự nghiệp thuần túy: đây là các cơ quan công quyền trong bộ máy nhà nước (hay nói cách khác là các đơn vị hành chính thực hiện chức năng quản lý nhà nước) được ngân sách nhà nước cấp 100% kinh phí như: Ủy ban nhân dân các cấp xã, huyện, tỉnh,…

Đơn vị hành chính sự nghiệp có nguồn thu: các đơn vị này vẫn có sự hỗ trợ từ kinh phí Nhà nước nhưng bên cạnh đó có những hoạt động tạo ra nguồn thu về cho chính đơn vị mình. Ví dụ như các đơn vị, cơ quan: trường học, bệnh viện, đơn vị HCSN nghiên cứu khoa học,…

Trong đó, trường học là đơn vị tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động, viện nghiên cứu khoa học thì được đảm bảo 100% nguồn kinh phí hỗ trợ từ Nhà nước.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 168 trang tài liệu này.

Như vậy, đơn vị HCSN rất đa dạng, phạm vi rộng, chi hoạt động chủ yếu được thực hiện thông qua nguồn kinh phí của nhà nước cấp phát. Đặc điểm nổi bật của đơn vị HCSN là không phải là đơn vị hạch toán kinh tế, chức năng chủ yếu không phải là SXKD mà hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của nhà nước.

1.2. Đặc điểm hoạt động và đặc điểm quản lý tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp

1.2.1. Đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp

Là những đơn vị không trực tiếp sản xuất vật chất nhưng hết sức cần thiết cho xã hội, nhằm ổn định duy trì bộ máy quản lý Nhà nước các cấp, đảm bảo ổn định chính trị xã hội và an ninh quốc phòng.

Hoạt động phong phú, đa dạng, phức tạp mang tính chất phục vụ, đối với cơ quan hành chính hầu hết không có số thu, hoặc rất ít, các khoản chi cho hoạt động chủ yếu do Ngân sách Nhà nước cấp.

Các khoản chi hoạt động sự nghiệp chứa dung nhiều yếu tố xã hội liên quan đến nhiều chính sách khác nhau trong nền kinh tế, vừa là một tất yếu khách quan và thể hiện tính ưu việt của xã hội, nhằm nâng cao đời sống vật chất, văn hóa tinh thần, sức khỏe cho nhân dân.

Đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có thể chia như sau:

- Căn cứ theo lĩnh vực hoạt động, các đơn vị HCSN được phân thành:

+ Các đơn vị hành chínhsự nghiêp giáo dục gồm: Các trường học từ mầm non đến đại học (không bao gồm các trường tư).

+ Các đơn vị hành chính sự nghiệp y tế bao gồm: Các Viện, các cơ sở khám, chữabệnh, các trung tâm y tế dự phòng (không bao gồm các Viện tư).

+ Các đơn vị hành chính sự nghiệp văn hoá, thể thao bao gồm các viện nghiên cứu về văn hóa, thể thao, các đoàn nghệ thuật, trung tâm chiếu phim, nhà văn hoá, thư viện, bảo tồn bảo tàng, đài phát thanh truyền hình, trung tâm thông tin, báo chí xuất bản, các trung tâm huấn luyện thể dục thể thao, câu lạc bộ thể dục thể thao...

+ Các đơn vị hành chính sự nghiệp kinh tế bao gồm các đơn vị HCSN hoạt động hỗ trợ cho sự nghiệp phát triển kinh tế như các viện nghiên cứu kinh tế, các trung tâm nghiên cứu giống cây trồng, vật nuôi...

Các đơn vị hành chính sự nghiệp đều có đặc điểm chung là hoạt động bằng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp hoặc tự trang trải bằng nguồn thu sự nghiệp. Đặc điểm này có ảnh hưởng lớn đến công tác kế toán trong các đơn vị HCSN thể hiện trên các mặt:

- Thứ nhất, để phục vụ cho kiểm soát và thanh quyết toán với ngân sách, kế toán các đơn vị hành chính sự nghiệp phải tuân thủ chế độ kế toán do cơ quan có thẩm quyền quy định.

