Những Thuận Lợ I Và Khó Khăn C Ủa Việc Hoàn Thiện Tổ Chức Kế Toán

cầu hoạt động kinh doanh mà quan trọng hơn là việc công bố minh bạch của TCT cho khách hàng, chủ nợ, nhà đầu tư và các đối tượng khác cần quan tâm.

Ba là, hoàn thiện tổ chức kế toán tại TCT phải đảm bảo “tối đa hóa lợi nhuận, tối thiểu hóa chi phí” và đảm bảo tính khả thi của việc thực hiện.

Bốn là, hoàn thiện tổ chức kế toán tại TCT phải căn cứ vào khả năng, trình độ của đội ngǜ cán bộ và nhân viên kế toán hiện có cǜng như khả năng trang bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán, áp dụng công nghệ tin học vào kế toán của TCT.

Năm là, hoàn thiện tổ chức kế toán tại TCT phải đảm bảo việc cung cấp thông tin hợp lý, tin cậy, chính xác, kịp thời phù hợp với yêu cầu nội bộ và các quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ trong TCT.

Như vậy, việc hoàn thiện tổ chức kế toán tại DIC Corp phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu trên, đảm bảo chất lượng, hiệu quả của công tác kế toán và tiết kiệm chi phí cho TCT.

3.1.3. Nguyên tắc hoàn thiện

Để thực hiện tốt nhiệm vụ của kế toán và nâng cao chất lượng của thông tin kế toán,việc hoàn thiện tổ chức kế toán tại DIC Corp phải tuân theo những nguyên tắc sau:

- Một là, hoàn thiện tổ chức kế toán phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất.

Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho các quy định về thể lệ, chế độ kế toán được thực hiện một cách đầy đủ, đúng đắn khi vận dụng chế độ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán thì cần đảm bảo nguyên tắc này.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 116 trang tài liệu này.

- Hai là, hoàn thiện tổ chức kế toán tại DIC Corp cần đảm bảo nguyên tắc phù hợp và tuân thủ..

Nguyên tắc này đòi hỏi việc tổ chức kế toán phải phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động của DIC Corp đồng thời phải tuân thủ đúng với luật kế toán hiện hành, phù hợp với chuẩn mực, chế độ, chính sách, văn bản pháp quy về kế toán do Nhà nước ban hành cũng như yêu cầu quản l{ vĩ mô của Nhà nước.

- Ba là, hoàn thiện tổ chức kế toán tại DIC Corp nhằm đảm bảo nguyên tắc chính xác, kịp thời, phù hợp với yêu cầu quản l{.

Việc hoàn thiện tổ chức kế toán tại DIC Corp tuân theo nguyên tắc này nhằm mục đích cung cấp thông tin kế toán chính xác, kịp thời theo yêu cầu của nhà quản l{ giúp nhà quản lý đưa ra đưa ra các quyết định kịp thời. Hơn nữa nền kinh tế thị trường ngày càng trở nên cạnh tranh gay gắt hơn, do đó nguyên tắc này càng trở nên quan trọng và cần thiết hơn.

- Bốn là, hoàn thiện tổ chức kế toán tại DIC Corp đảm bảo tính thiết thực và hiệu quả.

Theo yêu cầu của nguyên tắc này thì tổ chức kế toán cần phải khoa học nhằm phản ánh được số liệu kế toán chính xác, rò ràng, minh bạch, dễ kiểm tra và đảm bảo cung cấp thông tin kế toán một cách hữu dụng nhất.

3.1.4. Những thuận lợi và khó khăn của việc hoàn thiện tổ chức kế toán

Kế toán thực sự là một công cụ đắc lực phục vụ cho lãnh đạo TCT trong việc kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động, phản ảnh chặt chẽ, toàn diện về tài sản, tiền vốn của TCT, cung cấp thông tin một cách chính xác và kịp thời giúp cho lãnh đạo có những chủ trương, biện pháp tích cực trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh. Hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu, kế hoạch đề ra, không ngừng tăng doanh thu và thu nhập của TCT, từng bước cải thiện, nâng cao đời sống cho cán bộ, nhân viên…

Tổ chức bộ máy quản lý

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của DIC Corp, phục vụ tốt cho quá trình SXKD. Các phòng ban được quy định rò các nhiệm vụ, chức năng và phục vụ kịp thời các yêu cầu quản lư, góp phần nâng cao hiệu quả SXKD của TCT.

Bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán) phù hợp với tình hình thực tế của DIC Corp. Bộ máy kế toán được thiết kế nhằm thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát đầy đủ và chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bộ máy kế toán đã thể hiện vai trò quan trọng của mình trong tham mưu cho các nhà quản lý trong việc tạo ra các quyết định kinh tế. Với mô hình này, năng lực của kế toán viên được phát huy một cách hiệu quả đồng thời

hạn chế việc tiêu hao công sức và vẫn khắc phục được bất cập về khoảng cách địa lý của các đơn vị thành viên, các công ty con, các chi nhánh hạch toán phụ thuộc và hạch toán độc lập.

Hệ thống chứng từ sổ sách

Hệ thống chứng từ tại DIC Corp được lưu trữ theo đúng chế độ đảm bảo khoa học trong việc truy cập và tìm kiếm thông tin. Hàng tháng, hàng quý các chứng từ được tập hợp theo từng nhóm, từng chủng loại khác nhau. Chứng từ của 10 năm tài chính liên tiếp được lưu trữ trong các ngăn tài liệu, luôn sẵn sàng cho các cuộc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán tài chính.

DIC Corp áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung, sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ Nhật ký chung và Sổ cái tài khoản thích hợp với tình hình của TCT. Với những đặc điểm riêng của lĩnh vực xây dựng, đặc biệt là số lượng nghiệp vụ thường xuyên rất lớn, số lượng bút toán điều chỉnh lớn.

Công tác kiểm tra kế toán

DIC Corp đã lập Ban kiểm toán nội bộ, để thực hiện công việc kiểm tra, đo lường và đánh giá tính xác thực của các thông tin tài chính và tính khả thi của các quyết định quản lý nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị trong nội bộ TCT. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ hướng đến các vấn đề xem x t, kiểm tra tính tuân thủ của các bộ phận, xác định độ tin cậy và chính xác của các thông tin tài chính để phục vụ cho yêu cầu ra quyết định và đánh giá tính hiệu quả của các quyết định.

3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại DIC Corp

Tổ chức hạch toán kế toán trong TCT có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào cách tổ chức bộ máy kế toán của TCT. Tổ chức bộ máy tốt có ý nghĩa thiết thực không chỉ đối với TCT mà còn cần thiết cho các cơ quan Nhà nước liên quan. Do vậy, việc không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng bộ máy kế toán là vấn đề TCT luôn phải quan tâm.

 Xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với cơ cấu quản lý của TCT, xác định số lượng nhân viên kế toán cần thiết dựa trên khối lượng công việc, các yêu cầu về trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phù hợp với từng phần hành cụ thể.

 Trên cơ sở khối lượng tính chất nghiệp vụ cụ thể mà bố trí các cán bộ kế toán phù hợp với trình độ chuyên môn, nghiệp vụ tránh để tình trạng kiêm nhiệm, không đảm bảo nguyên tắc kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau.

 DIC Corp nên có kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ nhân viên trong toàn công ty, bồi dưỡng và bố trí nguồn nhân lực hợp lý và khoa học.

 Bộ máy kế toán phải thực hiện đúng chính sách, chế độ quy dịnh về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước. Nghiên cứu các chuẩn mực, các văn bản như Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán… để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại TCT, từ đó có sự vận dụng phù hợp và linh hoạt. Tham gia các lớp huấn luyện, bồi dưỡng nghiệp vụ, thường xuyên trao đổi kinh nghiệm nhằm hạn chế những sai sót trong quá trình tổ chức hạch toán kế toán.

3.2.1. Hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán của DIC Corp phù hợp với tình hình thực tế. TCT cần nghiên cứu để hoàn thiện hơn tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình này, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác chuyên môn, kiểm tra, xử lý các thông tin kế toán được kịp thời, chặt chẽ, thuận tiện cho việc phân công lao động và chuyên môn hóa. Do đặc điểm có nhiều chi nhánh, đơn vị kinh doanh trên phạm vi rộng, miền Bắc, miền Nam...khoảng cách địa lý xa. DIC Corp nên nghiên cứu và kiểm soát để đảm bảo phát huy được ưu điểm của mô hình tổ chức kế toán hỗn hợp.

Vai trò của tổ chức bộ máy kế toán trong TCT là rất quan trọng. Việc lựa chọn bộ máy kế toán phù hợp với quy mô, điều kiện và đặc điểm kinh doanh của mỗi đơn vị thành viên, các công ty con là yếu tố cơ bản phục vụ cho công tác quản lý và là tiền đề cho sự phát triển của các đơn vị cấp dưới và công ty con cǜng như của TCT. Dựa vào khối lượng công việc kế toán của một đơn vị mà TCT xác định số lượng nhân viên kế toán đảm nhiệm các phần hành cho hợp lý nhằm phát huy được năng lực cao nhất của mỗi người. Mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán phải đảm bảo có sự phối hợp nhịp nhàng, phân công trách nhiệm hợp lý trong việc xử lý, thu nhận, phân tích thông tin kinh tế tài chính và quan trọng hơn nữa là phối hợp với Ban Tài chính – kế toán của DIC Corp.

Vai trò của bộ máy kế toán trong TCT thực sự rất cần thiết, để đảm bảo kế toán viên phát huy được vai trò của mình đòi hỏi phải luôn trau dồi nghiệp vụ kế toán, nâng cao trình độ, áp dụng CNTT, kỹ năng mềm để quản lý và triển khai công tác kế toán tại đơn vị mình.

Nhìn chung bộ máy kế toán của TCT được phân công công việc tương đối cụ thể, mỗi nhân viên đảm nhiệm một số phần hành kế toán giúp cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính về mọi hoạt động của đơn vị được đảm bảo đúng quy trình. Nhân viên kế toán được đào tạo bài bản, đúng chuyên ngành, kế toán trưởng là người có kinh nghiệm lâu năm trong nghề, có năng lực tổ chức, quản lý. Tuy nhiên bộ máy kế toán còn chưa đồng đều về chất lượng, bên cạnh những nhân viên có kinh nghiệm và năng lực trình độ tốt vẫn còn những nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm xử lý công việc.

Căn cứ vào chứng từ ban đầu để ghi vào các sổ kế toán tài chính, kế toán tiến hành lập BCTC. Phân tích, đánh giá kết quả thu được so với các dự toán, định mức đã xây dựng. Xử lý thông tin cung cấp kịp thời để phục vụ ra quyết định cho mọi đối tượng liên quan.

TCT cần chú trọng đến việc bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên kế toán bằng các hình thức như: mở lớp tập huấn, đào tạo, mời một số giảng viên có uy tín ở các trường đại học hoặc cán bộ quản lý của cơ quan thuế về giảng dạy. Kế toán viên có hiểu rò chế độ kế toán, nghiệp vụ kế toán và nắm bắt được văn bản pháp quy về tài chính, kế toán, thuế... thì mới áp dụng đúng và hiệu quả vào công tác kế toán tại đơn vị.

Công tác định hướng và xác định mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu dài hạn mà báo cáo quản trị đem lại sẽ giúp cho kế toán viên đánh giá được xu hướng phát triển của DN từ đó đưa ra những tư vấn hợp lý cho giám đốc để có quyết định đúng đắn, kịp thời.

Cùng với việc lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán, đơn vị cần xác định các phần hành kế toán cần tổ chức tại đơn vị cǜng như khối lượng công việc kế toán cần thực hiện tại đơn vị trên cơ sở quy mô hoạt động, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị.