- Thứ hai, phục vụ cho tổng hợp số liệu về các khoản chi ngân sách, các khoản chi trong các đơn vị hành chínhsự nghiệp phải được hạch toán chi tiết theo từng chương, mục phù hợp với mục lục ngân sách.

1.2.2. Đặc điểm quản lý tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp

Trong đơn vị hành chính sự nghiệp, Nhà nước là chủ thể quản lý, đối tượng quản lý là tài chính đơn vị hành chính sự nghiệp. Tài chính đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm các hoạt động và quan hệ tài chính liên quan đến quản lý, điều hành của Nhà nước trong lĩnh vực sự nghiệp.

Là chủ thể quản lý, Nhà nước có thể sử dụng tổng thể các phương pháp, các hình thức và công cụ để quản lý hoạt động tài chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp trong những điều kiện cụ thể nhằm đạt được những mục tiêu nhất định. Để đạt được những mục tiêu đề ra, công tác quản lý tài chính đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm ba khâu công việc: Thứ nhất, lập dự toán thu, chi ngân sách nhà nước trong phạm vi được cấp có thẩm quyền giao hàng năm; Thứ hai, tổ chức chấp hành dự toán thu, chi tài chính hàng năm theo chế độ, chính sách của Nhà nước; Thứ ba, quyết toán thu, chi ngân sách Nhà nước.

- Lập dự toán thu chi ngân sách

Lập dự toán ngân sách là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu thu chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn. Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào kết quả hoạt động thực tế của kǶ liền trước và điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng và tỷ lệ lạm phát dự kiến. Như vậy phương pháp này rất rò ràng, dễ hiểu và dễ sử dụng, được xây dựng tương đối ổn định, tạo điều kiện, cơ sở bền vững cho nhà quản lý trong đơn vị trong việc điều hành mọi hoạt động. Phương pháp lập dự toán cấp không là phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động trong năm kế hoạch, phù hợp với điều kiện cụ thể hiện có của đơn vị chứ không dựa trên kết quả hoạt động thực tế của năm trước. Như vậy, đây là phương pháp lập dự

toán phức tạp hơn do không dựa trên số liệu, kinh nghiệm có sẵn. Tuy nhiên, nếu đơn vị sử dụng phương pháp này sẽ đánh giá được một cách chi tiết hiệu quả chi phí hoạt động của đơn vị, chấm dứt tình trạng mất cân đối giữa khối lượng công việc và chi phí thực hiện, đồng thời giúp đơn vị lựa chọn được cách thức tối ưu nhất để đạt được mục tiêu đề ra.

Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp truyền thống, đơn giản, dễ thực hiện và phù hợp cho những hoạt động tương đối ổn định của đơn vị. Trong khi đó, phương pháp lập dự toán cấp không phức tạp hơn, đòi hỏi trình độ cao trong đánh giá, phân tích, so sánh giữa nhiệm vụ và điều kiện cụ thể của đơn vị nên chỉ thích hợp với những hoạt động không thường xuyên, hạch toán riêng được chi phí và lợi ích.

- Tổ chức chấp hành dự toán thu chi

Chấp hành dự toán là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế tài chính, hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu chi ghi trong dự toán ngân sách của đơn vị thành hiện thực. Trên cơ sở dự toán ngân sách được giao, các đơn vị HCSN tổ chức triển khai thực hiện, đưa ra các biện pháp cần thiết đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ thu chi được giao đồng thời phải có kế hoạch sử dụng kinh phí ngân sách theo đúng mục đích, chế độ, tiết kiệm và có hiệu quả. Để theo dòi quá trình chấp hành dự toán thu chi, các đơn vị hành chính sự nghiệp cần tiến hành theo dòi chi tiết, cụ thể từng nguồn thu, từng khoản chi trong kǶ của đơn vị.

Thực tế cho thấy trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, nguồn thu thường được hình thành từ các nguồn:

+ Nguồn kinh phí cấp phát từ NSNN để thực hiện nhiệm vụ chính trị, chuyên môn được giao. Đây là nguồn thu mang tính truyền thống và có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp. Tuy nhiên, với chủ trương đổi mới tăng cường tính tự chủ tài chính cho các đơn vị HCSN, tỷ trọng nguồn thu này trong các đơn vị sẽ có xu hướng giảm dần nhằm làm giảm bớt gánh nặng đối với NSNN.

+ Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp: gồm các khoản thu phí, lệ phí thuộc NSNN theo quy định của pháp luật, theo chế độ được phép để lại đơn vị. Ví dụ trong sự nghiệp y tế, các khoản thu sự nghiệp gồm thu viện phí, thu dịch vụ khám

chữa bệnh, thu từ thực hiện các biện pháp tránh thai, thu bán các sản phẩm vắc xin phòng bệnh… Cùng với việc chuyển đổi sang cơ chế tự chủ tài chính, tỷ trọng nguồn thu này trong các đơn vị HCSN có xu hướng ngày càng tăng. Điều này đòi hỏi các đơn vị phải tổ chức khai thác các nguồn thu hợp pháp này nhằm tăng cường năng lực tài chính của đơn vị.

+ Các khoản thu từ nhận viện trợ, biếu tặng, các khoản thu khác không phải nộp ngân sách theo chế độ. Đây là những khoản thu không thường xuyên, không dự tính trước được chính xác nhưng có tác dụng hỗ trợ đơn vị trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

+ Các nguồn khác như nguồn vốn vay của các tổ chức tín dụng, vốn huy động của cán bộ, viên chức trong đơn vị; nguồn vốn liên doanh, liên kết của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật.

Với các nguồn thu như trên, đơn vị hành chính sự nghiệp được tự chủ thực hiện nhiệm vụ thu đúng, thu đủ theo mức thu và đối tượng thu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định khung mức thu, đơn vị căn cứ nhu cầu chi phục vụ cho hoạt động, khả năng đóng góp của xã hội để quyết định mức thu cụ thể cho phù hợp với từng loại hoạt động, từng đối tượng, nhưng không được vượt quá khung mức thu do cơ quan có thẩm quyền quy định. Đối với những hoạt động dịch vụ theo hợp đồng với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, các hoạt động liên doanh, liên kết, đơn vị được quyết định các khoản thu, mức thu cụ thể theo nguyên tắc bảo đảm đủ bù đắp chi phí và có tích luỹ.

- Quyết toán thu chi

Quyết toán thu chi là công việc cuối cùng của chu trình quản lý tài chính. Đây là quá trình kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình hình chấp hành dự toán trong kǶ và là cơ sở để phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho các kǶ tiếp theo. Để có thể tiến hành quyết toán thu chi, các đơn vị phải hoàn tất hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách.

1.3. Khái quát chung về tổ chức kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp

1.3.1. Khái niệm và vai trò tổ chức kế toán

1.3.1.1. Khái niệm tổ chức kế toán

Có rất nhiều khái niệm về tổ chức kế toán được đưa ra. Cụ thể:

Luật kế toán (2015) định nghĩa tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực, chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán cho các đối tượng cần sử dụng [12].

TS. Nguyễn Thị Đông (2004) với giáo trình “Kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp” của trường đại học Kinh tế Quốc Dân thì tổ chức công tác kế toán là việc tạo ra một mối liên hệ qua lại theo một trật tự xác định giữa các yếu tố chứng đối ứng tài khoản, tính giá (tập hợp chi) và tổng hợp- cân đối kế toán trong từng nội dung công việc kế toán cụ thể nhằm thu thập thông tin cần thiết cung cấp cho quản lý [7].

Trường đại học Lao Động Xã Hội (2007) đưa ra khái niệm tổ chức công tác kế toán là việc tạo ra mối liên hệ theo trình tự nhất định giữa các yếu tố của hệ thống kế toán. Các yếu tố của hệ thống kế toán bao gồm: các nhân viên kế toán với năng lực chuyên môn; hệ thống chứng từ tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán; các phương pháp kế toán; các trang thiết bị sử dụng cho kế toán. Tổ chức kế toán là việc tạo ra mối liên hệ giữa các yếu tố trên nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán [10].

Tóm lại, theo bản thân tác giả thì tổ chức công tác kế toán đơn giản được hiểu là tổ chức việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị một cách khoa học và tuân thủ pháp luật, tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán phù hợp với quy mô và đặc thù của đơn vị nhằm mang lại hiệu quả công tác kế toán cao nhất với chi phí tiết kiệm nhất.