Các đơn vị hạch toán kế toán phụ thuộc nên có bộ phận kế toán của từng đơn vị và kết nối với phần mềm kế toán BRAVO, được phân quyền để hạch toán kế toán theo đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình, có sự kiểm tra, giám sát của Ban Tài chính - kế toán Tổng công ty.

Tổ chức mã hóa và quản lý các đối tượng kế toán cụ thể. Đối tượng kế toán rất đa dạng, do đó DIC Corp phải xây dựng hệ thống mã hóa các đối tượng theo nguyên tắc nhất định nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, dễ khai thác trên hệ thống.

Áp dụng triệt để công nghệ 4.0 vào phần hành kế toán, DIC Corp nên tiến hành mở rộng cho các đối tượng là các chi nhánh, các BQL dự án, các công ty con ở các địa bàn xa trụ sở TCT được trực tiếp hạch toán kế toán trong phạm vi liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị mình. Nhưng đảm bảo nguyên tắc trong việc thực hiện phân quyền truy cập và cập nhật thông tin để đảm bảo tính bảo mật của thông tin kế toán.

Nội dung hạch toán tại TCT bao gồm nhiều phần hành cụ thể phải được phân công cho nhiều người thực hiện. Mỗi cán bộ kế toán đảm nhiệm một hoặc một số phần hành nhất định. Các phần hành kế toán có mối liên hệ với nhau nên việc phân công, phân nhiệm cho các cán bộ thực hiện công tác kế toán cǜng cần đảm bảo tính khoa học, phân quyền rò ràng và có sự tác động qua lại để cùng thực hiện tốt các nhiệm vụ kế toán của TCT.

3.2.2. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luân chuyển, xử lý chứng từ kế toán là một khâu quan trọng, quyết định đến chất lượng thông tin của kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán mà DIC Corp đã và đang áp dụng tại TCT theo hướng dẫn của TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính ban hành nhằm thu nhận thông tin từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Việc sử dụng các chứng từ theo hướng dẫn của TT 200/2014/TT-BTC đảm bảo được các quy định của Nhà nước về nội dung và tính trung thực. Song DIC Corp vẫn cần tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện để chuẩn hóa hệ thống chứng từ đã và đang sử dụng, đảm bảo tính khách quan, trung thực, minh bạch của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phát hiện và ngăn ngừa tiêu cực trong quản lý kinh tế.

Theo đó DIC Corp cần có các quy định cụ thể về các yếu tố của chứng từ như là chữ ký của những người có trách nhiệm liên quan được quy định trong Điều lệ công ty. Các quy định cần tuân thủ nghiêm ngặt, không bỏ qua bất cứ khâu nào.

Hiện tượng bỏ qua các khâu của quy trình luân chuyển chứng từ kế toán hiện còn đang tồn tại ở DIC Corp, đặc biệt là hồ sơ thanh toán của các nhà thầu, các nhà cung cấp... Điều này dẫn đến việc nếu kế toán phần hành xác nhận sai hoặc móc ngoặc với người đề nghị thì sẽ gây tổn thất cho TCT. Tuy nhiên đến thời điểm hiện tại chưa có tổn thất nào xảy ra.

DIC Corp cần có quy định về bộ phận lập chứng từ, thủ tục và phương pháp lập chứng từ. Đồng thời quy định rò bộ phận kiểm tra, tiếp nhận và luân chuyển chứng từ. Đặc biệt lưu ý tới các chứng từ liên quan đến thanh toán tiền mặt, tiền chuyển khoản, nếu không tuân thủ đúng quy định thì kế toán trưởng không duyệt chi.

Nội dung của tất cả các chứng từ hạn chế viết tắt để tránh làm mất đi tính rò ràng, chính xác của chứng từ kế toán. Khi phát sinh chi tiền hay thu tiền, kế toán cần căn cứ vào các giấy tờ đi kèm như giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng (yêu cầu nhân viên có yêu cầu cung cấp). Kiểm tra nếu đúng thì kế toán căn cứ vào đó sẽ lập phiếu chi nếu phải chi thêm hoặc ngược lại sẽ lập phiếu thu nếu tiền tạm ứng thừa.

Quá trình luân chuyển chứng từ trong TCT cần được quy định chặt chẽ hơn, nên có hình thức xử phạt đối với những bộ phận cố ý hoặc vô ý (thường xuyên) làm sai nguyên tắc trong luân chuyển chứng từ. Kế toán trưởng cần kiểm tra, đôn đốc thường xuyên để sai sót được hạn chế. Chứng từ kế toán phải được kiểm soát ngay từ khâu đầu tiên để phát hiện sai sót hoặc không hợp lệ và có phương án xử lý ngay.

Việc lưu trữ chứng từ cần được quan tâm hơn nữa (do diện tích phòng kế toán nhỏ, chứng từ thường bị đặt chồng lên nhau ở các giá kê nhiều tầng nên việc ẩm mốc sẽ thường gặp phải). Do đó TCT cần trang bị nhiều hơn nữa các tủ đựng, giá đỡ, vật phẩm hỗ trợ công tác lưu trữ chứng từ. Cần đảm bảo công tác phòng chống cháy nổ vì chừng từ bằng giấy dễ gây hỏa hoạn.

Nếu kết thúc quá trình lưu trữ theo quy định của nhà nước, TCT cần bố trí họp để tiêu hủy chứng từ đó.

TCT nên thực hiện vận dụng hướng dẫn của TT 200/2014/TT-BTC, xây dựng và mã hóa các đối tượng theo dòi trong danh mục tài khoản, trên cơ sở quy định phân loại ngay từ ban đầu thành tài sản ngắn hạn hay dài hạn; Nợ phải trả ngắn hạn hay dài hạn… Như vậy cuối kǶ, kế toán dễ dàng kiểm soát.

DIC Corp nên triển khai sử dụng chứng từ điện tử trong công tác kế toán nhiều hơn, đặc biệt lưu ý phát hành chứng từ điện tử sử dụng nội bộ. Do đặc điểm Tổng công ty có nhiều chi nhánh, nhiều công ty con và các BQL dự án trên địa bàn các tỉnh, trải dài từ Nam ra Bắc trên phạm vi cả nước và tiến tới phát triển cả ra nước ngoài, việc vận dụng chứng từ điện tử trong quá trình SXKD và công tác kế toán sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn rất nhiều, linh hoạt về thời gian kiểm duyệt, không bị lỡ cơ hội, hạn chế được chi phí chuyển phát đặc biệt với lượng lớn sổ sách kế toán xây dựng,và hồ sơ dự án...

3.2.3. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do BTC ban hành, DIC Corp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động cǜng như đặc điệm SXKD và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho TCT.

Theo tác giả, tổ chức hệ thống tài khoản tốt cần căn cứ vào các khoản mục tài chính thuộc các yếu tố báo cáo tài chính có thể mở các tài khoản kế toán thành nhiều cấp tùy thuộc vào mức độ cụ thể của đối tượng kế toán. Để tránh nhầm lẫn và thuận tiện, khi ghi ch p kế toán cần căn cứ vào thông tin đã phản ảnh trên chứng từ để tiến hành lập định khoản kế toán.

Hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng tại TCT theo chế độ kế toán DN ban hành kèm theo TT200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014. TCT đã xây dựng hệ thống tài khoản thống nhất, tuy nhiên việc áp dụng không triệt để các loại tài khoản dẫn đến việc chưa phản ánh đúng ngiệp vụ kinh tế phát sinh. Để hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản, xuất phát từ những yêu cầu quản lư của TCT, cần bổ sung và thay đổi hệ thống tài khoản của mình như sau:

Nhóm tài khoản công nợ phải thu và công nợ phải trả là tài khoản 131 “phải thu khách hàng”, tài khoản 331 “phải trả cho người bán”, mặc dù DIC Corp đã hạch toán chi tiết cho từng đối tượng và đã chi tiết công nợ ngắn hạn và dài hạn bằng TK