1.3.1.2. Vai trò tổ chức kế toán

Tổ chức kế toán tại đơn vị HCSN có những vai trò chủ yếu sau đây:

- Thu nhận, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí cấp, được tài trợ, được hình thành từ các nguồn khác và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các khoản thu tại đơn vị theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán.

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước (NN), kiểm tra việc quản lý sử dụng các vật tư tài sản của đơn vị, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu, nộp Ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách của NN.

- Theo dòi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyết toán của đơn vị cấp dưới.

- Phản ánh đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị.

1.3.2. Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức kế toán

1.3.2.1. Yêu cầu tổ chức kế toán

Trong quản lý, kế toán được nhìn nhận là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản, sự vận động tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Để kế toán thực sự trở thành công cụ quản lý đắc lực, thì vấn đề tổ chức kế toán hợp lý và khoa học là một trong những tiền đề tiên quyết của các đơn vị. Vì vậy, tổ chức kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Một là, tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở đơn vị phải phù hợp với đặc điểm, điều kiện tổ chức hoạt động, tổ chức quản lý và phân cấp quản lý tài chính ở đơn vị, đảm bảo đủ số lượng, có chất lượng, đảm bảo hoàn thành mọi nội dung công việc kế toán của đơn vị với chi phí tiết kiệm nhất. Thực hiện kế hoạch hóa công tác kế toán, có sự phân công, phân nhiệm rò ràng cho từng nhân viên kế toán. Xác định được mối quan hệ công việc giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị.

-Hai là,xác định rò mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị về các công việc liên quan đến công tác kế toán và thu nhận, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính liên quan cho các nhà quản lý.

-Ba là,tổ chức vận dụng chế độ kế toán, thông lệ kế toán, Luật Kế toán đã ban hành và được thừa nhận với việc lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị.

Việc tổ chức kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, tổ chức thực hiện và vận dụng các nguyên tắc kế toán, Luật Kế toán, chế độ kế toán quy định vào đơn vị cho đúng và phù hợp để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý đơn vị, đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Việc lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị cǜng là một trong các nhiệm vụ của tổ chức kế toán, nhằm giúp đơn vị tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù hợp và hiệu quả nhất.

-Bốn là, tổ chức áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý; từng bước trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán, hiện đại. Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cho cán bộ kế toán. Tổ chức phổ biến hướng dẫn các chế độ thể lệ về tài chính kế toán cho công chức viên chức trong đơn vị. Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ.

Trong điều kiện hiện nay, khoa học kỹ thuật thông tin phát triển rất nhanh và tin học đã xâm nhập sâu vào khoa học quản lý, trở thành một yếu tố và phương tiện quan trọng, không thể thiếu. Do đó, khi tổ chức kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp cần quán triệt nhiệm vụ ứng dụng những thành tựu khoa học tiên tiến, hiện đại, sử dụng các chương trình phần mềm, trang thiết bị kỹ thuật hỗ trợ tính toán, thiết lập hệ thống thông tin, khai thác và lýu trữ thông tin cho hiệu quả.

Mặt khác, kế toán là khoa học quản lý, nó luôn có sự cải tiến và hoàn thiện cùng với sự thay đổi cơ chế chính sách kinh tế, tài chính theo từng giai đoạn và thời kǶ, do vậy, người làm kế toán cần có sự hiểu biết, cập nhật kiến thức, cơ chế, chính sách, chế độ mới, cǜng như các lĩnh vực khoa học kỹ thuật liên quan khác. Bên cạnh đó, việc tổ chức kế toán cǜng cần quan tâm đến việc bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, cập nhật kiến thức mới về khoa học kỹ thuật liên quan cho cán bộ, nhân viên kế toán.

Đồng thời, quá trình hoạt động của đơn vị chính là quá trình thực hiện các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước. Để thực hiện tốt các chính sách, chế độ của Nhà nước, khi tổ chức kế toán ở đơn vị phải thực hiện nhiệm vụ phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra quá trình chấp hành chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị, nhằm đưa công tác kế toán và công tác quản lý của đơn